hr整理人事档案会遇到哪些问题

hr整理人事档案会遇到哪些问题

人事档案管理存在的问题
（一）僵化的国有企业人事档案管理体制与国有企业灵活的用人机制不适应
随着市场经济体制的建立，人们的思想观念发生了重大改变，企业在招聘使用员工的时候，更多地注重个人的能力，国有企业对员工的约束主要是靠合同、协议，而不是人事档案。员工如履行了合同、协议，即可自由流动，选择更适合自己的岗位。用工制度的变化以及人才之间激烈的竞争，出现了许多员工为谋求个人发展而从原来的单位跳槽到另一单位另谋出路的情况，而旧单位为维护本单位利益而不放其人事档案等情况，于是社会上就出现了“死档弃档”、“人档脱节”、“人质档案”、 “虚假档案”的情况。加之国有企业人才流动较快，使现行的人事体制包括人事档案管理体制难以发挥其服务功能，因而也难以适应这类型企业灵活的用人机制需要。
（二）国有企业人事档案单一的管理模式与国有企业职工层次的多样性不适应
目前，我国国有企业人事档案管理大都采用干部人事档案管理模式进行，这种管理模式适合本单位内部人事档案来源比较单一，仅限于本机构人员，同时这种模式也方便查找和利用，涉及面比较窄，也很有利于人事档案的保密工作。国有企业职工层次的多样性决定了企业的人事档案管理方法要与之相适应。国有企业人事档案还是要坚持统一由人事部门管理，以及企业人事档案工作也必须由企业各级组织、人事部门根据自己的管理权限负责某一级的人事档案的管理方式已经没有办法再适应企业职工的这种多样性的特点了。
（三）国有企业人事档案的内容不够完备
现代国有企业制度最明显的特征是“产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学”，人事档案管理制度作为其中的一项内容也要完善起来，要能够正确反映出一个人的个人经历、成长、德才情况等。企业是以最大限度激发员工创造力，达到最佳的经济效益作为目标，这跟一般的机关干部的做法还是有很大的区别，所以企业的人事档案除目前的基本内容以外，还应结合国有企业自身管理需求充实一些内容。同时，通过调整国有企业人事档案的内容构成，才能形成具有国有企业自身特色的人事档案管理体系，而不是仅仅照搬干部人事档案管理体系。
（四）档案利用价值不高
有些企业管理本来就不是很规范，人事档案管理更是不规范。有的员工职务升降、工资待遇随意性很大，甚至还存在着企业主口头上说了就算的现象，使员工的工资级别、职务任免等材料根本无法形成。由于企业人事档案管理的不规范，产生了不利的影响。一是有人利用档案管理的漏洞，制造虚假材料。例如，将工作时间提前、把学历变高、把年龄变小等等。这些情况的出现，使档案材料丧失了真实性、严肃性、权威性。而人事档案材料的失真，使得人力资源计划中的配备计划、退休解聘计划、补充计划、使用计划不能正确制定和正常执行，对当前配置以及未来人力资源的供求造成负面影响。二是有的档案转递不及时，操作程序不规范。例如，有的人早已跳槽，但其人事档案还未按规定转递到新单位；有的企业违反规定，把人事档案当作普通邮件寄送，不作机要转递，这就容易造成档案丢失；还有的企业在人事档案转递过程中，不填写转递单，不经密封钤印，就随意将档案交给本人自带，致使篡改、丢失档案的现象时有发生。由于档案材料的不完善，不能客观地反映本人经历的全貌，使得档案的利用价值相对降低。不重视企业内部的实绩考核，轻视人事档案记录，人为地造成了人员与其档案的两者分离，这些原因都不同程度地造成了企业人事档案利用率的降低。
（五）档案管理人员素质薄弱
由于受传统观念的影响，对档案管理的认识不足，重视程度不够。专职档案管理人员被裁减，且一岗多职，造成档案工作兼而不顾。还有的档案人员更换频繁，因业务素质不高，工作不熟练难以胜任档案工作。随着当前国有企业规模不断发展，员工数量不断增加，档案数量也与日俱增，档案管理难度增大，有关的管理措施跟不上。

