数字档案馆扩建_数字档案馆的建设

数字档案室及档案数字化建设方案

数字档案室的建设
数字档案馆系统综合应用物联网、云计算、移动互联网等新技术，开发了对档案实体、档案内容、档案服务和档案管理等信息的感知、处置等功能，实现了对档案信息资源和档案业务信息资源的智慧收集、智慧管理、智慧服务、智慧保护和智慧监督，为档案馆物与物、人与物、人与人的全面互联、互通、互动提供了基础条件。
基于OCR技术生成档案数字化成果文本数据资源库，结合应用原生电子档案内容信息，实现了档案信息资源的数据化管理，可以进行全文检索，并采用数据挖掘技术构建虚拟资源库，突破了传统的档案数字化理念，对实现档案资源的深度控制和挖掘创造了条件。
基于数据智能采集技术，采用多样化、组合式信息资源收集方式，实现了智慧城市建设中重要的信息资源之一 —— 专业档案数据库的高效接收和有序管理。采用大数据技术的智慧档案馆，通过云计算技术虚拟合并各档案馆之间的数据，做到实时互通，跨馆出证。
采用模型控制技术，实现了机关归档电子文件质量监管、进馆电子档案质量检查、开放档案划控辅助管理、档案馆业务目标督查等工作的辅助管理，有效地推进了档案馆业务工作的信息化。
应用RFID 技术，实现了智慧档案馆智能感知管理平台对实体档案、在馆人员及相关业务信息的综合感知和智能处置，拓展了RFID技术在档案馆工作中的应用领域。如文档服务中心发出调卷指令后，在规定时间内库区RFID 标签信息阅读器未感知到相关档案出库信息，将自动发送短信提示库房保管人员办理调卷业务。
基于编研人员的档案利用，通过对档案信息资源的深入挖掘，实现对档案信息资源的智能检索，提高了档案检索的查全率和查准率;同时基于数据挖掘技术，支持对检索结果的知识图谱展示以及档案信息的自动聚类，为利用者提供了便捷、高效的档案利用服务。根据业务需要，智能形成编研材料。
感知档案，通过标签可以知道档案的状态，可以对档案实体进行识别、定位、跟踪、监控和管理，帮助档案管理人员实时掌握每一份档案的状态，实现管理者与档案实体的沟通。这样可以避免传统档案管理中出现的一些问题。

如何建设基层数字档案室建设

近年来，随着电子信息技术的广泛应用和数字档案馆建设的蓬勃开展，基层数字档案室建设这个问题便提上了档案行政管理部门和基层单位的议事日程。基层数字档案室建设就是指机关企事业单位和社会组织综合运用计算机、信息网络等技术，对室藏档案进行数字化加工、信息化管理和网络化运用的工作工程。基层档案是同级国家档案馆的“基石”,基层档案的数字化又是同级国家档案馆数字化的“基础”。通过基层数字档案室的建设实践证明 ,这项工作既能有效保护纸质档案原件,又能为利用者提供快速准确便捷的查档服务,实现档案资源利用的最大化。
　　一、基层数字档案室建设的硬件、软件要求
　　（一）硬件要求。主要包括：用于对室藏纸质档案进行数字化加工的专门办公场地;用于信息系统数据存储、管理和应用系统运行的服务器；用于各类用户访问的终端设备、身份证读取器、打印机、复印机等输入、输出设备；用于纸质、照片等传统载体档案数字化加工的扫描仪、数码相机、数码摄像机等；用于数据备份和归档移交的光盘刻录机、磁带机等，确保数字档案的大量储存、查询、利用。
　　（二）软件要求。选购或根据自身情况开发与硬件配套的安全性高、稳定性好的主流操作系统；选择与单位档案信息管理实际标准相符的数据库管理系统；选择配套的扫描软件、图像处理软件等，实现档案资料管理系统与办公自动化系统的无缝衔接。
　　（三）数字化标准要求。依据国家档案局DA/T 46 -2009《文书类电子文件元数据方案》、DA/T47 -2009 《版式电子文件长期保存格式需求》和DA/T48 -2009 《基于XML的电子文件封装规范》等相关标准进行科学化的整理加工和管理。
　　二、基层数字档案室建设过程中存在的问题
　　根据笔者所在部门的做法和对同级单位的了解，目前基层数字档案室建设，主要是采取业务外包的形式来进行的，还存在一些问题。
　　（一）认识不到位。基层单位建设数字档案室，毕竟不是一件小事情，它涉及到方方面面的问题，比如内部机构之间的协作、经费的保障、数字信息技术的采用、相关专业人才的配备、安全保密保管等具体问题。因而，基层单位在建设数字档案室这个问题上，多数单位尤其是领导认为建设数字档案室不重要，是多此一举，只要保管保护好纸质档案就行了，没有必要浪费大量的人力、物力、财力；同时相当多的基层档案工作人员，因为自身年龄较大、对现代信息技术不甚了解等原因，积极性不高，认为是多余的，满足于传统的做法。
　　（二）经费成为拦路虎。基层单位在建设数字档案室的过程中面临最大的问题是经费有限，更愿意把有限的财力资源投向更重要的方面,导致档案数字化建设硬件投入的资金不足,致使基层档案数字化工作起步艰难。
　　（三）相关人才缺乏。在基层档案部门, 面对相对有限的档案室藏、相对固定的服务对象，传统的管理模式仍然管用、好用，这种根深蒂固的思维定式使得很多基层的档案工作人员不愿主动放弃传统的工作模式去探索数字化的工作方式，知识结构的更新速度也远赶不上数字档案室的建设速度。已开展数字化的基层档案室的档案工作也还停留在摸索阶段，掌握使用的只是简单的查询、登记、统计等技能，档案数字化的作用还没有充分发挥出来。
　　（四）安全、质量有隐患。目前，基层数字档案室建设的普遍做法是业务委托外包，这种方式简便省事。在实际工作中，却存在着较大的安全和质量隐患，尤其是安全隐患应引起档案行政管理部门和基层单位的高度重视。以外包为例，基层单位通过政府购买或招标形式与数字化加工企业签订档案数字化加工合同，虽然在委托加工的过程中会签订严格的安全、保密、质量协议，但在具体实际操作过程中，隐患并未就此消失，主要表现在一是数字化加工企业从业人员素质高低不同、流动性大带来的隐忧；二是基层业主单位对数字化加工监管不到位的隐忧；三是数字化工作企业和从业人员首先考虑的是经济利益，存在着重数量，数字化质量不高的隐忧。
　　（五）软件配套不完善。目前，在数字化加工工作中，基层部门感到比较困惑的是没有一套统一的软件，存在着选择性的纠结，担心将来数字化成果无法和同级国家档案馆对接的问题。希望档案行政管理部门能及时提供统一可行的软件。
　　三、基层数字档案室建设的对策
　　（一）从管理体制入手，建立协同机制。一是档案行政管理部门加大档案信息化工作的宣传力度，提高基层单位对档案数字化建设工作重要性的认识。二是基层单位要建立档案机构、信息技术中心、业务部门之间的协作机制，以部门协作来弥补档案机构人才的不足。三是加大人才建设力度，对相应人员进行定期培训，鼓励他们更新知识结构，与新形势下的数字化档案工作相适应，或引进人才为数字档案室建设提供人才保障。
　　（二）明确职责，规范制度，加强外包过程的监督和控制。建立并完善档案出入库、档案交接、外包人员出入等数字化加工现场管理制度，建立档案出入库表单、工作量表单等，强化工作职责，优化工作环境。在与委托外包单位签订保密协议之外还应建立严格的监督制度，采取有效措施，如在数字化加工场所安装摄像头、不定期进行安全巡查等，排除可能的安全隐患。
　　（三）积极争取加大经费投入。档案工作人员要大力宣传档案对民生、经济社会发展的重要作用，争取领导的重视、政策的倾斜和经费的投入。同时优先开展利用率高、涉及人民群众切身利益的档案的数字化，从小规模到大规模，有计划有重点地推进数字化档案室建设。
　　（四）加强档案数字化加工安全和质量的监控。一是做好案卷质量的检查工作，如案卷题名的拟写是否规范，记录案卷详细信息的档号、起止日期、页码、卷内文件的件数是否准确，发现错误要及时修正，为后期的录入做好周密细致的准备工作。二是把好档案信息著录的质量关，一方面要保证标准化作业，避免录入的随意性，另一方面要落实专人对照原始文件对录入的档案目录数据进行检查和不定期抽查，保证录入数据与原始档案的一致性和准确性。（作者单位　朱妍霖：四川省武都水利集团有限责任公司　王琳：绵阳市档案局）

