天津数字档案馆费用

天津数字档案馆费用

天津城建档案馆2000年开发完成《城建档案信息管理系统》，对档案的原始信息进行著录，系统建立十三类档案数据库，对各类档案进行三级著录，系统的著录功能打破了传统的分离式三级著录方式,以建筑工程项目为主线，采用层次著录法，保持工程项目、单项工程、案卷、文件之间的内在联系，在检索查询时通过工程名称、案卷、查询到文件级，并可直观地看到扫描后的文件和图纸原貌，全面准确揭示了档案的原始信息。
同时根据城建档案的特性，通过建立特色档案数据库，建立各类档案的关联，实现跨库查询的方式对特色档案、利用率高的档案进行信息加工。系统在查询功能上除了支持任意条件的快速查询、组合查询、模糊查询外，还突出了各类城建档案、多种载体档案互相的“关联技术，将建筑工程档案,建筑管理档案,建设用地档案,照片录像档案等各类城建档案通过一定的关联号,将其关联起来, 只要查询到其中的一类档案就能同时找出其他各类档案的所有信息。使之成为一个整体,达到“牵一发而动全身”,来满足社会各部门多层次对城建档案信息的综合需求。既提高了查询率,查准率,又为不同的利用者提供了综合信息。实现高效、快捷的服务。此外还通过强大的信息统计汇总功能，对城建档案信息可进行全方位统计。
此外我们还通过对档案信息的深度开发利用，编辑出版了《天津市城市历史地图集》《天津市城市建设大事记》《北运河、卫津河改造图册》等多项专题编研成果，为城市规划、建设提供了超前服务。实现档案信息处理的多元化。
3、服务方式的多元化
随着公众利用档案意识的增强，城建档案开放力度的加大，社会对城建档案需求呈多元化趋势，传统的档案利用服务模式面临新的挑战。到档案馆来翻阅档案原件以获取相关信息的方式，随着信息时代的到来，将被改变。档案馆不在是简单的实体保管员，而应成为概念、知识的提供者。为了应对档案信息多元化的挑战，更好地满足社会公众的档案信息的需求，实现档案馆的社会功能，档案的利用模式必须进行变革。
一方面要优化传统的服务方式，传统的提供利用是提供档案的一份份原件，或是提供专题汇编，而专题汇编又是一份份文件的汇集:都属于实体性档案信息服务，而对文件的深加工作的很少，随着社会信息化程度的提高，这种服务的有效性和适应性便出现问题，新的服务方式要开展信息的深加工，提供信息资源的范围和载体要比以往广泛的多，，档案馆将从文献资料的收藏者和提供者，转变为信息产品的生产者、开发者和提供者，要主动接近档案用户，以用户为中心，结合城市建设的进程，编研出信息成果进行提供利用，要利用城建声像档案的优势，用专主题片、照片接片等方式解决规划、设计人员必须到现场的问题，从内容、形式上实现完全不同与以往的主动服务。
另一方面在延续面对面的服务方式的同时，利用网络环境为我们提供的得天独厚的良好机遇，为社会提供优质服务的。努力实现不同服务方式之间的优势互补。网站“不仅能实现大量馆藏信息资源的的广泛共享，更加快速、深入、低成本地完成档案信息服务于社会的职能，而且可以直接迅速地获取反馈信息，准确掌握用户的需求，，提高服务质量，密切与社会公众的联系，提高自身的形象，”④2004年天津市城建档案馆网站正式开通，该网站具有管理功能强大，速度快，可扩充能力强等特点。可进行档案查询、信息发布、网上办公等，即将开通基于数据库的即时发布的在线查询系统，用于各类信息的实时发布，是一个突出本行业特点，高度互动的网站。是城建档案馆由被动服务变主动服务的一个主要途径，成为城建档案馆为社会提供优质服务的一个重要窗口。
四、新的管理模式给城建档案工作带来的变化
1、观念的转变
新模式下，受到冲击的首先是我们的思想观念。“市场经济社会下，任何行业的发展必须从自身肩负的社会使命出发，通过有效的履行自身的社会职责换取自身发展所需的外部社会环境，与此同时从社会获取自身发展所需的外部动力。”因此只有从思想上正确认识城建档案馆自身的社会使命，确立正确的指导思想，实现观念的转变，才能适应新形势下的城建档案管理模式。天津城建档案馆密切结合我市城市建设实际，积极探索城建档案管理新路子，提出了城建档案工作要从经济行政手段向依法管理转变，档案实体管理向信息管理转变，档案管理手段由手工向技术型转变，档案服务由单一向综合型服务转变。思想观念的转变，不断推进档案管理和服务工作的开展。
2、工作内容、目标的转变。
新的管理模式下，我们的工作中心从过去单一的建设传统纸质档案馆，转变为建立一个多元化的、适应现代发展需求的数字城建档案馆。建立一个具备数字化档案的管理能力，具备数字化信息的处理能力，具备数字化信息的传输能力的数字城建档案馆成为当前城建档案馆的一项主要工作。2003年“天津数字城建档案馆”项目正式启动，项目对原有信息管理系统进行升级，提升了信息查询、数据存储等多项功能，开发了业务办公、行政办公自动化系统，建立了网站。实现了馆藏档案的信息化、文档管理一体化、保管智能化和服务现代化、办公自动化。通过馆藏档案资源的合理配置和有序高效的开发利用，满足社会各方面的利用需求。目前该项目被列入建设部信息化建设示范项目，我馆被列为天津市数字化档案馆示范单位。
3、人员需求的变化。
传统档案工作以纸张为工作对象，新模式下大量新技术、新设备的应用，信息系统开发，对人员素质的需要发生极大改变。尤其是存储介质的不断变化，在同等设备的情况下，其工作效率的高低取决于档案工作者的操作技术，每个环节的技术问题都会影响到工作的进度。综合性人才的需求，特别是计算机人才的需求更加强烈。人才匮乏成为新模式下档案馆面临的一个严峻的问题。
城建档案馆必须树立“以人为本”的观念，从对档案馆人员需求的多样性，和变化性出发，培养一只高素质人才队伍。才能从更本上保证新的管理模式的顺利实施。
多元化并行的模式是文件载体转换时期，必经的一个阶段，尽管目前全国数字城建档案馆建设发展迅速，但主要是针对纸质档案的数字化处理，真正接收、管理电子档案还都刚刚起步，在电子文件管理中一些关键性的问题未解决之前，传统的纸质档案管理因其固有的优势不会轻易退出历史舞台，多元化并行的管理模式也将在实践中不断完善发展。

