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欢迎来到档案界!2025年03月15日
文书学
文书档案装线是指将多个文书或档案文件放在一起,用绳子、线等材料进行绑扎,以方便保存和管理。这是一种常见的档案管理方式,常用于档案馆、图书馆、企事业单位等场所。
文书档案装线的步骤如下:
1. 将需要装线的文书或档案文件整理成一组。
2. 选择合适的绳子或线,根据文书或档案文件的大小和数量确定绑扎的位置和方式。
3. 将绳子或线绕过文书或档案文件,交叉绑扎并打结,确保绑扎牢固。
4. 检查绑扎是否牢固,如果不牢固则需要重新绑扎。
5. 在绑扎处贴上标签,标明文书或档案文件的名称、编号、日期等信息。
6. 将装线好的文书或档案文件放入存储盒或柜中,按照编号或日期等方式进行分类存放。
文书档案装线的优点是方便保存和管理,可以有效地防止文书或档案文件的损坏和丢失。同时也方便查找和使用,提高了工作效率。
文书档案三孔一线系绳不正确,是指文书档案的三孔一线系绳没有按照正确的标准来绑扎。这种情况下,应该重新按照正确的标准来绑扎,以确保文书档案的完整性和安全性。此外,为了尊重您的礼仪,我们应该尽量把您改成您,以表示尊重。
案卷内不能有金属物,三孔一线,孔距5mm,装订线距纸边1.25-1.5mm。
由文字性(或表格)材料组成的案卷一般都采取三孔一线的方法装订,装订一律在左侧,结头放在案卷后面。三孔一线的装订,孔距总长度大致为140~160毫米,中孔到边孔长度70~80毫米 ,卷脊装订线的垂直距离15~20毫米,装订一律在左侧,接头放在案卷后面。
档的上端和下端设置为2.54厘米,左边和右边设置为3.17厘米的页边距。页边距是指文档内容上、下、左、右边缘距纸张上、下、左、右边缘的距离。特殊情况下可根据需要修改页边距,也可以在页边距内增加额外空间,以留出装订位置。
对于一些公文资料、考试试卷,有时需要为其设置装订线。再次按照这个方法,添加其他信息,移动到需要的位置即可。
装订线注意,建议大家,在写一篇论文之前,最好先设置好页面布局及样式,全文编辑好以后,再进行页眉页脚的设置,最后再添加目录。不然,若是全文都排好了,回头再来调整页面布局,乱七八糟的排版,酸爽不言而喻。页面设置里面最常用到的就是页边距,装订线与纸张大小的设置。
1.档案装订,一般较薄的文件用经检测合格的不锈钢钉或不锈钢书针装订。
2.较厚的文件采用“三孔一线”方式装订,这样装订的档案更加整齐美观,不易散卷。
3.“三孔一线”如何装订,看下图分解。
4.按照卷皮-卷内目录-档案-备考表。
5.顺序放好后,用打孔机打孔。
6.打完孔的档案,为了好装,用燕尾夹夹住,不容易散,会更加容易穿线,装订。
7.装订针穿好棉线,单股线即可,从背面,中间的孔穿线过去。
8.穿到正面后,可以从上或者下面孔穿过,两个都可以,根据个人的习惯选择即可。
9.穿到案卷背面后,再次从中间的孔,有背面引线到正面,从另外一个孔,引线到背面。
10.打死结,剪去多余的线,即可完成装订。
11.一定要把绳子拉紧了,防止案卷松散。
12.之后我们的案卷就装订完成了。
可以用三孔一线法装订,具体方法如下:
1 、将档案重叠整齐,然后启动打孔机,将适当数量的档案放于打孔条之下,距离打孔条大概2-3cm厚,在其正面圆孔标记处进行打孔。
2、将打好孔的档案,反面放于桌面之上,穿好针线备用。
3、先从上而下穿中间的孔,一次穿一本档案,线头结尾留出4-5cm以备打结,然后由下而上穿第一个孔,从左到右数,继续由上而下穿第三个孔,最后一个,最后由下而上穿中间的孔,第二个孔,接下来将留出的4-5cm线进行打结,最好打两次死结,线不剪断。
4、按照以上的方法,将每本档案之间留出4-5cm长的线,所有的档案穿好线,最后用剪刀依次从线的中间剪断。每次穿线的长度取决于档案的数量,线的长度要适宜,不易纠缠成结,方便操作。
归档文件注意事项:
1、选择的分类标准交叉。比如在选择分类方案时,既使用“机构”,又使用“问题”标准,如综合类、业务一科、业务二科等,其中的“综合类”为“问题”标准,“业务一科”等为“机构”标准。按这种方法设置的类目整理归档文件,容易造成文件材料的分散,影响检全率。
2、在编制分类方案时,设“会议类”,比如按“机构”设置办公室、业务一科、业务二科等类目,在办公室类下设置会议类。按“问题”设置党群类、行政类、业务类,在行政类下设会议类。
3、采用级次分类法,收文、发文分类法,文号分类法进行分类。
4、当采用机构分类标准时,完全按归档文件署名的责任者归类,业务部门的业务文件,只能以整个机关或文秘部门名义制发。为了保持业务部门的完整性,增加业务部门归档文件的检全率,应将以办公室名义制发的属业务部门职能的归档文件,归入业务部门。
办公存档穿的线叫扣线。
装定线方法:
(1)文字材料必须装订成册,图纸材料可以装订成册,也可以散装在卷盒内存放。
(2)装订时要剔除金属物,装订线一侧根据案卷薄厚加垫草板纸。
(3)案卷用棉线在左侧三孔装订,棉线装订结打在背面。装订线距左侧20mm,上下两孔分别距中孔80mm。
(4)装订时,须将封面、目录、备考表、封底与案卷一起装订。图纸散装在卷盒内时,需将案卷封面、目录、备考表3件用棉线在左上角装订在一起。