贵州文书档案归档文件

贵州文书档案归档文件

贵州文书档案归档文件是指各级法院在审理案件过程中产生的文书和相关材料，经过审核、整理、分类、编号等程序，按照规定的归档标准和方法进行分类、归档、保存的文件。

贵州文书档案归档文件的归档流程一般包括以下几个步骤：

1. 审核：对文书和相关材料进行审核，确定是否符合归档标准和要求。

2. 整理：对审核合格的文书和材料进行整理，按照案件的性质、审理阶段、当事人等进行分类。

3. 编号：给每个案件分配一个唯一的编号，以便日后查找和管理。

4. 归档：将整理好的文书和材料按照编号和分类放入文件夹或档案盒中，并注明归档时间和归档人员。

5. 保存：将归档好的文件存放在专门的档案室中，采取防火、防潮、防鼠等措施进行长期保存。

贵州文书档案归档文件的管理和使用需要遵循相关规定和程序，保证文书和材料的安全性和完整性，同时也方便日后的查找和利用。

文书档案归档内容

文书档案归档内容

文书档案作为档案的重要组成部分，在各级党政机关及行政单位的'管理工作中发挥着重要的作用。以下我为大家整理了文书档案归档内容的详细内容，希望对大家有所帮助！

归档内容包括：

一、学校各部门所接收的上级发文及各部门的下发文件（原件3份）。

二、校党委、校行政会议记录、会议纪要、工作总结、工作计划及各部门的工作总结与工作计划。

三、学校各部门所签订并履行完毕的合同与协议（原件）。

四、学校各部门的各种年报表及统计数据，包括：中共党员、共青团员、民主党派、科研成果、职称评定、人员基本情况、教学计划、招生人数、学生分系（分专业、分班）名单、基本建设、仪器设备、固定资产、财务计划、外事活动等。

五、学校的各种出版物，包括：学报、校报、各部门所出的简报及工作动态。

六、学校举办的全校性活动，包括党代会、团代会、教代会、职代会、教学工作会、科研工作会、运动会等所形成的文字、图片、音像等资料。

注意：

1、所有归档文件必须附有归档文件移交目录，并且目录顺序需和原文件顺序一致（移交目录表格在综合档案室网站下载）。

2、当年毕业生的学籍档案，包括：成绩表、学籍表、毕业生登记表、发放毕业证书基本情况登记表，请于当年6月10日前整理后送交综合档案室。

3、声像类包括：（1）党群行政类（宣传部）；（2）教学类（现教中心、名院系）；（3）科研类（科研处）；（4）外事类（外事处、国际教育与交流学院）、（5）产品类（科研处）；（6）基建类（基建处）；（7）人物类（组织部、人事处）；（8）各院系历届毕业生合影照。

贵州省档案条例(2017修正)

