广东省数字档案馆设计规范

广东省数字档案馆设计规范

广东省数字档案馆设计规范

一、设计原则

1、突出“数字”特性，充分利用现代信息技术，提高档案馆的管理效率和服务水平；

2、实现统一的档案管理，建立统一的档案管理标准；

3、优化档案馆的组织结构，实现资源共享，提高档案馆的管理效率；

4、提高档案馆的质量，满足政府及社会的需求；

5、实现档案馆的科学化、规范化管理，提高档案馆的服务质量。

二、设计要求

1、档案馆空间设计：

（1）档案馆的空间设计应满足档案馆的功能需求，确保档案的安全和长期保存；

（2）档案馆的空间设计应考虑其管理、服务、技术装备和信息资源的需求，满足档案馆的管理和服务需求；

（3）档案馆的空间设计应考虑档案馆的用户需求，提供有效的使用空间，满足用户的需求；

（4）档案馆的空间设计应考虑档案馆的环境需求，确保档案的安全和长期保存；

2、档案馆管理设计：

（1）档案馆的管理设计应符合政府的管理要求，实现档案馆的科学化、规范化管理；

（2）档案馆的管理设计应符合政府的经济要求，提高档案馆的经济效益；

（3）档案馆的管理设计应符合政府的社会要求，提高档案馆的社会效益；

（4）档案馆的管理设计应符合政府的环境要求，确保档案馆的安全和环保。

三、设计实施

1、确定档案馆的功能定位：

档案馆的功能定位应确定其职能、管理模式、服务内容等，以确保档案馆的科学化、规范化管理；

2、确定档案馆的空间设计：

档案馆的空间设计应考虑档案馆的功能需求、管理需求、用户需求和环境需求，以确保档案馆的科学化、规范化管理；

3、确定档案馆的管理设计：

档案馆的管理设计应考虑政府的管理要求、经济要求、社会要求和环境要求，以确保档案馆的科学化、规范化管理。

档案馆设计规范

法律分析：第一章总则，阐明制定目的、适用范围和不同等级档案馆设计在耐久、耐火、抗震方面的基本要求。

第二章基地和总平面，规定档案馆选址和总平面布置的各项要求。

第三章建筑设计，规定一般要求和档案库、查阅档案用房、业务和技术用房、办公和辅助用房的设计要求

以及有关数据。

第四章档案防护，规定防护内容、温湿度要求、防潮与防水、防日光及紫外线照射、防尘与防污染、防

蛀、防鼠与防盗等方面的具体要求和技术措施。

第五章消防和疏散，规定耐火等级、消防、安全疏散方面的要求和技术措施。

第六章建筑设备，规定给水排水、暖通空调、电气方面的要求和技术措施以及有关数据。

法律依据：《4个附录是:档案馆内各类用房面积规定、档案馆温湿度管理暂行规定、名词解释、本规范用词说明》 规范对档案库房设计的基本要求：档案库应集中布置， 自成一区；布局应简单紧凑， 尽量减少外墙面积；库区入口应设缓冲间；库区比库区外楼地面高出0.02米；档案库应分大、中、小库，并各自有独立出入口，不宜串通；库房净高不应低于2.40米，局部净高不低于2.20米；档案库的围护结构应根据室内温湿度要求，当地室外气象参数和有无采暖、通风、空调设备等情况，通过技术经济比较，合理确定其构造；屋顶应达到保温隔热要求；应做保温门、双层窗，有密封措施；每开间的窗洞面积与外墙比例不大于1:10；母片库不宜设窗，若有外窗，应有遮光设施；档案装具布置应成行地垂直于有窗的墙面,采光窗应与装具间的通道对应,还规定了装具排列各部分的尺寸，各类装具的档案存储定额的计算指标；档案库楼面均布活荷载应为500千克/平方米。使用密集架应不少于1200千克/平方米。规范强调了珍贵档案应专设珍藏库。规范还具体规定了档案库及业务、技术用房设置空调时室内温湿度的要求(见表)。

该规范是根据档案馆建筑的历史经验和现代档案馆建筑的技术要求,参照国际档案馆建筑技术功能标准,结合中国的气候条件、经济状况和建筑能力而编制的，对中国档案馆建筑有普遍指导意义。