在人事档案管理工作中需注意哪些问题

人事档案管理工作中要注意哪些问题
对于企业人事档案管理不够重视
　　虽然人事档案管理在企业发展过程中占据重要地位，但其并不会产生直接、明显的经济效益，故而一些中小型企业及少数大型企业不重视人事档案管理工作，不能认识到人事档案管理背后的实际意义，从而导致人员配置缺失、设备配置不到位、档案管理混乱等一系列问题，严重阻碍着企业人事档案管理工作的良性发展。
人事档案管理模式落后
　　改革开放以后，我国进入社会经济快速发展时期，各类中小型企业纷纷成立，市场经济逐渐发展完善，相应增加了企业人事档案管理的工作内容，并提高了对于企业人事档案管理的实际要求。但目前我国企业相关人事档案管理工作，仍以纸质档案和人工管理的传统管理模式为主，工作效率低，档案管理质量差，并且受纸质档案自身局限性影响，档案信息有效利用率较低，无法满足现代企业的实际发展需求。
管理机制灵活性不足
　　现代企业管理理念中，人才资源占据重要地位，直接决定了企业的市场竞争力和企业的未来发展，增加了企业对于优秀人才的实际需求，促进了企业用人方式的灵活发展。这种环境背景下，企业员工的流动性大大增加，给人事档案管理工作带来巨大的工作困难和挑战。传统的人事档案管理模式较为僵化、灵活性差，面对目前越来越灵活的企业用人模式，表现出较为明显的不适应性和局限性，无法发挥人事档案管理工作的实际效用。

