人事档案和业务档案

　　人事档案和业务档案包括人事档案的收集归档、鉴别、整理、保管、利用、转递、登记和统计七大环节。

　　1.人事档案的收集归档

　　人事档案材料的收集是人事档案工作的起点，也是人事档案工作的前提和基础，它解决了材料分散形成和人事档案集中使用的矛盾。

　　根据档案管理规定，人事档案管理人员应通过相关部门或相对人收集入档材料，并及时归档。在人事档案管理过程中，应及时地将员工的继续教育、培训情况、绩效考核情况等信息资料加入到人事档案中，并不断地完善和补充，做好零散材料的收集归档工作。同时，要建立和健全归档制度、移交制度、联系沟通制度、检查核对制度等。

　　2.人事档案的鉴别

　　人事档案的鉴别是指按照一定的原则和方法，对收集的档案材料进行审查和甄别其真伪，判断其有无保存价值，确定其是否归入人事档案的工作。人事档案材料必须经过认真鉴别，符合真实准确、齐全完整、规范精炼、观点鲜明、办理完毕、手续完备等要求，确实是属于本人的、属于人事档案的且符合归档条件的材料；对于不符合归档要求的材料，可选择转出、退回、留存或销毁等相应的处理方式。

　　3.人事档案的整理

　　人事档案的整理是指依据一定的原则、方法和程序，对收集起来并经鉴别的人事档案材料，以个人为立卷单位，进行分类、排列、编目、复制加工和装订等，使之条理化、系统化的过程。整理人事档案要做到分类明确、编排有序、目录清楚、装订整齐，通过整理的档案应该完整、真实、条理、精炼和实用。

　　4．人事档案的保管

　　人事档案的保管是指根据档案材料的成分、状况而采取的存放、安全保护措施，包括日常管理、流动中保护、专门保护等。人事档案保管的意义在于维护人事档案材料的完整和有序，防止人事档案材料自然或人为地损坏，延长人事档案的寿命。人事档案的保管要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温。

　　5．人事档案的利用

　　人事档案的利用是指根据有关规定和原则，为人事工作和其他工作以提供人事档案内容中有关情况和材料为方式的一种服务工作。人事档案的利用在整个人事档案管理工作中处于主导地位，是人事档案管理中最有活力的环节，是人事档案工作成果的集中反映。收为用，整为用，管为用，人事档案的一切工作都是为了利用。

　　常见的利用服务方式有查阅、外借、出具证明等。根据有关部门的规定，凡因入党、入团、升学、参军、提干、招工、出国等进行政治审查，需要了解其父母或亲属情况的，一般不能查阅人事档案，只能由人事档案部门按上述文件规定的内容，写出有关情况的证明材料。复制人事档案材料是出具证明材料的另一种形式。一般只限于为审理条件、出国和留学等提供所必需的证件材料。

　　6.人事档案的接收和转递

　　人事档案的接收和转递可以保证人事档案及时地为人事工作提供服务，实现“档随人走”和“人档统一”，是丰富和充实人事档案内容、维护人事档案完整性和真实性的必要手段。人事档案在转递过程中，应遵循及时、准确、安全和完整的原则。

　　7.人事档案的登记和统计

　　人事档案登记包括人事档案状况登记和人事档案工作登记两个方面，属于工作记录性登记。人事档案登记所形成的记录直接反映了人事档案状况和人事档案管理状况，可以作为人事档案统计的基础数据。除了专门设计的统计调查项目外，大量的原始数据都是从各种各样的登记材料中获得的。

　　人事档案统计就是运用一系列专门的统计方法和技术，对人事档案工作领域中的诸种现象、状态和趋势等进行量的描述与分析，为工作决策提供坚实可靠的数据支持，为组织和人事工作服务。人事档案统计是了解、认识和掌握人事档案工作总体情况的一种方法和手段。如果没有对人事档案工作及其发展情况的掌握，没有对这一基本情况的综合分析，就不可能正确指导当前的人事档案工作，就不可能实现人事档案的科学化、规范化管理。

　　业务档案管理制度

　　1、档案管理是行政管理工作的一部分，它为企业的各项规章制度的制定提供了管理的参考依据，况且想要制定有效的管理制度就需要依靠档案来进行参考，因此档案在某些方面为管理工作提供了决策的依据。

　　2、档案详细真实地记录着企业的各种业务往来，它是有凭证和参考作用的。这种业务记录为企业的管理提供了各种管理数据，各种项目上的档案整理会给整个企业的运营提供了促进的作用，也能不断地提升项目的盈利和管理水平。

　　3、档案是与企业文化息息相关的，它是企业文化的重要组成部分，它见证着企业的发展历程，为企业的发展做好记录；同时它也是企业精神文化与价值观的一种体现，记录着企业的各种文化氛围，一张张真实的照片，一段段真实的影像，都是企业真实的回忆，也是企业员工的珍贵经历，它凝聚着企业的向心力，因此它在企业文化中有着无可取代的作用。

　　4、档案的真实性决定了它是证据提供的有力数据，它真实地记录着当事人在何时、何地进行了何种的业务活动，是最真实的反映者，它能保护企业与员工的利益不受到损害，在法律上得到保证，也使得各方面的责任更加明确，减少不必要的纠纷。

　　5、档案其实是一种教育资源，它在企业对员工进行培训时可以用作教材与参考资料，只因它是真实的记录和反映，它对比其他的资料来说更加具有说服力，也更能让人信服，尤其是其中记录的真实案例。