数字档案室建设国家标准

数字档案室建设国家标准如下：
资源为先。资源建设是数字档案室建设的根本。数字档案室应坚持资源为王，着眼于数字档案资源建设，着重于非数字档案的数字化和数字档案的及时、完整、有效归档，规划设计以最大限度保证数字档案资源建设质量为根本出发点。数字档案室的建设应该有助于保障数字档案资源的齐全、完整，有利于数字档案资源的有效管理和方便利用。＜br>标准规范。数字档案室建设应统筹协调文件管理与档案管理、业务工作与档案工作、档案室与综合档案馆之间关系，严格遵循既有标准和规范进行系统设计、建设，实现文档一体、馆室一体。＜br>整体推进。应将数字档案室建设与机关电子政务和信息化建设密切结合起来，统筹考虑数字档案室系统功能、文件格式要求等因素，整体推进数字档案室实施方案。＜br>确保安全。数字档案室建设应建立健全安全管理制度，按照信息安全等级保护和分级保护要求采取安全保障技术方法，配备必要的软硬件设施，完善灾难恢复应急机制，确保数字档案室建设和运行的安全。

广东省档案管理规定

第一条　为了加强档案管理，根据《中华人民共和国档案法》，结合本省实际，制定本规定。第二条　省、市、县（本规定中的市，指地级以上的市，县包含县级市和市辖区）人民政府的档案行政管理部门，负责本行政区域内的档案行政管理工作，对本地区的档案事业依法实行统筹规划、组织协调、统一制度、监督和指导。第三条　省、市、县设置综合档案馆，永久保管本行政区域内需要进馆保存的各种门类的档案。综合档案馆的设置由同级人民政府批准。
　　省、市、县根据需要可设置专门档案馆，永久保管一定专业的档案。专门档案馆的设置经其行政主管部门和同级档案行政管理部门审核后，由同级人民政府批准。
　　保管专门业务或者科学技术档案超过10000卷的省、市级部门，经同级档案行政管理部门同意，可以设置部门档案馆。
　　企业事业单位设置档案馆，须报省档案行政管理部门备案。第四条　乡、民族乡、镇人民政府设置综合档案室，保管本乡、民族乡、镇的档案资料；有条件的，可以设置档案馆。档案馆的设置由乡、民族乡、镇人民政府提出，报上一级人民政府批准。
　　居民委员会、村民委员会应当保管好所属的各种档案资料。第五条　反映本行政区域重大的政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动的档案，是重点收集和保管的档案。重点收集、保管的档案的具体范围由同级档案行政管理部门确定。有关部门应当做好档案的形成积累工作。
　　涉及行政区域的变动，机构的建立、变更和撤销，有关部门应当及时通知当地档案行政管理部门对档案作相应处理。第六条　省、市、县在鉴定重大科学技术研究成果、验收重点建设工程时，必须由项目的主管部门会同同级档案行政管理部门对项目档案进行鉴定、验收。第七条　国家机构、国有企业事业单位和属国家所有的其他单位的档案归国家所有。非国家所有的单位的档案归该单位所有。
　　合资、合作以及国有企业事业单位转制后档案所有权归属的办法，由省人民政府根据经济体制改革的实际情况制定。第八条　综合档案馆收集档案的范围，由档案行政管理部门制订，报同级人民政府批准公布实施。
　　专门档案馆收集档案的范围，由行政主管部门会同同级档案行政管理部门制定。
　　部门档案馆收集档案的范围，由其主管部门制定。
　　企业事业单位档案馆收集档案的范围，由企业事业单位依照国家有关规定确定。第九条　各单位应当按照下列规定向综合档案馆移交档案：
　　（一）列入省综合档案馆收集范围的档案，自形成之日起满15年向省综合档案馆移交；
　　（二）列入市、县综合档案馆收集范围的档案，自形成之日起满10年向市、县综合档案馆移交。
　　根据需要经本级人民政府批准，档案行政管理部门可对档案的移交期限做出特殊规定。国家另有规定的除外。第十条　列入专门、部门、企业事业单位档案馆收集范围的档案的进馆时间，由其主管单位确定。第十一条　鼓励公民和组织向档案馆捐赠档案。
　　档案馆对捐赠的档案经鉴定、评估后，对决定接收的档案的捐赠者，应当颁发《捐赠档案荣誉证书》，并给予物质奖励。第十二条　档案馆的馆库建设应当符合国家《档案馆建筑设计规范》，并采用先进技术和设备保管档案。档案馆和档案室应当具有防震、防盗、防火、防潮、防高温、防有害生物和防污染等安全设施，不得在危房和不安全的环境中保管档案。对受损档案，应当及时采取补救措施。第十三条　由于保管条件恶劣或其他原因，可能导致属档案馆收集范围的档案不安全或者损毁的，档案保管单位应当改善保管条件，必要时，可以提前移交有关档案馆；不属档案馆收集范围的档案，由档案行政管理部门督促档案保管单位改善保管条件，或者在征得其同意后由综合档案馆代为保管，其中涉及国家利益和安全的非国家所有的档案，经县级以上档案行政管理部门批准可以由综合档案馆征购。第十四条　档案馆和档案室应当按照国家有关规定的标准和程序对保管期限已满的档案进行鉴定和处理。禁止擅自销毁档案。第十五条　向国外、境外的机构或者个人赠送、交换、出售属国家所有的档案复制件的，必须经省主管机关和省档案行政管理部门审查批准。
　　赠送、交换、出售非国家所有的档案，必须遵守国家保密规定，不得损害国家、集体和其他公民的利益。