天津的档案数字化处理工作靠谱吗？

天津的档案数字化处理工作是在天津档案馆工作的，这个是比较靠谱的

天津市档案馆的简介

天津市档案局是中共天津市委、天津市政府主管全市档案工作的职能机构，天津市档案馆是集中管理档案的事业单位，局馆合署办公。内设办公室、人事处、机关事业档案管理处、企业档案管理处、法制处、安全保卫处、行政处、征集接收部、档案技术保护部、电子档案信息部、档案保管利用部、档案编辑研究部等12个职能部门；下属档案装具中心、档案咨询服务中心、档案人才交流中心、档案教育培训中心4个直属事业单位。 天津市档案馆是全国省级馆藏逾百万卷的大型综合档案馆，1996年加入国际档案理事会城市档案馆委员会，1997年被评为国家一级档案馆。天津市档案馆位于风景秀丽的教育文化园区内，建筑面积13000平方米，库房面积6500平方米，具有良好的档案保管条件和完备的安全保护装备及先进的利用档案服务设施。库房二期扩建5000平方米工程已破土动工，预计年内完成。现有馆藏档案762个全宗、132万卷，排列总长度1.9万米，其中建国前档案84万卷，录音、录像档案127盘，照片档案39405张，资料8千余种、5.8万多册。馆内现存最早档案为1722年（清康熙六十一年），全国闻名的天津商会、天津海关、天津邮政档案，列入《中国档案文献遗产名录》。档案真实地记载了天津城市近现代不同时期的发展历程。天津市档案馆坚持以人为本，满足社会和人民群众需求，开设了专门阅览室，热诚接待国内外利用者查阅档案；建立了现行已公开文件阅览服务中心，热心为百姓提供政务信息服务。 历史档案特藏库 档案库房21世纪以来，天津市档案馆加快档案信息化建设进程，建成了档案资源网、办公业务网、外网及档案信息资源数据库为一体的“三网一库”，开通了天津档案网，实现案卷级和部分文件级目录机检、机读。老百姓在家中就可以上网查阅档案信息，开辟了公众利用档案的新途径。为推进馆藏档案数字化，已建成了天津市档案目录中心、档案数字化加工中心、档案缩微中心和音视频档案处理中心等4个档案信息化加工基地。市档案馆累计完成文件级档案目录录入400多万条，已开始实施重要珍贵纸质档案、照片、录音、录像档案数字化扫描工作。天津市档案馆拥有一批档案专业技术人员，具有较强的档案科研、开发、编研能力。与有关单位共同承担了《电子公文文档一体化业务流程管理规范》国家级课题科研，完成了各项规范标准的制定并通过验收。相继编辑出版了档案史料28种、3000多 万字，并开展了档案教育、咨询、鉴定、整理、代保管、缩微、数字加工、音视频多媒体处理、裱糊、装具等档案业务，档案科研成果多次获国家、省市奖励。

