甘肃数字档案馆系统_甘肃省档案馆官网

甘肃省地质资料馆数字档案信息建设与管理

胡仲奎

（甘肃省国土资源信息中心　兰州　730000）

摘要　本文简单介绍了甘肃省地质资料馆在地质资料管理、社会化服务、图文地质资料数据库建设及地质资料电子文档长期可读的保障机制等方面的一些成果和经验。

关键词　地质资料　信息化　建设　管理

甘肃省地质资料馆成立于1956年，是全省地质矿产行业中馆藏最多、种类最全的专业技术档案馆。现馆藏地质资料共计7000余种，是全省地矿、有色、冶金、煤田、核工业、建材等多个地勘单位几代地质工作者辛勤工作的成果，是国家进行地质基础研究、发展经济、开发矿业的基础资料。经过多年的发展，甘肃省地质资料馆在馆藏建设、地质资料管理与社会化服务、利用新技术、新方法等方面取得了长足进展。

1 搭建触摸屏地质资料查询平台

地质资料是宝贵的信息资源，充分开发利用现有的馆藏资源可取得事半功倍的效果。甘肃省地质资料馆是政府对外提供地质资料服务的窗口，服务搞得好不好，直接影响政府公共服务的形象。在此情形下，加强地质资料馆藏机构建设，提高服务水平，对建设一个服务型政府，树立政府良好的公共服务形象具有极其重要的意义。甘肃省地质资料馆已经逐渐从管理意识向服务意识迈进，改变了以前重汇交轻服务、重保管轻利用、重收藏轻开发的传统管理方式。

以前地质资料主要是以纸介质存储为主，保存管理不便，查找利用比较困难。2005年，我们充分应用计算机等现代信息技术，开发研制了触摸屏地质资料目录查询系统，搭建了计算机地质资料快速检索平台。截至2009年年底，我们已经建成成果地质资料目录数据库信息8770条，使阅者在很短时间内可以查到所需资料，使地质资料的再利用价值得到了充分发挥。

2 创建互联网地质资料目录信息发布系统

地质资料是地质工作服务于社会的主要载体，是提供地质成果、进行科技创新的再生能源，是国家极其宝贵的财富。作为一种重要的生产要素，地质资料是支撑社会可持续经济发展、保障环境与生态安全的重要基础。《国务院关于加强地质工作的决定》明确了地质工作主要任务之一是推进地质资料开发利用，充分发挥现有地质资料的作用，避免工作重复和资料浪费，严格执行地质资料汇交制度。建立健全地质资料信息共享和社会化服务体系，加快利用现代信息技术，依法及时向社会提供地质信息服务。

为了贯彻落实《国务院关于加强地质工作的决定》，甘肃省地质资料馆冲破传统观念的束缚，努力营造地质资料共享机制。于2006年构建了的地质资料目录信息社会化服务平台，建成了地质资料发布目录数据库，依法及时向社会公布地质资料目录信息6582条，为矿产资源调查、水文地质调查、地质旅游、基础设施建设、区域发展规划、农业及水利建设、地质灾害评价和防治等领域提供查询服务，使这些领域的用户足不出户就能有效查到所需资料，有力地促进了经济的发展。

3 图文地质资料数字化制作

甘肃省的地质资料相当丰富，但真正达到可在计算机上依法为社会提供查询的完整资料还相当有限，仍有大量的传统纸质资料需要转化为电子数据。为全面提升全省地质资料社会化服务能力，在全国地质资料馆和甘肃省国土资源厅的大力支持下，甘肃省国土资源信息中心不断加大资金与技术投入力度。几年来，甘肃省地质资料馆应用图文地质资料数字化技术路线与工作流程，建立健全了一整套质量保障机制，使数字化成果符合国家、部的有关要求，目前已完成各种区域地质、矿产，区域水文地质，区域重力，区域地球化学，白银矿区、金川矿区、镜铁山矿区等大型矿区及一些重要成矿区带的有色金属、黑色金属、贵金属地质报告的数字化工作1811种，占馆藏应数字化资料6000种的30%。

