文书档案案卷整理封面

文书档案案卷整理封面

案卷封面

案卷编号：______________

案卷名称：______________

归档日期：______________

案卷责任人：______________

档案管理单位：______________

档案分类号：______________

档案室编号：______________

档案存放位置：______________

备注：______________

如何填写文书档案的封面和封底

韩振华案卷封面与封底是一个案卷的“眼目”，是概括了解此卷内容的“钥匙”。填写好案卷封面及封底直接关系到利用者查阅的速度和质量，因此，填写好案卷封面、封底至关重要。现就文书档案案卷封面和封底的几个主要栏目的填写方法概述如下。１、全宗名称：案卷封面中上边第一个横格中应填写全宗名称，即立档单位的标准名称或通用的简称，不能随意简化。如：“中共铁岭市委”、“铁岭市ＸＸ局”。乡（镇）、村及一般企、事业单位可以写成“ＸＸ乡”、“ＸＸ厂”、“ＸＸ中学”等，一套机构、两块牌子的单位机构名称要写全，如：“铁岭市档案局（馆）”，“铁岭市广播局（铁岭市广播电台）等。２、属类。全宗档下边的一横格应填写该卷按机构或按文件内容分类所属的类别，如“办公室”、“组织部”、“宣传部”……，“综合类”、“组织人事类”、“计财类”……。如一个立档单位在一年中形成的案卷较少，完全按机构或按问题分类难以成卷，而将内容相近的若干份文件组成一卷，这样的案卷各类别之间的界限不分明，则封面的属类栏可不填写类别。３、案卷标题。案卷标题一般由作者、问题、文件名称三要素组成，标题字数最......

如何填写文书档案的封面和封底

案卷封面与封底是件组成一卷。这种各类别之间界限不分明的案卷,其、个案卷的“眼目”,是属类栏可不填写类别.概括了解此卷内容的3、案卷标题。案卷标题一般由作者、问题、文件“钥匙”.填写好案卷封名称三要素组成,标题数量最多不超过50字。标题面及封底直接关系到案书写格式要规范,不能乱七八糟地写成长短不齐的卷的质量,因此,填写好几行,应按文章行文,字的大小要适当,开始缩两字,案卷封面、封底至关重第二行以后顶行,直至把标题写完。案卷标题应用毛要.现就文书档案案卷笔或钢笔填写,而不能用圆珠笔、铅笔填写,以防字封面和封底的几个主要迹褪色。栏目的填写方法概述如4、时间。案卷封面下数第二道横线以上,填写此下.卷中的文件最早和最晚形成的时间,此栏的填写要 1、全宗名称:案卷详细认真,做到与卷内文件相符,特别是跨年度的文封面中上边第一个横格件形成时间更要填写准确。中应填写全宗名称,即5、文件份数。此栏的填写,不能随意地把一份文立档单位的标准名称或件写成多份,应有统一的标准,如某一文件的正本通用的简称,不能随意(包括附件)和原稿及重要文件领导人的最后定稿算简化。

文书工作的制作封皮是怎么制作的？

一、档案装具标准（档案装具国家行业标准DA/T6-92）
1、本标准（档案装具国家行业标准DA/T6-9）适用于钢类、木类、纸类等材料的档案装具，其他材料的档案装具亦应参照执行。2、固定架、密集架、案卷柜每层搁板承重应≥40KG。3、常用柜类的顶板、正面板、侧面板、底板钢板厚度≥1.0mm，隔板、背板厚度≥0.8，轨道厚度≥1.5mm。6、钢板的剪裁、弯折、机加件加工后均应打毛刺，并无裂纹和伤痕。7、所有焊接件，应焊接牢固，焊接部位光滑、平整，露出的结合面必须磨平。8、表面处理及深装底面必须用脱脂剂或其他方法将油脂和污物除净。9、面板、侧板等重要零件应施以表面磷化处理，磷化后不应有油、锈斑和积水。10、装具表面应平滑且不得有凹凸现象。11、漆膜厚薄应均匀，无起毛、垂流、划伤、疙瘩、皱纹等影响外观的缺陷。