谈数字档案馆与传统档案馆的区别和联系

　　一、数字档案馆与传统档案馆的区别
　　（一）档案人员素质方面
　　结合档案人员的知识结构来说，由于每一个档案人员的文化程度不同，其自身具备的综合素质能力也有着明显的差异。在以往传统的档案管理工作中，档案人员更多的掌握与档案学相关的理论知识，虽然在计算机操作方面也提出了一定的要求，但实际的操作能力较差。而相反的，数字档案馆的档案人员不仅要具备专业的档案学知识，还要对计算机能够熟练的使用，并对系统中的管理软件有着全面的掌握。其次，随着时代的发展与进步，需要涉及的边缘学科越来越多，这就要求档案人员要通过不断的学习来加强自我建设，以此来不但提高自己的管理能力。站在档案人员的角度来看，传统的档案人员给予人们的印象类似于保管员。而数字档案馆中的档案人员则是向人员展示了一种全新的精神面貌，也让人们对数字化技术有了更深入的认识。
　　（二）档案服务方面
　　在传统的档案馆管理工作中，一切都是以档案馆为中心，用户们获取档案信息资源的主要方式是通过到档案馆中进行查找，直接有现场的档案人员为其提供服务。而这种物理差距也恰恰成为了影响用户利用档案的关键性因素。然而，在现代数字档案馆中，所有的服务活动都是围绕着用户而开展的，一切都是将用户作为中心点出发，在大量的档案信息资源中，数字档案馆能够及时为用户们寻找到所需的信息资源，解决用户的实际需求。因此，数字档案馆是以用户需求为主要建设目标，以此来吸引更多的用户，逐步提高档案信息资源的利用率，使其能够充分发挥自身的重要价值。
　　（三）档案的安全保护方面
　　传统档案馆在安全管理方面，主要是对档案实体进行保护，具体是对档案存放环境的温度、湿度等方面进行了严格的控制。而数字档案馆中的档案信息是一种电子载体的形式，其是与档案内容相互分离的，数字档案馆重点是对档案载体进行保护的同时，也对档案信息能容进行了加密，以此来防止网络病毒和黑客的恶意攻击破坏。并且，数字档案馆建立了完善的安全防护系统，充分保障了档案信息资源的安全、完整性。同时通过技术信息技术、网络技术等大量科学技术的优势，大大提高了档案管理工作效率，也为我国档案事业开辟了崭的发展格局。
　　（四）馆藏方面
　　21世纪的数字档案馆的馆藏可以看作由实物馆藏（传统的纸张、磁介质档案）和虚拟馆藏（存在于本馆及互联网上有权访问的多媒体档案信息数据库）两部分组成。实物馆藏经过数字化后，被全文存贮在本馆，转化成为能进行全文检索的虚拟馆藏。数字档案馆的馆藏不仅包括固有的纸质、录音、录像、照片等非数字化文献，还将这些数字化的信息存贮在本地的海量多媒体数据库中，而且对网络中有权访问的信息进行标记和索引，丰富了自己的馆藏，以便于利用者的网上检索。
　　二、数字档案馆与传统档案馆的联系
　　（一）数字档案馆是传统档案馆为解决新的问题而发展起来
　　传统档案馆在自身发展过程中，面对新生事物、新兴科技的挑战，出现了许多难以解决的问题。主要有几个方面：（1）档案实体的增多及新型载体档案的增加，如电子文件的管理、检索、利用；（2）非纸质载体档案（如录像、录音等档案）的管理、检索、利用；（3）人们对信息的传播、接收方式的改变及需求的增加等等。传统档案馆不能再用以前的方法、技术来完全解决这些问题，它不得不依赖于先进的管理思想、科学技术来发展自己，从最初的馆藏资源数字化利用服务，到网络化查询检索，到最终实现数字档案馆。
　　（二）二者始终是信息传递的中间角色
　　可以说，无论是信息技术多么迅速的发展，还是网路结构如此复杂化，档案馆从始至终都在担任着信息传递者的角色，主要是围绕着信息、档案馆、用户这三者之间进行循环开展的。其中，档案馆并不是信息的生产地，其主要的功能是对信息进行保管。而传统的档案馆能够很好的保护档案信息，并提供给用户们使用。数字档案馆亦是如此，它采集了海量的档案信息资源，以此来为用户提供更优质的服务，所有的工作流程基本与传统档案馆保持一致，都需要进行档案信息的采集、归纳、整理、保管和利用。但是，数字档案馆最大的优点是可以对这种传递结构进行更深入的优化与完善，确保档案效益得到充分的发挥。
　　（三）数字档案馆不会脱离传统档案馆的实体而单独存在
　　存在于虚拟的网络空间，脱离具体的档案馆实体的数字档案馆是理想化的。传统档案馆的馆藏经验做法都为数字档案馆所应用，不会在数字档案馆时代被彻底抛弃。以前的纸质档案随着年代的逝去而愈发珍贵，它是数字档案馆的镇馆之宝，即使以数字化方式存在，它的实体也会得到妥善保管。
　　三、结束语
　　无论是传统档案馆，还是数字档案馆，都有着自己的优点和缺点。这两者之间是相互影响、相互制约的联系。因此，我们要正确看待数字档案馆和传统档案馆，从而促使它们和谐统一的发展，继续为我国档案事业的长远发展做出巨大的贡献。

