唐山基建档案扫描

基建档案图纸扫描要扫归档章吗?

基建档案图纸扫描不用扫归档章。归档章是档案管理专用章之一。归档章是印制于图纸上表示鉴定、签署或归档的文具。扫描时不需要扫描。

唐山市城市建设档案管理规定

第一条　为加强我市城市建设档案管理，适应城市建设事业发展的需要，根据《中华人民共和国档案法》、国务院《科学技术档案工作条例》和有关法律、法规的规定，结合本市实际，制定本规定。第二条　城市建设档案(以下简称城建档案)是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条　本规定适用于本市行政区域内城建档案的管理。第四条　城建档案管理应遵循统一管理、多套分存的原则，建立健全以市城建档案馆为中心，以各县(市)城建档案馆(室)为基础的城建档案管理网络。第五条　市建设行政主管部门负责本市城建档案管理工作。各县(市)建设行政主管部门负责辖区内的城建档案管理工作。
　　市、县(市)城建档案管理机构，具体负责辖区内城建档案的日常管理工作，其范围是：
　　(一)贯彻执行有关城建档案工作的法规、规章；
　　(二)接收、收集需要长期和永久保存的城建档案资料；
　　(三)负责城建档案资料的管理及利用工作；
　　(四)对重要工程的竣工档案资料进行核查；
　　(五)对各有关单位、部门的城建档案管理工作进行检查、指导；
　　(六)开发城建档案信息资源，为城市规划、建设及其管理服务。第六条　市、县(市)档案行政主管部门应当在业务上加强对城建档案管理机构的监督、指导。第七条　县(市)政府应当配备与城建档案管理任务相适应的工程技术和档案专业人员，并对所需经费予以保障。第八条　各有关单位应当做好城建档案资料的整理、归档、移交工作，保证城建档案的齐全、准确、安全和有效利用。第九条　市、县(市)城建档案管理机构重点管理下列档案资料：
　　(一)城市建设工程档案：
　　1、工业建筑工程：包括工厂、矿山等。
　　2、公共和民用建筑工程：包括文化、教育、卫生、体育以及住宅等建筑工程。
　　3、城市市政公用基础设施工程：包括道路、桥涵、给排水、燃气、供热、照明和市容、环卫、环保设施等工程。
　　4、城市基础设施工程：包括电厂、变电站、邮政电信枢纽、城市规划区内输配线路、铁路、公路、港口、机场、公交等工程。
　　5、园林绿化、风景名胜建设工程：包括公园、绿地、文物古迹、雕塑以及纪念性、标志性建筑设施等工程。
　　6、城市防灾工程。
　　7、城市人防工程。
　　8、军事工程：包括除军事营区和军事管理区以外的各类工程设施及穿越市区的地下管线及有关地下隐蔽工程。
　　(二)城市建设各相关部门在城市规划、市政、环保、房地产、人防等管理活动中形成的城建档案资料。
　　(三)各有关单位在城市建设方面形成的科研成果资料以及与城市建设相关的城市历史、自然资源、生态环境等基础资料。
　　人防工程、军事工程涉及国家和军事秘密的除外。第十条　列入城建档案管理范围的建设工程，建设单位在组织竣工验收前，应当提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。城建档案管理机构预验收工作应在建设单位提请之日起五日内完成，重大建设工程的预验收工作期限不超过十日。验收合格后，由城建档案管理机构出具工程档案认可文件。第十一条　建设单位在取得工程档案认可文件后，方可组织工程竣工验收。建设行政主管部门在办理竣工验收备案时，应当查验工程档案认可文件。第十二条　建设工程竣工验收合格后，建设单位应当在三个月内向城建档案管理机构报送准确、齐全的竣工档案材料(原件)。
　　已建成的工程项目无现状图或竣工档案不齐全、不准确的，其产权单位应进行补测、补绘，并在补测、补绘后一个月内将档案移交城建档案管理机构。
　　建设单位可以委托城建档案管理机构代为整理、编制工程档案，整理、编制的费用由委托单位支付。第十三条　城市建设各相关部门形成的城建档案，应自形成之日起一年内向城建档案管理机构移交。
　　城市房屋产权产籍档案的移交期限，按省建设行政主管部门的规定执行。
　　各有关单位在城市建设方面形成的科研成果以及与城市建设相关的城市历史、自然资源、生态环境等基础档案资料，应在形成之日起三个月内向城建档案管理机构移交。第十四条　本市市区的城建档案向市城建档案管理机构移交；各县(市)城建档案向所在地城建档案管理机构移交。
　　移交单位在向城建档案管理机构移交档案正本的同时，应当自存档案副本。

