文书档案账

文书档案账

文书档案账是指机关、单位、企事业单位等组织机构对其所属的各种文书和档案资料所进行的登记和管理工作。主要包括文书和档案的分类、编号、登记、存储、借阅、销毁等一系列工作。文书档案账的建立和运用对于组织机构实现规范化、标准化管理具有重要意义。

文书档案该如何分类及管理？

1、保管期限—年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。

2、保管期限—年度—问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下按按问题分类。

3、问题—年度—保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每个问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。

4、年度—保管期限分类法，即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类。

5、年度—组织机构—保管期限分类法，此为最常用的分类方法。先将归档文件按年度分类，其次按照各个部门分类，最后按保管期限分类。

进行档案管理工作，要遵循集中统一管理国家档案，维护档案的完整与安全，便于利用的原则。集中统一指国家全部档案要由国家设立的各级各类档案保管机构分别集中保存，并制定统一的法规进行管理。

维护完整有两方面的含义：从数量上要保证档案齐全，不致残缺短少；从质量上要保持档案的有机联系，不能人为割裂分散或零乱堆砌。维护安全也有两方面的含义：力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命；保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。

便于利用为全部档案管理活动的最终目的，也是检验档案管理工作的一个标准。档案是历史的见证，都反映一定的历史事实，不允许任意篡改或修正，所以维护档案的真实性，保持档案的原貌，也是档案管理工作必须遵循的原则之一。

扩展资料

档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。但是档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。

通过提供档案信息为社会实践服务，是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。档案部门虽然也研究档案、进行编着等活动，但其目的还是为了更好地适应社会的利用需要，仍具有服务性。在社会历史的各个阶段，档案管理工作都必然为一定的经济、政治、文化服务，否则就不会存在，也难以发展。

在阶级社会中，档案管理工作体现一定的阶级关系和阶级利益，为一定的统治阶级所掌握，为一定阶级的经济、政治和文化服务，这个服务方向是档案管理工作政治性的集中表现。

由于档案的内容关系到国家的政治利益和经济利益，所以中外任何国家对档案管理都有一定的保密要求，一部分档案不对外开放，而多数档案则要在规定期满后才开放。这种机要性也是档案管理工作的一种性质。

参考资料来源：百度百科-文书档案

参考资料来源：百度百科-档案管理

文书档案整理归档流程与方法

1、整理与事件相关的所有资料，将资料按顺序编写页码。为了防止其中的某些资料丢失，在编写页码时可采用“共*页，第x页的编号方式。

2、编写完页码之后，将统一事件相关的所有资料扫描后压缩成一个压缩包，在电脑里建立一个专门的文件夹，进行备份。

3、用Excel表格建立资料台账，包含资料的所有文件名称、主要内容概要、权利义务范围、期限等主要内容。

4、按顺序将所有资料排列好，按照单位要求的标准格式进行文件装订。

5、将装订好的档案资料装入专门的档案袋中，在档案袋的封皮上编号，注明资料名称、整理入袋日期、整理人等信息。

浅议文书档案工作的意义和实施论文

　　在档案管理工作中，做好文书档案工作起着不可或缺的作用，。以下是我为大家精心准备的文书档案工作的意义和实施论文，欢迎阅读!

　　文书档案工作的意义和实施论文：《试谈文书档案工作的意义和实施》
　　【摘要】文书档案的归类、整理，在档案管理工作中起着举足轻重的作用。作为档案工作者不仅对文书档案要进行比较全面、系统、完整的鉴定，更要花费大量的人力物力，进行分类、归档，使其具有保存及利用价值。本文通过分析文书档案价值的重要性，以及对文书档案管理采取哪些 措施 ，以便今后档案工作者能够更好地对文书档案进行管理。

　　一、文书档案的意义

　　文书档案的归类、整理，在档案管理工作中起着举足轻重的作用。文书档案主要是一些办理完毕而且具有一定保存价值的文书。其中所提到的“具有保存价值”，说明了有一部分的文书可以成为文书档案，而有些文件不需要存档，不具备保存价值。这就需要管理者对文书档案归档范围和文书档案鉴定的问题要掌握精准。2006年颁布的国家档案局八号令本着“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的原则，明确规定了机关文书档案归档的范围。这对档案人员的素质要求比较高。档案人员要明确掌握文书和文书档案的界限，熟悉文书档案的规则，一定要认真参照国家和企业的文书档案整理分类方案，把不属于归档范围的文书剔除掉，保留有参考价值的文书，保证文书档案“收集齐全、规范整理、安全保管、合理使用”。