数字档案馆的介绍

数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。“数字档案馆”的含义有广义和狭义之分。广义的数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆是一个内容管理系统、集成系统和数字信息长期保存系统的集合。作为以电子文件、档案以及其他信息资源等非结构化数据为主要管理对象的数字档案馆，它不仅仅起到一个数据中心的作用，也不仅仅起到发布利用的作用，而是具有有序处理和集成管理的功能。它的有序处理和管理过程包括收集、创建、确认、转换、存档、管理、发布利用等涵盖文件生命周期管理实践的全过程。集成（integration）含综合、融合、整合成为整体和一体化的意思。就数字档案馆而言，就是将集成管理理论应用于涵盖文件档案信息资源生命周期管理实践的全过程，即在管理思想上以集成理论为指导，在管理行为上以集成机制为核心，在管理视野上突破管理业务流程机构部门间的限制，并从全程管理和最优化管理的层面来对待各种档案信息资源要素，提高各种管理要素的交融度，以利于优化和增强档案信息资源的真实性、完整性、有效性和有序性，最终提供以用户需求为导向的档案信息集成服务。

已是数字档案馆，在此建一个规范的智慧档案馆需投入多少?如何预算？

档号（全宗号、目录号、案卷号（件号）、页号）的编制 （一）全宗号的编制 全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号，如邵东一中，县档案馆确定其全宗号为“142”， 标识为“0142”。未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。

数字档案馆与数字图书馆的异同

数字档案馆与数字图书馆的区别主要在于两个方面：一
是数字档案馆对于数字档案的真实性和原始性的维护是至关重要的，而几乎不存在版权问题；而数字图书馆则相反；二
是数字档案馆的信息提供利用受时效与密级的限制，如档案馆一些内容是不能公开的，数字档案馆将必须分内部网和外部网两个部分，如正在建设中的深圳数字化档案馆就是如此，单位和个人可以根据授权限度免费查阅网页所提供的档案信息；而相比之下，数字图书馆则没有时效
与密级的限制，开放利用比较自由。

有关电子档案管理系统论文

档案的收集整理占用到档案工作中大部分的工作量,是电子档案系统的核心模块,能真正体现出电子档案系统相比传统手工档案管理业务的优势。下面是我为大家整理的电子档案管理系统论文，供大家参考。