第一条　为了加强档案管理，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和有关法律、法规的规定，结合本省实际，制定本条例。第二条　本省行政区域内的机关、团体、企业事业单位、其他组织和公民，应当遵守本条例。第三条　县级以上人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入本级国民经济和社会发展计划，为档案的收集、征集、安全保护、抢救和档案信息的研究与开发利用提供必要的条件。第四条　省人民政府档案管理部门主管全省档案工作，对全省档案工作实行统筹规划、组织协调、统一制度、监督和指导。
　　县级以上人民政府档案管理部门主管本行政区域内的档案工作，履行法律、法规规定的职责。
　　县级以上人民政府各部门，应当按照各自的职责，配合档案管理部门做好档案工作。第五条　乡镇人民政府、街道办事处应当指定专人负责收集、整理和保管本机关的档案，并对所属单位和基层组织的档案工作实行监督和指导。第六条　机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。第七条　县级以上国家档案馆负责接收、收集、整理、保管和提供利用分管范围内各种门类的档案。第八条　部门档案馆、专业档案馆、事业单位档案馆、企业档案馆的设置及其档案接收范围，按照国家有关规定办理。第九条　省人民政府各部门经省档案管理部门同意，可以制定本系统专业档案的具体管理制度和办法。第十条　档案工作人员应当忠于职守、遵守纪律、保守秘密，具备专业知识，并接受岗位培训。第十一条　从事档案整理、鉴定、评估、咨询等中介服务的机构及其人员，必须接受县级以上人民政府档案管理部门的业务监督和指导。第十二条　机关、团体、企业事业单位和其他组织及其工作人员在公务活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等材料属国家所有，由本单位文书部门或者业务部门收集齐全和规范整理，并按照规定移交给本单位档案机构或者档案工作人员，集中统一管理，不得据为己有或者拒绝归档。第十三条　机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当按照国家规定，定期向有关的国家档案馆移交档案。
　　不属于国家所有但对国家和社会具有保存价值或者应当保密的档案，档案所有者可以向各级国家档案馆寄存、捐赠或者出售。
　　向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位或者个人，对其档案享有优先和无偿利用权。第十四条　机关、团体、企业事业单位和其他组织应当在其设立、合并、变更后或者撤销前30日内，告知同级档案管理部门；档案管理部门应当依法监督、指导其做好建档或者档案处置工作。第十五条　对记述和反映少数民族政治、军事、经济、科技、教育、文化、宗教等活动以及少数民族历史的各种载体档案，县级以上国家档案馆及有关部门和单位应当做好收集、整理、保护和开发利用工作。第十六条　县级以上国家档案馆应当及时收集、征集重要公务活动中形成的档案，加强对珍贵档案和地方特色档案的收集和征集工作。第十七条　县级以上国家档案馆应当加强对档案信息的研究与开发，运用先进的科学技术将可以公开发布的档案信息制成各种形式的载体，提供社会利用。第十八条　县级以上人民政府确定的重点建设项目和重大科学技术研究项目，项目承担部门或者主持单位应当在同级档案行政管理部门的监督指导下做好档案工作，确保项目档案的完整收集、规范整理和安全保管。第十九条　国有企业与外商合资、合作前的档案属国家所有；合资、合作期间的档案另立全宗；合资、合作期满，其档案由中方保存，若外方需要，可以提供复制件。第二十条　国有企业资产与产权变动中的具有保存价值的档案，按照国家有关规定处置。第二十一条　除国家另有规定外，列入专业档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起1年内向专业档案馆移交；列入部门档案馆或者企业事业单位档案馆收集范围的档案，立档单位应当自档案形成的次年6月底前向部门档案馆或者企业事业单位档案馆移交；部门档案馆保存的永久档案，自档案形成之日起满30年即向同级国家档案馆移交。第二十二条　机关、团体、企业事业单位和其他组织应当将本单位编印出版的报刊、文集、志书、年鉴、大事记、组织史、政策法规汇编等出版物按期归档，并送同级国家档案馆保存。

归档文件指什么？

文件归档是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件 ，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