　　二、文书档案管理存在一定的问题

　　(一)文书与档案工作的衔接问题

　　文书与档案工作既有联系又有各自的分工，两者要互相协调，才能够形成一个完整的管理体系。但在实际的工作中，文书和档案往往是不同的人员负责管理，这就会使得文书工作与档案工作在某种程度上脱节。文书工作和档案工作的衔接存在着诸多不规范现象，公文的格式和处理办法不恰当。

　　(二)对档案员进行培训

　　一些单位的档案人员，没有经过档案专业培训，不懂档案的分类、立卷等工作要求，与档案工作的要求相差很大，很少参加继续 教育 培训，档案知识陈旧，急需提高档案管理水平。

　　(三)各部门配合不够，影响着档案管理水平的提高

　　从单位的各部门收集文件资料，是单位归档工作的重要一环，但在工作的过程中却困难重重，有些部门不愿把归档的文件资料送到档案员处进行统一保管，只为了自己工作的方便不肯上交，时间长了，一些重要的文件资料就容易散失，要追究责任也为时已晚。

　　三、提高文书档案管理水平所采取的措施

　　(一)领导加强对文书档案的重视

　　作为单位领导对文书档案管理工作的重视是做好文书档案工作的前提，文书档案的管理人员要积极主动汇报和宣传文书档案工作，向领导者宣传档案工作的一些法律法规常识，让单位领导对档案管理工作有所认识，争取单位领导的支持。文书档案管理人员也要不断地学习新知识，积极主动地学习档案管理的现代化专业知识，更新管理理念，提高综合素质，为档案工作提供更加方便快捷的服务。

　　(二)规范衔接文书与档案的工作

　　整理文件是档案管理的根本，而文件质量问题直接关系到档案的质量，想要提高档案的规范性，必须有高质量的文件作基础，文书规范化处理文件是档案规范管理的前提。文书人员要切实做好文书材料的立卷归档，提高档案意识，实现文书和档案工作系统化，文书人员重视纸张的大小、文字的格式等文件材料的质量，制定标准。例如，必须使用规定的笔进行修改和批阅文件材料。对文件的处理要及时准确，对文件的收发要登记清楚，发现文件有残缺或丢失，要及时查找。对领导开会时的讲话记录及外出等账外资料，要及时整理收集并记录详尽，确保文件材料的完整。

　　(三)各部门之间要加强合作，做好文件的收集工作

　　档案管理人员要主动地了解业务部门的工作，经常性走动，获得及时信息，思考档案的工作如何围绕单位的中心开展，怎样做好资料的收集和整理。加强档案管理和各个部门的沟通，确证资料收集的顺畅。分清重点收集资料，关注能够展示单位历史、现状、未来发展的资料，为研究服务，提供有价值的证据。做好文书的基础工作，调整文书档案的结构。收集资料是文书档案的物质基础，做好鉴定、保管和统计工作。文书人员要善于收集有用的文件资料，整理单位在活动中形成的反映细节的档案资料，筛选研究，综合分析，认真整合，发挥档案信息功能，丰富档案资源，明确单位的工作在不同时期的重点，服务单位大局，开展文书档案工作。

　　(四)完善管理机制

　　文书档案管理人员，要严格执行公文规定，严格审核、签发，杜绝滥发文件现象，认真审核签发的手续、附件是否完善。按照程序复审需要修改的内容，公文的用纸、字体、排版都要按照技术指标进行，利用随文卡片，简明扼要地填写发文稿纸的卡片、文件处理单，制定文件的发文范围，严格控制文件件数，禁止随意抄送。

　　四、 总结

　　总之，文书档案管理水平是衡量一个单位管理水平的重要标准。档案管理直接关系档案资料的完整性。提高文书管理工作的地位，加强文书工作和档案管理工作的衔接，增强部门合作，完善工作程序和管理机制，树立文书档案管理的规范化和标准化意识，做好档案资料的收集工作，提高档案资料的利用率，保证单位的健康发展。
　　文书档案工作论文：《试谈加强文书档案管理工作的措施》
　　[摘 要]长期以来，文书档案管理的水平，将直接影响档案的质量，是单位工作的重要一部分。进入信息时代以来，客观上对文书档案管理工作提出新的更高要求，即实现规范化和信息化。本文将探讨相关措施，进而提高管理的水平，发挥好档案工作在经济和社会的发展中的参谋作用。