数字档案室建设评价标准

数字档案室建设评价办法：

1、档案行业OFD相关标准和要求

《数字档案室建设评价办法》档办发﹝2016﹞3号，应具备归档电子文件进OFD或PDF等版式文件转换功能，文书类电子档案的正本、定稿、公文处理单应以OFD、PDF、PDF/A等版式归档保存。

《党政机关电子公文归档规范》GB/T39362-2020，扫描图像进行格式转换时要求自动进OCR并转换成双层OFD格式；在转换时多支持多个OFD文件的自动合并，并可将XML文件嵌入到OFD文件中，同时支持反向操作，即支持XML文件的提取以及合并0FD文件的拆分。

《电子档案管理系统通用功能要求》GB/T39784-2021，档案接收检查：宜支持对以OFD格式文件入库的电子档案进行标准符合性检查，确保入库的OFD格式的电子档案符合GB/T33190-2016的标准。

全国各地档案馆发布的入馆要求里也明确要求接收OFD、PDF或PDF/A格式的电子文件。

2、OFD和PDF对比

（1）开放性

OFD作为国家标准，PDF作为ISO标准，都采用开放技术，包括引用的资源和运用的算法，并由标准化组织维护，因而不受个别厂商的限制，所有厂商都可以依据该标准开发自己的产品，有利于标准的推广和技术的共享。

虽然OFD和PDF都是开放的标准，但是，相比于PDF的体系庞大、技术门槛高，OFD非常易于入门，对于使用者来说，更具开放性。

（2）可扩展性

OFD作为我们国家拥有自主知识产权的版式标准，可做到标准为应用服务，而不是像以前使用国际标准一样要削足适履，因此，在OFD标准制定之初，就充分考虑到了这一点，预留了可扩展入口和自定义标引入口，并设计了非接触式的引用机制，为基于OFD实现特性化的功能提供了强有力的支持。

数字档案馆建设标准和规范

一、主机房的标准

主机房的位置应远离强电磁场、强振动源、强噪声源、灰尘、油烟、易燃、易爆等场所和区域。主机房供电系统应采用双向供电和不间断供电，消防系统要配备消防装置，高压细水雾灭火系统和洁净气体灭火系统。

主机房的温度和湿度应控制在18-28℃，湿度应控制在35％-75％。关闭温度在5-35℃，湿度在20％-80％之间。应配备专用空调设施。

二、网络设置标准

网络配置可采用局域网与互联网，在局域网上开展数字档案接收、管理、存储、用各项业务的局域网主干线路采用光纤铺设，可以实现局域网业务的物理隔离，数字档案的利用、展览、咨询以及数字资源的收集可使用互联网，同时还需要保证网络的安全。

