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欢迎来到档案界!2024年12月28日
文书学
作为,我没有实际的经验,但我可以告诉你,文书档案归类可能会很麻烦。这需要耗费时间和精力来确定哪些文件应该放在哪里,使用什么标准进行分类,以及如何确保文件易于查找和访问。此外,如果文件数量庞大,那么归类过程可能会更加困难。但是,如果你有一个好的组织系统和一些工具,例如文件夹和标签,那么这项任务就可以变得更加容易。
一,分类调卷
我所文书档案的分类方案是按问题分类,即综合管理类,综合统计类,规章制度类,党群纪检类,人事教育类,科研管理类,外事管理类,技条基建后勤管理类,安全保密类,管理类十大类,能够涵括我所所有事务活动.有些单位是按部门分类,这样产生的后果是如果部门进行调整,工作性质有交叉后,不利于档案分类的连续性.
将兼职档案员所立案卷认真检查,按分类方案比对调整后,再按我所文书档案保管期限表对每一类中的档案保管期限进行调整.
二,装订
一般按一份文件为一件进行装订,批复和请示可装订为一件,若太厚也可分为两件,同样,正文和附件,正本与草稿,来文与复文都可视情况分别装订.不过在文件排序时就应相对集中放在一处,若是完成立档工作后才归来的文件也可放在最后,不必改动前面的档号.
在装订方式上,可用不锈钢订书钉装订,若过厚,才采用三针法线装.
三,加盖档号章,编页码
在每一件的右上角加盖文书档案档号专用章,填写其中内容,内容包括全宗号,年度,室编件号,机构或问题(分类号),保管期限,馆编件号六项,这里着重是室编件号的填写,室编件号一定要从不同分类,不同保管期限的最低一级顺序从"1"开始标号,比如永久保管综合管理类档案有10件,那么就从"001"编至 "010",长期保管综合管理类有档案10件,那么又从"001"编至"010",这样编制的好处是有新增加档案可以从最后顺序加入,而不影响前后其它档案的档案号.
逐件从"1"编页码.
四,录入
将文件目录以"件"的方式录入计算机,以便查询.
五,档案盒
根据不同分类不同保管期限的档案厚度选择相应的档案盒,原则是同一分类同一保管期限的档案装在一个盒内,但某一分类档案过少时也可多个分类的档案放入同一盒内,在盒脊处"机构(问题)"栏处相应地标明多个分类号.
六,备考表
将备考表填写好后放入每盒的最后页.
经过上述五个步骤,一年的文书档案就整理完毕了,显而易见,新方法整理档案有如下优点:
1.整理方便快捷.每件加盖档号章及用订书钉装订的时间远远低于原来案卷组卷时每卷加封面封底,拟写50字以内的案卷标题,用线装订的时间,档案整理的效率提高了.
2.利于保密.新方法整理后的档案可以针对性较强的借阅利用某一档案,而不必因为利用一件而借出一卷,利于档案的保密.
3.充分利用档案室保存空间.取消了案卷封面封底,而且可以多个分类档案放入同一卷盒中,这样充分利用了档案盒的空间,进而节约了档案室的保存空间,随着日后档案的增加,这一优势会更加明显.
4.容易调卷.分类错误或档案进馆时,档案存在调卷的问题,案卷级组卷方式在这方面就尤为麻烦,而且容易破坏档案,而调整件盒级组卷时,就只须改变一下排列件号,相对容易了许多.
5.查阅方便.在计算机中输入关键词进行查询,更为快捷直观.
缺点:新方法要求将档号章直接盖在档案上,这个做法我认为有些不妥,值得探讨!