　　[关键词]档案管理;规范化;信息化

　　文书档案管理工作是单位重要的基础性和服务性工作，是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现，也是单位领导作出重大决策的重要依据[1]。在数字化时代，文书档案管理工作亦当与时俱进，应用网络化和数字化技术创新完善文书档案的管理工作，使其实现规范化、程序化、数字化和网络化，这是大势所趋。

　　1、创新文书档案管理工作

　　(1)革新工作方式。档案管理工作者要由以前的被动提供资料角色，转换为档案管理决策的参与者，充分发挥主观能动性和前瞻性。自身认真学习《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》等档案法律法规的同时，更要以灵活易懂的方式向领导和员工主动积极宣传档案管理工作的重要性，提高档案管理工作的关注度，尽最大努力使档案工作成为相关单位年度总体规划的重点内容，加大档案管理设施经费投入力度，实现文书管理的规范化和信息化发展的水平。

　　(2)加强自身建设。信息化时代中的文书档案管理工作，要求相关从业者必须熟练运用计算机以及互联网技术，胜任业务创新的需要。为此，管理人员必须秉承学无止境的理念，主动学习相关知识，不断提升自身应用新型技术工具的水平和能力，力争成为复合型人才，不仅管理才能出众，更要懂得先进技术，只有如此，才能提供快捷方便高效的服务。

　　(3)完善文书与档案工作的衔接规范。档案源于相关文书，因此文件的质量直接决定了其存档后的档案质量，文书部门处理文件的规范化将是提高档案管理水平的先决条件。文书人员要建立较强的档案意识，做好文书材料的立卷归档[3]。文书人员在起草修改以及誊印批阅文件的过程中，要一直以事后存档的要求严格要求自己，做好文书存档一体化工作。

　　(4)保证文书档案管理的完整性和时效性。根据《中华人民共和国档案法》和《国家行政机关公文处理办法》的相关规定要求，档案管理人员处理文件必须做到准确及时，一旦发现缺失文件，应当立刻查找。相关人员务必确保万无一失，顺利交接完成立卷归档的工作。

　　2、规范完善文书档案管理标准

　　(1)健全 规章制度 。在《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》等相关法律法规基础上，与时俱进，进一步在信息时代健全必要的档案的工作制度，落实好责任制，为档案的整理、收集保管等提供规范制度。

　　(2)规范催收时限。一旦因为其他事务，不能按时或者遗忘及时归还文件，相关人员要在规定时间内及时催收。

　　(3)确立档案收集的范围。在明确的范围内，必须确保档案的收集具备可靠的广度和深度，为此档案管理人员都要按照要求，扩大档案收集的范围。特别的，对重要会议、重要艺术成果、重大历史事件、科研项目等档案要加强归档收集。

　　(4)明确各部门职责。档案源于不同部门，最后汇入档案管理部门，因此为了在文书和归档成为档案这一过程，顺利进行，各部门之间应明确职责。同时，档案管理部门与其他各部门应加强协调沟通，以保证档案的收集工作能够顺利展开。

　　(5)年度汇总归档。在每一年度结束之前，应该审核文档登记表，做好查缺补漏工作。

　　(6)分类登记。文书在归档之前，分为收文和发文两种。对于不同种类，分别进行登记。就以收文为例，收文登记单要单独成册，标明收文日期、文件号、机密等级、标题、来文单位。

　　3、规 范文 书档案资料的立卷进档

　　(1)务必熟悉文件。根据件的特点、性质和作用明确文件所属类别，然后进行分类存档。

　　(2)对重要文件资料整理立卷。如果需要人工操作管理档案，则通过立卷，有利于对相关文书档案的保管。

　　(3)注意整理案卷。通过对单位文件进行分类，即立卷工作，将收集而来的文书资料整理成有规律可循的案卷，也就是把有关特定问题或者某项工作的系统的具有密切联系的文件整理成组合体。