二、文书档案案卷格式（GB/T9705-88国家标准）
硬卷皮格式：硬卷皮封面尺寸规格采用300mm×220mm或280mm×210mm。封底尺寸同封面尺寸。封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮。
软卷皮格式：使用软卷皮装订的案卷，必须装入卷盒内保存。软卷皮外形尺寸：软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底可根据需要采用长宽为297mm×210mm(供A4型纸用)或260mm×185mm(供16开型纸用)的规格。
卷盒格式：卷盒外形尺寸采用300mm×220mm，其高度可设置30、40或50mm的规格。盒盖翻口处中部设置绳带，便于系紧卷盒。
卷内文件目录格式：目录用纸幅面尺寸采用国内通用16开型(260mm×185mm)或国际标准A4型(297mm×210mm)。卷内目录用纸上白边宽20±0.5mm，卷内目录用纸下白边宽15±0.5mm，卷内目录用纸左白边宽25±0.5mm，卷内目录用纸右白边宽15±0.5mm。卷内备考表外形尺寸均同卷内目录。
文书档案案卷格式监制：在卷皮封底下部应印上“由×××档案局监制”字样。

三、归档文件整理规则（归档文件整理规则DA/T22-2000，中华人民共和国国家档案局2000-12-06批准2001-01-01实施）
档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm，盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。
四、科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2000，发布时间19920720，公布形式：中华人民共和国国家标准）
科技档案卷皮规格和制成材料：卷盒的外表面规格为：305mm×220mm，厚度分别为10、20、30、40、50、60mm六种。卷夹的外表面规格为：305mm×220mm，厚度为20mm。卷皮宜采用牛皮纸板双裱压制，或黄板纸制作，外裱牛皮纸。本标准推荐使用无酸卷皮。
卷内表格的规格和制成材料质量：卷内目录、卷内备考表规格为：297mm×210mm或260mm×185mm。卷内目录、卷内备考表宜采用70g以上白色书写纸制作。
案卷脊背标签的规格和质量：案卷脊背标签与卷盒的长度和厚度相同，即305mm×10（20、30、40、50、60）mm。案卷脊背标签宜采用150g白色书写纸制作，案卷脊背格式也可以直接印在卷盒脊背上。

五、工业企业档案案卷格式（DB37/T181-93，发布时间19920720公布形式：山东省地方标准）
卷皮可采用硬卷皮、软卷皮、卷盒、卷夹四种形式。
硬卷皮格式：前封面、封底尺寸采用280mm×210mm。封底三边要有70mm宽的折叠纸舌。脊背厚度尺寸为10、15、20mm三种。前封面、封底左侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。硬卷皮使用250克牛皮纸制作。
软卷皮格式：前封面、封底尺寸采用270mm×195mm。封底翻口处有70mm宽的折叠纸舌。软卷皮使用150克牛皮纸制作。
卷盒格式：卷盒上、下表面尺寸采用305mm×220mm。厚度尺寸为12、20、30、40、50、60mm六种。卷盒使用250克牛皮纸双裱压制。
案卷封面印制在卷皮、卷盒的正表面上，尺寸与卷皮、卷盒的前封面相同。
案卷脊背式样及制成材料：硬卷皮、卷夹案卷脊背项目印制在卷皮脊背上。卷盒案卷脊背规格与卷盒的长度和厚度相同，尺寸为305mm×12（20、30、40、50、60）mm。卷盒脊背使用150克白色书写纸制作。
卷内文件目录格式：目录用纸幅面尺寸采用国内通用16开型（260mm×185mm）或国际标准A4型（297mm×210mm）。卷内文件目录使用70克以上白色书写纸制作。
软卷皮备考表印制在封三上，其外形尺寸及制成材料均同卷内文件目录。