高等学校档案管理办法全文(2)

高等学校档案管理办法全文

　　第三章　档案管理

　　第十四条　高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。

　　第十五条　高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：

　　(一)党群类：主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

　　(二)行政类：主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

　　(三)学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

　　(四)教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。

　　(五)科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[1987]6号)执行。

　　(六)基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4号)执行。

　　(七)仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

　　(八)产品生产类：主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

　　(九)出版物类：主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

　　(十)外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

　　(十一)财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)执行。

　　高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。

　　第十六条　高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。

　　学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。

　　第十七条　归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行。

　　第十八条　高校档案材料归档时间为：

　　(一)学校各部门应当在次学年6月底前归档;

　　(二)各院系等应当在次学年寒假前归档;

　　(三)科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

　　第十九条　高校档案机构应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。

　　第二十条　高校档案机构应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

　　第二十一条　高校档案机构应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

　　第二十二条　高校档案由高校档案机构保管。在国家需要时，高等学校应当提供所需的档案原件或者复制件。

　　第二十三条　高等学校与其他单位分工协作完成的项目，高校档案机构应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交高校档案机构保存。

　　第二十四条　高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。

　　对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，高校档案机构可以通过征集、代管等形式进行管理。

　　高校档案机构对于与学校有关的各种档案史料的征集，应当制定专门的制度和办法。

　　第二十五条　高校档案机构应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校长报告，及时处理。

　　档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。

　　第二十六条　高校档案机构应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

　　第四章　档案的利用与公布

　　第二十七条　高校档案机构应当按照国家有关规定公布档案。未经高等学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

　　属下列情况之一者，不对外公布：

　　(一)涉及国家秘密的`;

　　(二)涉及专利或者技术秘密的;

　　(三)涉及个人隐私的;

　　(四)档案形成单位规定限制利用的。

　　第二十八条　凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。

　　境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

　　第二十九条　查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。

　　第三十条　高校档案机构提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案机构负责人批准。

　　加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

　　第三十一条　高校档案开放应当设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具(著录标准按《档案著录规则》(DA/T18-1999)执行)，提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。

　　第三十二条　高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。

　　高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用;用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。

　　社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，高校档案机构应当无偿和优先提供。

　　第三十三条　寄存在高校档案机构的档案，归寄存者所有。高校档案机构如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。

　　第三十四条　高校档案机构应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请校长批准。

　　第三十五条　高校档案机构应当采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等)，积极开展档案宣传工作。有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。

　　第五章　条件保障

　　第三十六条　高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。

　　第三十七条　高等学校应当为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求及时进行改扩建或者新建。

　　存放涉密档案应当设有专门库房。

　　存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

　　第三十八条　高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆(室)建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

　　第六章　奖励与处罚

　　第三十九条　高等学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

　　(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;

　　(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;

　　(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;

　　(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的;

　　(五)同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

　　第四十条　有下列行为之一的，高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

　　(一)玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

　　(二)违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的;

　　(三)涂改、伪造档案的;

　　(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

　　(五)不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的;

