随州财务档案扫描

财务凭证移交档案馆要扫描吗

要。财务凭证移交档案需要扫描，扫描可以将纸质文件转换为数字格式，使得文件易于管理、存储和传输，财务凭证移交档案可以通过电子邮件或云存储等方式进行备份和共享，提高文件的安全性和可访问性。

档案扫描员的具体工作是什么

主要工作流程

一、 档案工作《商业城、物业档案管理办法》

合同部分：

1. 责任人：人事行政部是合同的主管部门，档案员为合同归档管理的负责人。

2. 合同管理：责任部门签订的合同移交给人事行政部 ，合同要做随时归档、整理编号及按照《档案管理办法》由行政部领导审批借阅。

3. 目标及注意事项：合同要及时归档、文件完整，分类准确，查阅快捷、方便。合同文件严禁任何人复印。

小商户档案部分：

1. 责任人：营运一、二部为小商户档案的主管责任部门，人事行政部对小商户档案进行统一管理，档案员为小商户档案的管理责任人。

2. 小商户管理：每周周一人事行政部到营运一、二部归档小商户档案，并整理到每户一份的小商户档案内。员工可随时查阅小商户档案，如需复印时需经过人事行政部领导审批方可复印。

3. 目标及注意事项：文件完整，目录清晰，退铺的商户需把档案重新整理、分类用档案袋封存。

竣工档案及图纸部分：

1. 责任人：地产工程部为档案的形成移交部门，人事行政部为档案的责任部门，档案员为责任人。

2. 档案的管理：项目完工后由地产工程部移交商业城的项目竣工档案及竣工图纸（现正在移交中），移交完的档案整理、编号、形成电子目录，按照《档案管理办法》借阅。

3. 目标及注意事项：查找方便，对借阅的档案及时跟踪，保持原有档案的完整性。

写字间、公寓业主资料部分：

1. 责任人：物业管业部、工程部为档案的主管部门，人事行政部为档案的责任部门，档案员为责任人。

2. 资料管理：业主资料收集完整后移交给人事行政部，人事行政部负责归档、

管理。

3. 目标：便于查找及对外保密工作。

电子文档部分：

1. 责任人：商业城、物业各部门为档案形成移交部门，人事行政部为档案的责任部门，档案员为责任人。

2. 电子文档的管理：人事行政部每半年对各部门电脑内的文件进行备份一次，离职员工、岗位调动员工内的资料由职位变动时备份。由人事行政部统一管理，电子文档的复制由领导签字批准后，以人事行政部实施。

3. 目标及注意事项：及时归档，使用时由人事行政部监督复制。

其它文件：

1. 责任人：商业城、物业各部门，人事行政部为档案的责任部门，档案员为责任人。

2. 文件管理：各部门形成的文件由人事行政部每年统一归档一次。整理、编号。

3. 目标及注意事项：分类管理方便查找。

二、 保险工作：《保险申报、理赔工作流程》

1. 责任人：人事行政部责任商业城、物业的保险报险、理赔工作，营运部责任小商户的保险理赔工作。发现险情的第一人为报险第一人。

2. 保险的管理工作：发现险情的第一人，将险情严重程度告知公司主管副总/总经理及报保责任人。责任人接到报险后联系责任部门、安管部到现场查看，由责任人统一向保险工作报险等待保险公司出险，由责任人协调责任部门及保险公司直至保险赔付。

