文书档案整理变化情况

文书档案整理变化情况

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机关文书档案“归档说明”如何写？

机关文书档案“归档说明”，是机关文书档案以卷为单位的“立卷说明”的延续，是机关文书档案以“件”为单位的整理情况说明。 建议机关文书档案“归档说明”分两部分来写：第一部分是归档单位基本情况，第二部分是归档情况。 具体的讲，第一部分归档单位基本情况，主要写如下内容：一、归档单位的名称、成立时间、工作性质、职能范围、隶属关系；二、内部机构的设置、人员编制及领导人的变化情况；三、主要工作活动情况及主要工作指标任务完成情况；四、与归档单位紧密相关的重大事件，重大新闻，重大活动等。第二部分归档情况，主要写如下内容：一、归档组织形式及分工情况；二、选择运用分类方法；三、归档排列与编号方法；四、归档文件材料的来源、内容、形式、数量、可靠和完整程度情况；五、重要档案文件的状况、归档人、检查人、归档时间等；六、形成电子档案情况。

有当过档案员的吗？教一下档案整理的办法！

1．1为了适应管理档案的需要，简化文件归档整理程序，提高档案工作效率，根据国家档案局行业标准《归档文件整理规则》，特制定本实施办法。
1．2本办法适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织应作为文书档案保存的各种纸质文件材料的整理工作。
1．3本办法实施的前提条件是使用计算机和有关适用的档案管理软件。
1．4本办法所称归档文件是指各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质材料。
1．5归档文件整理的单位是件。一般以自然件为一件，逐件整理归档。
1．5．1单份文件，一份为一件。
1．5．2文件正本与定稿，正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发件与被转发件为一件。
1．5．3报表、名册、图册、期刊等，一册(本)为一件。
1．5．4同一年度形成的来文与复文(包括请示与批复、报告与批示、来函与复函等)为一件，跨年度形成的可各为一件。
2．归档文件整理原则
2．1归档文件整理是将归档文件以件为单位：进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2．2归档文件整理原则
遵循文件自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同保存价值，适应计算机管理的需要，便于保管和利用。
3．归档文件质量要求
3．1每件归档文件均应齐全、完整。对已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
3．2归档文件的纸张，书写、装订材料等应符合档案保护的要求。用纸尺寸须采用国际标准A4纸规格；归档文件的字迹应确保耐久性；归档文件应无金属物。
4．归档文件整理方法
4．1装订
4．1．1归档文件应逐件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
4．1．2使用装订的材料应符合档案保护的要求，且简便易行、成本低廉。每件归档文件可用缝纫踏线(沿装订线或左上角斜角踏线)或使用文件存档固定套固定归档文件，页数多的装订可采用三孔一线。装订应不影响归档文件的阅读和复制。
4．2分类
分类方案可以结合年度、保管期限、机构(问题)制定。同一全宗内档案的分类应尽可能与实施本办法前保持一致，以保证分类方案的稳定。
4．2．1按年度分类
将文件按其形成或办理的年度分类。跨年度形成的文件，应在办结年度整理归档。
4．2．2按保管期限分类
将文件按永久、长期、短期三个保管期限分类。
4．2．3按机构分类
将文件按形成或承办的机构分类。
4．2．4按问题分类
将文件按其内容所说明的问题分类。
4．3排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表、一项工作(活动)、一件事情、简报、刊物等成套性文件应集中排列在一起。
如：按年度一机构一保管期限分类的，将归档文件材料按三个保管期限分开后，同一保管期限的，按时间(或重要程度)先后排列，并尽可能将同一事由、关系密切的文件材料排列在一起。
4．4编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，并在文件首页上端空白处加盖归档章，并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(见图1)。
4．4．1全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
4·4．2年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2000。
4．4．3保管期限：标注归档文件保管期限的简称或代码。如：永久为“永”，长期为“长”，短期为‘‘短’’；或永久为"Y”，长期为“C”，短期为‘‘D”。
4·4·4件号：文件的排列顺序号。包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。
室编件号在分类方案的最低一级类目内。按文件排列顺序从“1’’开始标注。如：按年度一机构一保管期限分类，可一个保管期限编一个大流水号。馆编件号按进馆要求标注。
4·4·5机构：填写文件形成或承办部门的名称或规范化简称，如宣传教育处可简称为"宣教处"。
4·4·6问题：填写分类方案类目的问题名称，如cc党群"、"行政”、“业务”等。
4．5编目
归档文件应依据分类方案和档案室编件号顺序编制归档文件目录。
4．5．1《归档文件目录》由归档文件目录封面、归档整理说明、归档文件目录三部分构成，并应装订成册。
4．5．2归档文件目录封面内容包括：全宗名称、年度等必备项，保管期限、机构(问题)等选择项(见图2)。、封面用纸幅面采用国际标准A4型(长×宽为297mm×210mm)。
4．5．3归档整理说明内容包括：本年度立档单位概况，内设机构及党、政主要领导人变化情况；本年度文书档案整理归档情况。
4．5．4归档文件目录内容包括：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注(见图3)。
4．5．4．1件号：填写室编件号
4．5．4．2责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
4．5．4．3文号：文件的发文字号。
4．5．4．4题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]"号。
4．5．4．5日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。
4．5．4．6页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。
4·5·4·7备注：注释文件需补充和说明的情况。
4．6装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
4·6·1根据分类方法的不同，应将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中，即不同形成年度、保管期限和机构(问题)的归档文件，不能放入同一档案盒。
4．6．2档案盒
4·6·2·1档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)、盒脊厚度可根据需要设置为20mm，30mm，40mm(见图4a)。‘
4·6·2·2档案盒应根据摆放方式不同(档案盒横放排列，即档案盒的宽作为脊；档案盒竖放排列，即档案盒的长作为脊)，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(见图4b、图4c。)。其中，起止件号是填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“一”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。
4．6．2．3档案盒应采用无酸纸制作。
4．6．3备考表
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期(见图5)。
4·6.3.1盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
4．6．3．2整理人：负责整理归档文件的人员姓名。
4．6．3．3检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
4．6．3．4日期：归档文件整理完毕的日期。

档案整理工作方案

有较强方向性是工作方案的特点之一。当计划开展某项工作时，上级通常会要求我们先准备几份工作方案，是不是无从下笔、没有头绪？以下是我帮大家整理的档案整理工作方案范文，仅供参考，大家一起来看看吧。

为使政法委机关工作有序化、规范化，档案建设是重要的一环。目前在硬件投入的基础上，正在进行档案的整理、归档工作。总的想法是：立足于高起点，规范化进行整理和建设，力争档案工作提档升级。

基本设想及工作内容如下：

一、档案整理目标

按重庆市档案局号文件标准（省（市）一级）。

二、分类

按照政法委的职能、业务特点及档案管理的要求，分成三大类：

1、文书档案

主要内容是：上级文件、同级文件及各类材料。

2、财务档案

主要内容是：帐目、凭证、票据、报表等。

3、人事档案

主要内容是：干部人事档案、人事调动文件、受奖惩情况、党员基本信息资料等。

4、科技档案

主要内容是：重大科技（学术）创新成果、学术协会资料、调研成果等。

5、基建档案

主要内容是：基础建设的方案、设计图纸、预算等档案资料。

三、整理方式及内容

文书档案：收集、整理上三级和本级文件的正文及底稿，将机关有保存价值的文件刻录光盘(包括纸质档案)。

声像档案：收集有关工作、会议、活动方面的声像资料包括照片（包括底片）、音像带、磁盘等，分类归档。

财会档案：帐簿、报表、凭证装订成册、编号、存档。科技档案包括：重大科技（学术）创新成果。对所有重大科技（学术）创新成果按件立卷、打目录、打页号、填写备考表、编号等。