4 模糊破损资料的修复工作

地质资料自形成之日起，由于归档、保存、借阅过程中众多因素的影响，加之纸张的自然老化，造成资料不同程度的磨损与损坏。尤其是20世纪60年代以前的一些手稿原件、刻印件文稿大部分已经模糊不清或拨损严重，很多正规出版的地质图件折叠处出现断裂掉块，蓝晒图大多已褪色、碎裂为若干小片。如不修复或重新复制，不仅利用不便，而且会加剧其破损程度。

甘肃省地质资料馆现有地质资料8770档，经初步统计模糊破损资料约2500档，占馆藏资料的1/3。2006年以来，我们只对断裂、掉块的图件进行了裱糊修复，对于装订掉线的文字与表格进行了重新装订，这种修复工作目前只完成了800档。大量的修复如矢量化修复将在今后工作中安排。

5 地质资料电子文档长期可读的保障机制

随着图文地质资料数字化工作的深入开展，大量电子文档的安全存储、妥善保管和有效利用是当前急需探讨的关键。研究电子文档不同于纸质文档的形成特征，是制定科学的电子文档管理战略从而实施有效管理的基点。

甘肃省地质资料馆通过研究，认为只读光盘CD-R和DVD-R是适于存档的光盘类型。这种类型的光盘是只写一次式，可以确保存档电子文件不被改写，从而保证了记录的可靠性。

光盘存档是大势所趋。因此，为了保证其信息的长期可读，需要逐步解决光盘存档的瓶颈问题，降低光盘存档的风险，建立其长期可读的保障机制。它涉及从光盘生产厂家到光盘应用机构，从光盘信息存储、保管到迁移，从技术层面到管理层面，无一不影响到光盘的可读性。因此，建立存档光盘长期可读的保障机制是一个非常复杂的问题。通过研究和实践我们认为，电子文档存储需要解决以下问题：

（1）光盘的日常管理。同传统的纸质档案相比，由于制作材质不同，在环境条件控制、日常保养等方面自然也应有所不同。理论上，环境温度过高或过低会加速片基的老化，金属层与空气接触会被慢慢氧化。因此，在日常工作中，要做到：①归档光盘应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层；②单片光盘应装盒，竖立存放，且避免挤压；③存放时应远离磁场、强热源，并与有害气体隔离；④环境温度选定在17～20℃，相对湿度选定在35%～45%；⑤源盘与其拷贝应放置在不同的地方。

（2）光盘的有效性保证。光盘数据非常脆弱，计算机硬件或系统故障、软件故障、计算机病毒、光盘介质变形、盘片污点甚至微小的划痕都可能引起解码时发生错误，各种自然的和人为的因素、管理的和技术方面的失当都可能导致光盘数据的损失。这些损失的数据中，有些是可以被恢复的，有些则是永远无法恢复。为保障光盘存档的有效机制：①要保证每个电子文件被正常读出、打开和运行，无感染计算机病毒；②设备环境更新时应确认库存光盘与新设备的兼容性，如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作；③光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施；④平时提供利用时应使用拷贝件，一旦发现有文件损坏或感染计算机病毒，立即要对该载体内存储的所有文件进行检验，及时采取措施修复损坏的文件。

近年来，我们从地质资料管理、社会化服务、图文地质资料数据库建设、破损地质资料的修复等多方面入手，加强地质资料服务功能，强化地质资料的政府职能，使全省的地质资料管理与服务水平大大提高。今后我们更要在地质资料管理与服务方面积极探索，使全省的地质资料管理水平更上一层楼。

数字档案馆的介绍

数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。“数字档案馆”的含义有广义和狭义之分。广义的数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆是一个内容管理系统、集成系统和数字信息长期保存系统的集合。作为以电子文件、档案以及其他信息资源等非结构化数据为主要管理对象的数字档案馆，它不仅仅起到一个数据中心的作用，也不仅仅起到发布利用的作用，而是具有有序处理和集成管理的功能。它的有序处理和管理过程包括收集、创建、确认、转换、存档、管理、发布利用等涵盖文件生命周期管理实践的全过程。集成（integration）含综合、融合、整合成为整体和一体化的意思。就数字档案馆而言，就是将集成管理理论应用于涵盖文件档案信息资源生命周期管理实践的全过程，即在管理思想上以集成理论为指导，在管理行为上以集成机制为核心，在管理视野上突破管理业务流程机构部门间的限制，并从全程管理和最优化管理的层面来对待各种档案信息资源要素，提高各种管理要素的交融度，以利于优化和增强档案信息资源的真实性、完整性、有效性和有序性，最终提供以用户需求为导向的档案信息集成服务。