扫描档号的格式

为规范档案目录数据库的建设工作，现将各门类档案的档号格式统一如下：
1、文书档案：
传统组卷方法：全宗号(4)加年度(4)加目录号(3)加案卷号(4)加页号(4)
简化整理方法：全宗号(4)加年度(4)加保管期限（代号）(3)加分类号(4)加件号(4)
2、会计档案：全宗号(4)加年度(4)加目录号(3)加案卷号(4)
3、设备档案:全宗号(4)加年度(4) 加分类号(4)加案卷号(4)加件号(4)
4、基建档案：全宗号(4)加目录号(3)加案卷号(4) 加页号(4)
5、声像档案：全宗号(4) 加期限（代号）(3)加分类号(4)加案卷号(4)加件号(4)
6、实物档案：全宗号(4)加年度(4)加期限（代号）(4)加分类号(4)加件号(4)
7、电子档案：全宗号(4)加年度(4)加期限（代号）(3)加分类号(4)加件号(4)
8、婚姻档案（传统）：全宗号(4)加年度(4)加目录号(3)加案卷号(4)加页号(4)
婚姻档案（简化）：全宗号(4)加年度(4)加保管期限（代号）(3)加分类号(4)加件号(4) 说明：
1、凡编“目录号”的档案，档号格式均应参照：全宗号(4)加年度(4)加目录号(3)加案卷号(4)加页号(4)
2、凡编“分类号”的档案，档号格式均应参照：全宗号(4)加年度(4)加保管期限（代号）(3)加分类号(4)加[案卷号（4）]加件号(4)[页号（4）]
3、“[]”内字段为对应可选项，即：若选用“案卷号”，则将“件号”改为“页号”。

纸质档案数字化处理的基本程序与方法

任何一个有一定存在历史的机构，都有一定数量的纸质档案，将这些纸质档案数字化，有利于管理与利用。
下面，将以检察院的纸质档案数字化为例，对档案数字化处理的基本程序与方法予以介绍。
创建档案管理分类架构
检察院的综合档案管理，分类架构一般为：
文书档案、财务档案、声像档案、实物档案、基建档案、设备档案、司法鉴定档案、诉讼档案和电子档案等九大类，诉讼档案是检察院最为专业、也最为重要的档案类型。
各级检察院可根据自身管理需要，进行更详细的档案分类管理。
取卷
从库房拿取需要数字化的纸质实体案卷，取卷时注意：
准确记录所取案卷的物理存放位置。
依次拿取，不要丢卷，确保案卷的完整。
档案定义
档案定义，是3Hmis的专用术语，实际上就是确定档案的最底层分类的相关属性，或称案卷的相关属性。3Hmis可同时管理纸质档案和数字化档案，如果3Hmis已存在相关案卷信息，此步骤可省略。
关于档案定义的具体操作，前面已详细介绍，这里不再重复。
拆卷
拆卷的含义是手工拆除案卷装订，如果纸质实体案卷信息已保存在3Hmis系统中，还应执行取消注册功能，相当于在3Hmis中执行拆卷操作。
拆卷的注意事项：
保证案卷的完整，检查是否有缺页、漏页及其它错误，正、副卷标注是否正确。
保持案卷的清洁。
拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线。
取掉案卷中的金属物。
将卷内文件一页页分开，对单面、双面等情况进行标注，以提醒扫描人员注意。
为了方便扫描及时与扫描人员沟通。
注明每卷（包括正、副卷）的页数及其他的特殊情况。
如有疑问，应及时向档案管理员进行咨询和沟通，不得擅自违规处理。
录入卷内文件信息
一份案卷，一般都由多份性质相同或相似的文件组成，即所谓卷内文件。
如果系统中已存在卷内文件目录，不必在录入，若无，则采用新建文件的方法，录入卷内文件属性信息。
扫描
对已录入相关属性的卷内文件进行扫描，并将扫描结果文件引入（上传）档案系统。
3Hmis的图片管理器内嵌扫描处理程序，可在录入卷内文件信息的同时直接调用扫描模块进行扫描（支持高速扫描仪），用户亦可使用其它扫描程序扫描文件（但使用3Hmis提供的图片管理器更为简单方便），然后，再通过引入功能将扫描文件引入档案系统，3Hmis还提供了专门的批量引入工具。
如果检察院有更严格的数字化档案安全管理要求，并有专门用于归档的电子印章，可在扫描文件上加盖归档专用的电子印章。
扫描时的注意事项如下：
根据需要设置扫描文件的格式和分辨率，3Hmis可对各种常用格式的数字化文件进行管理。
对于封面、内页、手写诉状或是发票等各类不同证据材料，需用不同的比例或扫描方法进行扫描。
根据规则设置扫描文件的存放位置和扫描结果文件的文件名（采用3Hmis图片管理器扫描时，将自动上传，股不需要存放在客户端）。
将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对，确保不重扫、漏扫、多扫，同时保证案卷的清晰度，对扫描结果不佳的页面进行专门处理。