　　(六)其他违反档案法律法规的行为。

　　第七章　附则

　　第四十一条　本办法适用于各类普通高等学校、成人高等学校。

　　第四十二条　高等学校可以根据本办法制订实施细则。

　　高等学校附属单位(包括附属医院、校办企业等)的档案管理，由学校根据实际情况自主确定。

　　第四十三条　本办法自2008年9月1日起施行。国家教育委员会1989年10月10日发布的《普通高等学校档案管理办法》(国家教育委员会令第6号)同时废止。 ;

数字档案馆的介绍

数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。“数字档案馆”的含义有广义和狭义之分。广义的数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆是一个内容管理系统、集成系统和数字信息长期保存系统的集合。作为以电子文件、档案以及其他信息资源等非结构化数据为主要管理对象的数字档案馆，它不仅仅起到一个数据中心的作用，也不仅仅起到发布利用的作用，而是具有有序处理和集成管理的功能。它的有序处理和管理过程包括收集、创建、确认、转换、存档、管理、发布利用等涵盖文件生命周期管理实践的全过程。集成（integration）含综合、融合、整合成为整体和一体化的意思。就数字档案馆而言，就是将集成管理理论应用于涵盖文件档案信息资源生命周期管理实践的全过程，即在管理思想上以集成理论为指导，在管理行为上以集成机制为核心，在管理视野上突破管理业务流程机构部门间的限制，并从全程管理和最优化管理的层面来对待各种档案信息资源要素，提高各种管理要素的交融度，以利于优化和增强档案信息资源的真实性、完整性、有效性和有序性，最终提供以用户需求为导向的档案信息集成服务。

已是数字档案馆，在此建一个规范的智慧档案馆需投入多少?如何预算？

档号（全宗号、目录号、案卷号（件号）、页号）的编制 （一）全宗号的编制 全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号，如邵东一中，县档案馆确定其全宗号为“142”， 标识为“0142”。未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。

档案数字化的集团企业数字档案馆解决方案

档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与重要资产。集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂，各下属单位分散等特点。对于集团企业，实现集中部署应用、分级管理，构建立体式企业数字档案馆，是集团企业数字档案管理最佳解决之道。利用当前最先进的标准规范、信息技术，推出面向集团企业的数字档案馆解决方案。 应用系统由基础应用平台、业务应用平台、信息服务平台、系统管理与维护、接口等五个部分组成： 基础应用平台为系统功能提供基础性的应用服务，如工作流引擎、OCR服务、文档格式服务、全文检索服务、报表引擎等等。 业务应用平台为档案管理机构提供档案管理的平台，包括档案工作管理、档案收集整编、档案管理、档案保管、开发利用等业务。 信息服务平台为档案利用者提供信息服务的平台，包括档案网站、多种档案查询模式、图书资料信息的查询、电子文件浏览等。 系统设置与维护实现系统设置、业务建模两大主要功能。系统设置主要用于配置系统运行环境的参数，包括服务器集群、存储系统（支持分布式和集中式）、基础应用层各应用参数的配置等。业务建模系统主要包括全宗群、档案门类、管理目录树、分类表、元数据、报表、表单等各基础数据结构的定义。 接口接口包括了两个部分，一部分是本系统与其它系统集成的接口，一般包括了与OA系统等系统的集成接口；另一个接口是指系统提供二次开发的接口，系统可提供基础应用、档案业务管理、档案信息服务等不同层面的SDK开发包。