[摘 要]计算机技术的发展让不再丢失文件成为可能，利用电子信息管理文件和文档已经是各行业、各企业的日常基本工作，信息档案的建立更是标志着办公自动化的完成，但是与此同时利用电子平台进行档案管理也存在一定的缺陷和风险。如何完善建立电子信息档案管理系统，针对电子信息管理的弊端来采取一定的防范 措施 是一个值得探索的问题。

[关键词]电子信息;档案;管理

中图分类号：TU855 文献标识码：A 文章 编号：1009-914X(2015)17-0175-01

一、 电子信息档案数字化标准

符合规范性指的是在利用信息时，要遵循电子信息使用规则了解信息的来源、阅读和使用信息时不应超出管理规范。严格遵守电子档案信息资源使用规范的相关规则目的在于提升整个电子档案信息管理系统的便利性，方便对档案信息进行采集、整合、存储、传送以及利用并进行统一系统化管理便于反馈和查找。在整个管理系统中精准性、真实性和实时性是需要把握的关键，精准性和真实性保证了档案信息的真实、可靠，实时性保证了档案信息的价值，在管理这些信息时，按照档案价值进行合理利用，充分遵循科学发展规律，符合规范性是管理电子信息档案的首要标准。

符合一致性和完整性指的是档案在经过数字化处理之后要与实际的档案信息内容完全相同并能完整呈现。一致性就是要保证用户在使用电子档案时与真实使用档案有同样的感受，照片和图鉴都要清晰、真实呈现。完整性是要保证电子档案在数字化之后具有完善的结构和内容，保障可以查询到互联网上记载的相关文件，能够清晰明朗档案包含的信息并便于日后查阅。

符合共享性和安全性指的是在提升档案利用率实现共享的同时保障数字档案信息的安全。共享性旨在为档案信息提供一个可以被充分利用的平台，方便信息间的传递和高效运用，而安全性则保障了这一便利的正常使用，安全性的保障不仅要从已经录入的档案信息着手，保证信息不外漏，也要注意在储存和扫描档案文件时做好检测和约束工作。

二、 电子信息档案的风险管理

(一) 电子信息档案管理__

随着 网络技术 的不断发展与信息化的全面推进，给电子信息__也带来了一定的难度。首先，我国的《保密法》在对于保护电子信息档案方面还不够健全， 规章制度 不够明确;其次，档案管理工作人员保密观念淡薄，保密意识有待进一步提高;再次，我国网络信息保密技术相对落后，不能给信息档案带来全方位的保障。

针对以上种种问题，制定一个较为完备的措施来做好信息档案的__是当前急需解决的问题。首先，从制度上说，要完善电子信息档案保密管理制度，有了良好的制度，才能按照制度执行操作和监督。在制度上要注重对信息档案资料的登记、查阅纪录、复制和销毁制度的管理，不同权限的管理员只能按照制度在自己的职权范围内对信息档案进行修改，不能越权执行。为了确保机要信息不被泄漏，做好各层级的__是对信息保密的重要保障，而严格遵循信息档案保密制度才能将这项管理工作落实到位。其次，从管理信息本身来说，加强对电子信息的保管和整理是必要措施。管理档案信息不仅需要对纸质档案信息进行管理整合，对于电子信息还要对磁盘和光盘类文件加密防改写，储存的时候要注意避开有损关盘、磁盘的环境。另外，在涉密档案管理如有必要则需要单独设立一个档案库与办公室和阅览室分开，并对档案库设立门禁系统隔离有损档案文件安全的外界环境。最后，做好__还需要工作人员认真履行电子信息档案查询使用系统相关使用制度，并对电子档案管理系统知识做到及时的更新。遵循电子信息档案使用制度，如借阅档案信息必须授权批准，秘密登记较高的电子档案信息要避免对其进行拷贝，因此要做好防复写加密处理，如工作需要借阅电子档案信息必须加强__，对涉密人员的权限进行严格控制，不得将秘密信息非法外传，借阅时要将整个借阅过程纪录下来。及时更新电子信息化知识，主要针对日益发展的电子信息系统，提高管理人员的专业素质。可以对__管理人员进行定期知识上的更新培训，还可以从多 渠道 、多方式上对保密人员进行 教育 和知识的传导。例如，加强密码加密技术、数据保护技术、鉴别技术等等。只有拥有了高素质的__人员，才能从根本上保障电子档案信息的安全性。

