实现档案数字化

　　实现档案数字化，分为下面几个步骤，初次对于项目的整体把控，中间阶段对于项目实施过程的监督管理实施，最后阶段的项目交接。科学的档案数字化管理，也需要档案系统软件的支撑，很多档案都根据简短的目录关键词，可以在档案系统里面快速找到，以便有条理的对档案进行管理。

　　实现档案数字化

　　实现档案数字化的管理会遇到哪些问题

　　电子文件的不安全因素，影响了对它的管理和长期保存。电子文件具有操作方便、传递快捷、存储空间小等突出优点，但也会带来一定的不安全因素。如电子文件对软硬件设备的依赖、不能直读、易更改、信息与载体相分离、数据丢失、病毒侵害等。这些都给电子文档的安全保管和长期保存带来很大威胁。

　　数字化档案的利用率不高，给企业的现代化进程造成障碍。虽然办公自动化系统推行多时，但很多单位并没有把提高电子文件管理意识当成一项紧迫的任务来抓，人们仍延续传统观念和管理模式，对文档的借阅和检索都由人工来完成，计算机在整个过程中的应用仅限干文字录人、编辑和打印，成厂名副其实的“高档打字机”。人们只看到伸手可及的有限的档案，而忽略了以网络形式传递的浩瀚的资料宝库，不仅消耗了人力物力，而且使得电子文档由干没有得到合理的开发利用而造成双重的浪费。

　　电子文件与纸质文件的“双套制”保存，造成资源浪费。“双套制”保存是指将具有相同内容的纸质文件和电子文件一并保存。在一些单位的办公自动化网络系统中，各部门在网上传递、承办文件，提高了工作效率。但文件办完后又辅发纸质文件归档保存。这样就形成了相同内容、两种类型的文件并发、保存的局面，造成人力、物力、财力的浪费，势必影响电子文件的广泛应用和档案事业的进一步发展。

　　办公自动化系统与档案管理系统不兼容，各自为政，给电子文件归档达成困难。据了解，目前很多大型企业都采用了以电子计算机及网络技术为基础的办公自动化系统，这一系统绝大部分是由本单位或上级主管部门设计的软件，而同一单位的档案室使用的档案管理系统则是档案行政管理部门为使档案现代化管理标准化、规范化、实现资源共享而推广的档案现代化管理软件。由于这两套系统设计单位不同，不同软件环境下形成的数据难以转换，无法进行电子文件归档，因而给原始数据的收集和录人造成了一定的困难。

　　为加强档案的科学管理，有效地保护和利用档案，始终坚持把档案工作放在重要位置来抓，夯基础，抓落实，扎实推进档案工作规范化、制度化建设。经过一段时间的奋战，圆满完成了文书档案、音像档案的整理及数字化工作，充分发挥了档案工作在统计事业发展中的基础性作用。

　　一、建章立制，提升档案规范化管理水平

　　修订印发了《档案管理办法》和《档案管理细则》，从管理体制及其机构职责、库房与设施、文件材料的形成与归档、档案管理、档案利用、档案的鉴定和销毁等方面提出了具体要求。并配套了文书档案、会计档案、声像载体档案、实物档案、出版档案管理实施细则和各类人员档案工作职责。按照档案管理有关规定，上墙了档案工作管理网络及分类图表、档案安全保密制度、保管制度、查阅利用制度、统计制度、鉴定销毁制度和档案人员岗位责任制，使档案工作有法可依、有章可循。

　　二、软硬兼顾，加大档案工作的保障力度

　　按照规范要求，积极完善软硬件配套设施。搬迁并增加了档案库房，增设了阅档室，配备了智能密集架、保密柜、防磁柜、计算机、扫描仪、加湿器、吸尘器等各种设施，并严格落实“八防”措施，保障了档案的安全保管。上线了具备存档、查阅、管理等功能的档案管理平台，确保档案收集齐全、分类科学、整理规范。

　　三、严格标准，推进档案数字化管理

　　在规范档案管理的基础上，2020年4月，自治区统计局启动了档案数字化管理工作。通过前期对档案资料的收集、分类、排序、编号、编页、编制目录、印制档号章等准备工作，并按照档案数字化的要求，经过目录录入、文件扫描、修图、转换格式并导入等步骤，将文书纸质档案转化成电子档案永久保存，实现了2000年至2018年保管期限为长期和永久的文书档案和2018—2019年度数码照片的数字化管理。同时，在局OA办公系统构建了档案借阅流程，对接档案管理系统，实现了线上电子档案借阅，为全局干部职工高效快捷查阅档案提供了方便。