人事档案整理时要注意哪些问题

人事档案管理要注意的事项有哪些？

1、人事档案管理范围：专业技术干部、正科及以下管理干部、工人等各类人员（包括出国不归、失踪、除名、逃亡职工和残死亡、离休、退休职工）的人事档案。

2、干部、工人退职、时必须奖其档案交给省人才交流中心管理。

3、干部、工人在受刑事处分或劳动教养期间，其档案由本院人事档案室保管，刑满释放或解除劳教后，重新安置的，其档案转至有关主管单位保管或移交人才交流中心管理。

4、除人事档案管理人员外，无关人员不得进入档案库。

5、档案的管理

(1)根据气候的不同变化，经常注意档案的通风、温度、清洁、防火、防盗、防晒、防潮和防蛀。

(2)对所管理的人事档案必须逐人登记注册。

(3)每季度核对一次档案的分类、编目、序号，发现编错或放错位置纠正；每装卸要按登记册全面检查一次档案，发现漏缺档案朣查找。

(4)任何人不得私自保存他人的档案材料，对私自保存他人档案材料拒不交出者，应追究其责任。

(5)要不断研究和改进档案的管理方法和技术，逐步实现档案管理的科学化。

6、管理干部、工人必须建立档案正本。

1、档案正本是全面反应干部、工人历史和现实情况的实物材料，构成包括下列十项内容。

(1)履历表及其他简历材料等。

(2)自传及属于自传性质的材料。

(3)各种鉴定。

(4)各类考核、评价材料及毕业成绩单、学历证明等。

(5)政治历史审查材料及甄别复查材料，工龄更改材料等。

(6)参加中国共产党和共青团的材料。

(7)各种奖励及县团级以上机关批准的英雄模范先进事迹材料。

(8)处分、撤销处分和甄别复查材料。

(9)任免呈报表，确定或晋升技术职务、学位、学衔审批表，出国人员审批表，调整工资审批表，工资级别登记表，离休、退休、退职审批表等。

(10)其他可供组织参考材料，如本人的思想、工作、学习总结检查，死者生平介绍，更改民族材料等。

2、查阅和借用人事档案，应遵守下列规定：

(1)一般不得查阅人事档案，如必须有关人员的情况，由档案管理人员提供。

(2)必须查阅档案时，只限于组织、人事部门派出的赏干部到档案室查阅所需情况；各党支部发展党员必须查阅档案时，支部书记和组织委员查阅。

(3)任何人不得查阅或借用本人及亲属的档案。

(4)查阅档案者，必须填写查阅什么问题，查阅日期逐项进行登记。

(5)查阅档案，必须严格遵守保密制度，严禁在档案卷内涂改，圈划及撤换档案材料，不得向无关人员泄漏被查档案内容，违者应追究责任。

(6)查阅档案时，不得抄录档案内容，如特殊情况，须经人事办主任允许后方可抄录，抄录的材料应近期送回档案室处理。

(7)外调人员一般不得查阅档案，如特殊情况需查阅时，必须持县级以上组织、人事部门介绍信，并有两名正式党员方能查阅。

(8)档案一般不是，在特殊情况下，经批准可以借出，但借出时要及时登记，按期归还，如不按时归还，要及时催收，以免遗失。

3、转递档案应遵守下列规定：

(1)档案要通过机要交通仁慈，不能公开邮寄或本人自带。

(2)档案转出要及时追收回执，以防档案丢失。

(3)收到外单位的档案，要及时核对，核对无误差后，在回执上签名盖章后退回回执。

4、凡归档的材料，均应　经过认真的鉴别；属于归档的材料，必须手续完备，完整无缺；需经组织审查盖章和本人签字的，应盖章签字后才能归档。

5、凡归入档案的材料，均应按照中央组织部《关于干部档案材料收集，归档的暂行规定》整理，不应归入干部档案的材料，不得入档；凡归入工人档案的材料，要参照省劳动局（1981）63号文件的准则归档；归档材料应做到分类准确，编目清楚，目录排列合理，标题完整，装订整齐，字迹清楚。

6、保管档案工作人员守则如下：

(1)认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小理论，严格执行党的方针政策，初中“三个代表”，努力提高政治思想觉悟和政策水平。

(2)严格遵守保密制度，不得擅自向他人提供档案材料或泄露档案内容。

(3)严禁在档案库吸烟，保护档案安全，经常打扫和保持档案室的清洁卫生。

(4)不得擅自转移、分散和销毁档案材料。

(5)热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，努力提高业务水平和工作能力。

(6)坚持党的原则，认真贯彻执行党的政策，严格按照档案工作的各项规章制度办事。

求档案管理工作遇到的常见问题

档案管理工作遇到的问题
1、企业档案归档困难：
工程建设的文件材料收集不全，归档困难
我们都知道没有哪个企业的工程建设是一蹴而就的，一些大型的工程建设往往需要持续很长时间，半年、一年甚至几年都是非常常见的。在此期间。由于产生的文件材料很多，经手人员也很复杂，而且有许多工程建设的图纸、图样是要被带到施工现场去的。如果没有专门的人员负责跟踪和监督，很容易出现文件收集不全的情况，更别提完整归档了。
下属单位和派出机构的文件归档困难
许多企业纷纷改制，摒弃了原有的单一管理模式，集团公司下面可能设有多个股份有限公司或分公司。产权关系的错综复杂和企业组织机构的分散布局给企业文件材料归档工作带来了不少困难。目前，企业档案部门对下属企业、外派机构的档案工作监督指导检查的力度普遍偏弱。对全资、控股、参股企业的档案工作的监督指导几乎是空白。放任状下。有的企业外派机构多年也不见有文件材料归档：全资、控股、参股企业成立多时也未见有文件材料移交。可以说，复杂的企业管理模式带来的文件材料归档难的问题是企业档案管理部门近年来新添的又一道难题。
非正常收发渠道的文件材料归档难
随着经济活动的频繁和对外交往的日益增多。文件材料载体和内容都发生了较大变化。诸如合同、协议、联络书、备忘录。企业间互赠的纪念品、名人题词、书画等。这些文件材料文书处理部门很难控制。档案部门又无从知晓，加之有的部门或个人会有独居奇货的欲望，它们的归档要比红头文件难得多。
2、企业档案保管方面的问题——企业信息化建设进程加快，实体档案保管模式难以为继。
随着信息化的到来和深入，企业在各项活动中形成越来越多的数字化信息，传统的企业档案实体保管模式已无法满足企业档案保管的需要。电子环境下的企业档案信息的保管问题日益凸现，亟待解决。在很多企业中，由于没有实现办公自动化(OA)、管理信息系统(MIS)、客户关系管理(CRM)等应用系统的开发和利用，也没有实施管理或管理不当，导致电子文件、档案处于“游离”状况，企业“记忆”面临丢失的危险。
3、档案提供利用方面的问题——档案信息资源封闭分散，提供利用水平低。无法提供系统服务。
传统意义上的档案往往带有私密性的色彩，按照有关规定，相当一部分的档案是不允许个人或部门随意查看的。比如干部人事档案、科技档案、数据报表等。当确实有查找利用档案的需要时。利用者必须出具相关的证明，履行特定的手续。并且绝大多数的档案是不允许带出去的，只能在档案馆室内由专门人员协助查阅，时间和空间上有很大的限制。由此导致档案的查找利用率很低，档案信息价值难以实现。是一种资源的严重浪费。
近年，信息管理的不断深入，越来越多的企业建立了局域网，推行了OA系统、开发了档案数据库，以往查找档案、检索档案费时费力的状况明显改善。但由于企业建立的多是文件级档案目录数据库，其在方便利用方面也存在着很大的局限性。也就是说，利用者在网上只能查到档案的目录，仍需到档案室才能查阅到档案原文。因此。企业档案数据库建设还不完备，仍需进一步完善，才能不断满足利用者的需要(续致信网上一页内容)，提高档案利用的效率和水平。实现档案的价值。
4、企业档案开发方面的问题
目前企业档案信息资源的开发工作，其内容尚停留在简单的介绍或汇编上。形式上也只局限于编制索引。这些对企业预测、分析和决策的依据作用十分有限。
5、企业档案编研方面的问题
企业档案编研，是以特定的题目为线索。通过对相关企业档案信息的分析、研究、整编和重组，形成各种二次、三次企业文献，从而满足企业各项实际需要的工作。企业档案编研是企业档案工作中相对独立的一项业务内容。对企业信息的循环、企业档案管理系统的改善和企业文化的建设都有十分重要的意义。但目前企业档案编研工作的力度不够。在企业档案编研成品的传播过程中，由于信息转换的技术过程和技术手段等原因造成企业档案信息失实、失准。再有就是一些企业不注意收集有关企业特色和企业文化的材料，也不曾对其进行系统的编研。导致企业“记忆”丢失，文化失传。