(二) 电子信息档案管理风险控制

风险控制与__是相辅相成的，除了上述对__的阐述外，风险控制也有相应的避免措施。如果说__是事先的、全面的__，那么风险控制则显得更加紧急、更加具有针对性。积极引进最新的信息技术以及制定一系列的规章制度是及时消除风险、预防风险、保护电子信息基础。对风险的控制可以从缓解风险、分散风险以及评估风险三个方面着手。

缓解风险简单来说就是将风险降到最小，将外界问信息的干扰最小化。目前最常见的缓解风险的措施是转移风险，即制定应变计划或者重新布置等手段来恢复受干扰的电子信息减少损失。一定要记住的是，不论什么时候、什么情况下在第一时间对风险情况进行及时处理才是最重要的。分散风险则是利用更改配置设置、外包给分支机构处理、购买 保险 等等方式分散风险，还可以与供应商协调优化原有的电子档案信息管理系统简化风险问题。当然，外包的同时也会存在一定的风险，对这部分的风险需要严格审核外包人员的资质，因此分散风险的关键是要遵守相应的标准。评估风险有助于防范可能发生的风险，对风险进行评估其目的是为了更加科学合理地探究引起风险的因素，并了解风险发生的概率和可能带来的危险性，从而制定出合理的防范方案。电子信息风险是客观存在的难以预测的，其危害性大，只有制定一套完善的风险防范系统才能有效达到控制风险的目的。

三、结语

综上所述，建立一个完善的电子信息档案管理系统不仅要从系统标准上着手进行基础性建构，更重要的是注意电子信息档案管理系统在运用过程中的__和风险防范工作。__需要不仅需要对文件进行加密保护，更重要的是对涉密人员的专业素养及时更新和教育，而在风险控制中，除了及时处理风险问题分散风险和缓解风险外，还应当对风险进行评估，防范于未然。

参考文献

[1]张贵芬.《浅谈信息时代档案管理中的__》[J]. 管理科学. 2013(6)：49-51

[2]赵吉友.《略论电子信息档案管理的风险控制 方法 》[J]. 网友世界. 2011(8)：122-133

[3]黄小玫.《电子信息档案管理技术问题研究》[J]. 公共行政. 2014(3)：100-101

摘要:人们在日常生活和工作中形成的有保存价值的照片,一经归档,就形成了电子照片档案。如何科学、高效地管理这些照片档案?显然必须借助于优秀的工具――电子照片档案管理系统。本文从系统的功能设计与管理实践的角度进行探讨。

关键词:电子档案 管理 系统

一、系统功能模块设计的自动化、智能化与人性化原则

电子照片档案管理系统一般包括数据采集、统计、检索、发布和目录打印等五大功能模块。一套优秀的系统应将自动化、智能化与人性化充分体现于上述功能模块中。自动化原则。属性信息和归档信息由软件自动采集,照片号和底片号可根据构成规则自动生成。需要人工操作的主要是内容信息和部分管理信息,约十余项内容。系统为方便用户著录,应提供用户最方便录入、最能提高效率的录入工具,如Txt数据著录模板、 Excel 数据著录模板。大量内容相同的信息可通过下拉式复制拷贝完成,并可无缝导入电子照片档案数据库。自动化更体现在:只要著录的信息准确、规范,就会自动生成各种统计图表;自动生成各种适合纸质相册的照片说明标签、册内目录;根据利用和编研需要提供各种专题目录,如归档照片分组目录、全引目录、专题目录、摄影者目录、年度目录、内设机构照片目录等。智能化原则。利用数据透视功能,数据质检人员可从多个角度观察数据的准确性和规范化程度,对数据进行清洗、转换和规范。如照片号、底片号的查重与构成规则,题名、文字说明、年度、摄影者、拍摄日期等内容信息是否为非空字段。档案员可自主地从多个角度进行统计分析,如可选择专题、机构、年度、期限、册号、组号、照片类型等作为维度,照片号作为计数的度量值,进行单项统计分析或组合统计分析。人性化原则。呈现给用户的前端工具是“数码书架”,既形象又美观,非常贴近生活中的书架和相册。用户可建多个书架,每个书架可建多本相册,每本相册根据需要可放置几十张至一百多张照片。相册的封面、背景、芯页均“可换肤”,还设计了背景音乐、书立和密码。最好用的是它的移植性,管理者只需复制和备份Data文件,就可轻松将我们所做的电子照片包括照片说明等信息移植到另一台装有“数码书架”的电脑中。电子照片管理的后台采用Access或SQLServer数据库,只需点击一个按钮,就能将前台的电子照片和数据著录信息传递并显示在后台数据库中。这些数据库中的信息可非常方便地上传到数字档案馆(室)平台,或转成精美的照片陈列网页,发布到数字档案网站,供多人共享。照片检索提供类似google的模糊检索和高级检索功能。