　　(4)重视文书工作。作为文书工作的延伸，档案主要源于文件，是由形成的文件资料办理完毕后转化而成。所以，文书工作直接影响着档案工作质量。

　　(5)做好归档工作。各个部门的文件将作为工作历史记录，为了确保这些文件材料的完整以及安全，就应当做好归档工作。

　　4、加强档案信息化建设

　　随着计算机以及信息技术的日益发展，传统的文件档案的管理方式终将为无纸化办公所代替。应用计算机技术，建立电子档案，实现档案信息化，是加强档案管理、提高服务水平必经途径。

　　5、完善管理制度，提高管理水平

　　档案管理工作人员一方面应当恪守相关制度，认真学习《档案法》和《国家行政机关公文处理办法》，以此为基础，制订相应的《公文处理实施办法》，建立统一标准、统一要求、统一运行的操作规程[1]。同时，把《公文处理实施办法》作为部门规章制度的首位，使得档案的管理工作可以有章可循。

　　另一方面，档案管理人员，也要提升自身专业水平，高度重视自身从事工作，认识自身责任，以高度责任心，提高各部门文书办理归档的质量，使得档案的管理工作有章必依。

　　总而言之，随着档案整体规模的扩大，文件材料的收集、档案的修订归类存档任务日益繁巨，为了有效应对这些新情况，档案管理工作者，必须以积极进取，一方面加强档案管理制度建设，实现档案管理工作的规范化;另一方面，必须站在信息时代的洪流中，与时俱进，以电子档案为核心突破创新，实现档案管理信息化。在信息化和规范化的结合中，实现档案管理工作的跨越式发展。

　　参考文献：

　　[1]梁军萍.如何做好文书档案管理工作[J].十堰职业技术学院学报，2010，23(4)：110-112.

　　[2]张显峰，刘艳.浅议信息管理技术在学校档案管理中的应用[J].职业技术，2009(7)：31.
　　文书档案工作论文：《浅谈文书工作和档案管理工作的关系》
　　【摘要】本文从文书处理与档案管理工作的关系，阐述了如何加强文书处理工作，为档案管理工作奠定良好的基础，使之两项工作更好地有机结合，规范衔接，相互促进。

　　【关键词】文书工作;档案管理

　　文书的定义：行政学上是指国家机关、社会组织、企事业单位或个人在社会活动中为处理事务、交流信息而使用的各种载体的文字、图表、声像等记录材料，又称文件。它是人们社会交往的工具，也是档案的前身。

　　文书工作是企业行政工作的重要组成部分，是及时传达企业信息、互通情况、处理问题、交流 经验 的重要工具。文书工作记载了一切企业活动，及时性、指导性、广泛性、连续性是文书的四个特点。

　　企业档案是生产经营、管理政务和各种活动的真实记录，而文书是档案的基础，文书工作直接影响企业档案管理的质量。

　　文书处理与档案管理工作是相互衔接的两个流程，是密不可分的两个环节。正确处理二者关系，使之有机结合，规范衔接，对于做好文书处理和档案管理工作都十分重要。

　　首先，文书处理与档案管理工作有不同的工作任务和工作对象。文书处理工作的主要任务是文件的收发、分办、传阅、督办、整理、保管等，而档案工作的主要任务是收集、鉴定、分类、编目、保管和利用等。它们的工作对象，一个是现在时的，一个是过去时的，属于不同阶段的两个环节。文件办理完毕，其中有保存价值的部分立卷归档后，就成为档案。从这个意义上讲，文件是档案的前身，档案是文件的归宿，文书处理工作是档案工作的基础，档案管理工作是文书处理工作的延伸。

　　其次，文书处理工作与档案工作密切联系、相互促进。文书工作质量直接影响着档案质量，没有完整齐全的文件，也不可能有完整齐全的档案，文书处理工作做好了，就能为档案管理工作提供良好的条件和基础。反过来说，档案管理工作又可以促进文书工作更加规范化、系统化。档案工作要审查归档文件是否齐全，归档分类是否合理，保管期限是否准确，实际上是对文书工作的全方位检查。

　　通过档案工作可以发现文件材料是否系统、归档材料是否完整、文件分类是否规范等，对做好文书处理工作是一种促进。

　　从文书处理工作和档案管理工作的关系来看，两者既有相对的独立性，又是密切联系的一个整体，文书处理工作是档案管理工作的前提和基础，做好文书处理工作是提高档案管理工作质量和水平的重要方面。那么，文书处理工作如何才能为档案工作打下良好的基础呢?

