山东省文书档案扫描公司

山东省档案条例(2004)

第一章 总则第一条 为了加强对档案的管理和收集、整理工作，发展档案事业，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称档案法）和《中华人民共和国档案法实施办法》（以下简称档案法实施办法），结合本省实际，制定本条例。第二条 本条例所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、医学、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。第三条 本省行政区域内的国家机关、社会团体、企业事业单位和其他有关组织（以下统称单位）以及个人从事档案活动，均应遵守本条例。第四条 各级人民政府应当加强对档案工作的领导，建立健全档案机构，将档案事业建设列入本地区国民经济和社会发展计划，保障发展档案事业所需经费并列入财政预算。第五条 单位必须加强对档案工作的管理，为档案工作提供必要的条件，保障档案工作正常开展。第二章 档案机构及其职责第六条 省档案行政管理部门主管全省档案事业，对全省档案工作实行统筹规划，组织协调，监督指导。
设区的市、县（市、区）档案行政管理部门，主管本行政区域内的档案事业，对单位的档案工作实行监督指导。
乡（镇）人民政府和城市街道办事处应当配备专（兼）职档案工作人员负责管理本机关的档案，并对所属单位和村民委员会、居民委员会的档案工作实行监督指导。
村民委员会、居民委员会应当在本区域内开展档案收集、整理、保管和利用工作。第七条 综合档案馆按照县级以上行政区划分级设置，负责接收、收集、整理、保管和提供利用分管范围内各种门类的档案以及其他可以由综合档案馆保管的档案。第八条 专门档案馆和部门档案馆的设置，应当符合全国档案馆设置原则和布局方案，根据省档案行政管理部门的统筹规划，由同级档案行政管理部门审核后，报本级人民政府批准。
专门档案馆负责接收、收集、整理、保管和提供利用专门领域或者特殊载体形态的档案。部门档案馆负责接收、收集、整理、保管和提供利用本部门及其所属单位形成的档案。第九条 企业档案馆的设置由企业自主决定。事业单位档案馆的设置，应当经过其主管部门批准。
企业事业单位档案馆负责接收、收集、整理、保管和提供利用本单位及其所属单位形成的档案。第十条 单位应当设置档案机构或者配备专（兼）职档案工作人员，负责集中统一管理本单位的档案，并对所属单位的档案工作实行监督指导。第十一条 档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备相应的档案专业知识、接受继续教育和岗位培训。
管理属于国家所有的档案的工作人员应当持证上岗。第十二条 档案中介机构应当依法设立。
档案中介机构可以从事下列档案业务：
（一）档案业务咨询；
（二）档案整理；
（三）档案价值评估；
（四）档案技术服务；
（五）档案寄存保管；
（六）营业执照核准的其他档案业务。
档案中介机构应当遵守法律、法规、规章的规定并接受档案行政管理部门的监督。第三章 档案管理第十三条 单位及其工作人员在公务活动中形成的文件材料，按照国家和省有关规定应当归档的，单位文书或者业务部门必须收集、整理，并按照规定时间交本单位档案机构和档案工作人员集中管理。任何个人不得将应当归档的材料据为己有或者拒绝归档。
任何单位或者个人不得伪造档案。第十四条 实行档案登记备案制度。档案行政管理部门应当对单位从事档案工作的机构、库房设备、档案藏量以及其他应予登记备案的事项进行登记备案。第十五条 举办重大经济、政治、科学、文化、教育、体育、民族、宗教等活动的，主办单位应当事前通知同级档案行政管理部门。主办或者承办单位应当收集和保护活动中形成的档案。新闻媒体应当妥善保管活动中通过摄影、录像、录音等方式形成的档案。主办或者承办单位和新闻媒体应当在活动结束之日起六十日内，到同级档案行政管理部门办理档案登记备案；不具备保管档案条件的，应当在活动结束之日起九十日内向同级综合档案馆移交档案。第十六条 科学技术研究成果的鉴定或者推广、产品试制、设备开箱、基本建设工程和其他技术项目进行鉴定或者验收时，应当有本单位档案工作人员参加。
县级以上人民政府确定的重点建设项目和重大科学技术研究项目的档案，应当由同级档案行政管理部门和有关主管部门验收。