人事档案存在的问题

1、对档案的重视程度不够。
　　长期以来，相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这表明一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求。
　　2、人事档案交接手续不严密，重视不够。
　　档案管理人员大多不是专职的，所以在离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有人认为，档案交接只是一串钥匙的问题，使得人事档案交接工作前后脱节，出现人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。
　　3、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。
　　大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。
　　4、档案管理人员对档案的重要性宣传不到位。
　　一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传，使得本人和管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；二是人事档案基本上是兼管，属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制，管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。管理人员对人事档案重要性认识不足。
　　5、认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。
　　对个人档案采取忽视的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚，甚至有人认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管；有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想和观念必然导致人事档案材料不全或缺失。
　　6、人事档案管理手段落后。
　　在档案管理手段上，没有单独的计算机和管理软件，查阅人事档案信息仍采用手工查找。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，占地面积大，使用空间也不能完全合理应用。

如何做好HR档案管理

如何做好HR档案管理

一、我们公司的人事档案主要包含以下几项内容：

1、反映员工基本信息的资料，如简历、照片与身份证/毕业证/资格证等相关证件的复印件等;

2、反映员工面试入职评定的资料，如面试评估表、入职登记表、入职体检报告、背景调查报告等;

3、劳动关系与相关待遇确认资料，如劳动合同、薪资确认表、工资银行卡/社保卡/住房公积金卡申办资料或原卡的复印件等;

4、相关制度或文件确认资料，如员工手册、考勤制度、奖惩制度、法律文书送达地址确认书等的签字确认文件或登记表格;

5、服务期及保密和竞业避止约定资料，如培训服务期协议、保密协议、竞业避止协议等;

6、在职管理中陆续归档的资料，如试用转正申请审批记录、培训记录(签到表、培训成绩)、奖惩记录、调岗记录、调薪记录、月/季/年度绩效考评记录等;

7、员工已离职的，其离职相关资料也会一并入档，如离职申请表、离职手续办理一览表、离职访谈记录表、离职证明等。

二、人事档案管理的操作规范和具体措施：

1、我们公司HR部门有专门的人事档案管理员，其职责主要负责纸质档案的建档、整理和保管以及电子档案的及时录入和管理。

2、人事档案属公司重要保密资料，公司规定员工入职一周内，HR部门必须完成建档工作，且一经建档，不得擅自销毁，即使员工离职，最少得再保存两年不得销毁，有竞业避止期限的则需保存更长。

3、我们设有专门的人事档案保管室，主管以上人员因工作原因可借阅其下属员工档案，但仅限于在档案保管室现场借阅查看，且需经上一级主管领导和HR部门负责人的同时签批核准，方可借阅。