六、会计档案案卷格式
会计档案案卷格式，包括案卷盒、卷内备考表、会计档案案卷目录、会计档案移交清单、会计档案销毁清单格式。
卷盒外形尺寸：封面尺寸采用230mm×125mm，其厚度可根据需要设置为30mm、40mm或50mm的规格。
硬卷皮封面和封底。其封面和封底采用280mm×210mm的规格。
报表卷内文件目录、备考表格式、项目同文书档案卷内文件目录、备考表，其纸幅面尺寸采用265mm×190mm的规格。脊卷标签同卷盒卷脊标签。
会计账簿的案卷格式：订本账簿维持原装原封，须在原硬账簿夹封面上加贴规定封面，活页账应加装成册，再加贴规定封面，其纸幅面尺寸采用120mm×80mm的规格。
卷脊标签同硬卷皮卷脊标签,在离卷脊底边20mm处粘贴。
会计档案案卷目录形式：会计档案案卷目录封面用纸幅面尺寸用265mm×190mm的规格。会计档案案卷目录用纸幅尺寸与会计档案案卷目录封面尺寸相同。
会计档案移交清单格式：会计档案移交清单用纸幅面尺寸采用265mm×190mm的规格。

七、DA/T24-2000无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板
无酸档案卷皮、卷盒用纸及纸板为卷筒纸，卷筒宽度为1600mm或按订货合同；宽度偏差不超过±5mm。卷筒直径为850mm±50mm。无酸档案卷皮纸、卷盒纸的技术指标及试验方法应符合规定。
外观：纸及纸板表面应平整、光洁、纤维组织均匀，不允许有褶子、裂口、洞眼、透帘、分层、起毛等影响使用的纸病。挂面的无酸档案卷皮、卷盒用纸及纸板尘埃或斑痕指标应符合规定。卷筒两端面应平整，弓形不超过15mm，锯齿形不超过5mm。每卷筒断头不允许超过3个，断头处用胶带对接粘牢并做明显标记。

如何整理档案

如何整理档案

机关单位或者企业在长期的运转中都会产生大量文件，它们有些有重要价值，有些却意义不大，但都无一例外地耗费着我们的空间、时间和精力。对档案文件的归档整理，是一定周期后必不可少的工作，以下是我为大家整理的如何整理档案，仅供参考，希望能够帮助到大家。

一、档案整理的基本要求：

遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。

二、档案整理的文件范围是：

凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。

档案整理的方法有两种：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒，以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》（GB/T9105-88）的规定。以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件（处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等），转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的档案最后要装入档案盒内。

全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理，企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理，整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。

各单位专门业务档案按照上级业务主管部门或者县档案局有关要求以“卷”为单位整理。大部分单位短期保管的（现10年）文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书、业务档案按“卷”整理。

声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）执行。

科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

会计档案按“盒（卷）”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）。

按“件”整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册、档案排架。

按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。

三、档案的分类原则：

以各单位全部档案为对象，依据其基本职能，结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。

实物档案是指以物质实体为载体，能够反映本单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品，是一个单位档案全宗的重要组成部分。各单位应将实物档案分类、排列、贴签、编目、装盒（入柜、上架、陈列），纳入综合档案室集中管理。由于实物档案具有分散性、多样性，整理、分类的难度大。保管、开发的任务重，从而使实物档案整理与其他门类档案整理产生脱节。为此，加强单位实物档案整理工作，巩固和扩大档案集中管理工作成果，是提高档案工作管理水平的当务之急。

一、实物档案的分类

分类是实物档案整理的重要环节，将实物按其属性内容、形式特征、制作材料、获得时间、保存价值等划分类别和层次，既利于排列、贴签、编目以及组织室藏和排架管理，也便于系统地提供利用。按照实物档案管理的基本规律和要求，实物档案的分类可采取问题、年度、保管期限等分类方法，以实现对实物的有序管理和有效检索。按问题分类就是将实物按其属性内容和形式特征进行分类。采用问题分类法，可以避免和减少同类实物分散的现象，便于按专题登找和利用。实物档案问题分类一般分为奖品类、赠品类、产品类四大类。每类的主要内容如下：奖品类主要有以本单位或本单位内部机构名义在各项比赛、评比、检查、考核等工作中获得的奖状、锦旗、奖章、奖牌、奖杯、荣誉证书等实物；信品类主要有有本单位的证件（法人证书、组织机构编码、营业执照、国有土地位用权证、房屋所有权证等），本单位机构变更、撤消或合并而失效的印章、证书等实物；赠品类主要有上级领导及社会知名人士为本单位的题字、作画，本单位开展的活动中有纪念意义的物品，本单位对外交际交往户收受的礼品等实物；产品类主要有本单位在行使职能活动时形成、制作或收存的模型样品、户试产品、终端成品等实物，如微标（章）、钱币、票证、邮票、纪念币、工装、设备等。