数字档案馆系统能够实现对数字档案长久的安全保存，包括两方面的要求，这两方面的要求包括哪些？

保存功能要求
系统能够实现对数字档案长久的安全保存，包括两方面的要求，一是长久保存策略的确定，二是存储架构选择。

数字档案室及档案数字化建设方案

数字档案室的建设
数字档案馆系统综合应用物联网、云计算、移动互联网等新技术，开发了对档案实体、档案内容、档案服务和档案管理等信息的感知、处置等功能，实现了对档案信息资源和档案业务信息资源的智慧收集、智慧管理、智慧服务、智慧保护和智慧监督，为档案馆物与物、人与物、人与人的全面互联、互通、互动提供了基础条件。
基于OCR技术生成档案数字化成果文本数据资源库，结合应用原生电子档案内容信息，实现了档案信息资源的数据化管理，可以进行全文检索，并采用数据挖掘技术构建虚拟资源库，突破了传统的档案数字化理念，对实现档案资源的深度控制和挖掘创造了条件。
基于数据智能采集技术，采用多样化、组合式信息资源收集方式，实现了智慧城市建设中重要的信息资源之一 —— 专业档案数据库的高效接收和有序管理。采用大数据技术的智慧档案馆，通过云计算技术虚拟合并各档案馆之间的数据，做到实时互通，跨馆出证。
采用模型控制技术，实现了机关归档电子文件质量监管、进馆电子档案质量检查、开放档案划控辅助管理、档案馆业务目标督查等工作的辅助管理，有效地推进了档案馆业务工作的信息化。
应用RFID 技术，实现了智慧档案馆智能感知管理平台对实体档案、在馆人员及相关业务信息的综合感知和智能处置，拓展了RFID技术在档案馆工作中的应用领域。如文档服务中心发出调卷指令后，在规定时间内库区RFID 标签信息阅读器未感知到相关档案出库信息，将自动发送短信提示库房保管人员办理调卷业务。
基于编研人员的档案利用，通过对档案信息资源的深入挖掘，实现对档案信息资源的智能检索，提高了档案检索的查全率和查准率;同时基于数据挖掘技术，支持对检索结果的知识图谱展示以及档案信息的自动聚类，为利用者提供了便捷、高效的档案利用服务。根据业务需要，智能形成编研材料。
感知档案，通过标签可以知道档案的状态，可以对档案实体进行识别、定位、跟踪、监控和管理，帮助档案管理人员实时掌握每一份档案的状态，实现管理者与档案实体的沟通。这样可以避免传统档案管理中出现的一些问题。