扩展资料：

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。

件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从"1"开始标注。馆编件号按进馆要求标注。

文书档案整理归档流程与方法

1、整理与事件相关的所有资料，将资料按顺序编写页码。为了防止其中的某些资料丢失，在编写页码时可采用“共*页，第x页的编号方式。

2、编写完页码之后，将统一事件相关的所有资料扫描后压缩成一个压缩包，在电脑里建立一个专门的文件夹，进行备份。

3、用Excel表格建立资料台账，包含资料的所有文件名称、主要内容概要、权利义务范围、期限等主要内容。

4、按顺序将所有资料排列好，按照单位要求的标准格式进行文件装订。

5、将装订好的档案资料装入专门的档案袋中，在档案袋的封皮上编号，注明资料名称、整理入袋日期、整理人等信息。

文件档案管理制度

文书档案归档文件整理制度
为做好文件材料的归档文件整理工作，按照《归档文件整理规则》进行整理、归档，结合我局具体情况，特制定本制度。
1、凡本单位工作中形成的各种文件材料，按照归档范围，由各科室统一交到办公室进行归档文件整理。
2、多份文件为一件的文件材料必须要用卷绳三孔一线装订到一起，永久或定期的文件材料都要装订。要求永久的单份文件材料也要用卷绳装订，文件材料张数特别少的要在文件的左上角用胶水粘好。定期的单份文件材料可用书钉装订，不许有散页。
3、多份文件为一件的文件排序，来文首先是文件阅办单，然后是正文；发文首先是正文，然后是发文签批单，最后是底稿；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后。批阅文稿和签字一律用炭黑或蓝黑的钢笔或炭素笔不能用铅笔和圆珠笔。
4、采用年度---保管期限---问题分类法进行分类。即在同一年度下将归档文件按保管期限分为永久和定期，再在保管期限下面按问题分为党群类、行政类、业务类。
5、组件后在归档文件的首页上端居中空白位置盖上归档章。在归档章内要注明全宗号、年度、室编件号、问题、保管期限。
6、按保管期限对归档文件材料进行编号，一个保管期限排一个流水号。在同一保管期限内重要的文件材料排在前边。文件材料的排序一定要规范，党、政分开，排列清晰，便于查考。
7、归档文件目录和卷盒封面内容要填写清楚完整，不得漏项，填写归档文件日期单位数要用0占位。
8、归档文件目录要求打印，一式六份，以备档案进馆时所用。
9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，连同归档文件目录向本单位档案室移交。

文书附件不全是否可以互标归档

文书档案归档文件整理规则

下面是小编整理的文书档案归档文件整理规则，希望能帮到您。

文书档案归档文件整理规则
1. 《企业档案工作规范》对企业档案的信息化提出更高的要求

信息化是当今社会发展的方向和趋势，信息化程度已成为衡量一个企业现代化水平和综合实力的综合指标。同样，档案信息化也是档案工作发展的方向和趋势，档案信息化程度也应该成为衡量一个企业档案管理现代化水平的重要指标。因此，要提升企业档案管理水平，实现企业档案信息化是其必然的选择。从另一方面来说，企业开展档案信息化建设也要把提升档案管理现代化水平作为总目标之一。

企业档案信息化建设必须与企业信息化协调同步;企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。

国家档案局在2001年发布《档案管理软件功能要求暂行规定》，结合这个规定，在选择档案信息化系统，一定要考证软件的资质、资金、技术力量、培训等方面的重要因素。因为档案工作是一项非常专业性的管理工作。档案系统没有经过多年的累积很难得到认可。有实力的档案软件也得到国家档案局的认可。

2. 电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送文件。

文件系统的电子文件应该确保文件具备真实性、可靠性、完整性、可用性，系统应该具备可靠性、完整性、全面性、系统性。

电子文件分为逻辑归档、物理归档两种形式:

逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原有存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

在办公自动化系统办理完毕的一份文件向档案整理库发送的过程，也叫移交过程。

物理归档是指把电子文件集中下载到可脱机和保存的载体上，向档案部门移交的过程。

电子档案存档的载体、份数:

推荐采用(优先顺序)载体:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘，不允许使用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

必须是耐久性的载体，一式3套，一套封存，一套查阅，一套异地保存。

电子化管理只是过程中的管理，电子文件一定与纸质文件双套制管理。有电子版文件必须有纸制文件。在这里重申一下，绝对的无纸时代并不存在，所有的纸质文件必须为原件。现在实行的电算化会计档案也是双轨制。

3.企业档案工作规范中，明确企业档案管理体制:要有分管档案工作的领导;要有负责档案工作的部门;要有做好档案工作的人员;档案管理形成网络;明确归档的形式。还要明确企业档案部门、企业部门工作管理职责。强调部门归档。

国家档案局就档案整理工作，推荐以“部门整理”为首选，理由是:形成文件材料的部门更了解文件内容和工作流程，更能准确的判断档案的价值，随时掌握文件材料的形成过程。

企业各部门是企业文件材料的形成部门，是企业档案信息资源的源头，企业各部门文件材料归档是否齐全、完整，整理是否科学，直接决定着企业档案工作的质量和利用服务水平。

企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和负责;企业各职能或承办部门及项目负责人应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责;专兼职档案人员(文书)应负责收集、整理应归档文件，对归档文件的整理质量负责。

文件管理职责应由企业内所有员工分担，推行企业各部门参与归档工作，首先是要建立能够适应企业管理需要的文件管理制度;其次是应明确参与文件形成于管理各类员工的权利和责任;第三是加强文件形成过程和归档前的管理，确保文件的安全，包括实体安全与信息安全。