基建档案包括：设计图纸档案、竣工图纸档案、工程前期文件材料等。

四、编制档案检索工具和各种统计、登记册

1、文书档案（案卷目录、分类目录、字号目录）；

2、声像档案（声像档案总目录、照片档案总目录、分类目录）；

3、财会档案（三册案卷目录）；

4、科技档案（总目录、案卷目录、分类目录）；

5、基建档案（总目录、案卷目录、分类目录）；

6、建立健全各类档案的统计册、查借阅登记册等。

五、制订档案管理规章制度

1、借阅制度；

2、归档制度；

3、管理人员岗位责任制；

4、保密制度；

5、其它工作制度。

六、大致时间表

12月底前，完成机关20XX年各类档案整理、归档及编制相关检索工具。之后，进入正常管理阶段。

七、建议

1、为使我委20XX年各类档案及时统一归档管理，建议外请一名经验丰富、政治立场坚定、保密意识强的同志协助整理各类归档资料，整理前与其签订保密协议书，预计经费2000元，经费可以视整理情况适当调整。

2、为使我委各类档案实现集中统一管理，达到标准化、科学化、规范化，需要求各部门将保存在个人手中的所有文件、材料、图纸、光盘、照片、录音、录象带等，向档案室移交，并填写移交目录。时间为12月25日前。

为加强档案资源建设管理和开发利用，加速档案信息化进程，提高档案管理水平，努力实现档案工作规范化管理，根据《档案法》的规定，结合实际，制定如下工作方案：

一、加强领导，明确职责

为保证档案达标工作顺利进行，决定成立档案达标工作领导小组。其成员组成如下：组长：XX理事长，副组长：XX副理事长，成员：办公室工作员兼档案工作人员，负责具体操作和日常工作。

二、加强协作配合

档案目标管理是机关整体工作一个不可或缺的一项重要工作，在各门类档案的收集过程中，各有关人员和有关科室要密切配合，大力支持，积极帮助，共同努力，确保完成机关档案目标管理任务。

三、工作步骤

第一阶段：准备阶段（时间：年3月1日至3月5日）

1、制定档案达标升级工作实施方案，明确工作人员，分解落实责任。

2、组织有关人员学习档案管理的有关文件、法律法规、广泛宣传档案等级的目的和意义。

3、制定和完善档案管理办法，各项制度及归档范围，分类大刚、保管期限表。

4、完善和添置档案的硬件设施，如：，调整实物档案陈列室、空调防尘、防鼠、防虫设施和档案盒等。

第二阶段：实施阶段（时间：4月11日至5月30日）做好档案材料的收集工作。包括各类文件材料的收集、整理、装袋、著录、归档、打印归档文件目录等。各类档案的收集、归档工作由相关科室负责，即文书档案、人事档案由办公室负责；会计档、基建档案案由财务科负责。

第三阶段自评自查，总结迎检。

对照《机关档案工作业务建设规范》的要求自我检查，做好迎接县局检查的准备。

四、几点要求

（一）按照本方案规定需收集、整理的档案资料，各股室要不折不扣、毫无保留地移交办公室集中管理。凡因档案资料移交不及时、不完整而发生的遗失、损毁、泄密等问题，由责任股室和责任人员承担相关责任。

（二）在收集整理工作开始之前，制定详细的计划，分段整理，按时完成。

（三）实行档案整理定期调度和通报制度。在档案交由本县档案局规范化整理之前，办公室对档案整理工作在办公会上通报档案整理进展情况。

为提升我镇党员档案管理工作水平，实现党员管理规范化管理，保护盒利用好党员档案资料，我镇决定对全镇农村党员档案进行一次全面整理，现将实施方案制定如下：

一、目标任务

1、严格按照有关规定，对确实的党员档案资料进行补齐，无法补齐的要求党员填写好党员信息登记表并予以归档，对每名农民党员的档案材料予以整理，形成规范的农村党员档案。

2、建设好专门的农村党员档案室，由党政办成丽负责日常管理和使用工作。

二、内容及步骤

（一）准备工作（3月下旬）

成立档案整理工作领导小组，由曹巍任组长，邓红梅、刘慈玲、成丽、刘娜、易明弘、刘康为成员，确保工作顺利完成。

（二）档案的收集整理（4月—6月）

按照归档要求，对党员档案资料进行收集整理，做好档案收集、立卷、编号、装盒等工作，对立卷的档案进行分类存放，并编制好台账。

（三）完善硬件设施设备的建设（7月—8月）

合理建设好党员档案室，配齐档案柜、防光窗帘等设备设施，并将党员档案管理制度上墙。

（四）总结（9月—10月）

开展一次”回头看”，认真检查各项工作是否存在纰漏，并总结好经验教训，做好其他资料的收集整理。

为全区农村居民建立健康档案制度是落实国家基本公共卫生服务项目的重要内容，是促进基本公共卫生服务逐步均等的重要举措，居民健康档案是居民享有基本医疗卫生服务的重要体现，是医疗卫生机构为居民提供医疗卫生服务的有效工具，是各级政府制定卫生政策的参考依据。根据《国务院关于印发医药卫生体制改革近期重点实施方案（20xx—2011年）的通知》（国发〔20xx〕12号）、《国务院办公厅关于印发医药卫生体制五项重点改革20xx年工作安排的通知》（国办函〔20xx〕75号）和《卫生部、财政部、国家人口和计划生育委员会关于促进基本公共卫生服务逐步均等化的意见》（卫妇社发〔20xx〕70号）等有关文件提出的建立居民健康档案相关工作任务，现就建立全区农村居民健康档案制定以下工作方案：

一、工作目标

以镇（街道）为单位，按照《农村居民健康档案管理规范（20xx版）》的内容要求，到20xx年底，建立健康档案的农业人口数不低于辖区农业人口数的95%，到20xx年建档率达到98%以上。同时把老年人、孕产妇、儿童、残疾人、慢性病人等重点人群健康档案建立作为工作重点。

二、基本原则

（一）政策引导，居民自愿。在医疗卫生服务过程中，加强宣传，引导农村居民积极参与建档。

（二）重点突出，循序渐进。以老年人、慢性病患者、孕产妇、0－3岁儿童等为重点，逐步扩展到全人群。

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（三）规范建档，有效使用。规范健康档案的建立、使用和管理，保证健康信息的连续性，并逐步实现电子健康档案信息化。

（四）资源整合，信息共享。以基层医疗卫生机构为基础，充分利用辖区相关资源，共建、共享农民居民电子健康档案信息。

三、健康档案的建立、管理和使用 本文来自

（一）建立健康档案。

坚持农民知情同意并自愿参与的原则，结合实施基本公共卫生服务逐步均等化和推行新农合制度等医改重点改革任务，在区卫生局的统一组织领导下，由镇卫生院和村卫生室通过周期性健康体检、院内外医疗卫生服务、入户调查等多种形式，获取农民健康基本信息，建立居民健康档案。坚持以家庭为单位统一建立农村居民健康档案，健康档案应包括农村居民个人健康档案和家庭健康档案。首次建档原则上由镇卫生院（社区卫生服务中心）负责，村卫生室协助完成。更新档案可由镇、村医疗机构共同完成。