二、实物档案的排列

排列是指按照一定的原则和方法来定位实物先后次序的过程。通过排列，进一步增强实物档案的系统化程度，以方便检索利用。

实物的排列一般遵循“载体原则”，即同一载体的实物应当排列在一起。“载体原则”有利于目录检索和实物存取工作，同一载体的实物存放盒、柜，可以节省空间；同一载体的实物上架、陈列，显得整齐美观。实物的排列，在遵循载体原则下，一般按照实物的制发时间进行系统排列。同一类目内，同一载体的实物，按照制发时间的先后顺序排列，不同载体的实物可以按照制发时间的先后顺序进行排列，也可以按照载体形式进行排列，比如奖品类可按照奖状、锦旗、奖章、荣誉证书、奖牌、奖杯等载体形式依次排列，信品类可按照印章、证书、牌匣等载体形式依次排列，赠品类可按照题词、绘画、礼品等载体形式依次排列，产品类可按照模型样品、中试产品、终端成品等载体形式依次排列。

三、实物档案的贴签

贴签是指将实物在全宗中的位置进行标著，并以标签的'形式在实物上进行粘贴。贴签是实物编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统化工作的成果。通过贴签使实物在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作及将来查找和利用时的实体存取提供了条件。

标签如何编制。标签是指在纸张上以表格形式来记录和反映归档实物在全宗中的位置，表格的项目主要有名称、制发单位、获得时间、档号、获得单位、载体等，这是根据实物档案管理工作的基本需要设置。

四、实物档案的编目

编目是指编制实物档案目录。编制实物档案目录，可为实物档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供基本条件。

实物的编目以“件”为单位进行，每一件实物在实物档案目录中只体现为一个条目。实物按照分类、排列、贴签的结果，逐类逐件编制目录，以系统、全面地揭示实物的全貌。实物没有明确标明主题名称和制发时间的，编目时，要拟出名称并考证制发时间。同时，要在备注栏中进行说明。

实物档案目录设置档早、名称、制发单位、获得单位、获得时间、载体、存放地点、参见号、备注等项目，概括了实物的属性内容、形式特征、制作材料、获得时间、保存价值等方面的主要特征，是利用者检索的主要渠道。

五、实物档案的装盒

装盒（入柜、上架、陈列）是指将实物按件号顺序装入档案盒，购置档案柜、密集架、陈列橱的过程，这是实物系统化整理的结果。装入档案盒的实物主要是可折叠的或形体能够装入的，比如：奖品类的奖状（可卷成简状）、奖旗（可折叠平装）、奖章、荣誉证书；信品类的

印章、证书等。档案盒可使用6厘米厚的文书档案盒。盒内设置实物档案目录和备考表，以方便盒内实物的保管、利用、进出核查和填写盒内实物的情况说明。对于奖品类的奖章，证品类的印章，产品类的徽标、钱币、纪念币等.可平放在档案盒里用防酸纸板隔成的“井”字格内，用纸团塞紧空隙以固定实物位置，档案盒盖内侧可贴一张摆放示意图，注明档号，以方便利用。

六、结论

实物档案如何整理，档案行政管理部门还没有统一的标牌和要求，但是，各级档案部门有关实物的收集、整理、利用等工作却做得有声有色、不亦乐乎，相关的报道频频见诸报刊。本文所述实物档案的分类、排列、贴签、编目、装盒（入柜、上架、陈列）的整理流程是通常的整理方法，各单位可根据实际情况来确立合理的整理方法。比如：有些条件好的单位，除按照上述方法整理实物档案外，还可以给每件归档实物拍照，既可以用来展览展示，也可以做为声像资料归档；制作标签的纸张可以是白色的，也可以用彩色纸张，以增加美感。