扬州市档案馆信息资源采集的途径和特色

这个的确有点难了，可以参考这篇论文吧：
扬州市档案馆公共服务能力研究


下面这个也可以参考一下。

扬州市档案事业发展“十一五”规划

“十一五”是我市推进富民强市，力争两个率先，“全面达小康，建设新扬州”的重要时期，也是档案工作与经济社会协调发展的重要时期。档案工作担负着保存历史发展所积累的真实思想、文化和科学财富的历史重任。面向社会、面向未来、面向现代化的档案事业，是社会全面进步的鲜明标志，也是我市全面小康和推进文化大市建设不可缺少的重要方面。为推动全市档案事业与经济社会的全面协调可持续发展，为扬州“两个率先”提供优质服务，特制定扬州市档案事业发展“十一五”规划。
一、“十五”期间档案事业发展概况
“十五”期间，随着全市经济、社会的持续、健康发展，全市档案事业发展取得重要成就：
1、大力创新服务机制实现新突破。全面开展可公开现行文件利用工作，全市各级国家综合档案馆普遍建立实体的或网上的现行文件查阅利用中心，并全部被政府确定为政务信息公开场所。大力推进爱国主义教育基地建设，扬州市档案馆创建省级爱国主义教育基地，6个县（市、区）分别创建成为相应等级的教育基地。
2、档案工作为经济建设服务取得新业绩。档案工作进一步融入经济和社会发展，适应农村改革发展的新形势，全市实施为农服务“六个一”工程，首创档案“三下乡”服务，成为全市档案部门的“品牌”项目，成为全国推广的新工作。开展了农业产业化、小城镇建设档案工作，村务公开、民主管理档案工作，深化了农村档案工作内容。适应深化企业、事业改革，开展了调整和完善所有制结构、产权制度改革中的档案工作，对改革改制企事业单位档案有效监管，引导民营企业档案工作不断提高科学化规范化程度。全面推行重点建设项目档案工作“提前介入、全程跟踪，优质服务”的新理念、新模式。积极开展信用档案工作，社区档案工作，为建设新型社区，创建和谐社会，做出了贡献。
档案事业主体建设跨上新台阶。实现了档案馆文化标志建设理念的新突破，积极投入新一轮档案馆建设。扬州市档案馆不断完善局馆设施建设，新建展览大厅。宝应县新建7000多平米档案馆开工，维扬、广陵、邗江三区档案馆条件有了改善。扬州市档案馆通过省一级馆评审，跨入省级先进行列，为档案工作走出封闭，走进开放，走入社会，走向现代化提供了条件。
档案资源建设取得新进展。全市档案部门以建立完整反映历史、内容丰富、结构合理的馆藏体系，档案馆成为保管党和国家重要档案的基地和大众文化信息中心为目标，着力加强档案资源建设，保护档案文化遗产。“十五”期间，全市各级国家综合档案馆共接收征集各类档案资料174354卷（册、盘、件、张）。其中扬州市档案馆接收进馆文书档案、专门档案73000卷。朱氏族谱丝质挂牒入选省珍贵档案名录。
5、档案信息化建设迈出新步伐。全市档案信息化建设取得突破性进展，扬州市档案馆建成微机中心，完成馆藏文件级目录和特殊载体档案的数字化工作。县（市、区）档案馆建立了文件级、案卷级目录数据库。全市“三网一库”发展迅速，建成档案网站（网页）7个、局域网4个。
6、档案史料编研和利用取得新成果。产生了一批有一定质量和文化品位的编研成果，彰显了档案文化遗产的特殊价值。各级档案局（馆）继续办好每月大事记，充分利用宣传平台，为党和政府中心工作服务，为社会服务。扬州市档案局连续14年举办年度十件大事评选活动，收效显著。《扬州史志》杂志改版、扩容、增加印数、扩大发行，其影响和价值进一步显现。举办各类展览陈列数十次。编辑出版了《落日辉煌话扬州》、《扬州建置笔谈》、《扬州人》等地情书籍10多种，受到社会的广泛好评。
7、档案工作标准化建设有了新举措。全面推行机关、事业单位档案工作目标管理和文书立卷改革。组织实施《江苏省市、县（市、区）国家综合档案馆等级评定办法》、《江苏省档案工作等级评定试行办法》两个新的业务建设标准，出现了前所未有的档案事业建设热潮。市档案部门与各有关部门密切合作，条块结合、整体推进，围绕经济建设和中心工作，先后出台近20个档案业务规范性文件，有力推进了档案工作标准化建设，促进了档案工作的发展。
8、档案队伍整体水平有了新提高。全市档案机构进一步健全，各级国家档案馆着力提高公共服务水平，涌现出一批“文明窗口”、先进单位和先进工作者。加强档案人才培养，档案业务受训人数达3000人次。近200人获得档案系列中、初级职称，近20人获得高级职称。一批业务骨干和学术带头人成为档案事业发展的重要力量。
二、 “十一五”档案事业发展指导思想
坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，全面贯彻落实科学发展观，紧紧围绕富民强市、“两个率先”，“全面达小康，建设新扬州”的目标，解放思想，立足服务，以档案文化遗产的有效保护和档案信息资源的综合利用为主线，最大可能地满足社会各界档案利用需求，着力加强档案资源建设、档案馆设施建设、档案信息化建设和档案法制建设，加大档案开放力度，优化档案信息资源共享环境，提高公共服务能力，充分体现档案工作与档案事业在经济社会发展中的重要作用，为率先发展、科学发展、和谐发展、跨越发展作出更大贡献。
三、总体目标和发展重点
（一）总体目标
加大档案事业的投入，建设设施齐备、功能完善、技术先进、馆藏丰富、利用方便的各级地方综合档案馆；充分发挥档案馆重要档案保管基地、爱国主义教育基地、政务信息公开中心和档案信息服务中心“四位一体”的功能，成为地方社会文明进步和城市建设水平的重要标志；运用现代信息技术开发利用档案信息资源，初步建成电子文件中心、电子档案中心和数字档案馆，实现档案信息资源社会共享；档案室档案收集齐全、整理规范、利用便捷、移交及时，信息化建设不断加强；进一步增强档案行政管理部门依法行政能力；与全市现代化建设相协调的，体现全面建设小康社会发展要求的，面向社会、面向未来、面向现代化的档案事业体系不断完善。
（二）发展重点
1、档案馆建设
认真贯彻实施《江苏省市、县（市、区）国家综合档案馆等级评定办法》，规范和加强档案馆基础业务建设。“十一五”期间，市档案馆争创省特二级（四星级）档案馆，县（市）档案馆全部达到省一级（三星级）档案馆标准，区级档案馆力争达到省一级（三星级）档案馆标准。各专业档案馆要有计划地上等级。
（1）档案馆库建设
扬州市新建
15000㎡档案馆，全市所有县（市、区）经新建、扩建、改建，全部建成5000㎡以上档案馆。档案馆建设要从完善城市配套功能、提高城市文化品位、创建文明城市的角度，立足档案馆“四位一体”功能，按照“社会性、文化性、开放性、现代性和标志性”的要求，加快建设步伐；突出档案馆功能的科学定位、合理布局和档案馆形象的环境定位、文化标志，努力使各级档案馆真正成为地方社会文明进步和城市建设水平的一个重要标志。
（2）档案资源建设
积极开展档案接收和征集工作。以构建完整反映历史、内容丰富、结构合理的馆藏体系为目标，抓紧做好到期应进馆档案及破产转制企业档案的依法接收工作。从建立“公共档案馆”的视角，以体现历史特色、地方特色、时代特色为目标，加强对本地区重大活动、重大事件档案的收集，确保齐全完整；有重点地征集散存在社会的有保存价值的档案；加大对在本地区经济建设和社会发展过程中有突出贡献和重要影响的名人档案的征集力度，建立“名人档案库”。有计划、有重点地征集具有地方特色的档案，努力抢救自然历史文化遗产。
创新管理体制，整合档案资源。探索优化整合档案资源的新途径，对全市形成的与经济社会发展密切相关的各种档案，实行统一管理，充分发挥档案的集聚效应，提高档案资源利用效率。
加强档案文化遗产保护。抓紧对馆藏濒危、重点档案的保护和抢救工作。市档案馆及有条件的县（市、区）档案馆建立特藏室，对馆藏重要、珍贵档案采取特殊的保管措施。建立口述档案，抢救不可再生的档案资源，扬州市档案馆力争在全省率先建成口述档案中心。开展全市珍贵档案评选工作，建立“扬州市珍贵档案名录”，打造档案文化品牌。配合有关部门积极保护、管理涉及扬州历史文化的非物质文化遗产、成果。