　　一是要提高文书人员的综合素质。文书处理工作虽然表面上看是事务性工作，实际上也是一项专业性很强的工作，文书工作人员的业务知识和能力直接影响着档案管理工作的质量。不熟悉本单位的业务流程，不了解文件材料的相互关连，不理解一个事件的来龙去脉，就难以做好文件归档工作。因此，文书人员要在认真学习《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》及《归档文件整理规范》等相关 政策法规 的同时，要按照本单位的工作职能，不断学习相关业务知识，努力提升工作水平，为档案管理工作奠定良好的基础。文书人员还要不断增强责任感，认真履行文书处理条例，严格检查文件质量、认真检查归档材料是否符合档案要求。诸如撰写、修改、批阅文件禁用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等，文件用纸、文体、格式要做到规范化、标准化，不能五花八门，每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等做到齐全完整等等，保证文件符合立卷归档要求。

　　二是文书人员要树立档案意识。文书人员在文书处理中，要时刻想到档案工作，自觉主动地为归档做准备，规范办理好每一份公文，为后续的档案工作减少麻烦。在平时工作中，要及时收集文件材料，收发文要逐件登记建账，做到有据可查，发现缺少要及时查找。对办理完毕、属于归档范围的文件材料，做到办完一件收集一件，并做好相关的文件材料的分类整理。对于系统性、系列性的事件，不仅要收集正常 渠道 传送的文件，还有一些账外材料，如会议纪要、领导讲话、领导批示等，更应注意及时收集，保证文件材料齐全完整。文书人员树立了较高的档案意识，文件材料收集才能齐全、完整、系统，为归档工作打下坚实的基础。

　　三是要重视定期搞好立卷归档工作。立卷归档工作是文书处理的一项重要任务。它既是公文处理工作的最后一个环节，也是档案管理工作的开始，直接关系到档案材料归档后的安全保管和有效利用。这就要求文书人员在平时重视积累，从公文的撰写、收发到归档、管理，做到全过程监督管理，不遗漏每一个环节。既要采取经常性收集整理、定期收集整理、集中收集整理相结合的 方法 ，做到及时、准确、全面归档，又要特别重视和坚持定期收集整理。文件材料办理完毕，收集事件相关材料，把需要归档的材料进行盖章、装订等前期基础性工作，定期按文件形成的规律及文件的性质，依据事先拟好的分类方案，及时对号入座，分门别类，合理排列，有序存放。这样，既有利于归档文件的齐全完整，又能减轻年终的归档工作量。

　　四是向“文档一体化”的方向努力。从文书和档案工作的全过程管理出发，公文制发到归档管理一体化是今后的努力方向。“文档一体化”在理顺文书处理和档案管理两个环节关系的基础上，充分利用文书处理取得的成果，简化文件整理归档工作，可以大大提高工作效率。利用档案管理系统和计算机管理的有利条件，调整归档文件整理工作流程，改变原有的每年集中整理归档的习惯做法，使办理完毕的文件能够直接进入档案整理环节，随办随归，从而使归档文件整理变成一项日常工作。

　　总之，文书人员要增强档案意识，掌握丰富的文书知识和本行业的专业知识，再加上平时认真负责的工作态度，就一定会做好文书与档案工作，在默默无闻的岗位上作出不平凡的贡献。

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会计人员档案是属于文书档案、会计档案，还是不属归档范围？

其实档案还有人事档案，按规定也是是文书档案的特殊一种，是需要归档处理的。而且人事档案保管期限也有特殊性，是跟人入职调职离职联系在一起的。

在秦国朝时期，文书档案是如何管理并且记录的？

说到档案管理员，不少人会不屑一顾，觉得这个岗位根本没有什么难度，无非是整理整理资料，然后归档成册，把同类的资料整合到一起，放入档案库。

其实不然，档案管理员是一个相当有技术含量的岗位，因为档案管理员不仅要把资料归档，还需要知晓什么样的资料放在了何处，以便后期需要调档案的时候，可以在最短的时间内调出来。