3. 目标及注意事项：保险工作努力将公司所受到的损失降到最小。注意：险情发生时应及时通知责任人报险，保持现场，留存保险证据。

三、 总值巡场记录的跟踪

1. 责任人：人事行政部为总值班巡场的协调、跟踪部门。

2. 巡场的管理：人事负责对商业城、物业总值人员排班，每晚5：00由总值班组织，人事政部协调巡场，告知责任部门，并对巡场的内容进行跟踪落实。

3. 目标及注意事项：把问题及时反馈各部门，跟踪落实完成情况。对有规律，经常发生的问题汇总。

四、 部分证件的年检工作

1. 责任人：对人事行政部的部门证件的年检工作（物业资质证书、排污费、污水处理费、物业企业营业执照等）

2. 按照政府部门的有关规定及时参加年检工作。

3. 目标：及时年检，保持证件的有效性。

五、 考核管理工作：

1. 对商业城、物业各部门进行档案的考核工作。

2. 对商业城、物业各部门进行员工工装及工装佩带情况的考核工作。

六、 写字间、公寓的交楼工作：

1. 责任人：物业管业部为交楼工作的主管部门，人事行政部为物业合同签订、资料收取的责任部门。

2. 主要流程：由售楼员带业主去财务办理完手续后，到人事行政部办理销售单、采暖认证单、维修基金收票，签订物业服务管理合同。增写业主资料卡。

3. 目标及注意事项：非正常出库要有财务负责人签字，所有证件必须齐全，方能出库。

七、 外出登记台帐的管理：

1. 责任人：人事行政部为外出台帐的责任部门。

管理：办公人员外出需登记外出台帐，内容要清楚，项目要完整，人事行政部

档案扫描

档案扫描（也称为档案数字化加工或数字化扫描加工服务等）是近几年才兴起的一项服务形式，随着信息化建设的加速和无纸化办公的要求，要把纸质的档案转化成电子化的档案以方便查询和利用，档案扫描顺应了这一潮流，并在这几年内快速兴起。

档案扫描融合了档案扫描、CCD技术、OCR识别和文档管理等技术，可以将数以万计的纸介质的文档、档案、书本杂志等快速、自动地转换成电子化（数字化）文本、影像，并实现信息高速检索。

档案扫描流程

相比于档案目录信息的输入存储,档案全文的录入和存储组织工作要复杂得多，必须建立起一套工作流程和技术规范,以保障未来网上档案信息的高质量和统一性,确保档案、图书、情报等各类信息最大限度的一体化，并为今后技术的发展留下兼容和扩充的余地。整个档案扫描一包括这几个环节：

文档扫描

批量的把纸介质的文档、档案、书本杂志等用扫描仪进行扫描。目前通常用高拍仪或者高速扫描仪来进行文档扫描。

图像处理

对图像进行去歪斜，黑点、黑边等操作。

提取有效信息

对图像中有用的信息进行提取（利用OCR技术），有用的信息我们一般称之为关键字或索引值（如一份保险单中，受益人的姓名，身份证号都是关键字），这些关键字在查询时输入，极方便的查询出这份保险单。

管理和利用

通常档案扫描的最后一个环节是管理这些扫描后的电子化文件，如“文档管理系统”、“知识管理系统”，就属于这类型的管理软件。通过对这些电子化文件的管理，查询利用就非常的方便了。

参考资料：百度百科 档案扫描

财务票据如何扫描？已装订成册，不想拆装订，闲麻烦有没有好的办法？

可以使用档案、书籍、账本快速专业扫描仪，像个小照相机，把账本放在下面，上面扫描。就是说仪器运动，账本不动。

如下图：（不是广告，仅是告知大概什么样的，作为参考）

电子会计凭证如何报销入账归档？

泛微文书定-档案管理系统提出了业务、档案一体化方案，实现“票据”、“单据”、“凭证”、“账簿”、“报表”等全量会计资料的应归尽归和全生命周期闭环管理，包括电子会计资料形成、收集、整理、归档和电子会计档案保管、统计、利用、鉴定、处置等。

灵活集成其他业务系统，自动采集散落在前端信息化系统内的会计类资料，经过质检、编目等多个作业环节之后，实现全量会计资料的最终归档，无需打印，为组织降本增效。

01.电子会计资料形成

系统通过集成能力+流程引擎+低代码平台，让各类业务中产生的会计资料统一管理。

报销场景下，从报销系统、银企直连系统、财务核算系统等多套业务系统中抽取记账凭证、与该凭证相关的报销单、数电票原件、银行回单等会计资料的电子文件、元数据和结构化数据，进行统一打包归档，并在电子会计档案系统根据其关联关系进行自动化关联和成册。

采购业务中，泛微智能从采购管理系统、财务应付系统、资金系统、核算系统等多套系统中抽取记账凭证、相关采购合同和采购订单、采购发票、银行回单等会计资料的电子文件、元数据及结构化数据，进行统一打包归档。

销售业务中，相关的销售订单、销售出库单、销售发票，与财务会计相关的记账凭证、银行回单、总分账、明细账等都可以全量归档进入电子会计档案系统。

02.电子会计资料收集

1、采集自动化

参照《会计档案管理办法》第六条中划定企业会计资料归档范围，确认各类会计资料的来源系统，圈定会计档案系统采集会计资料的来源。

基于会计档案的归档范围、保管期限及相关的元数据策略，档案系统通过无缝集成OA、会计核算系统、银企互联系统、供应链管理系统等前端业务系统，实现业务端产生的全部业务档案数据自动化采集、全量归档。