建立农民家庭健康档案时要照卫生部下发的《20xx版规范》和《健康档案基本架构和数据标准（试行）》（卫办发〔20xx〕46号）等有关文件要求建立电子化的健康档案。逐步实现农村居民健康档案与疾病控制、妇幼保健、医院管理、新农合等各有关信息系统之间的`互联互通，构建以健康档案为基础的区域卫生信息平台，实现健康信息资源共有共享共用。

（二）管理和使用健康档案。

镇卫生院（社区卫生服务中心）和村卫生室要指定专兼职人员负责健康档案的管理。在建档农村居民复诊或接受随访过程中，要及时记录、补充、更新和完善相关的健康档案资料，并定期进行整理、核查，以掌握辖区内农村居民的健康动态变化情况。要有效使用农村居民健康档案，乡、村医务人员根据健康档案提供的动态信息，采取相应的适宜技术和措施，有针对性地开展健康教育、医疗、预防、保健和康复等服务。

（三）促进乡村医疗卫生机构服务模式转变。

镇卫生院和村卫生所要充分发挥健康档案的作用，推进转变服务模式，为农民群众提供更多的上门服务、定期访视等便民服务，积极开展健康促进，实现对农民的健康管理。鼓励充分利用电子化健康档案等有关信息资源，为农村居民提供更加方便、快捷、高效的公共卫生和医疗服务，最大限度地方便农民群众看病就医。

五、加强组织管理

（一）切实提高认识。

各镇卫生院（社区卫生服务中心）要把建立农村居民健康档案工作作为落实促进基本公共卫生服务逐步均等化和转变基层医疗卫生服务模式的重要举措，提高认识，加强领导，确保扎实开展农村居民健康档案工作，将预防为主的卫生工作方针落到实处。

（二）建立严格的绩效考核制度。

要严格按照工作要求，建立绩效考核制度，制定以结果为导向的考核评价标准，对健康档案的建立、使用和管理等情况进行全面考核，考核结果与财政安排的相关补助资金挂钩。 大学排名

（三）完善工作制度和方案。

各镇卫生院（社区卫生服务中心）要结合实际确定各自工作目标，发挥好技术指导作用，制定切实可行的实施方案，完善有关健康档案建立、使用和管理等方面的长效制度，注重加强相关制度建设。

（四）做好信息统计工作。

要加强动态监测和管理，做好健康档案有关数据和相关资料的汇总、整理和分析等信息统计工作。20xx年农民健康档案统计基数暂以按照《20xx版规范》建立的农民健康档案份数予以统计。

六、全面做好20xx年规范建立农村居民健康档案工作 中国大学排名

20xx年是按照《20xx版规范》建立农村居民健康档案工作的启动年，各单位要认真贯彻落实有关文件精神，从以下几方面做好建立农村居民健康档案试点工作。

（一）做好宣传发动工作。

（20xx年10月）各镇（街道）要对建立健康档案的重要意义进行广泛宣传，提高农民群众的健康意识，引导农民自觉自愿参与健康查体建档工作。

（二）开展全员培训。

（20xx年10月20日-30日）对本单位及村卫生所相关医务人员进行培训，使其充分了解相关政策和工作要求，掌握健康档案建立、使用和管理的基本技术和方法。 大学排名

（三）制定方案和工作制度。

（20xx年xx月xx日前）各镇卫生院（社区卫生服务中心）要结合本地实际，制定切实可行的工作方案，要制定建立、使用、管理健康档案等方面的工作制度和相关技术方案，确保试点工作顺利开展。

（四）建立规范农民健康档案。

（20xx年xx月-xx月）以镇（街道）为单位对各行政村开展农村居民健康调查，对重点人群进行健康查体，完成《20xx版规范》农民健康档案的建立，建档率以镇（街道）为单位达到95%以上，电子健康档案输入完成达到30%以上。

为贯彻落实国家档案局《电子档案移交与接收办法》，确保我市电子档案的真实、完整、可用和安全，保存历史记录，促进档案信息资源开发利用，积极开展创建国家级档案馆活动，结合我市实际，制订本实施方案。

一、目标任务

依托市电子文件中心平台，推动市直单位对市统一办公平台产生的电子文件进行整理归档，实现电子档案的在线移交接收。20xx年的任务是，依法接收65家市直单位在市统一办公平台上形成的，20xx年及以前的期限为永久或定期30年的电子文件。

二、实施步骤

（一）局（馆）内部培训。全局干部职工负责对市直单位移交电子档案审核工作。由管理科负责对全局干部职工进行手把手培训，使全局工作人员熟练掌握通过电子文件中心平台对电子文件进行整理归档、接收审核的操作。

（计划时间：2月10日-2月21日责任科室：管理科）

（二）移交单位培训。印发《关于开展电子档案移交接收工作及下达2014年工作计划的通知》文件，同时组织移交单位档案人员集中培训电子档案整理归档操作方法。重点引起各单位对该项工作的重视和支持，使各移交单位档案人员了解掌握电子档案整理移交方法。

（计划时间：2月24日-2月28责任科室：管理科法宣科）

（三）现场审核把关。根据《电子档案移交单位和市档案馆审核人员分工表》的安排，全局干部职工上门服务、现场指导、审核接收，确保按期完成任务。

（计划时间：3月1日-4月15日责任科室：全局各科室）

（四）加强督查通报。管理科负责电子档案移交接收工作监督检查，每半月向局领导和各科室通报一次进度。

（计划时间：3月1日-4月15日责任科室：管理科）

（五）及时总结经验。管理科要及时总结电子档案移交接收工作经验，对各单位整理移交情况进行统计，分析存在问题，采取有效措施加以解决，并对下一步工作提出意见。

（计划时间：4月16日-4月30日责任科室：管理科）

三、工作要求

（一）提高认识。电子档案是机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件，是信息时代国家和社会各项活动的重要记录，做好电子档案移交与接收工作，对确保电子档案真实、完整、可用和安全具有重要意义。做好电子档案移交接收工作也是积极创建国家级档案馆必然要求和迫切需要，我们要高度重视，强力推进，加强督导，狠抓落实，务必取得实效。

（二）全员参与。创建国家级档案馆已列入市政府《工作报告》和2014年工作重点，也是全局干部职工的多年心愿。开展电子档案移交接收工作已成为创建国家级档案馆重点和难点工作，而且这项工作涉及面广、任务重、时间紧，需要全局上下共同努力，齐心协力，才能圆满完成。全局干部职工要强化责任感、使命感，积极参与，主动指导，认真审核，确保按期完成任务。

（三）注重质量。全局干部职工要牢固树立质量意识，自觉加强电子档案移交接收工作的业务学习，熟练掌握操作方法，主动联系沟通对口单位，争取移交单位的支持，主动上门服务，开展指导工作，履行审核职责，高标准、高质量地完成任务。

一、措施要求

1、深入学习宣传和贯彻《档案法》等法律法规。全镇上下要广泛开展学习宣传活动，提高全社会档案意识，尤其是各级单位领导要重视学习和贯彻，把档案工作列入本单位议事日程，扎实抓好本单位档案建设工作。