4、电子档案永久保存，只能查阅，不能下载或拷贝，且我们对各级管理人员根据其管辖范围设置了查看权限密码，不能越级或跨部门查看，只能看自己及下属的电子档案，且有的敏感信息还会单独设置更高级别的查看权限，如薪酬、奖惩、绩效等。

5、其它规范，如编号管理、档案室管理规定、借阅档案登记记录、电子档案录入时效管理(涉及敏感的薪酬等有财务人员单独录入)、准确性和操作注意事项等，对档案管理员进行全面的规范指导和考核考检查，确保档案管理万无一失。

三、人事档案管理风险规避：

人事档案管理属人力资源管理的`基础性工作，我们公司已做得相对比较成熟稳定，基础上没有什么风险，该规避的和防范的地方我们也都基本上做到了。如：

1、人事档案中该有的员工基本资料要有，不能缺失，如前所述。

2、该要员工签名确认的制度、文件、资料，要有签名，不能没有，如劳动合同、法律文书送达地址确认书、员工手册及各项制度的员工阅知承诺签字确认，培训记录、奖惩记录等的员工签字等。

3、注意建档或(续)签字的时效性，不能过期不(续)签，如劳动合同的(续)签订、员工试用期评估和转正办理。

4、做好相应的保密和查阅权限管理、妥善保存保管等工作。

人事档案常见问题解答

人事 档案 那点事：人事档案的十三问答

1问：档案内有些啥，有什么用?

答：档案内有一个人各个时期的学籍卡、成绩单、各方面的 评语 、获奖证明、还有党团材料，是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。

2问：档案未归档会有什么后果?

答：会影响到入党、升学等，影响自己评定职称、考研政审、劳动保险及日后的离退休手续办理，也会影响到自己出国留学。如果有考公务员的意向，档案必须保管好。

3问：不在体制内工作，档案没什么用?

答：举例来说，在本科生满一年后，办理“转正定级”来进行职称评定，需要依照档案信息进行;而对于“下海”后需要进入事业单位的人而言，档案也是工龄认定的依据。没有档案将会影响类似手续的办理。

4问：哪些地方能提供保管档案的服务?

答：各省的省人才市场、市人才市场、各区、县人才市场及街道办等。

5问：档案管理费收了多少?

答：根据发改委通知，自1月1日起，个人委托保管时需缴120元/年，单位委托保管时需缴144元/年。

6问：档案丢失怎么办?

答：丢档需进行补档，也就是说，持有者需回到小学、初中、高中、大学及原工作单位，补齐相关证明材料。品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。

7问：什么人才需要自行缴纳管理费?

答：如果你在机关或国企，一般不用自行承担管理费用。同时，部分企业也会为职员报销管理费，但有的企业为留住人才，常开出任职3年后才能报销的规定。如果你不属于这些范围，就要自行缴纳管理费了。

8问：“弃档”是否会影响社保?

答：会。因各地对于人事工作要求不同，对于办理相关准入手续时是否要求必须有人事档案没有一致规定。但在北京、广州等地，社保登记需要档案为依据的证明，因此“弃档”将影响社保养老金发放。

9问：不托管是否可行?档案能否自行保存?

答：按照我国档案法、干部档案工作条例、流动人员档案管理暂行规定等法规，毕业生的人事档案属于国家法定、强制执行、归口管理的公共信息，个人不得截留和销毁。

10问：档案管理免费后，此前欠缴的费还需要补缴吗?

答：据广州市南方人才市场管委办副主任汪宏飞表示，“到了，已经没了这个收费项目，档案持有者即使想补交人才市场不会收，交给财政财政也不会收。”

11问：档案保管费用到哪去了?

答：用于支付运营成本。广州市南方人才市场管委办副主任汪宏飞表示：国家规定每1000卷资料须配1名工作人员管理，因此需要支付人员开支;场地租用的费用也是不小的开支;还有档案保存时的装订、纸质、档案盒等基础费用约30元。

12问：哪些城市使用了电子档案?

答：北京、大连、成都等城市在财政支持下已初步建立了电子档案系统。

13问：出国留学后，档案会去哪?

答：一般会在学校的留学服务中心等相关机构，如果过了保管期限还没有办理档案转出，则会打回原户籍所在地。