推进江苏数字地质资料档案馆建设

蒋洪明

(江苏省地质资料馆)

摘要 随着信息化的迅猛发展，社会经济发展已跨入了一个数字化的时代。江苏省地质资料馆馆藏地质资料数字化工作的全面完成，推进了全省数字地质资料馆的建设。这是现时发展的必然趋势，也是省馆建设的一项重要内容。本文主要阐述了江苏省地质资料馆为推动全省数字地质资料馆建设，开拓思路，创新理念，积极完善馆藏各项建设。同时，作者结合省馆工作实际，进一步阐述了数字地质资料馆建设的重要性以及必要性。

关键词 江苏省 地质资料 数字档案馆

1 数字地质资料档案馆建设基础

图文数字化地质资料是江苏省地质资料馆(以下简称省馆)建设数字地质资料档案馆的基础数据来源及必要条件。同时，它也是地质资料社会化网络服务的前提与基础。省馆根据国土资源部数字国土工程工作标准《SZ1999001—2000 图文地质资料扫描数字化规范》，历时十年多的时间，全面完成了馆藏6000多档地质资料档案的图文数字化工作。图文数字化所形成的海量电子地质资料信息，为全省数字地质资料档案馆建设提供了数据保障。它的产生与应用，不仅促进了地质资料信息化的服务利用，相应地也促使了与之相关的计算机技术、通信技术、网络技术和多媒体技术在地质资料档案中的广泛应用。

在信息化发展的前提过程中，地质资料档案管理人员已认识到数字化信息的重要性。因为数字地质资料档案馆的建设必须在信息化发展的前提下，才能产生一种全新的数字地质资料档案馆形态。数字地质资料馆的建设也就意味着需将馆藏传统载体档案数字化的地质资料信息、汇交接收的地质资料电子信息、整理加工后建立的各类地质资料数据库信息进行存储，通过网络化的工作环境，实现向社会用户提供方便快捷的数字地质资料档案信息服务功能。

2 数字地质资料档案馆建设内容

为加强推进数字地质资料档案馆的建设，省馆积极有效地对馆内管理制度进行了完善；增添了新的硬件设备，及时更新了计算机系统软件的升级；对技术人员进行了管理平台应用的专项培训；通过引进人才，优化了人才队伍的结构；扩大了省馆网络化的管理；率先实行全省数字化成果异地备份工作。同时，开发了多项地质资料集群化产品项目。

2.1 完善制度建设

省馆领导班子对管理制度的建设非常重视。根据省馆现有的制度，结合实际的工作状况，进一步修改、完善了地质资料接收、保管、借阅、库房管理等制度。通过资料借阅承诺书的修订，保密协议的签订，使各项规章制度加以完善，落到实处。通过岗位职责的明确分工，提高了各部门工作人员的积极性，馆内工作得到了井然有序的开展。合理规划以及管理制度的完备，为数字地质资料档案馆的建设提供了可靠的制度保障。

2.2 基础设施建设

为进一步提高项目任务的效率以及更好地提供借阅服务，省馆新增了计算机、打印机、大幅面扫描仪等硬件设备，并加强对系统软件的升级，从而进一步提升了数字地质资料档案的建设。同时，省馆大力推进并启动了实物库的建设工作。从多方面、多角度地夯实了数字地质资料档案馆建设所需要的软硬件设施。

2.3 管理平台建设

为配合全省地质资料管理信息系统的建设，省馆购置了服务器，安装了地质资料管理信息系统，现已有6000多档地质资料信息存入了该管理系统，为来馆查阅资料者提供了地质资料基础保障。

自2013年3月以来，省馆开通的地质资料信息集群化共享服务平台，实现了与全国馆藏机构并网查询。目前，已有6500多档馆藏地质资料目录信息录入平台，并实行每月动态更新。全国地质资料信息集群化共享服务平台的建立，拓宽了数字地质资料档案信息的服务范围，强化了资料服务的水平，进一步提高了地质资料档案的利用效率。

地质资料汇交管理平台的建设，是对全省地质资料汇交监管平台的数据进行清理。省馆将所有的地质工作项目信息进行了录入，并补充了全省探矿权、采矿权、地质项目，通过汇交凭证的及时发放，对欠交单位及时发放催交通知书，从而完善了汇交管理制度，提高了汇交效率。

2.4 省馆网络化建设

江苏省地质资料馆网站的建立，为社会提供了方便、快捷的地质资料在线服务，推进了电子地质资料的利用价值。自从开通馆网站以来，省馆网站累计访问量已达113715人次；提供全文浏览和下载服务48421人次。网站数字资料的服务，既是社会网络化发展的需求，也是提高数字地质档案资料方便、快捷和高效服务的有效途径。

省馆局域网络的运行，大大提高了馆内数据的传输与利用效率，确保了数字化生产过程中地质资料数据的安全，有效地达到了对数字化工作过程中的监督与控制。

2.5人才队伍的建设

省馆加强内部人员建设，对现有在岗人员加强了技术上的培训与引导，并积极鼓励大家参加科研项目，建立学习研讨小组，形成良好学习氛围。对外，省馆则积极引进专业类的硕士研究毕业生，补充并夯实省馆技术队伍力量，从而提高了地质资料管理和地质资料信息集群化开发利用水平。

2.6 重要数据备份

为了进一步提高并保证数字化成果地质资料的安全管理。综合考虑地质灾害等环境因素的影响，为确保地质资料数据的安全性，省馆在全省率先开展了成果数字地质资料数据的异地备份工作。2014年6月，省馆派专人将6416档成果地质资料数据安全送达南通国土资源厅数据备份中心，完成了异地数据备份交接工作。今后新增的成果地质资料数据，省馆将会根据数据量，定期进行备份，保证数据备份的完整性。