山东省档案条例的第三章　档案管理

单位及其工作人员在公务活动中形成的文件材料，按照国家和省有关规定应当归档的，单位文书或者业务部门必须收集、整理，并按照规定时间交本单位档案机构和档案工作人员集中管理。任何个人不得将应当归档的材料据为己有或者拒绝归档。任何单位或者个人不得伪造档案。 科学技术研究成果的鉴定或者推广、产品试制、设备开箱、基本建设工程和其他技术项目进行鉴定或者验收时，应当有本单位档案工作人员参加。县级以上人民政府确定的重点建设项目和重大科学技术研究项目的档案，应当由同级档案行政管理部门和有关主管部门验收。 各级各类档案馆接收档案的范围按照国家有关规定执行。单位必须按照下列规定向有关档案馆移交档案：（一）列入省综合档案馆收集范围的档案，自形成之日起满十五年，向省综合档案馆移交；（二）列入设区的市或者县（市、区）综合档案馆收集范围的档案，自形成之日起满十年，向设区的市或者县（市、区）综合档案馆移交；（三）列入专门档案馆收集范围的档案，自形成之日起满一年，向专门档案馆移交，但是国家另有规定的从其规定；（四）列入部门档案馆或者企业事业单位档案馆收集范围的档案，于形成的次年六月三十日前向部门档案馆或者企业事业单位档案馆移交。经同级档案行政管理部门审查同意，专业性较强或者需要保密的档案，可以延长移交期限；撤销或者破产单位的档案可以提前移交。 属于集体所有、个人所有的对国家和社会具有保存价值或者应当保密的档案，因保管条件恶劣或者其他原因，可能导致档案不安全或者严重损毁的，档案行政管理部门有权采取代为保管等措施，必要时，可以收购或者征购。档案行政管理部门对收购、征购、代为保管的档案，应当组织专家进行鉴定。 省综合档案馆应当建立全省档案资料目录信息中心，各级各类档案馆和其他档案机构应当利用现代化信息手段，逐步实现信息共享，为社会提供便捷服务。设区的市、县（市、区）综合档案馆应当定期向省档案资料目录信息中心报送档案资料目录，专门档案馆、部门档案馆、企业事业单位档案馆和其他档案机构应当定期向同级综合档案馆报送档案资料目录。 各级综合档案馆应当逐步建立现行文件服务中心，收集、管理、提供利用同级国家机关、社会团体、事业单位处理完毕的各类现行文件。各级国家机关、社会团体、事业单位应当根据省有关规定向同级综合档案馆和现行文件服务中心移交各类非保密的现行文件。 单位和个人利用已开放的档案，须凭介绍信、居民身份证、工作证等合法证明；利用未开放的档案和其他单位保存的档案，必须遵守国家有关规定，不得擅自抄录、复制档案或者泄露档案内容。外国人或者外国组织利用已开放的档案，按照国家有关规定执行。利用档案时，任何单位和个人不得涂改、损毁、丢弃档案。 档案馆提供利用寄存的档案，应当经寄存者同意。向档案馆移交、捐赠、寄存档案的，对该档案享有优先利用权，并可以对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护其合法权益。 档案馆提供档案和咨询服务，可以按照国家和省有关规定收取费用。单位和个人利用其捐赠、寄存的档案，档案馆应当无偿提供。