2、提高认识，切实加强领导。档案是各单位和部门过去和现在从事各项活动形成的具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像、电子文件等不同形式和载体的历史记录，建立和完善本单位和部门的档案，是维护自身合法权益和历史真实面貌的一项重要工作，各单位和部门要充分认识档案工作的作用，加强领导，科学管理，切实解决本单位档案建设和完善所需的经费、设施等，做到档案建设与经济建设同步协调发展。

3、加强管理，充分发挥档案信息资源的作用。各单位和部门的档案管理人员要按照档案工作业务建设要求，认真收集、规范整理，严格保管，采取必要的防盗、防火、防光、防潮、防虫、防尘、防高温等“七防”措施，定期检查，确保档案的完整与安全，并积极开展档案利用工作，编制必要的档案检索工具，快速有效地提供档案为各项工作服务。

镇档案管理部门要加强对各单位和部门档案工作的监督、检查和指导，不断地提高我镇档案管理工作的质量和水平。

二、目标任务

1、镇机关档案工作目标认定。根据市档案局年初下达的年档案工作考核目标，今年我镇机关档案室必须完成以前永、档案的计算机录入工作和档案工作各类台帐，检索工具、汇编资料的续编和更新，建成文书档案（永久、期）全文数据库。在此基础上达到和完成省一级档案室创建工作。

2、镇劳动和社保所的建档和工业集中区档案工作的巩固和提高。根据档发[]10号文件精神，镇劳动和社保档案管理统一纳入镇机关档案工作现代化的统筹规划中，提高了对劳动和社保档案的认识，明确归属、流向和归档范围。按照要求，镇社保档案今年要完成向镇档案室移交工作。工业集中区的档案要继续巩固和提高，并做好前园区档案向镇档案室移交等工作。

3、加强村级和社区档案管理工作的巩固和提高。通过镇、村（社区）各级几年来的共同努力，我镇各村、社区的档案室已全面通过了市合格档案室的检查和验收，并且有8个村，已于去年顺利地通过了度村合格室的复查验收工作。根据规定，复查的内容主要有：⑴档案管理的组织网络情况；⑵档案管理制度的执行情况；⑶文件材料收集、立卷情况；⑷档案管理和开发利用情况。请有关单位对照要求作好相应的准备工作，争取在10月底前通过上级部门的验收。

办公室档案工作总结

办公室档案工作总结

通过写工作总结的锻炼，提高自己“写”的能力。下面是办公室档案工作总结范文，欢迎参考。

本人多年来，一直从事办公室档案管理、印章管理等工作。通过多年来的实践与学习，使自己充分具备了相应的档案管理专业知识和档案、印章管理业务能力及管理经验，逐渐成长为业务骨干，受到了单位领导和广大职工的认可。下面将本人在档案、印章管理工作中的一些主要工作情况总结如下：

一、加强政治业务学习不断提高自己的素质

多年来，我始终认真学习党的精神，同党中央保持高度一致，认真学习业务知识，从而不断提高自己的政治业务水平。深入学习实践科学发展观、始终把学习作为一种政治责任，深学理论、精学业务、博学相关知识，坚持理论学习与指导实践相结合，把理论学习转化为推动档案管理工作、印章管理工作的动力，努力使自己的本职工作做的更好。

二、突出档案规范管理，提高档案管理、服务能力《档案法》、《国家保密法》是档案管理工作的法律规范，贯彻执行《档案法》、《国家保密法》等有关法律、法规和方针政策，是档案管理工作人员应有的责任)。多年来，我忠于职守，并根据《档案管理条例》，统筹规划并负责制定了本单位文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、统计、移交等有关规章制度;加强档案库房管理制度的落实，严格执行档案查阅、借阅制度，无泄密及损害单位利益事件发生;完善特种载体档案的管理，加强照片、录音录像等特种载体档案和荣誉档案的收集及规范化整理工作。使文件材料归档率、完整率、齐全率均达到了要求。为查阅各类资料提供了便利，做到及时准确，对推进档案管理制度化、规范化、现代化建设，全面提升档案管理水平做出了积极的贡献。

多年来，为了更好的服务于事业，在工作中，我坚持案卷整理遵循文件材料形成规律，保持卷内文件的系统联系，合理、规范组卷使档案，符合国家有关标准。所有档案从收集、整理、分类、编号、装订、打印目录我都认真完成。既为单位节省了费用，又使我的档案管理从收集、保管、检索、利用等各个方面得到了进一步加强和完善。长期以来永久、长期各门类档案的归档率、完整率、准确率;重要基建项目、设备档案按归档范围完整率;查全率、查准率均达到要求。由于我较高质量的管理工作，为有效发挥档案的功能，促进档案管理达标升级工作起到了积极的促进作用。

三、提高责任心、保持严谨性、管理好印章

印章管理工作同档案管理工作一样，是一个既枯燥无味，又要求严谨、认真、细致的工作。工作中没有技术性，只有严谨、认真;没有业绩，只有平凡与责任。在多年来的工作中，我甘于寂寞和平凡，始终把强烈的责任心，认真、严谨的工作态度放在首位，在印章管理中始终坚持照章办事。公章保管安全可靠，从不私自委托他人代管。公章使用建立用章登记制度，严格审批手续。不符合规定、不经领导批准的文件不予盖章。职工因公将公章带出，必须经主要领导批准，履行手续确保公章安全使用。空白文件盖章严格按程序办理。多年来没有因自己的失职、失责给造成任何损失。

我作为办公室一员，始终积极配合办公室领导，做好自己应做的一切工作，认真履行职责，不断提高自己的工作能力，加强自己的服务能力，努力提高自己的工作责任心，为有效保证工作的正常运转做出了一定的贡献。

20xx年，档案处认真贯彻落实领导的指示，在各单位、各部门大力支持下，档案工作建设不断加强，服务创新工作有序开展，档案综合管理水平稳步提升。

一、扎实开展年度立卷归档工作

1、3月上旬，按照《机关归档工作管理办法》，抽调档案专业人员组成接收检查小组，分别对30个档案移交单位的纸质和电子档案进行了接收、检查、评比和入库。并且，召开了机关文件归档总结会，对本年度归档工作进行总结，对下一步工作提出具体要求。20xx年，档案处共接收2014年度各类档案1722盒(卷)，其中，文书档案1303盒、专业档案419盒，文书档案数量比2012年度增加107盒(卷)，同比增加9%。纸质文书档案共20349件，比2014年度增加了1274件，同比增加7%;电子文书档案21629条，比2014年度增加了2077条，同比增长11%。

2、6月下旬，按照档案工作要求，对机关各部门、各单位20xx年上半年纸质文件和电子文件整理归档情况进行了指导检查，及时发现问题，规范业务操作，并及时将指导检查情况进行署内通报，推进年度立卷归档工作的顺利开展。截止6月21日，机关各部门、各单位整理归档20xx年纸质文书档案473盒，7638件。

二、加强档案业务科学化规范化管理

根据国家档案局要求和年度工作计划，8月29日-30日，档案处召开档案业务专题研讨暨征求意见座谈会会议。全国档案协作组组长单位代表和部分档案业务骨干参加会议。会议对"档案工作管理课程教材"进行了修订，研究了重点课题的推进和专业档案规范管理办法。同时，结合群众路线教育实践活动一起座谈，征求对档案工作的意见和建议。