省馆首次异地成果数据备份，是全省地质工作的创新思路，它为省馆数字化成果资料的安全存储，打下了坚实的基础，为今后江苏省经济发展服务提供了数据保障。

2.7 以需求为导向，加强地质资料项目建设

为进一步有针对性地提供地质资料集群化服务，省馆与江苏华东地质调查集团有限公司进行了“江苏省句容市九华山地区地质资料信息集成”的协作项目任务。数字地质资料在该项目中的应用，为找矿信息(地质、矿产、物化遥、矿政等)的集成与研究提供了基础信息，体现了数字地质档案资料在服务上的深化利用，也是省馆主动开发地质资料信息服务产品的创新体现。

为深入推进地质资料信息集群化工作，《国土资源部关于印发＜推进地质资料信息服务集群化产业化工作方案＞的通知》(国土资发〔2010〕113号)，要求完成各省(区、市)的重要钻孔数据库建设工作。在重要地质钻孔数据库建设中，将江苏省地质工作形成的归档保管的地质钻孔资料进行整理并提供利用。省馆已数字化的地质资料为地质钻孔数据库建设提供了所需的图文信息资料，包括钻孔柱状图、工程布置图、勘探线剖面图以及样品分析结果表等。钻孔数据库的建设，为找矿突破战略行动提供基础资料，为地质资料社会化服务提供了基础。

3 意义

数字地质资料档案馆的建设，是数字地质资料档案收集、管理、存储、利用的综合，是实现数字地质资料档案在各业务环节的自动化、网络化管理建设活动。加强数字地质资料档案的建设，不仅提高了地质资料技术人员的综合素质能力，而且创新发展了地质资料管理工作制度，健全规范了工作管理，实现了多样化的服务手段，从而可以满足社会对数字地质资料的不同需求。

加强数字地质资料档案的建设，也拓展了地质资料在信息社会中的服务领域。数字地质资料档案馆建设的信息化、智能化、网络化、自动化发展，也进一步促使了数字地质资料的可持续发展，它将会为江苏省经济建设发展提供更好的服务。

发展数字馆藏 加快数字化油田建设

李晓丽 王杨 王仁祥

(中国石油化工股份有限公司东北油气分公司)

摘要 数字档案馆的建设是数字化油田建设的重要组成部分，如何完整、准确、规范地进行档案信息资源建设，利用网络，进行信息共享，提供方便、快捷、安全的信息资源服务，是数字档案馆建设成果的重要体现方式之一。本文从东北油气分公司档案信息化现状着手，通过分析现阶段档案信息化建设成果及其应用效果、开展档案资料数字化的建设思路，简述了档案馆信息资源建设在数字化油田建设中的作用。

关键词 数字馆藏 档案信息 资源建设

1 数字地质档案馆建设的意义

数字档案馆随着计算机技术和网络信息技术的发展而诞生，使档案馆功能在信息时代得以延伸。数字档案馆作为既具有传统档案馆的基本性质和功能，又可利用信息技术手段，通过建立数字档案数据库，以网络通道实现电子档案信息的收集、存储、管理、利用。建立数字档案馆的最终目的，是最大限度地发挥档案信息管理和利用的作用。

数字档案馆具有馆藏容量大、服务范围大、信息资源共享、信息检索便捷等特点。随着数字档案馆的建设，地质档案馆传统的工作模式也逐渐发生了改变，从过去接收纯纸质资料转变为接收纸质和电子文档的双轨制管理，从过去的单一人工借阅转变为通过互联网实现的网上借阅，从过去的著录查询转变为全文数据的精确检索。

作为具有海量数据的地质档案馆藏，建设成数字地质档案馆尤为重要。近年来，国土资源部以及中石油、中石化等相继出台了地质资料电子文件管理办法，几乎所有的地质档案资料都实现了电子化，为数字地质档案资料管理奠定了坚实的基础。

2 东北油气分公司地质档案馆现状

东北油气分公司20多年的勘探开发实践中，产生了大量地质资料，这些资料是油田重要的财富。由于历史原因，分公司综合档案馆保存的大部分地质资料属于未电子化的纸介质资料。2008年以来，随着东北油气分公司勘探开发业务的发展，地质资料的利用越来越频繁，应用范围也逐渐扩大。综合档案馆在馆藏资料的数字化工作方面虽然取得了一定成绩，但目前还主要是提供简单的目录检索和纸质资料的浏览、借阅，基于资料数字化基础上的网上查询浏览则还刚起步。对于即将面临的数字化油田建设的全面开展，数字馆藏的建设就显得尤为迫切。

2010年以来，通过开展地质资料信息化建设工作，档案馆也陆续建立了《地质资料管理系统》、《录井图成图系统》、《岩心图文综合信息系统》等5个系统，并逐渐将东北油气分公司的地质资料在数字化的基础上，进行科学的分类管理，通过安全、有效的手段发布共享，使之成为科研人员共享资料。为科研人员提供技术、成果互动交流的平台，充分发挥馆藏资料的作用，用数字馆藏的建设为数字化油田建设打好基础。

3 东北油气分公司档案信息化建设取得的主要成果

3.1 档案数字化建设的规划和标准

近年来，中国石化加强了勘探开发领域信息化工作，各油田深刻地认识到信息化在油气勘探开发中的重要作用。东北油气分公司档案信息化建设的目标是：以建设数字化档案馆为目标，本着档案信息化建设和数字化油田建设同步，技术与管理并重的原则，加强档案数字化基础设施建设，大力推广中国石化地质资料管理系统，全面实行电子文件归档和电子档案的规范化管理。推动馆藏档案数字化，进一步完善以档案信息资源建设为核心内容的档案数据库建设，满足分公司生产科研和管理对档案资源的需求，推进档案数字化标准体系、安全保障体系和人才队伍建设。