二、电子档案管理系统的现代化功能

1、数据录入功能档案部门一项重要的工作便对对各种类型的档案(如科技、文书、基建等)进行归档,包括录入完整的工程项目信息、案卷信息及文件信息。一旦档案信息录入了归档库,其他用户即可通过(检索子系统)在网上浏览、查询,以及通过(借阅子系统)借阅所录入的档案。此外,(数据录入子系统)还将完成所录入的电子图纸的批量挂接,以及修改后图纸的重新归档等。档案管理人员可以通过该子系统,在自定义的界面下录入、编辑各种档案数据原件的挂接,可完成项目录入、案卷录入、文件录入等工作,并能对文件进行修改和重新归档。

2、数据检索功能检索子系统安装在终端机上,提供检索数据和浏览图纸等功能。用户登录本系统后,首先选择需要检索的档案类型,再用“数据检索”或“分类检索”检索此类案卷或文件信息,若想用本地机上的系统浏览文件,可用“文件浏览器进行设置,在不同的终端上可以有不同的设置互不干扰。在用户权限允许的条件下,可以直接浏览到所需信息的全文,可以下载到本地机上供检索者利用。检索完毕后,应用“退出系统”关闭检索子系统,防止他人盗用用户的身份和权力。

3、统计报表功能统计报表子系统的功能主要是根据用户的要求选择打印数据和制定报表样式。如:案卷目录、文件目录、案卷封皮、备考表等。

4、数据转换功能受网络建设和存储容量的限制,几年前的档案管理软件主要是管理档案的条目信息,为了进行数据转换,首先需要进行转换关系的定义,即指定原来数据库的字段与本系统中某档案类型数据库字段的对应关系。

三、保障电子档案的安全

为保证电子档案的质量,系统应该提供一系列措施保障电子档案在内容、结构上的安全,如它应该能记录下那些因为隐含安全问题而被拒的请求等,以确保电子档案的真实性。为保障电子档案的真实性、完整性,笔者认为应从电子档案密级设定、保密技术使用、系统备份与恢复三个方面着手。

1、保密技术。保密技术主要用于保证电子档案在系统流转过程中的真实性与有效性。电子签名技术、电子水印技术、电子印章技术都是现在流行的电子档案防伪技术。除此之外,一些适合电子档案长久保存的文件格式也可以防止电子档案被修改,如PDF文件格式。

2、系统备份与恢复。系统备份与恢复用于电子档案管理系统在出现突发性事件时的恢复与备份,这项功能是否运行良好直接影响到整个系统的所有实体与功能。仅对利用实体与电子档案使用者而言,如果用户在交了费用但是还未得到电子档案时发生突发性中断事件,系统备份与恢复将记录下用户的交费行为,并在系统的随后运行中将电子档案发送给用户。

3、电子档案密级设定。电子档案密级设定的主要目的在于将用户的权限与相应级别的电子档案相连。根据我国国家标准DA/T18-1999《档案著录规则》,档案的密级可以分为:绝密级、机密级、秘密级、内部级、国内级、公开级等六个级别。笔者认为,鉴于电子档案管理系统是面向广大群众服务的,服务种类多而且广,系统可以根据服务的种类划分更多电子档案的密级,用户订购了哪种类别的服务,则相应具有哪种电子档案的访问权。

参考文献:

[1]美国国家档案馆.http://w w w.archives.gov/,2006年6月21日检索

[2]安小米.《城市建设文件、档案信息集成管理与集成服务的理论框架》.《档案学通讯》,2004年第2期

[3]侯卫真、于丽娟.《电子政务系统建设与管理》.中国人民大学出版社,2003年

[4]范小平、徐锦林.《浅谈数字化工作流程中的信息及信息流》.《今日印刷》,2006年第4期

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天津市城市建设档案管理规定(2020修正)