谈数字档案馆与传统档案馆的区别和联系

　　一、数字档案馆与传统档案馆的区别
　　（一）档案人员素质方面
　　结合档案人员的知识结构来说，由于每一个档案人员的文化程度不同，其自身具备的综合素质能力也有着明显的差异。在以往传统的档案管理工作中，档案人员更多的掌握与档案学相关的理论知识，虽然在计算机操作方面也提出了一定的要求，但实际的操作能力较差。而相反的，数字档案馆的档案人员不仅要具备专业的档案学知识，还要对计算机能够熟练的使用，并对系统中的管理软件有着全面的掌握。其次，随着时代的发展与进步，需要涉及的边缘学科越来越多，这就要求档案人员要通过不断的学习来加强自我建设，以此来不但提高自己的管理能力。站在档案人员的角度来看，传统的档案人员给予人们的印象类似于保管员。而数字档案馆中的档案人员则是向人员展示了一种全新的精神面貌，也让人们对数字化技术有了更深入的认识。
　　（二）档案服务方面
　　在传统的档案馆管理工作中，一切都是以档案馆为中心，用户们获取档案信息资源的主要方式是通过到档案馆中进行查找，直接有现场的档案人员为其提供服务。而这种物理差距也恰恰成为了影响用户利用档案的关键性因素。然而，在现代数字档案馆中，所有的服务活动都是围绕着用户而开展的，一切都是将用户作为中心点出发，在大量的档案信息资源中，数字档案馆能够及时为用户们寻找到所需的信息资源，解决用户的实际需求。因此，数字档案馆是以用户需求为主要建设目标，以此来吸引更多的用户，逐步提高档案信息资源的利用率，使其能够充分发挥自身的重要价值。
　　（三）档案的安全保护方面
　　传统档案馆在安全管理方面，主要是对档案实体进行保护，具体是对档案存放环境的温度、湿度等方面进行了严格的控制。而数字档案馆中的档案信息是一种电子载体的形式，其是与档案内容相互分离的，数字档案馆重点是对档案载体进行保护的同时，也对档案信息能容进行了加密，以此来防止网络病毒和黑客的恶意攻击破坏。并且，数字档案馆建立了完善的安全防护系统，充分保障了档案信息资源的安全、完整性。同时通过技术信息技术、网络技术等大量科学技术的优势，大大提高了档案管理工作效率，也为我国档案事业开辟了崭的发展格局。
　　（四）馆藏方面
　　21世纪的数字档案馆的馆藏可以看作由实物馆藏（传统的纸张、磁介质档案）和虚拟馆藏（存在于本馆及互联网上有权访问的多媒体档案信息数据库）两部分组成。实物馆藏经过数字化后，被全文存贮在本馆，转化成为能进行全文检索的虚拟馆藏。数字档案馆的馆藏不仅包括固有的纸质、录音、录像、照片等非数字化文献，还将这些数字化的信息存贮在本地的海量多媒体数据库中，而且对网络中有权访问的信息进行标记和索引，丰富了自己的馆藏，以便于利用者的网上检索。
　　二、数字档案馆与传统档案馆的联系
　　（一）数字档案馆是传统档案馆为解决新的问题而发展起来
　　传统档案馆在自身发展过程中，面对新生事物、新兴科技的挑战，出现了许多难以解决的问题。主要有几个方面：（1）档案实体的增多及新型载体档案的增加，如电子文件的管理、检索、利用；（2）非纸质载体档案（如录像、录音等档案）的管理、检索、利用；（3）人们对信息的传播、接收方式的改变及需求的增加等等。传统档案馆不能再用以前的方法、技术来完全解决这些问题，它不得不依赖于先进的管理思想、科学技术来发展自己，从最初的馆藏资源数字化利用服务，到网络化查询检索，到最终实现数字档案馆。
　　（二）二者始终是信息传递的中间角色
　　可以说，无论是信息技术多么迅速的发展，还是网路结构如此复杂化，档案馆从始至终都在担任着信息传递者的角色，主要是围绕着信息、档案馆、用户这三者之间进行循环开展的。其中，档案馆并不是信息的生产地，其主要的功能是对信息进行保管。而传统的档案馆能够很好的保护档案信息，并提供给用户们使用。数字档案馆亦是如此，它采集了海量的档案信息资源，以此来为用户提供更优质的服务，所有的工作流程基本与传统档案馆保持一致，都需要进行档案信息的采集、归纳、整理、保管和利用。但是，数字档案馆最大的优点是可以对这种传递结构进行更深入的优化与完善，确保档案效益得到充分的发挥。
　　（三）数字档案馆不会脱离传统档案馆的实体而单独存在
　　存在于虚拟的网络空间，脱离具体的档案馆实体的数字档案馆是理想化的。传统档案馆的馆藏经验做法都为数字档案馆所应用，不会在数字档案馆时代被彻底抛弃。以前的纸质档案随着年代的逝去而愈发珍贵，它是数字档案馆的镇馆之宝，即使以数字化方式存在，它的实体也会得到妥善保管。
　　三、结束语
　　无论是传统档案馆，还是数字档案馆，都有着自己的优点和缺点。这两者之间是相互影响、相互制约的联系。因此，我们要正确看待数字档案馆和传统档案馆，从而促使它们和谐统一的发展，继续为我国档案事业的长远发展做出巨大的贡献。