数字化建设离不开规范和标准，要统筹规划数字档案管理系统。借鉴兄弟单位的经验和成果，我们对电子文件的形成、归档和数字档案资源的标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和安全管理等方面，制定了相应的标准、规范和制度，并严格执行。

3.2 地质档案数字化建设成果

3.2.1 完成全部馆藏资料目录数字化

2009年开始地质资料管理系统目录数据的著录，按照中石化新的地质资料分类标准，对馆藏单井资料重新定义档号规则、分类标准，用两年时间，完成所有馆藏单井、科研、物化探等资料目录的著录，每一份资料都打印粘贴上标签，实现计算机检索，并在局域网上发布。完成了地质资料的编目，极大地方便了广大生产科研人员的查询、借阅和使用，为开展数字化馆藏建设工作打下第一部的基础。

3.2.2 完成部分资料数字化并建立录井图成图系统数据库

东北油气分公司很多历史资料无数字化电子版，特别是完井地质报告和综合录井图，这些是开展地质综合研究的重要资料。为此，从2009年到2012年间，申请成立专业项目组，开展地质资料数字化建设工作，先后完成了1500口井完井报告及录井图的数字化工作，建立了一套完整的录井图数据库(图1)，通过录井图数据库，建立了高效的多种技术交流方式集成的平台，方便了录井图数据综合分析和利用，为数字化馆藏建设工作打下良好的基础。

图1 录井图数字成图系统

综合录井图是录井过程中采集到的各项原始地质、工程数据的综合展示，是录井的地质成果总结的重要组成部分，是后期开展地质综合研究的重要基础资料，如层位对比与划分、资源量预测、构造分析、生储盖组合划分、油气层评价等，是数字化油田的基石。这些资料通过应用，已经见到了很好的效果。

1)解决了以纸质形式保存到现在的综合录井资料无法有效利用计算机技术进行地质综合研究的问题。

2)通过对录井图的数字化和建立录井图数据库，建立了高效科学的录井图图形查询和显示平台，提高了录井图数据分析和利用水平。

3)根据入库的录井图数据、测井曲线数据等文件，采用配套的软件，通过浏览器方式，用户按照通用模版或自定义模板，回放显示气测综合图、录井综合图、岩心综合图、油层综合图等图形。

4)通过数据接口为勘探数据库综合系统、开发数据库综合系统提供数据支撑，开展科研应用分析。

3.2.3 完成实物资料清理、扫描并建立岩心图文综合信息系统

2010年开展了实物地质资料清理工作，对所有库存岩心、岩屑等进行清点核实，建立实物资料台账及存放信息数据，并结合各井的基本信息，最终形成实物地质资料目录数据库(图2)。

图2 实物地质资料清理数据系统

岩心扫描工作完成全部库存岩心的扫描和纸质的岩心描述报告录入工作，建立了东北油气分公司岩心图文综合信息系统(图3)。

图3 网络数字化岩心图文综合信息系统

建立岩心网络图文综合信息系统是实现岩心保护和利用完美统一的有效方法。岩心成像技术的应用实现了岩心宏观、显微图像的高分辨率采集，运用图像处理技术、计算机技术和数学地质方法，建立网络岩心库，实现了岩心图文资料及相关地质资料的永久性保存、综合管理及处理等功能，并实现注册终端用户对岩心图文资料的网络浏览、编辑和下载综合利用(图4)。

图4 岩心综合图

4 数字化馆藏资料在数字化油田建设中的作用

数字化油田是以信息技术、通信技术、自动化技术等为手段，以安全稳定的信息数据为支撑，全面实现油田科研生产、经营管理全方位、全过程自动化智能化。数字化油田的建设大致可分为5个阶段，即数字化阶段、网络化阶段、可视化阶段、自动化阶段、决策智能化阶段。其中第一个阶段就是数字化阶段，是建立数据标准和数据模型，通过建立大量的专业数据库和应用系统，将油田企业积累的历史数据和现有的生产、经营管理数据按照一定的标准整理到数据库中。这些数据包括各种资料、档案、文字、图像、语音等信息，可以满足用户的简单查询和分析。因此，建设数字馆藏，是建设数字化油田的基础。无论是勘探数据库、开发数据库，都离不开数字地质资料的支撑，可以说数据是数字化油田的生命。例如，石油勘探一般由野外数据采集、地震资料处理、资料解释3个流程组成，依托高性能计算平台，对大量的数据进行处理、分析，完成找储油构造、定井位的重要任务，而支撑这些平台的就是背后海量的地质数据资料。

近几年，我们通过开展对馆藏完井地质报告及附图的数字化工作，既保证了原始资料的安全，又方便对馆藏地质资料的管理和利用，并能为后续的信息化建设以及科研应用提供内容丰富、质量可靠的信息源。借助对录井综合图、岩心综合图、油层综合图、气测录井图的数据分析，完成相关工作，在实际生产中也已开始应用，极大地方便了科研人员工作。

在2013年对十屋油田的老井复查工作中，科研人员借助录井图成图系统，利用这些已数字化的录井图，进行老油田矿区的单井岩性分析，测井图合成对比等技术，完成了相关储层的技术评价，为储层标定等工作提供了一种新的技术手段。在项目的岩性对比工作中，科研人员在办公室直接登录岩心图文综合信息系统，调取相关岩心资料，完成相关科研工作。

在解决腰英台油田的高含水、低渗透、递减快的课题中，科研人员在系统中集中提取了腰英台油田所有井的化验分析资料，结合系统的岩性分析等相关功能，完成了课题研究，极大地提高了工作效率。