三、继续开展电子档案异地备份工作

按照《电子档案数据备份及异地保存操作规程》具体要求和电子档案数据备份工作安排，循序渐进地推进电子档案数据备份工作。20xx年，结合第一批电子档案数据异地备份工作经验，帮助指导第二批23个单位，在9月底顺利完成电子档案数据异地备份移交工作，拟写工作通报下发。为保证备份数据的可靠性，统一配发了数据备份介质，固态硬盘46个、DVD光盘350张、蓝光光盘驱动器12个、蓝光光盘82张，确保电子档案备份中心按计划接收各单位电子档案数据。此项工作取得的成效得到国家档案局的充分肯定。

四、举办档案业务培训班

根据国家档案局有关做好档案工作的要求，为切实推进数字档案室建设，加强档案事业统计年报工作，提高整体档案工作管理水平，10月16日-18日，在教育培训基地举办档案业务培训班。特邀国家档案局专家讲解了中国档案数字化发展趋势，讲授了《全国档案事业统计年报制度》;办公厅领导亲自做了"服务工作大局不断提高档案管理水平"的讲座;档案处针对近几年档案工作，讲授了"文书档案改革"、"保管期限划分"、"全宗卷"等专业课程。61名档案人员参加了培训。通过为期3天的培训，全体参培人员综合管理水平都得到了提高，不仅有利于提升档案管理的科学性、规范性，更拓展了档案管理人员的眼界和知识面。使档案人员认识到档案工作不只是在库房埋头苦干，更是需要掌握先进的业务知识和技能，才能在档案的传统载体形态向数字形态变革中，适应档案环境的新变化，开拓档案工作的新局面。

五、完成档案统计年报填报工作

为准确掌握档案事业基本情况，根据《国家档案局办公室关于2014年度档案统计年报工作安排的通知》，指导各单位填报新版《档案室基本情况年报》，并汇总档案数据，4月底将纸质报表和数据光盘报国家档案局。

六、做好机关档案查询利用服务

根据"充分利用档案资源为中心工作服务"这一宗旨，档案处从机关档案查询的需要出发，结合安全保密的具体要求，积极拓宽服务领域，深度挖掘档案信息资源，提高了档案利用的权威性、全面性和有效性。截止12月15日，20xx年机关档案查询利用共10018件(卷)，其中纸本文件借阅313件(卷)，电子档案网上借阅文件9440件，资料265件。

七、20xx年档案工作计划

(一)加快档案信息化建设

根据国家档案局要求，推进数字档案室建设，完善以服务为主导的档案信息化体系，进一步做好纸质档案和电子档案双轨并存的各项工作。

(二)加强档案宣传工作

继续加强"档案网页"宣传、教育工作，充分利用档案网页平台的优势，增强档案工作服务能力，做好档案工作宣传和档案业务交流，为档案工作建设创造良好的发展环境。

(三)开展档案课题研究

进一步建立健全档案工作管理规章制度，深入开展档案工作课题研究，对档案工作安全体系建设、信息化建设、基础建设等各方面提出创新管理理念，提升档案管理水平。

(四)做好档案业务指导

认真做好20xx年度机关文件归档指导及档案接收、检查和总结工作，确保归档文件收集齐全、整理规范;同时，积极帮助指导各单位做好室藏纸质档案数字化和规范电子文件归档、接收，以及档案统计年报填报工作。

(五)推进档案安全体系建设

进一步加强对数字档案的安全保管，继续指导个别没有异地备份单位，按照《电子档案数据异地备份操作规程》，做好备份数据的寄送工作。

县水利系统现有职工2031名，下设19个业务管理单位，主要负责钱区农田水利灌溉、水利工程建设、水资源管理、水土保持等工作。

我局历来对档案管理工作非常重视，近几年来我局档案工作大局党委领导下，在区档案局的`指导下，一步一个台阶，逐步走向科学化、规范化，实现了档案管理的跨越发展，2004年被省档案局评为全省档案工作先进集体。现将有关情况汇报如下。

一、高度重视，落实责任，确定责任制

我局档案管理工作的发展与业务建设，既有上级业务主管部门的支持，又有局领导的关心和重视，更有全局职工的努力。首先是成立了档案工作领导小组，确定了领导责任制，并明确工作人员，划定阶段性任务、目标，规定对各股室、各基层单位档案工作实行目标管理，实现了档案管理制度化、规范化。同时，局党委和局长办公会把学习贯彻《档案法》和《档案法实施办法》，提高机关的档案管理水平，列入了机关工作的重要议事日程，对档案工作进行了多次的专题研究，重点查找了档案管理工作中存在的薄弱环节，制定整改措施，研究探讨进一步做好档案管理和服务的办法措施，对相关工作进行认真的部署安排，促进工作的落实。同时从经济投入、人员配备、设备装具购置等方面给予大力支持，确保档案室的正常运转和安全。

二、完善各项规章制度，加强档案宣传工作。

为了把档案工作落到实处，我们将档案负责人的职责纳入经济责任制考核范围之内，进一步完善了档案的接收、整理、修改补充、保管、借阅、统计、保密、鉴定、销毁制度，制定了"三同步"、"四参加"制度，并在有关领导的负责下贯彻落实。同时，档案工作是一项基础性工作，许多人对档案工作比较陌生，不够了解，不够重视，为此，我们加强了档案宣传工作，在全局职工大会上多次强调对档案的管理、使用和爱护，并组织全局干部职工结合"四五普法"学习了《档案法》、《档案法实施办法》，取得了较好的效果，全局档案管理法律意识明显加强。

三、严格做好档案收集、保管、利用、设备管理工作。

严格按照国家有关档案工作的法律法规，对应归档的文件材料，做好文件的收集、归档工作。对档案文件严格按照程序做好鉴定、销毁、归档工作。

对于各基层单位的档案管理，我们经常深入基层，要求严格按照国家有关档案工作的法律法规，对应归档的文件材料，做好文件的收集、归档工作，对档案文件严格按照程序做好鉴定、销毁、归档工作。

全系统现藏有档案4万多卷(册)，地图1、5万张，其中：文书档案11000卷，照片档案102本，声像档案150盘。档案室面积570平方米，档案库房面积475平方米，同时，购置了实物档案柜和密集架，配备了电脑等自动化管理系统，基本实现了机关档案管理工作现代化、整理规范化、排列标准化、检索科学化。水利系统已有12个单位的档案室达到了省级档案管理一级标准，4个单位达到了国家二级管理标准。

局机关档案室藏有自1957年以来47年的档案4000多册，其中：文书档案1961卷(永久856卷，长期623卷，短期482卷)，科技档案1017卷，照片档案17本，声像档案80盘，财务档案1000多卷，档案室保存了建国以来的水文年鉴历史资料和水利建设、旱涝灾害等珍贵资料。这些资料在历年的防洪抗旱、工程建设中发挥了很大的优胜。1992年局机关档案室达到了省级档案管理一级标准;1999年被市委、市政府评为全市档案工作先进集体;2004年被省档案局评为全省档案工作先进集体。