档案系统根据会计资料间的关联关系，进行自动组件、立卷成册、装盒上架，实现会计档案的应归尽归。

2、归档转化方式多维度

为不同类型、不同形态的会计资料提供差异化的处理原则。

企业内部业务系统产生的“原生电子”记账凭证、会计账簿、会计报告、各类业务单据等，通过“生成板式文件”归档。

企业外部接收的电子会计资料，比如电子增值税普通发票、电子银行回单等，通过“传递原板式文件”归档。

企业从外部接收的“原生纸质化的”原始凭证，比如纸质增值税专用发票、纸质出货单等，在前端业务处理流程中实现“拍照或扫描进行纸质原始凭证电子化”后归档。

3、会计资料元数据管理

元数据中描述了档案的内容、结构、背景及其整个管理过程。

档案系统与前端业务系统无缝集成，通过接口同时实现元数据的自动捕捉、自动著录。例如，自动捕捉记账凭证元数据项，凭证字、凭证号、科目、会计属期等。

4、会计资料预归档

每一个归档的会计资料都是电子原文+元数据的组合，提供预归档平台进行接收；通过标准化的接口，对接前端会计核算系统、报销系统等多个业务系统，实现不同类型会计资料的前置化收集。

预归档库可以预设“记账凭证”“单据”“发票”“银行回单”等会计资料间的关联匹配规则，由系统完成自动关联、自动组件，快速生成合规的、待整理档案。

支持电子会计资料批量组件和合并组件，组件后正式推送“档案接收库”进行归档作业流程。

03.电子会计资料整理

1、智能关联，自动成册

档案系统内置了自动化“匹配规则引擎”，将从前端业务系统接收的电子会计资料按照业务流转规则及有机关联关系，实现在档案系统内智能关联，自动成册。

2、会计业务逻辑关系完整保存

档案系统可以帮助组织实现记账凭证到原始凭证的“一页式调阅”、“层层穿透”。

可以通过一张记账凭证，一键联查与该凭证具有强关联关系的单据、发票、附件等原始资料。实现了财务与业务逻辑完整可追溯，还原真实业务全貌。

04.电子会计资料归档

泛微文书定档案系统满足国家政策标准，对移交进入电子会计档案系统的会计资料进行“真实性、完整性、可用性、安全性检测”，检测完成后会自动生成检测报告，反馈质检结果，同时检测报告也支持下载和打印。

归档的过程中，自动设定相关权限以及电子会计档案的重要性、保管时间等。与电子签名技术融合，所有这些财务电子会计档案都实现防篡改、可验证。

05.电子会计档案利用管理

1、档案检索

海量档案数据的3秒检索。可以通过全文检索、条件检索等方式进行跨全宗、跨门类、跨条目检索，快速定位目标档案，并且可进行二次筛选。

2、档案借阅

实现申请、审批、赋权/出库、收权全流程管控。在线预览及下载的档案支持动态水印加注，防止档案内容外泄。同时系统能够按照借阅期限，对借阅查看的电子档案进行自动赋权与自动收权。

3、档案鉴定

档案系统通过流程，建立电子会计档案的鉴定机制：为超过“保密期限”的会计档案提供开放鉴定服务，为超过“保管期限”的会计档案，提供价值鉴定服务。

4、库房管理

针对少量纸质保管的会计档案，帮助组织实现纸质档案与电子档案同步管理。

首先，档案系统提供“可视化、虚拟电子库房”，电子库房内可以维护“库房-区域-密级架-档案盒”的物理位置、面积、容量、编号等信息；并提供档案盒条码、档案盒封面、备考表、盒脊背等报表样式的自定义配置及打印服务。

其次，运用条码技术，以码定位。密集架、档案盒等支持批量生成条形码、批量打印。通过扫码枪或手机端即可扫描“条形码”完成具有“纸质实体”档案的装盒、上架、入库，并线上记录纸质档案物理位置存址。

最后，实现线上电子版完整管理、线下纸质版少量留存备查，兼容企业单双套档案管理模式，将电子档案与纸质档案同步管理。

5、档案数据驾驶舱

档案系统提供多维度的智能动态数据看板、数据报表，用于展示系统内档案管理全貌。

6、电子辅助审计

档案系统可以协助或辅助企业进行便捷的“电子审计”。

档案系统可以为审计人员开通预制账号，通过档案借阅或可控查看权限，系统可以提供完整且具有业务逻辑关系的、用于审计的记账凭证、原始凭证、会计账簿及财务报告等电子会计档案，满足在线审计时“审计抽凭”场景需求。

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