1、保管期限—年度分类法,即先将归档文件按保管期限分类,每个保管期限下按年度分类。
2、保管期限—年度—问题分类法,即先将应归档文件材料按保管期限分类,每个保管期限下按年度分类,再在年度下按按问题分类。
3、问题—年度—保管期限分类法,即先将归档文件按问题分类,每个问题下按年度分类,再在年度下按保管期限分类。
4、年度—保管期限分类法,即先将归档文件按年度分类,每个年度下按保管期限分类。
5、年度—组织机构—保管期限分类法,此为最常用的分类方法。先将归档文件按年度分类,其次按照各个部门分类,最后按保管期限分类。
进行档案管理工作,要遵循集中统一管理国家档案,维护档案的完整与安全,便于利用的原则。集中统一指国家全部档案要由国家设立的各级各类档案保管机构分别集中保存,并制定统一的法规进行管理。
维护完整有两方面的含义:从数量上要保证档案齐全,不致残缺短少;从质量上要保持档案的有机联系,不能人为割裂分散或零乱堆砌。维护安全也有两方面的含义:力求档案本身不受损坏,尽量延长档案的寿命;保护档案免遭有意破坏,档案机密不被盗窃。
便于利用为全部档案管理活动的最终目的,也是检验档案管理工作的一个标准。档案是历史的见证,都反映一定的历史事实,不允许任意篡改或修正,所以维护档案的真实性,保持档案的原貌,也是档案管理工作必须遵循的原则之一。
扩展资料
档案管理工作不生产物质财富,档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用,它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业,所以是管理性的工作。但是档案管理系统不是孤立的,而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。
通过提供档案信息为社会实践服务,是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。档案部门虽然也研究档案、进行编着等活动,但其目的还是为了更好地适应社会的利用需要,仍具有服务性。在社会历史的各个阶段,档案管理工作都必然为一定的经济、政治、文化服务,否则就不会存在,也难以发展。
在阶级社会中,档案管理工作体现一定的阶级关系和阶级利益,为一定的统治阶级所掌握,为一定阶级的经济、政治和文化服务,这个服务方向是档案管理工作政治性的集中表现。
由于档案的内容关系到国家的政治利益和经济利益,所以中外任何国家对档案管理都有一定的保密要求,一部分档案不对外开放,而多数档案则要在规定期满后才开放。这种机要性也是档案管理工作的一种性质。
参考资料来源:百度百科-文书档案
参考资料来源:百度百科-档案管理
赵琦(黑龙江省总工会,黑龙江 哈尔滨 150000)
摘要:文书档案是社会发展的主要记录载体,从古至今,人们对档案工作一直都非常重视。在社会不断发展中,文书档案管理方法不断完善,这也意味着文书档案的管理不断细分,因此在文书档案管理中需要对档案进行严格分类,以此提高文书档案工作效率。本文阐述了文书档案工作中最常见的三类分类方法,主要分为:年度分类法、组织机构分类法和问题分类法。
关键词:文书档案;分类方法;年度分类法;组织机构;问题分类法
文书档案是记载了社会发展中各种现实事物发生的整体过程,通过对历史客观记录来衡量某一时期领导人供给,同时是反应某一时期各个基层、部门建设和科技成果开发的主要措施。伴随着社会发展中,人们对文书档案认识的不断增加,文书档案分类是与档案整体工作的基本出发点和根本目的,是保持文件之间历史联系发生各种矛盾的过程中能够充分的考虑和保管,利用相应的方便来实现档案管理效率。在文书档案工作中,分类是通过将文件按照不同的形式和形成机关等因素分开,避免出现不同机关文件的混杂,造成档案管理工作的混乱。
1 年度分类法
就是根据形成和处理文件的年度,是通过将全宗内的所有文书档案按照时间为标准进行逐步区分,通过形成年限逐次排开。运用年度分类法,要求根据文件的准确日期将文书档案进行归纳,并且注明其形成的实践,这是确保分类质量和效率的关键,同时也是在当前实际工作中能够合理完善档案分类工作的有效措施,其在分类的过程中需要注意一下几个方面:
一是在实际社会活动中,不仅有通用的公历年度,其中也有一些特殊行业和部门是按照工作性质和工作特点的需要来对档案在应用中采用过去农历方式进行编制的,这就造成档案在分类中容易混淆的问题,因此在分类的过程中需要对这种情况严加分析,避免出现文档分类的混乱。
二是某些文件上有几种日期,如起草日期、签署日期、批准日期、会议通过日期、发布日期和收文日期等,这些日期有时还不属于同一年度。在这种情况下,要根据文件的具体情况确定一个最能说明文件时间特点的日期。通常的做法是:内部文件和一般发文以文件的写成日期为根据;来往文件中收文以收到日期为根据;法律、法令和条例等法规文件以批准日期或公布、生效日期为根据;指示、命令等指令性文件以文件签署日期即落款日期为根据;计划、总结、预算、决算、统计报表等以内容所针对的时限为根据;跨年度处理的专门案卷、来往文书等可放入关系最密切的年度或最后结案的年度。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆 三是一些文件由于某种原因没有标注或找不到日期,对此需要根据文件的具体情况,采取适宜的办法考证和判定文件的准确或近似的日期,并将其妥善归类。在文书档案的管理工作中,对分类要求日益增加。文书档案在管理中一般都是通过以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,元件与复制件为一件,转发文件与被转发文件。