四、加大投入，严肃纪律，确保档案安全。

档案安全是档案工作的重中之重，我们要求档案工作者要从对党、对国家、对人民负责的高度，深刻认识档案安全的重要性，自觉从思想上、行动上确保把档案安全放在首位，要求时刻牢记"档案安全，责任重于泰山"，牢固树立"安全第一，预防为主"的思想，坚决防止和克服松懈、侥幸心理，确保档案安全万无一失。把安全工作重点从事后处理转到事前防范上来。在自查的基础上，对重点部位和可能存在安全事故隐患的地方进行重点检查。对检查中发现的问题和隐患，采取了有力措施，及时整改，坚决堵塞危及档案安全的漏洞，防止各种危害档案安全事故的发生。建立健全档案安全规章制度。把建立健全档案保管、编目、利用、编研、保护、保密等方面的规章制度，真正做到责任到人，措施到位。档案室内配有灭火器、防虫剂、温度计等设备，达到档案库房"八防"标准的要求，确保档案安全，目前未发现霉变、虫蛀现象，确保了档案的安全。增强了档案利用的安全意识，正确处理好档案安全保管和方便利用的关系，既保证档案不丢失、不损坏，又保证了档案信息不失密、不泄密。

五、做好服务利用工作。

档案工作的目的就是为了方便提供利用，我们对于前来查档利用者，热情接待，不怕麻烦，想法设法为其排忧解难。2005年已经接待利用者人次，查阅档案资料卷册，出具证明份，复印档案资料页。为全区水利建设做提供了重要依据和可使节借鉴的资料。

六、今后档案工作设想

今后档案工作的目标是，以"三个代表"重要思想为指导，贯彻执行党和国家有关档案工作的法律、法规，坚持依法治档，依法监督;立足现实，着眼未来，强化服务意识，创新服务机制;积极开发档案信息资源，充分利用现代化手段，为水利建设提供更方便、快捷的服务。重点做好以下几项工作：

1、继续学习宣传、贯彻执行《档案法》，坚持依法管理档案。

2、做好档案日常管理工作。采用科学先进的管理手段管理档案，逐步实现档案管理、检索微机化。

3、加大声像实物档案的收集力度。

4、做好档案的利用工作，为前来查询者提供优质的服务。

5、进一步加强领导，抓好档案管理的安全工作。

如何整理文书档案？急急急！

用新方法整理文书档案
文书档案整理的新方法实际上是指档案立卷时采用了件盒级而非原用的案卷级立卷方式.然而不管是何种方式,档案始终不能背离利用,整理,保护的原则,
种方式能取得更好的效果,就应该选择哪种方式来进行管理.
传统的文书立卷方法(即案卷级立卷方法)是建国以来延用前苏联的档案整理方法[1].建国之初,前苏联在列宁领导下制订了一系列关于档案方面的政策法令,为我们新中国档案制度的建立提供了借鉴.我们曾聘请一批批苏联档案学专家来我国传授档案学知识与档案管理经验,也派出很多人到前苏联学习档案工作的知识和经验.经过数代档案管理者理论与实践的结合,形成了案卷级立卷方法.在那个历史背景下,采用这种方法,使我们国家得以保护了大量的档案,这是值得肯定的,但随着计算机现代化管理手段大量应用于公文处理和档案管理,它在分类组卷, 整理装订和检索利用等方面明显出现繁琐,复杂和效率低的缺点,给档案人员带来了相当大的困难,业务部门也难以掌握.为了更科学地管理好文书档案,国家档案局于2000年修订了"归档文件整理规则" (DA/T22-2000),中国科学院也于2006年4月下发了"文书档案建档规范"(ZKY/B002-4-2006),在这些规定中,明确规定了归档文件按照文件自然形成的规律,以"件"为单位进行整理.
我所从2003年开始用新方法整理文书档案,下面我谈一下自己利用新方法整理文书档案的过程,与大家探讨交流一下.
文书档案经过立卷部门初步立卷后,于次年的六月前移交到综合档案室.
文书档案自实行
规则后,必须重新制定档号,我所档号构成如下:
档号=档案代号+年度+保管期限+(分类号+顺序号)
举例:
一,分类调卷
我所文书档案的分类方案是按问题分类,即综合管理类,综合统计类,规章制度类,党群纪检类,人事教育类,科研管理类,外事管理类,技条基建后勤管理类,安全保密类,管理类十大类,能够涵括我所所有事务活动.有些单位是按部门分类,这样产生的后果是如果部门进行调整,工作性质有交叉后,不利于档案分类的连续性.
将兼职档案员所立案卷认真检查,按分类方案比对调整后,再按我所文书档案保管期限表对每一类中的档案保管期限进行调整.
二,装订
一般按一份文件为一件进行装订,批复和请示可装订为一件,若太厚也可分为两件,同样,正文和附件,正本与草稿,来文与复文都可视情况分别装订.不过在文件排序时就应相对集中放在一处,若是完成立档工作后才归来的文件也可放在最后,不必改动前面的档号.
在装订方式上,可用不锈钢订书钉装订,若过厚,才采用三针法线装.
三,加盖档号章,编页码
在每一件的右上角加盖文书档案档号专用章,填写其中内容,内容包括全宗号,年度,室编件号,机构或问题(分类号),保管期限,馆编件号六项,这里着重是室编件号的填写,室编件号一定要从不同分类,不同保管期限的最低一级顺序从"1"开始标号,比如永久保管综合管理类档案有10件,那么就从"001"编至 "010",长期保管综合管理类有档案10件,那么又从"001"编至"010",这样编制的好处是有新增加档案可以从最后顺序加入,而不影响前后其它档案的档案号.
逐件从"1"编页码.
四,录入
将文件目录以"件"的方式录入计算机,以便查询.
五,档案盒
根据不同分类不同保管期限的档案厚度选择相应的档案盒,原则是同一分类同一保管期限的档案装在一个盒内,但某一分类档案过少时也可多个分类的档案放入同一盒内,在盒脊处"机构(问题)"栏处相应地标明多个分类号.
六,备考表
将备考表填写好后放入每盒的最后页.
经过上述五个步骤,一年的文书档案就整理完毕了,显而易见,新方法整理档案有如下优点:
1.整理方便快捷.每件加盖档号章及用订书钉装订的时间远远低于原来案卷组卷时每卷加封面封底,拟写50字以内的案卷标题,用线装订的时间,档案整理的效率提高了.
2.利于保密.新方法整理后的档案可以针对性较强的借阅利用某一档案,而不必因为利用一件而借出一卷,利于档案的保密.
3.充分利用档案室保存空间.取消了案卷封面封底,而且可以多个分类档案放入同一卷盒中,这样充分利用了档案盒的空间,进而节约了档案室的保存空间,随着日后档案的增加,这一优势会更加明显.
4.容易调卷.分类错误或档案进馆时,档案存在调卷的问题,案卷级组卷方式在这方面就尤为麻烦,而且容易破坏档案,而调整件盒级组卷时,就只须改变一下排列件号,相对容易了许多.
5.查阅方便.在计算机中输入关键词进行查询,更为快捷直观.
缺点:新方法要求将档号章直接盖在档案上,这个做法我认为有些不妥,值得探讨!
参考文献:
⑴ 邢培华,孟宪霞.《试析我国的档案创新》,
<a href=" " target="_blank"> </a> NewsID=425
W2005・永久-0201
顺序号,表示2005年度保管期限为永久的综合统计类的第1件
分类号,表示综合统计类
保管期限
2005年度
文书档案代号