那么就需要配备防火墙、及杀毒防护软件，满足业务还需要专用服务器，配置在线、离线备份设备。

最符合数字档案室建设要求的国家标准

最符合数字档案室建设要求的国家标准是档案馆建设标准。

数字档案室是指以电子档案为对象，以电子计算机等数字设备为手段，基于网络实现档案收集、整理、保管、保护、共享利用的档案管理模式。截至2021年11月，中国为12250余件中国古代画作建立起精准的数字化档案。2022年2月，唐山市档案馆被国家档案局批准为国家级数字档案馆。

数字档案室是单位信息化建设的基础内容，是办公自动化的重要构成。各单位应把数字档案室纳入单位信息化建设总体格局之中，与办公自动化融为一体，统筹规划建设。档案室应配备能够满足运行需要的计算机设备，采用高性能的符合保密要求的网络设备和材料，建设独立的档案数据网，进行档案数据整理加工和存储管理。

数字档案室的基本特征

1、档案资源“数字”化。数字档案室以统一的数字形式存储各种信息，包括文本、图像、声音、视频等，压缩了存储空间，改进了组织形式。信息记录形式的“数字”化，是数字档案室的基本特征。

2、档案实体“虚拟化”。通过对纸质档案、缩微胶片、照片、录音、录像等传统载体档案进行数字化加工，实现档案实体“虚拟化”，使之能够与其他数字档案资源一并进行管理和规范。

3、档案管理系统化。将档案业务流程、标准规范固化在数字档案室应用系统中，实现数字档案资源系统、规范管理。

广东省档案条例的第四章　档案管理

第二十五条　各级各类档案馆、档案管理机构应当建立健全档案管理制度，配备适宜档案保管和利用的馆库、设施、设备。第二十六条　综合档案馆和专门档案馆的馆库建设应当符合国家档案馆建筑设计规范和标准等规定，满足社会服务功能的需要，并采用先进技术和设备保管档案。档案馆应当配备防盗、防火、防雷、防震、防水、防潮、防高温、防霉、防虫、防光和防污染等安全设施，不得在危房和不安全的环境中保管档案。对档案进行数字化处理，应当采取防泄密、防电子病毒等措施，确保档案的完整与安全。档案受损的，应当及时采取抢救措施。第二十七条　档案保管条件恶劣或者其他原因可能导致档案不安全或者损毁的，档案保管单位应当改善保管条件，档案行政管理部门可以督促档案保管单位改善保管条件，必要时可以采取下列措施：(一)属于国家所有且属于档案馆收集范围的档案，可以交由有关档案馆提前接收进馆；(二)属于国家所有但不属于档案馆收集范围的档案，经协商同意可以交由综合档案馆代为保管；(三)不属于国家所有但涉及国家利益和安全的档案，可以交由综合档案馆收购或者征购。第二十八条　档案馆和档案室应当按照国家有关规定对保管期限已满的档案进行鉴定和处理。第二十九条　禁止出售属于国家所有的档案。经省主管机关和省档案行政管理部门依照国家规定审查批准，可以向国外、境外机构或者个人赠送、交换、出售档案的复制件。赠送、交换、出售非国家所有的档案，应当遵守国家保密规定，不得损害国家、集体和其他公民的利益。不属于国家所有的档案，档案所有者向综合档案馆、专门档案馆以外的单位或者个人赠送、交换、出售的，应当经县级以上人民政府档案行政管理部门批准。第三十条　未经省级以上档案行政管理部门批准，任何单位和个人不得携带、运输、邮寄属于国家所有的档案和非国家所有但应当保密的档案及其复制件出境。个人需要携带、运输、邮寄前款档案或者其复制件出境的，应当事先向所在地的档案行政管理部门申报，经同意后，由省档案行政管理部门按照国家有关规定审查批准。属于国家秘密的档案应当到有审批权的保密工作部门办理《中华人民共和国国家秘密载体出境许可证》，海关凭批准证明或者国家秘密载体出境许可证放行。