而官方的档案员，则更为重要，因为在很多关键的时候可以起到“扭转乾坤”作用。

不过随着科技的发展，电子计算机的应用和普及，则使得这一工作更为简单和方便，需要什么资料，只需要在计算机中输入相应的关键字，自然就可以调出自己想要的数据。

在古代，文书档案和库房的管理，也是一门大学问，那么在没有计算机辅助的古代，古代重要的文书档案和库房又是怎么管理的呢？

当我们带着这个疑问穿越几千的时光隧道看向秦代官员的时候，他们却向我们回答：我们不仅有专职人员，还有严格的制度。

本篇笔者就和您聊聊秦代的官员是如何管理文书档案和库房的，不过我们还得从文书档案的起源说起。

殷商时期文书档案的管理已有制度。

惟殷先人有册有典，殷革夏命。——《尚书·多士》

古代的档案管理员，其实与记录和编撰历史的史官是有着诸多的联系，而在先秦时期，文书档案的管理工作其实也是史官在做，后来才慢慢分离开来。

至于这项工作的起源在何时，没有准确的文献可考，不过在殷商时期，已经有了明确的记录，正如上述《尚书》的记录所言，意思是殷商的祖先已经有了书册和典籍，其中还记载了殷商王朝“革”了夏朝的命。

从这里我们也可得知，在殷商时期已经有了“册”和“典”，其实这就是殷商时期的“档案”，而且从此时起古人已经对档案有了分类保管的意识。

此后，周朝取商朝而代之，档案管理也形成了相对完成的体系，并且设置的“大史”一职，主管档案管理的工作，而且人数也并不少，如《周礼·春官》记载：大史，下大夫二人、上士四人。

而大史的工作内容就是“掌建邦之六典，以逆邦国之治”，意思就是大史掌握着国家的六种法典和天下各国上缴的实际治理国家的文书。

秦代的“档案管理员”。

经过春秋战国的乱世，档案管理的工作一直在延续，到了秦灭六国，秦国建立起了秦王朝，也制定了相应的法律来支撑档案管理工作的顺利进行，当然也对档案管理工作的内容进行了细化和分工，专门设置了御史、内史和令史，具体这三者是如何分工的呢？

先说御史。

岁雠辟律于御史。——《睡虎地秦简·尉杂》

这句话的意思就是每年的年底相关的官员都要到御史处核对刑律的变化之处，这也就道明了御史是专门管理律法档案的官员，国家法令如果有所变更，要在御史这里“备案”，之后其他官员再到御史这里核实，以便被修改的律法得以颁行全国。

当然，御史是中央设置的官员，那么要和御史核对法令的官员，应当是各地掌管法律的官员，只有如此，才能保证中央的法令可以准确无误地贯彻到地方，而地方和中央的法令才能保持一致。

再说内史。

都官岁上出器求补者数，上会九月内史。——《睡虎地秦简·内史杂》

稻后禾熟，计稻后年……上内史。——《睡虎地秦简·仓律》

从上述两则记载，我们可以得知，内史其实就是管理账务文书档案的官员，如第一则记载的意思就是官员需要每年上报已经注销而需要补充器物的数量，这个数字还必须在每年九月上报到内史，第二则记载的意思是稻如在谷子之后成熟，应把稻计算在下一年的帐上……到每年十月用牍写明数量上报内史。

而内史一职还是专职，并不是其他官吏可以兼职的，如

《内史杂》记载：下吏能书者，勿敢从史之事，说的就是即使其他的官员很擅长书写，那也是不能从事内史一职。

说到这，可能不少人会说了，既然内史是专职，那一般人不了解内史的工作，又怎么做到专职的呢，其实不用担忧，因为秦代有专门培养内史（史官）的机构，而且还规定了只有史官的后代，才可以去里面“深造”，即“