文书档案管理细则

　　文书档案的管理是对具有保存价值的文书档案进行集中管理的工作,这一工作的开展对文书档案使用单位的工作有着重要的意义。下文是文书档案管理细则，欢迎阅读!
　　文书档案管理细则一
　　第一条　为加强水行政执法文书档案的科学管理，充分发挥执法文书档案在水行政管理工作中的作用，制定本办法。

　　第二条　执法文书是水行政执法人员成果的结晶和执法行为的真实记录。建立健全执法文书管理制度是水行政执法工作的组成部分，水提高执法工作效率和工作质量的必要条件。

　　第三条　各级水行政主管部门在执法工作中形成的全部文书档案均由本部门执法机构集中统一管理。

　　第四条　水行政执法文书档案是指在水行政执法中形成的各种文书资料(包括文字、图表、音像等资料)。

　　第五条　各级水行政主管部门的执法机构应配备一名专职或兼职档案管理人员，负责执法文书档案的日常管理工作。

　　第六条　执法文书档案的收集与归档

　　(一)在每次执法活动进行完毕后，具体承办人员应及时将执法活动中形成的文书资料交档案管理人员立档;

　　(二)归档的文书材料应完整、齐全，具有保存价值;

　　(三)应归档的执法文书材料范围及分类;

　　1. 水事案件类：水事违法案件的受理、立案呈报表，现场勘察笔录，调查笔录，音像材料，证言证词，责令停止水事违法行为通知书，调查报告，违反水法规行政处理(罚)决定书，送达回执，行政处罚强制执行申请书，结案报告等;

　　2. 行政复议类(区县(市)不适用)：行政复议申请书，行政复议受理、不予受理、限期补正通知书，行政复议申请人、被申请人提供的有关材料、证据、答辩书等，申请人撤回复议申请书，行政复议裁定书、决定书，送达回证等;

　　3. 行政诉讼类：起诉书副本、答辩状、代理词，水行政主管部门提交给法院的与案件有关的材料、证据、委托代理书，判决书以及与案件有关的司法文书等;

　　4. 统计报表类：各种水行政执法统计报表以及其他各类统计报表;

　　5. 法规文件类：上级颁发的有关水行政执法、水资源、水工程、地方电力、水土保持、河道管理等有关法律、法规、规章、决议、决定、指示、批复、通知等以及相应的解释、说明、实施细则等，本部门制定发布的有关水行政执法方面的文件通知、规定等;

　　6. 其他类：人民来信、来访记录及处理意见，水行政执法活动中拍摄、收集的具有保存价值的照片、音像资料等。

　　(四) 档案管理人员在接收文书档案时，必须逐件查点清楚，对已接收的材料应根据类别、保存期限分别在档案目录册上登记。登记要准确，字体要工整。

　　第七条　执法文书档案的整理与保管

　　(一)按照类别和时间的顺序将档案装订成册，填写案卷目录，以便检索和管理;

　　(二)根据档案的数量和类别，配置相应的保管设备;

　　(三)档案管理人员工作调动前应办好移交手续。

　　第八条　执法文书档案的利用

　　(一)为便于查找，档案管理人员应当编制档案总目录，并根据实际情况及工作的需要，编制必要的检索工具和参考资料;

　　(二)因工作需要，可以查阅和调借归档的执法文书档案。其他部门需调借档案，应经主管部门领导批准后办理借出手续，并规定调借期限。

　　第九条　各区县水行政主管部门，可根据本管理制度的要求，结合本单位的具体情况制定档案管理工作制度，并报市水利局备案。
　　文书档案管理细则二
　　1、文书立卷

　　每年年初机关文书部门或业务部门首先要制订出当年可能形成文件的案卷类目，根据案卷类目做好平时的文件收集、分类工作。在文件收集齐全的基础上，将文件按以下特征逐项分开。

　　①分年度。将文件按其形成的年度分开。

　　②分级别。将文件按其作者之间的关系分成上级、同级、下级。对互相联系紧密的文件，如上级的批复、下级的请示应放在一起。

　　③分机构。将文件按其产生或承办部门分开。

　　④分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。

　　⑤分期限。根据《文书档案保管期限的规定》，将文件按不同的保管期限分开。

　　在文书分类的基础上，根据实际情况，灵活运用文件各特征(问题、作者、时间、地区、文件名称、文件往来机关)，分别组合成若干个案卷。拟写案卷标题，简明、确切地反映卷内文件的内容。案卷正式确定下来后，根据卷内文件时间、重要程序、问题、作者、地区、文件名称、文书往来机关等具体情况系统排列。编写卷内文件的页号;填写卷内文件目录和备考表;拆除档案文件上的金属物，装订案卷;填写案卷封面，包括案卷标题、卷内文件的起止年月、页数、件数、保管期限、案卷编号等。

　　2、档案管理

　　将档案库房的档案柜、架科学排列编号。保持库房内外清洁卫生。学习和掌握档案保护技术。库房要有防高温、防潮、防盗、防光、防尘等安全设施，避免灰尘、有害气体、微生物、虫、鼠等对档案的危害。

　　3、档案利用

　　准备检索工具。编制案卷目录、全引目录、专题文件目录、资料卡片、档案资料存放索引、汇编有关文件、参考资料等，并积极开展档案史料的编研工作。查阅、借阅有关文件，需经秘书长批准;对摘抄、复制的档案资料进行审核、登记，然后在摘抄、复印件上注明出外、时间。借阅档案，应认真填写借阅登记薄《档案利用效果登记表》，以便存查。对借出的档案资料要按时收回入库。

　　4、档案统计

　　建立档案收进、移出登记簿。准确编制档案工作情况统计年报，及时上报有关部门。

　　5、档案鉴定

　　根据国家有关档案保管期限的规定，制定档案保管期限表，由档案部门和有关业务部门的人员组成鉴定小组，定期对档案进行鉴定。剔除没有保存价值的文件，对归档文件确定其保管期限。对保管期限已经满10年的档案，移交市档案馆保存。对会议形成的资料、市政协大事记、会议记录等也要立卷、归档、入馆。
　　文书档案管理细则三
　　为了贯彻落实国家《档案法》、中国科学院《档案管理工作标准》及文书档案建档规范的有关规定,提高归档质量和档案管理水平,促进归档文件整理更加规范,有效地为我所各项工作服务,为现代化建设服务,为国家积累档案史料.现结合我所实际情况,制定如下实施细则.

　　一、文书档案管理体制

　　1.建立以综合档案室为核心,以各职能部门兼职档案员为基础的档案管理体系,并根据上级有关规定,实行文书处理部门(即各处、室职能部门)整理归档制度.

　　2.由部门负责人指定专人(以下称为文书兼职档案员)管理本部门形成的文件材料,并完成整理归档工作.

　　二、文书档案管理职责

　　1.文书档案管理人员必须认真贯彻执行《档案法》,遵守各项档案规章制度,忠于职守,维护党和国家的机密,保证本所档案的完整与安全.

　　2.收集、整理、保管、利用和统计本所文书档案.

　　3.指导、组织完成本所文件材料的整理归档工作.

　　4.积极开展档案的利用服务,提供档案信息资料,为科研、管理及各级领导服务.

　　5.负责本所文书档案的鉴定、销毁工作,定期向上级档案馆移交具有永久保存价值的档案.