第一条　为了加强本市城市建设档案（以下简称城建档案）的管理、保护和利用，充分发挥城建档案在城市规划、设计、建设和管理中的作用，促进我市社会和经济发展，根据国家有关法律、法规，结合本市实际情况，制定本规定。第二条　本规定适用于本市行政区域内城建档案的收集、报送、接收、整理、保管、利用和管理活动。

　　本规定所称城建档案是指在城市和乡镇规划、设计、建设及其管理活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的各种文字、图纸、图表、声像等不同载体形式的历史记录及相关资料。第三条　市和区人民政府应当把城建档案事业的发展和城建档案机构的建设纳入国民经济和社会发展规划，逐步加大对城建档案事业的投入，保障城建档案机构、人员编制和经费适应城建档案事业发展的需要。第四条　市规划和自然资源主管部门在市档案主管部门的监督和指导下负责全市城建档案的管理工作，并由市城市建设档案管理中心负责城建档案的日常管理工作，城市建设档案馆负责城建档案的接收、收集、整理、保管和开发利用工作。

　　区人民政府确定的部门负责本辖区城建档案的管理工作。第五条　城市建设档案馆应当接收城建档案的范围包括：

　　（一）各类城市建设工程档案：

　　1．工业、民用建筑工程；

　　2．市政基础设施工程；

　　3．公用基础设施工程；

　　4．交通基础设施工程；

　　5．园林建设、风景名胜建设工程；

　　6．市容、环境卫生、环境保护等设施建设工程；

　　7．城市防洪、抗震工程；

　　8．人防、军事工程档案资料中，除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图。

　　（二）建设系统各专业管理部门（城市规划、土地、勘测、设计、施工、监理、园林、风景名胜、市容环卫、环境保护、市政、公用、房产、人防等）形成的业务管理和业务技术档案。

　　（三）有关城市规划、建设及其管理的方针、政策、法规、计划等方面的文件，科学研究成果和城市历史、自然、经济等方面的基础资料。

　　（四）其他具有保存价值的城建档案。

　　城建档案的具体接收范围，由市规划和自然资源主管部门会同市档案主管部门确定。第六条　建设单位报送的城建档案应当符合下列规定：

　　（一）档案材料完整、准确、系统，符合国家和本市规定的案卷质量标准；

　　（二）建设工程竣工图与工程实体相符，并加盖竣工图章，签收手续完备；

　　（三）编制各种管线工程竣工图应当以竣工测量成果为依据；

　　（四）建设工程项目在报送纸质档案的同时，还应按规定报送相关的电子档案和声像档案。第七条　勘察、设计、施工和监理单位从工程立项开始，应当编制建设工程档案，做到建设工程档案材料的收集、编制与工程进度同步，并按规定向建设单位移交。第八条　建设工程档案的验收工作，由城建档案管理机构按照国家和本市建设工程竣工联合验收的规定执行。第九条　对列入城建档案具体接收范围的档案，建设单位应当在工程竣工验收合格后90日内，向城市建设档案馆报送一套符合规定的建设工程档案。

　　对改建、扩建和重要部位维修的工程，建设单位应当组织勘察、设计、施工和监理单位据实修改、补充和完善原工程档案，并在工程竣工验收备案后90日内向城市建设档案馆报送建设工程档案。

　　停建、缓建工程形成的建设工程档案，由建设单位负责收集和整理并妥善保管。第十条　城市地下管线普查和补测补绘形成的地下管线档案，应当在普查、测绘结束后90日内向城市建设档案馆移交。第十一条　建设系统各专业管理部门形成的业务管理和业务技术档案，凡具有永久保存价值的，在本单位保管1至5年后，按照规定全部向城市建设档案馆移交；具有长期保存价值的，由城市建设档案馆根据城市建设的需要选择接收。第十二条　工程建设单位应当按照国家规定编制工程档案。工程档案编制费用应当列入工程预算。第十三条　城市建设档案馆应当建立健全城建档案的接收、收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁和提供利用的管理制度，确保城建档案的完好、安全。

　　城市建设档案馆应当建立城建档案信息库，推进存储数字化和利用网络化，为城市建设提供基础数据，依法向社会提供服务。