4.公文、档案制度:

(1)公文、档案制度不配套。

(2)公文、档案制度相互抵触。

(3)公文、档案制度之间脱节。

(4)公文、档案制度的滞后。

以上几种只是普遍存在的问题，如何克服，以下几点建议可供大家参考:

(1)公文、档案制度，应当是互补，多做一些征求意见，工作不要脱节，熟知工作流程等。

(2)办公自动化、档案系统应该整体规划、宏观指导，不要各顾各的，要有沟通。达到数据的平稳过渡。

(3)本单位产生的办法、制度，涉及到公文、档案方面内容，应当参与会签工作，防止不规范用词，标准不一，归档不全。

大家可以在单位提一些建议，公文运转的好坏，直接影响档案的质量和齐全、完整。这两项工作，是相辅相成的。

5.文书档案实现以件为整理单位进行归档，目的是简化归档手续，深化检索，首先要实现档案信息化系统。

齐全、完整、准确、系统:

齐全:是指文件材料不同的版本、稿次的齐全。

多指办法、制度、可研报告等。

完整:是指反映同一问题或方面的文件材料的收集要全面。

合同:签合同之前，有审批单、流转单、会签单等形式的处理单，要与合同作为一体进行归档。

发文:对某单位的批复，请示文件一定附在批复之后;

依据来文形成上报公文，依据性文件一定附在上报文件之后。

准确:是指文件材料是实际的真实反映，图务相符，文电一

致。

修改通知单的修改内容是否反映在图中。

发文的正件与原件是否一致，会签意见是否被修订采纳。

系统:是指同类事物各个时期、各个阶段的文件材料按一定秩序和内在联系组合为一体。

表彰工作一般分为评选、推荐等过程。是同类事物不同

阶段组合在一起。

原件、复印件

原件:区别于复制件的原始文件。

红头、红章的公文称为原件。

亲笔签字，又盖章的称为原件。

复印件:与原件内容相同的复制件。

经过复印后，与原件一模一样，叫复印件。

6.归档工作:企业文件材料的归档工作是企业档案工作的基础，贯彻于文件材料的形成、积累、整理、交接过程。

归档，办理完毕具有保存价值的文件经系统整理交档案部门保存的过程。

符合归档三个条件:一是办理完毕;二是保存价值;三是系统整理。

办理完毕:是指文件相应的文书处理的程序已经完成，不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。

例如:(1)发文:经过起草、核稿、签发等环节，发出后，这份文件就称为“办理完毕”。可以归档。

(2)收文:不论是批复文件，还是通知，在收到以后，在文书处理上就称为“办理完毕”。收文要选择性的`归档。

价值

归档主体，以本企业产生的有价值文件材料为主体。

防止:有档不归，有文必归。

收文的归档，要有选择性和针对性。选择针对本企业的批复或者本企业正在执行的有价值的文件。防止所有收文都归档这种情况。

请示性文件，没有接到批复文件，请示性文件不归档是

错误的;甚至有的单位把请示文件处理了，更是错误的。

7.分类

分类:执行能源办[1991]231号《电力工业企业档案分类规则0-5大类》

分类:分到一级或者二级类目

分类方案:年度-问题(分类)-保管期限-件号

方案一:2006-0(党群)-永久-1

2006-0(党群)-长期-1

2006-0(党群)-短期-1

方案二:2006-0(党群)-永久-1

2006-1(行政)-永久-50

依次类推

集团要求所属企业，文书档案仍执行电力工业企业分类表0-5大类。

以下错误的归档方式，请现行修改:

个别单位，发文按照大流水分保管期限装盒归档;收文按照大流水装盒归档;这种情况是不符合国家档案局的要求。

8.归档时间、装订、档案盒脊背填写要求、各式检索目录

归档时间:文书档案归档在第二年6月底以前完成上一年度的归档工作。

装订:建议不装订。作为永久、长期保存的档案必须拆

掉不符合要求的金属钉、塑料装具等;短期可以

不拆除金属钉，塑料装具等必须拆除。

档案盒脊背填写要求:(1)用档案盒同色纸打印出来条目，粘贴档案脊背上;