非史子，毋敢学学室，犯令者有罪”，所以这点也可以理解为内史是“世袭”的。

最后再说令史。

毋敢以火入藏府书府中，吏已收藏，官啬夫及吏夜更行官，毋火，乃闭门户，令令史循其廷府。——《睡虎地秦简·内史杂》

上述记载其实也是说明了令史的工作重点在于巡视档案库房，秦代的文书档案多为竹简，防火则是档案管理中的重要一环，所以秦代专门设置这样一个官职，也在情理之中。

此外，令史在特殊情况下还可以代替官啬夫对于档案或者库房进行直接管理，当然也仅仅只是特殊情况下，毕竟内史的职责，还是以监督和巡视为主。

秦代档案管理的副本制度。

法令皆副，置一副天子之殿中，为法令为禁室，有铤钥。——《商君书·定法》

秦代官方的“档案管理员”已经有了专职人员，那么相应的管理制度自然也少不了，不过相关的制度并不是在秦朝时期才确立的，而在商鞅变法时期的秦国就已经确立了。

正如上述《商君书》中所记载，说的就是法律或者其他重要档案都是有副本的，而且这些副本都被保管在禁室之中，配有专门的锁和钥匙，并且用封印给封上，这就保证了当法律的正本损坏之后，副本的存在还能保证有法可依。

说到这，不少人就会想了，万一相关管理人员动了“坏心思”，擅自修改了副本，这样不就造成了法律不一，档案管理工作不是出现了大漏洞吗，不慌，这点《商君书》中也有应对的措施，那就是进入禁室偷看禁室的法令以及删改禁室法令一个字以上的，那都是死罪，即“及禁剟一字以上，罪皆死不赦”。

那么这种制度到了秦王朝建立之后，还被延续了吗，当然被延续了，《睡虎地秦简·内史杂》记载：

县各告都官在其县者，写其官之律，意思是说各县应该告知各县官员，让其抄写各县所实施的法令，这里所抄写出来的律法，很明显也是一种法令的副本。

秦代档案库房的禁火制度。

我们在上文叙述令史的职责时已经提到，档案库房的管理是“禁火”的，这点也被写入了《秦律》，所以也是一种保护档案或者库房的制度。

这也就是说在为档案室或者库房选址建造时，防火也是最基本的一点，并不是随随便便在宫中格外找出一间房子，然后就万事大吉了。

《睡虎地秦简·内史杂》还规定：节新吏舍，毋依臧（藏）府、书府，也就是说，为官吏建造住房宿舍的时候，不能挨着藏府和书府，这里也就是指的是仓库和档案室了。

官员的宿舍为何不能挨着这些地方呢，很显然是出于安全方面的考虑，毕竟官员居住的地方那是肯定会有明火的，比如寒冷的冬季，那就需要在室内生火取暖，这是有着火的安全隐患的，谨慎的选址，其实也是更好地保护文书档案的一种措施。

为了进一步贯彻档案库房禁火这一制度，秦代设置了内史一职，上文我们已经提到，这一官职就是巡视档案库房，每次关闭巡视完档案库房准备关闭时，那都要先检查一遍，确认没有火源之后才能关闭。

秦代档案管理员失职后的处罚。

盗封啬夫可论？廷行事以伪写印。——《睡虎地秦简·法律答问》

既然秦代对于档案管理工作十分重视，那么保密工作和官员失职后的具体处罚则也有相应的规章制度，比如上述记载，就是说官员要遵从文书档案的保密制度，随着计算机的应用，现在档案管理工作的保密只需要设置加密密码，似乎就解决了这一问题，那么古人又是如何“加密”档案的呢？

也很简单，用泥封，也就是在文书档案上添加封泥，并且在封泥上加盖官印，尤其是在传递重要文书时，这点更是被普遍运用，秦之后的历代也一直在沿袭。

这项举措在现在看来似乎很小儿科，不过在古代确实解决了大问题，毕竟加盖了官印的封泥，一经被破坏，想要复原，几乎再无可能，而接受文书之人，看到被破坏的封泥的文书，自然会知道其中自有蹊跷，倘若在传递途中不小心破坏的，那求证真伪则是必不可少的一步了。