如何整理档案

档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。
更全面地说，档案整理是档案实体整理和档案内容整理的统称，是档案管理的一顼重要内容。档案内容整理，主要包括对档案文件的内容真伪的鉴别，对档案内容客观性的考证及编纂出版档案史料等活动。档案实体整理，主要是将零散的和需要进一步条理化的文件或档案，进行基本的分类、组合、排列、编目，组成有序的档案整体的工作过程。通常所说的档案整理，主要指档案的实体整理，它包括以下三方面的工作内容：
（一）档案馆对接收与征集档案的整理
1、系统排列和编目
在正规的工作条件下，档案室主要接收文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆主要接收机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。这样，档案室和档案室馆的档案整理工作，主要是对所接收的档案，在更大的范围内进一步系统地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目录的加工等等。
2、局部调整
对于已经整理入馆、入室保存的档案，经过管理实践的检验或专门质量检查，档案馆和档案室需要对其中不符合要求的档案进行一定的加工以提高其质量；另一方面，某些档案材料由于保存的时间校长，其自身或档案整理体系发生了变化，因此也必须对其进行整理。
3、全过程整理
档案馆、档案室有时也接收和征集一些零散的文件，这就必须对档案进行全过程的整理工作，包括区分全宗、全宗内档案文件的分类、组卷、案卷排列、编定档号编制案卷目录、全宗档案的系统排放等。[二]
档案整理工作的重要意义：
它是档案利用、开放，发挥档案作用的一项前提条件，是整个档案工作中重要的基本建设。它是开发档案信息资源的重要基础，档案整理科学化和标准化的提高，对于档案管理工作的总体优化具有直接和广泛的影响。[三]
档案整理的基本要求：
遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。[四]
档案整理的方法有两种：
一是以“案卷”为单位整理。
按“卷”整理是一种传统的方法，一般可分以下几个步骤：
（1）分类。分类方法有多种，常用是年度分类法和问题分类法。年度分类法就是按照文件内容针对的时间把属于不同年度的文件分开。问题分类法就是按照档案所纪录的主要内容对档案分门别类。在档案工作中可以把文书档案工作档案分成党群工作、行政管理工作、经营管理工作、生产技术管理工作等四类。认为文书档案运用年度――问题分类法来分类是比较符合实际需要的；
（2）组卷（即组成案卷）。它是档案整理的最基本环节，其实质是将一组密切联系的文件材料组合在一起，便于保管和利用。文书处理部门通过平时归卷将已办理完毕的文件分别归入有关卷夹，为年终立卷工作打下良好的基础。在确定某组文件能否组成一卷之前，还必须对已归档文件进行最后的全面调整，然后进行具体的系统整理组合。对归档文件检察调整的内容包括：应归档的文件是否收集齐全完整；归档的文件是否属于本年度、本部门的立卷归档范围；每个卷夹内的文件是否保持了文件之间的有机联系，反映了立卷的特征；检察各卷夹内文件的保存价值是否大体一致，并确定保管期限；检查各卷夹内文件数量是否适当；
（3）卷内文件材料排列（按文件形成的时间先后或重要程序排列）；
（5）编制卷内目录（样式附后）和备考表；
（6）按卷内目录、文件材料、备考表的顺序排列后装订成卷或按件放入档案盒内；
（7）拟写案卷标题，填写案卷封面。案卷标题即案卷题名，是案卷的名称，是对卷内文件材料的高度概括。拟写案卷标题内容概括确切，文字上要简练通顺，标题字数一般不超过50字为宜。标题结构一般由主要发文机关、内容、文种三部分构成；
（8）案卷排列与编号。案卷排列要保持案卷之间的有机联系和条理性，一般可按先永久，长期，短期来进行排列，然后按排列顺序每年编一个流水号；
（9）编制档案案卷目录。案卷目录由归档号、案卷号、题名、年度、页数、保管期限、备注等组成，案卷目录可以多年编成一本或一年多本。
按“件”整理要以计算机管理为前提条件，主要步骤有：
（1）对归档文件逐件装订固定；
（2）对归档文件以“件”为单位进行年度――保管期限分类（不确定期限的，只按年度――问题分类即可）；
（3）对分类后的归档文件按时间、重要程度排列，其中对成套性文件材料相对集中；（4）根据排列结果逐件在归档文件上方空白处加盖“档号章”（样式附后），并填写有关栏目的内容；