数字档案资源的来源和采集范围主要包括

数字档案资源的来源和采集范围主要包括数字档案馆的系统定位、数字档案馆的具体功能、

一、数字档案馆的系统定位

数字档案馆的功能是综合性的、多层次的，其功能实现十分丰富。数字档案馆系统的整体定位有四个方面值得参考：

1、在档案信息资源领域明确“中心”定位。数字档案馆是地区档案信息资源的中心枢纽。

2、电子政务领域明确“后期”定位。数字档案馆是电子政务信息的长久保管和循环利用的平台。

3、信息公开领域明确“衔接”定位。数字档案馆是电子文件进入政府信息公开系统的分流端口。

4、档案系统领域明确“节点”定位。数字档案馆是上级行政区域数字档案系统网络上的一个开放节点。

二、数字档案馆的具体功能

1、档案数字资源采集

数字档案资源的来源和采集范围主要包括以下几方面：一是档案馆传统馆藏档案。二是各立档单位的档案文件资料。三是具有档案性质的行业、专题信息资源库。四是档案馆采集的一些零散、无序的、具有档案价值的信息，经过一定的整理、组织、加工并纳入数字档案馆数据库。

2、档案数字资源管理

档案数字资源管理是档案馆日常馆藏档案相关业务在数字档案馆系统的上镜像反应，其主要包括以下：档案整理、实体档案利用管理、实体档案保管、档案编研、档案统计、档案鉴定等

3、档案提供利用。在档案工作中档案提供利用占有突出的地位，档案检索是实现档案利用价值的必要条件，是数字档案馆使用率最高的一个基本功能，已逐渐成为档案业务中的一个独立环节。包括数据库检索、全文检索、图像查询等。

4、平台控制维护功能

主要包括单位管理、用户管理、标准制定、备份恢复、辅助字典、日志管理等等。

数字化档案馆与电子文件档案馆的区别

数字化档案馆是指对一些纸质档案进行数字化，使其的存储载体发生变化，由纸质的档案变为数字档案；而电子文件档案馆则是指这些文件的形成初期就是以电子的形式存在的，没有纸质实体，其以后的利用和归档都是电子形式，直接进行数字化操作。

软件工程论文参考文献

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档案数字化的集团企业数字档案馆解决方案

档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与重要资产。集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂，各下属单位分散等特点。对于集团企业，实现集中部署应用、分级管理，构建立体式企业数字档案馆，是集团企业数字档案管理最佳解决之道。利用当前最先进的标准规范、信息技术，推出面向集团企业的数字档案馆解决方案。 应用系统由基础应用平台、业务应用平台、信息服务平台、系统管理与维护、接口等五个部分组成： 基础应用平台为系统功能提供基础性的应用服务，如工作流引擎、OCR服务、文档格式服务、全文检索服务、报表引擎等等。 业务应用平台为档案管理机构提供档案管理的平台，包括档案工作管理、档案收集整编、档案管理、档案保管、开发利用等业务。 信息服务平台为档案利用者提供信息服务的平台，包括档案网站、多种档案查询模式、图书资料信息的查询、电子文件浏览等。 系统设置与维护实现系统设置、业务建模两大主要功能。系统设置主要用于配置系统运行环境的参数，包括服务器集群、存储系统（支持分布式和集中式）、基础应用层各应用参数的配置等。业务建模系统主要包括全宗群、档案门类、管理目录树、分类表、元数据、报表、表单等各基础数据结构的定义。 接口接口包括了两个部分，一部分是本系统与其它系统集成的接口，一般包括了与OA系统等系统的集成接口；另一个接口是指系统提供二次开发的接口，系统可提供基础应用、档案业务管理、档案信息服务等不同层面的SDK开发包。

数字档案室的局域网组建需要什么硬件配置？

国家档案局发布的
数字档案馆建设指南

有相当规模的档案室还是建议找专业公司咨询、施工比较好。