为了进一步让负责档案或库房管理的官员官员尽职尽责，秦代还设置对官员失职后的处罚制度，分为情节严重，主要有罚没财物、相关人员连带受罚和撤职流放等处罚。

罚没财物。

发伪书，弗智，赀二甲。——《睡虎地秦简·法律答问》

秦代对于违规官员的罚款，并不是像现在一样，罚没实实在在的金钱，而是罚缴铠甲，不过也有学者认为是罚没制造铠甲的金钱，此时暂不细论。

而上述引用就是说，如果在接受伪造的文书的时候，没有发现文书是伪造的，那么就要受到处罚，处罚的标准“赀二甲”，也就是罚两套铠甲（或同等价值的金钱）。

没有发现发现文书是假的都要受罚，可想而知，那么伪造文书或者档案，必然会受到更为严厉的处罚，其处罚的力度，必然不只是罚没财物那么简单。

连带罚款。

官啬夫赀二甲，令、丞赀一甲……其它冗吏、令史掾计者，及都仓、库、因、亭啬夫坐其离官属于乡者，如令、丞。——《睡虎地秦简·法律答问》

连坐法，是《秦律》中的一大“特色”，而管理文书档案或者库房的官员出了纰漏或者违反了相关规定，那么其他相关的官员被连坐，也是无可避免的。

不过根据官职大小，受罚的力度也不同，官职越大，责任也就越大，被处罚的力度也会大，比如上述引用中的“令史掾”其实就是令史的属官，也就是说管理文书档案或者库房的官啬夫有了问题，那么令史的属官也要受罚，官大的罚没两套铠甲（或同等金钱），官小的罚没一套铠甲（或同等金钱）。

撤职流放。

吏自佐、史以上负从马、守书私卒，令市取钱焉，皆迁。——《睡虎地秦简·秦律杂抄》

管理文书档案或者库房的官员会出现大问题吗，当然会，万一出了大问题，也并不是单单罚款那么简单了，情节严重的，还要被撤职流放。

比如上述记载就是说看守文书档案或者库房的官员，如果因为自己职务的便利，以文书档案或者库房里的物品来谋取私利，而一旦被发现，没有讨价还价的余地，直接就会被撤职流放，由此亦可见，秦代对于文书档案和库房的管理工作，是十分重视的。

管理文书档案或者库房的官员因失职或者违法了法律法规被撤职流放，势必会造成岗位的空缺，那么秦代对于这个问题又是怎么处理的呢？

《睡虎地秦简·效律》记载：

实官佐、史被免、徒，官啬夫必与去者效代者，

意思是管理库房的官员佐或者史如果被免职或者被流放，接任者必须要先与离职者进行核验，如果在交接的过程中，发现了库房的财务或者文书档案有不符的情况，那就要追究责任了。

此外，如果在交接工作之时，继任者没能看出问题，这还不要紧，因为继任者的任期不满一年（通常说法），发现了其中是有问题的，那么还是前任的管理员承担失职的责任，如果超出这个期限呢，那就不好意思了，不管继任者在接替工作时有无核验，出了问题，那都是继任者承担责任。

结束语：

综上所述，秦代对于文书档案和库房的管理是十分重视，不仅设置有专职官员，还有严格管控制度的制度，并且一些管控制度，至今依然有借鉴意义。

不过话又说回来，秦王朝在历史上虽然昙花一现，二世而亡，但是它的制度却是空前完善的，由文书档案库房的管理，我们也能看出，《秦律》在当时是一部空前完善的法律，汉朝取代秦朝，但是却沿袭了秦朝的制度。

这也说明了秦王朝的衰亡并不是因为制度不先进，而是推行这些新制度时操之过急，在短时间内激化了社会各方面的矛盾，再加上秦二世、赵高等人的胡作非为，秦朝二世而亡，其实亦在情理之中。

文书档案保管期限口诀

文书档案保管期限口诀如下：

一头二尾，三个五年，三个永久。

永久，即是指会计档案须永久保存。

定期，是指会计档案的保存应达到法定的时间，会计档案的定期保管期限分为3 年、5 年、10年、15年和25 年五种。会计档案的保管期限是从会计年度终了后第一天算起。

口诀：永久定期两期限，3× 5=15二十五，还有10年共五种。

年终后首日起算一头是指月报、季报只需要保存三年二尾是指现金日记账、银行存款日记账，需要保存25年三个五年固定资产卡片账报废清理、银行余额调节表、银行对账单保管期限5年三个永久年度财务报告包括文字分析、会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久保存。

档案保管的技巧：

1、整齐一致，横竖成行。如果箱、架、柜，大小式样不同则应适当分类，尽可能做到整齐划一。

2、避光通风。有窗库房，档案装具排列应与窗户垂直，以避免阳光直射；无窗库房，档案装具纵横均可，但应注意不能有碍通风。

3、充分合理利用空间。架（柜）之间的主要过道宽度一般1 米至1.2 米，一般过道宽度0.8 米左右为宜。所有装具均不应紧靠墙壁。