录井图成图系统和岩心图文系统的成功应用，表明地质资料的数字化工作在油田的勘探开发工作中、在数字化油田的建设中必将发挥越来越重要的作用。

5 小结

数字档案馆建设的重要组成部分是档案数字化资源建设，它涵盖档案资源信息输入、管理、输出三部分的数字化建设工作，因此要抓好纸质资料及数字资料的归档管理(含接收、整理、审核等)、档案馆内各项职能管理(如保管、保护、储存、统计等)、档案资料的综合利用(包括传递、发布、检索、利用等)。在这方面，东北油气分公司数字档案馆建设已经迈出了坚实的一步，特别是在资料的数字化和输出两个方面有了明显进步，下一步要完善软件功能，强化管理部分。

在开展数字地质馆藏建设的同时，要时刻不忘其为数字油田建设支撑的根本，要积极扩展其数据格式应用范围，让数字地质馆藏保障数字化油田的建设。从目前的地质应用分析，其前景是广阔的。

数字地质馆藏建设既要突出油田主营业务的特点，也要突出地质资料数字化的特点，数字馆藏要符合勘探开发、科研生产对地质资料的总体要求，也要符合信息技术的需要，比如数据格式的标准化。数字地质馆藏要与传统档案管理紧密结合，档案馆要与科研生产单位紧密配合，以保证数据资源的完整性、规范性、正确性。要加强软件平台的开发，保持系统的实用性、灵活性、开放性和稳定性，从而达到建设、发展数字地质馆藏，加快数字化油田的建设。

参考文献

[1]于丽娟.国外数字档案馆建设概况[J].中国档案，2003(3).

吉林省高校毕业生就业指导中心的档案保存期限，着急

超过2年期限以上滞留高校的户口和档案将考虑统一清理。

高等学校档案管理办法

第一章 总则

第一条 为规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，制定本办法。

第二条 本办法所称的高等学校档案(以下简称高校档案)，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。

第四条 国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。

国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。

第五条 高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责是：

(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

(二)将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

(三)建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

(四)研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第二章 机构设置与人员配备

第六条 高校档案机构包括档案馆和综合档案室。

具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：

(一)建校历史在50年以上；

(二)全日制在校生规模在1万人以上；

(三)已集中保管的档案、资料在3万卷(长度300延长米)以上。

未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。

第七条 高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。

需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是高校档案机构的分支机构。

第八条 高校档案机构的管理职责是：

(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

(二)拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

(三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

(四)编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

(六)开展档案的开放和利用工作；

(七)开展学校档案工作人员的业务培训；

(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

(九)开展国内外档案学术研究和交流活动。

有条件的高校档案机构，可以申请创设爱国主义教育基地。

第九条 高校档案馆设馆长一名，根据需要可以设副馆长一至二名。综合档案室设主任一名，根据需要可以设副主任一至二名。

馆长、副馆长和综合档案室主任(馆长和综合档案室主任，以下简称为高校档案机构负责人)，应当具备以下条件：

(一)热心档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历；

(二)有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；

(三)年富力强，身体健康。

第十条 高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员。

高校专职档案工作人员列入学校事业编制。其编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定。

第十一条 高校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十二条 高校档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十三条 高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。

第三章 档案管理

第十四条 高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。

第十五条 高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：

(一)党群类：主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

(二)行政类：主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

(三)学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

(四)教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。

(五)科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[1987]6号)执行。

(六)基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4号)执行。

(七)仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

(八)产品生产类：主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

(九)出版物类：主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

(十)外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

(十一)财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)执行。

高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。

第十六条 高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。

学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。

第十七条 归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894-2002)执行。

第十八条 高校档案材料归档时间为：

(一)学校各部门应当在次学年6月底前归档；

(二)各院系等应当在次学年寒假前归档；

(三)科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

第十九条 高校档案机构应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。

第二十条 高校档案机构应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十一条 高校档案机构应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十二条 高校档案由高校档案机构保管。在国家需要时，高等学校应当提供所需的档案原件或者复制件。

第二十三条 高等学校与其他单位分工协作完成的项目，高校档案机构应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交高校档案机构保存。

第二十四条 高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，高校档案机构可以通过征集、代管等形式进行管理。

高校档案机构对于与学校有关的各种档案史料的征集，应当制定专门的制度和办法。

第二十五条 高校档案机构应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校长报告，及时处理。

档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。

第二十六条 高校档案机构应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章 档案的利用与公布

第二十七条 高校档案机构应当按照国家有关规定公布档案。未经高等学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者，不对外公布：

(一)涉及国家秘密的；

(二)涉及专利或者技术秘密的；

(三)涉及个人隐私的；

(四)档案形成单位规定限制利用的。

第二十八条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

第二十九条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。

第三十条 高校档案机构提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案机构负责人批准。

加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第三十一条 高校档案开放应当设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具(著录标准按《档案著录规则》(DA／T18-1999)执行)，提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。

第三十二条 高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。

高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，高校档案机构应当无偿和优先提供。

第三十三条 寄存在高校档案机构的档案，归寄存者所有。高校档案机构如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。

第三十四条 高校档案机构应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请校长批准。

第三十五条 高校档案机构应当采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等)，积极开展档案宣传工作。有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。

第五章 条件保障

第三十六条 高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。

第三十七条 高等学校应当为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求及时进行改扩建或者新建。

存放涉密档案应当设有专门库房。

存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第三十八条 高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆(室)建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第六章 奖励与处罚

第三十九条 高等学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的；

(五)同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第四十条 有下列行为之一的，高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

(一)玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

(二)违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

(三)涂改、伪造档案的；

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的；

(五)不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

(六)其他违反档案法律法规的行为。

第七章 附则

第四十一条 本办法适用于各类普通高等学校、成人高等学校。

第四十二条 高等学校可以根据本办法制订实施细则。

高等学校附属单位(包括附属医院、校办企业等)的档案管理，由学校根据实际情况自主确定。

第四十三条 本办法自2008年9月1日起施行。国家教育委员会1989年10月10日发布的《普通高等学校档案管理办法》(国家教育委员会令第6号)同时废止