四是在年度分类的过程中一般都是通过将一份文件结合实践特征来进行整理,这是通过成文时间、签发时间、批复时间、通过实践和公布时间等,不过在目前的分类管理中一般应用醉倒的是文件的签发时间。以文件签发时间来判定文件的所属年度是当前对各个单位和企业进行总结的主要方法,同时也是按照新方法取消其中内容的主要手段。
2 组织机构分类法
就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类。它以立档单位内部的组织机构为标准,按不同的机构分别设置类目。
采用组织机构分类方法应具备一定的条件:第一,立档单位每年设立的内部组织机构应当基本稳定。内部组织机构经常调整变化的立档单位,不宜采用这种方法。第二,立档单位设立的各个内部组织机构应当能够反映该单位的职能分工情况,并且每个组织机构具有较稳定的基本工作任务或职责,其工作活动的内容及过程应同该机构承担的相关职能保持一致。第三,立档单位的文件上应有各组织机构在形成及承办文件时留下的标记,如收文章、发文号等。
组织机构分类法的类别设置,一般是以立档单位内第一层组织机构分类,需要时也可以分到第二层组织机构,往往有一个机构就设一个类。如果一个单位的机构包括办公室、人事部、财会部、组织部、宣传部等,采用组织机构分类法就可将档案分为办公室类、人事部类、财会部类、组织部类、宣传部类等。各类的排列次序一般按习惯或正式文件的规定,把领导机构、综合机构排在前面。
3 问题分类法
就是按照文件内容所反映的问题或“事由”将文书档案划分成各个类别。它以文件的内容为标准,按文件所涉及的问题(事由)分类。如一个全宗内的档案可以按人事、计划、生产、销售等类别分类,销售类内的档案还可以按广告宣传、推销、运输、售后服务等进一步分类。这种分类方法要求问题的概括应当准确并且范围明确,各个同级类目应当互相排斥,并按文件的主要内容进行归类。因此,相对而言,这种分类方法要求档案人员具有较高的业务水平。
为确保每份文件都能正确归类,使用问题分类法时应注意以下几点:一是在设置分类体系和类目时,要仔细研究立档单位的职权范围和工作任务,并依据档案的具体情况分门设类;二是分类层次和类目不宜过多过碎,否则人们在理解上容易发生误差;三是要正确使用逻辑学原理设置类目;四是应设立一个综合类以包容一些综合性文件和数量过少问题的文件;五是若一份文件同时涉及几个问题,应研究并确认其中的主要问题,将文件归入相应类别。
在实际工作中,由于全宗内文书档案构成的复杂性,单纯采用一种分类方法划分文书档案的类别是比较少的,通常是将两种或两种以上的分类方法结合起来使用。各单位最常用的分类方法主要有:年度——组织机构分类法、年度——问题分类法、年度——机构——保管期限分类法、保管期限——年度——机构分类法。
文书档案管理工作的失误将影响其以后使用的正确性,其影响力不容忽视,做好文书档案的管理工作就必须先要求从基础工作入手,档案的管理工作不仅仅是“管好堆”,应不断的完善原有的档案。保证现有档案工作无错误的基础上,要求档案工作者对原有档案应进行核查,以防之前档案管理工作的失误,从中发现错误时,应采取补救措施以使失误造成的损失降到最低。这就要求档案工作者要全心全意地进行档案工作管理,从基础抓起。
4 结论文书档案分类一般是通过最低一级的档案逐步朝着高级档案进行分类,这种方法在应用的过程中是通过确定归档文件先后顺序的方式来排列。由于文书档案在分类中是一个复杂的过程,因此需要结合科学技术不断更新,确保分类归档的完整性,为档案工作的提高提供有力依据,提高文书档案管理效率和工作质量。
[2]隋敏.文书档案的科学化管理探讨[J].中国新技术新产品,2011.
机关档案分类方案一般采用年度、机构问题、保管期限等分类项进行复式分类,有专门规定的,从其规定。
法律依据:
《机关档案管理规定》
第三十一条机关应当按照本规定第二十三条制定统一的档案分类方案。不同门类、载体或形式的档案的分类方法应当协调呼应,便于档案的统一管理和利用。分类方案一经确定,应当保持一致,不得随意变动。机关档案分类方案一般采用年度、机构(问题)、保管期限等分类项进行复式分类,有专门规定的,从其规定。
第三十二条机关档案整理应当遵循文件材料的形成规律,保持文件材料之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用,逐步推进卷件融合管理。文书档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物档案一般以件(张)等为单位进行整理。科技档案、人事档案、会计档案一般以卷为单位进行整理。其他门类档案根据需要以卷或件为单位进行整理。整理方法分别按照相应要求执行。