纸质档案数字化处理的基本程序与方法

任何一个有一定存在历史的机构，都有一定数量的纸质档案，将这些纸质档案数字化，有利于管理与利用。
下面，将以检察院的纸质档案数字化为例，对档案数字化处理的基本程序与方法予以介绍。
创建档案管理分类架构
检察院的综合档案管理，分类架构一般为：
文书档案、财务档案、声像档案、实物档案、基建档案、设备档案、司法鉴定档案、诉讼档案和电子档案等九大类，诉讼档案是检察院最为专业、也最为重要的档案类型。
各级检察院可根据自身管理需要，进行更详细的档案分类管理。
取卷
从库房拿取需要数字化的纸质实体案卷，取卷时注意：
准确记录所取案卷的物理存放位置。
依次拿取，不要丢卷，确保案卷的完整。
档案定义
档案定义，是3Hmis的专用术语，实际上就是确定档案的最底层分类的相关属性，或称案卷的相关属性。3Hmis可同时管理纸质档案和数字化档案，如果3Hmis已存在相关案卷信息，此步骤可省略。
关于档案定义的具体操作，前面已详细介绍，这里不再重复。
拆卷
拆卷的含义是手工拆除案卷装订，如果纸质实体案卷信息已保存在3Hmis系统中，还应执行取消注册功能，相当于在3Hmis中执行拆卷操作。
拆卷的注意事项：
保证案卷的完整，检查是否有缺页、漏页及其它错误，正、副卷标注是否正确。
保持案卷的清洁。
拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线。
取掉案卷中的金属物。
将卷内文件一页页分开，对单面、双面等情况进行标注，以提醒扫描人员注意。
为了方便扫描及时与扫描人员沟通。
注明每卷（包括正、副卷）的页数及其他的特殊情况。
如有疑问，应及时向档案管理员进行咨询和沟通，不得擅自违规处理。
录入卷内文件信息
一份案卷，一般都由多份性质相同或相似的文件组成，即所谓卷内文件。
如果系统中已存在卷内文件目录，不必在录入，若无，则采用新建文件的方法，录入卷内文件属性信息。
扫描
对已录入相关属性的卷内文件进行扫描，并将扫描结果文件引入（上传）档案系统。
3Hmis的图片管理器内嵌扫描处理程序，可在录入卷内文件信息的同时直接调用扫描模块进行扫描（支持高速扫描仪），用户亦可使用其它扫描程序扫描文件（但使用3Hmis提供的图片管理器更为简单方便），然后，再通过引入功能将扫描文件引入档案系统，3Hmis还提供了专门的批量引入工具。
如果检察院有更严格的数字化档案安全管理要求，并有专门用于归档的电子印章，可在扫描文件上加盖归档专用的电子印章。
扫描时的注意事项如下：
根据需要设置扫描文件的格式和分辨率，3Hmis可对各种常用格式的数字化文件进行管理。
对于封面、内页、手写诉状或是发票等各类不同证据材料，需用不同的比例或扫描方法进行扫描。
根据规则设置扫描文件的存放位置和扫描结果文件的文件名（采用3Hmis图片管理器扫描时，将自动上传，股不需要存放在客户端）。
将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对，确保不重扫、漏扫、多扫，同时保证案卷的清晰度，对扫描结果不佳的页面进行专门处理。

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档案管理外包公司的选择和安全问题
一、档案外包需求的分类
笔者认为档案外包从服务需求内容上整体上分为2大类，劳务外包和专业外包；劳务外包主要解决的是劳动力不足的问题，而专业外包则是解决档案管理过程中的管理流程、管理制度、专业档案的整理方案、迎接上级检查或档案执法检查的迎检方案、专业档案管理软件、档案知识管理和数据挖掘等方面的专业服务。在实际过程的档案外包合作过程中，可能出现以上2种需求都包含的情况。从外包主体上可以分为档案馆（室）机关外包和企事业公司制外包2个主体类别，由于档案馆（室）主要业务是档案管理，并配备了专业人员，所以外包的需求大多是劳务需求型的。企业和事业单位的由于档案作为支撑主营业务的模块，往往在知识储备和人力配备上不足，对专业要求比较高，所以往往需要进行管理咨询、整理扫描、软件规划等专业外包服务。
二、档案服务公司服务类别
目前国内档案公司提供的基本服务大致分为档案软件开发、档案整理数字化加工、档案装具用具生产及销售、纸质档案托管、档案信息化硬件供应等几大类。不同的公司服务的目标客户群体不同，有的直接面对终端客户，有的做档案渠道。
三、如何根据需求甄选档案公司
笔者认为，在选择目标档案服务商的决策上，应该根据自身的需求和内部档案管理成熟度来考量。比如传统的档案馆（室），本身对劳务外包需求比较大，可以选择专业做档案整理扫描的公司。比如企事业单位，在档案专业上不足，可以选择具备档案管理咨询和档案全流程服务业绩的公司，这样确保档案管理工作的专业性和系统性。档案软件的选择和选型，都是建立在客户档案管理成熟度比较高的阶段，所以档案管理软件的作为工具型的产品，一定是要结合档案管理现状来选型的。鸿博档案认为，选择何种档案类型的服务公司，不仅需要评估专业能力，也要考量服务的可持续性和长久性，考量档案服务公司的服务价值观。对于国内起步较晚的档案外包行业来说，档案服务产品化和品牌化，是外包企业战略发展的必然选择。