　　三、文书档案兼职档案员职责

　　1.了解本部门工作业务,掌握文书归档文件整理的基本方法.

　　2.负责本部门文件材料的收集、积累,对具有保存价值的文件材料,统一集中保管.

　　3.主动做好预立卷工作,按归档范围类目及时"对号入座",专柜存放文件并遵守保密制度.

　　4.认真做好本部门文件材料的整理、归档工作,做到完整、准确、系统,按时移交档案室.

　　四、文件材料的收集和归档

　　1.各部门在其职能活动中形成的、并已办理完毕、具有保存价值的的、应作为文书档案保存的各种文件材料,必须收集齐全,分类整理.

　　2.各职能部门平时建立预立卷,按年度归档.

　　3.每年6月底前将上一年度形成的文书档案移交综合档案室.

　　五、文书档案的归档范围和保管期限

　　1.文书材料的归档范围原则:凡是反映本所工作活动、具有查考利用价值的文件材料(包括所有应归档文件的电子版文件材料)和照片、录音、录像(以下简称声像材料)均属归档范围.

　　2.文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种.永久为50年以上,长期为16年至50年,短期为15年以下.

　　3.确定档案保管期限的原则:

　　3.1 凡是反映本所主要职能活动和基本历史面貌的,对本所、对社会和历史研究有长远利用价值的档案,列为永久保存.它主要包括:本所制定的属于法规政策性的文件,处理重要问题形成的文件材料,召开重要会议的主要文件材料,重要问题的请示、报告、总结、批复,计划、规划,综合统计报表,机构设置及演变、本所干部任免、人员编制等文件材料;直属上级机构颁发的属于本所主管业务并要贯彻执行的重要文件材料和非直属上级机关针对本所主管业务并要贯彻实施的重要文件材料.

　　3.2 凡是反映本所一般工作活动,在较长时间内对本所工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管.它主要包括:本所科研、管理活动中形成的一般工作问题的文件材料,一般会议的主要文件材料,人事管理工作中形成的一般文件材料,直属上级机构颁发的属于本所主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料,下级单位报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料.

　　3.3 凡是在较短时间内对本所有参考价值的文件材料,列为短期保管.主要包括:本所各职能部门一般事务性的文件材料,上级机关和同级机关颁发的非本所主管业务但要贯彻执行的文件材料,下级单位报送的总结、报告和统计报表等文件材料.

　　3.4 根据本所各职能部门管理工作实际,文书档案按问题归纳为六大类:⑴综合管理类, ⑵党群工作类, ⑶人事教育类, ⑷科研管理类, ⑸基建资财类, ⑹后勤企业类.

　　六、文书档案整理要求

　　1.整理原则

　　归档文件整理应遵循文件形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用.

　　2.质量要求

　　2.1 归档文件应齐全、完整、准确.已破损的文件应予以修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制.

　　2.2 归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求.

　　3.整理方法

　　3.1 本所文书档案分类方案采用"年度m问题m保管期限"方法;保管期限分为永久、长期、短期.

　　3.2 归档文件以"件"为单位进行整理,一般以每份文件为一件.文件正本与定稿为一件;正文与附件为一件;原件与复制件为一件;转发文与被转发文为一件;报表、名册、图纸等一册(本)为一件;来文与复文各为一件;重要文件(如法律法规)须留历次修改稿的,其正本与历次稿(包括定稿)各为一件.

　　3.3 归档文件按"件"装订.装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;批复在前,请示在后.

　　3.4 归档文件按所属年度区分,一般以文件签发日期(落款日期)为准.跨年度会议形成的文件材料放在会议闭幕年整理归档;跨年度处理的非诉讼案件形成的文件材料放在结案年整理归档.

　　3.5 归档文件的排列方法,在分类方案最低一级类目内,按事由结合文件形成时间顺序排列.

　　3.6 归档文件依分类方案和排列顺序逐件编制室编件号.根据分类方案的最低一级类目,按文件排列顺序从"1"开始标注.

　　3.7 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录.

　　3.8 归档文件应逐件编目.针对同一问题的来文与复文,应在备注栏内,互作备注.

　　3.9 责任者:填写制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者.

　　3.10 文号:体系文件的发文字号.填写时应照实抄录,不能省略.

　　3.11 题名:填写文件标题.文件没有题名或题名不规范的,应根据文件内容重新拟写或补充,并外加" [ ] ".会议记录须重拟题名时,应写明会议的时间和重要内容.

　　3.12 日期:填写文件形的成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,中间以短杠隔开,如2006-01-09.

　　3.13 页数:填写每一件归档文件的总页数.计算页数时以文件中有图文的页面位一页,空白页不计.

　　3.15 备注:注释文件需要说明的情况.

　　3.16 备考表:备考表置于盒内文件之后.填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况,并填写归档文件的整理人、检查人和日期.

　　3.17 不同归档年度、不同类别、不同保管期限的归档文件,不应放入同一档案盒.

　　3.18 档案盒应标明全宗名称全称.填写全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等项目.

　　3.19 归档文件整理完毕,应按年度填写"年度归档文件整理说明".

　　七、文书档案的归档

　　1.文书档案由各部门兼职档案员按规范整理后,才能向综合档案室移交归档.

　　2.归档时间:归档部门应在次年六月三十日前向档案室移交归档.

　　3.归档时,应编制好归档文件移交目录,一式二份,由归档部门和综合档案室履行签字手续后,各存一份.移交档案时,双方应认真办理交接手续,仔细查点和验收.

　　4.文书档案归档后,综合档案室要进行再整理,按有关工作程序进行分类与编目,使之便于查找和利用.

　　八、文书档案的保管和利用

　　1.本所各类文书档案由所综合档案室集中统一管理.

　　2.档案部门要配置适宜档案安全保存的专用库房,落实"八防"措施,保持库房整洁,保证档案存放安全.

　　3.定期检查清点库存档案,发现问题及时处理解决.

　　4.建立必要的文书档案检索工具,积极为档案利用者提供便捷的服务.

　　5.自觉遵守档案借阅及保密制度,严格履行查、借阅手续.

　　6.每一位工作人员都必须爱护档案,自觉维护档案本来面目,任何人都不得涂改、损毁档案.违者将追究其有关责任.

　　7.档案管理人员调动工作或退休时,必须认真办理交接手续.

　　九、文书档案的鉴定和销毁

　　1.根据文书档案保管期限,定期进行档案鉴定.

　　2.文书档案必须经文书档案鉴定小组鉴定,报所分管领导审批后方能销毁,并办理相关备案手续.

　　3.档案销毁,须编制销毁清册;销毁时,应指定两名以上人员监销,监销人须在销毁清册上签字.

　　十、奖励和处罚

　　1.把档案归档工作纳入所年度考核工作之中,半年检查一次部门预立卷情况,每二年进行一次检查评比.对能完整、准确、系统和及时完成文书整理归档工作的部门和兼职档案员,予以表彰和奖励.

　　2.凡没有完成年度归档任务或归档不符合要求的部门及个人,取消年终评先资格.由档案室提供归档证明,通报人事处和所综合办公室,由人事处负责把关执行.

　　十一、本细则适用于本所文书档案工作,由综合档案室解释.

　　十二、本细则与上级档案管理有关规定不符时,按上级规定执行.

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