(2)用盖章、手填方式(首选)。

不允许在脊背上粘贴“白条”。

检索目录:必须具备符合要求的各式检索目录:文号检

索目录、分类检索目录、专题检索目录等。

档案系统应具备输出各式检索目录的功能。

检索工具装订方式:按照分类或者年度装订成册的。

顺序为:“归档文件目录”封面+“归档文件目录”+“备考表”

9.“件”

正本、定稿为1件(红头、红章为正本，起草的文稿为定稿);

正文、附件为1件(正文所依附的附件，附件是正文的补充);

原件、复制件为1件(被转发文:红头、红章原件;经过复

印的复制件);

转发文、被转发文各为1件;

请示、批复各为1件(建议做2件，尤其上级单位的批复);

报表、名册、图册等各为1件;

会议文件，如果有领导讲话，最好也单独为1件。责任者

登录领导全名，不得使用X总等称谓。

排序:(1)以转发文件为例

正文(红头红章)-被转发文件的复印件-定稿(起草的文稿)-转发文件的原件(红头红章)。

被转发文件原件依附有文电处理单或者收文处理单，“处理单”要附在“被转发文件原件”的前面，“归档章”盖在“处理单”上。

(2)同一事由的排序，可以按照时间、文号等形式排序。相对集中。

10.“归档章”

归档章的大小，严格按照标准，不要任意添加内容。

归档章，盖在每1件归档文件的首页、上方、居中、空白的位置上。

归档章包括“六”项内容，只须填写其中“四”项。全宗号、馆编件号不用填写。

全宗号、馆编件号:不填。档案馆接收党政机关、行政事业单位的档案，档案馆(局)给予被移交档案单位的代号。企业不向档案馆移交，这两项为空。

年度:必填项目，阿拉伯数字，4位。不允许只填后两

位。例如:06。

室编件号:必填项目，填写文件排列的顺序号。

问题:必填项目。直接填写分类号。

保管期限:必填项目，建议使用汉字全称。可以用简称(汉字)永、长、短;可以用代码。

注意:(1)填写“档号章”必须使用符合档案要求的书写材料，不能使用铅笔等。

(2)电力企业都是按照分类表进行归档，在制作档号章、档案盒时，机构这个两个词不用印制，直接省略。

11.编目

编目包括“归档文件目录”封面;“归档文件目录”;“备考表”

“归档文件目录”应注意的问题:

件号:是文件的排列顺序号，件号是指固定归档文件的排列

先后顺序的重要标识。一定要准确。件号与实物一定

相符。

责任者:必须与印章同样，不得使用简称，不能使用本、本单位等字样。个人必须使用全名，不得写X总。

文号:照实抄录，文件代字、年度、顺序号都不能省略。字、

虚号，可不用抄写。

公文也有要求，在编制文件代字时，不允许有字、虚

号“0”等字样。

题名:照原文抄写，不能简写、缩写。如果没有标题或者需要补充标题内容，加注“[]”，自拟标题。登录会议纪要等要自拟标题。

日期:月、日是1位数字，在前面加“0”。标准为20070101或者20071203。中间不用加“.”、“_”等字符。

页数:是每件文件的页数。

备注:可以对这件文件加以特殊标注。例如:此份文件带有“密级”，在备注一栏标注“秘密”等字样。

“备考表” 应注意的问题:

盒内文件情况说明:(1)文件收集齐全完整程度。例如:依据来文，形成上报的公文，依据文件是否归档;批复公文，请示文件是否附在批复后面?

(2)文件本身的状况:字迹模糊、缺损，复印、传真件等情况;

(3)整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况;

(4)声像材料的说明。

整理人:负责该盒归档文件的人员姓名，明确责任，亲笔签

字，不允许使用手戳或者系统产生的签名。

检查人:负责检查归档该盒文件整理质量的人员姓名，亲

笔签字，不允许使用手戳或者系统产生的签名。

整理人、检查人:一是档案人员或者档案负责人;二是档案负责人或者负责档案部门的负责人。

目录的排序:“归档文件目录”要放在这盒归档文件的首页;“备考表”放在这盒归档文件的最后。

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