声像档案数字化规范

　　声像档案数字化规范主要以磁性材料或感光材料为载体、以音像为主要反映方式、记录在政治、经济、科学、技术、文化等各项活动中直接形成的、具有保存价值的包括照片、录音带、录像带、影视片等专门载体的历史记录。它是全宗档案的重要组成部分。

　　声像档案数字化规范

　　因信息技术的发展，办公自动化、无纸化等事物的出现，档案电子信息化形成了档案利用工作发展的主流。所谓档案电子信息化，就是用现代数字化硬件设备对档案文献进行不同层次的加工，使之转化为电子文件。

　　按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（以下称《管理规范》）所要求的电子文件归档范围，企业相关职能部门应收集、归档能反映单位职能活动、具有查考和保存价值的各门类电子文件，及其元数据，并移交给企业档案部门。电子文件包括：文书类电子文件、科技类电子文件、各种专业类电子文件、媒体网页类电子文件、超文本类电子文件、声像类电子文件。

　　电子文件元数据就是电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据，例如文书类电子文件的题名、归档年度、保管期限、密级等。这些电子文件在档案管理中扮演了举足轻重的角色，为实现档案业务管理自动化，信息资源充分利用，必须对它们进行归档操作规范。本文就声像类电子文件，阐述了实施《管理规范》对实现电子档案信息管理的重要性。

　　随着社会和科学的进步，摄影、摄像、数码数字技术的日益成熟，声像渗透在我们的工作和生活中，声像类电子文件的生成使档案内容更加丰富多彩，更具利用价值。近年来，集团档案室保存的声像电子文件包括企业在行政管理、生产管理、经营管理活动中形成的具有重要保存价值的电子照片、录音、视频等。

　　值得一提的是，2017年集团档案室把室藏的老旧磁带、录影带打包到专业声像处理机构，通过数字信息处理技术转换成可保存在硬盘中的电子文件，完成了传统媒介与新媒介之间的跨越。以直观、形象、生动的纪实方式记录了企业发展的历史和变迁，为后人提供了比文字档案更生动详细的历史资料，在今后企业发展过程中有着不可替代的重要性。

　　在集团档案室现有的电子档案中，电子照片的形成率和利用率是最高的，特别在企业文化推广宣传，展厅布置、体系贯标这些方面起了很大作用。目前，档案室获得电子照片的途径有：关注企业微信公众号，下载重要新闻电子照片；直接向摄影者拷贝电子照片。

　　电子照片由相关职能部门用数码相机拍摄形成，要求拍摄能客观、完整地反映业务活动的主要内容、人物等。随着集团的不断发展，基本每天都有活动而形成电子照片，所以量也特别大。

　　目前，集团档案室接收的电子照片都是没有经过筛选原封打包的，集团档案室会花费很多的时间在整理每月集团活动的电子照片上，增加了时间成本。2017年开始实施的《管理规范》6.1.1：“反应单位职能活动、具有查考和保存价值的各门类电子文件及元数据应收集归档。”也就是说，档案室所收集、归档的电子文件及其元数据应当是具有价值意义的。

　　现阶段相关职能部门所移交的未经筛选的，含有大量不可用或重复内容的电子照片，与此规范相悖（参考示例一）。建议摄影者在拍摄的前提上可以掌握拍摄的数量和质量，可以进一步减少简化照片数量的时间。

　　示例一：档案工作者初步删选的很多都是相同背景的电子照片，重复性高，工作量很大

　　根据这种状况，

　　档案室对移交的电子照片作如下规定：

　　电子照片的初步整理由电子照片的形成部门手工完成。按照电子档案的文字编写与要求，电子照片文件夹命名需说明活动发生年月日，主要人物、职位、事由等能反映活动主题，以备今后方便检索利用。一般一个事件同一场景只需要1-2张优质照片，归档时统一转换成JPEG格式（参考示例二、三）。另外，电子照片形成部门归档时应与档案室办好交接，规定在每月初移交上一个月的电子照片。

　　示例二：左图中人物背景不全面，不能突出活动主题；右图符合规范要求

　　示例三：左图中画面光线不足；右图画面清晰明亮，符合规范要求

　　档案管理员对接收的电子照片按照年度，采用时间结合事由的顺序排列，在系统输入数据信息时，一个事件一个号，形成一个条目，归档年限统一为永久，并上传具有代表性的一张照片。在保存电子照片上，应将连续几个归档年度的电子照片结合专用离线存储介质（移动硬盘），采用离线归档方式，完成电子照片的保存，并做好硬盘备份。

　　由于国家标准并没有针对声像档案进行统一的管理规范，但在《管理规范》中提到，声像类电子文件的归档可参考照片档案管理规范（GB/T11821-2002）。在职能部门移交声像类电子文件后，档案管理员对不同类别不同载体的电子文件进行分类，并沿用整理电子照片的操作方式。不同于电子照片的是，录音、视频电子文件在归档前必须对文件本身及载体进行检测。

　　涉及到录音、视频是在计算机上是否良好运行，声音清楚、图像清晰；归档的光盘要进行检测，包括载体外观检查，病毒检验、数据可读性检验等。而且不同载体形式的声像类电子文件应当分开存放，按照类别和不同的载体，不同的装具分别排列存放，采取防火、防盗、防光、防潮、防虫、防霉、防磁措施，进行安全保存。

　　“经验得以总结，规律得以认识”。声像类电子文件在企业管理活动开展过程中，是电子档案中利用最多，最具代表性的。随着档案专题汇编的不断深入，电子档案利用率不断提高，进一步体现了电子档案在档案管理中的重要地位。

　　可知档案电子信息化是档案利用工作发展的必然趋势。但是，档案电子信息化是一个动态的无止境的过程。档案人员需要不断的根据实际需要和主观条件的变化，不断的去创新。所以在新形势下，重视档案人员的继续教育，加强档案信息化的科学管理，充分发挥电子档案的作用，是促进档案工作管理开展的必要举措。