档案整理与归档的要求

　　档案的收集归档工作是档案业务工作的基础，是将企业档案信息资源进行集中管理的重要环节。通过档案整理与归档的要求收集工作直接反映档案齐全完整的程度与整理质量的高低，是一个企业档案管理能力集中体现。

　　企业档案收集归档工作就是按照国家有关规定，通过切实可行的措施和方法，把对国家和企业有保存和利用价值的种类文件材料集中到企业档案管理部门，使他们得到安全保存的工作。

　　一、档案收集工作

　　1.文件归档的交接

　　（1）文件形成部门应按期将《档案交接登记表》随同已整理的文件向档案部门移交。

　　《档案交接登记表》要包括以下内容：

　　移交时间，应将年月日填写齐全。

　　移交部门，填写规范的部门简称。

　　序号，填写文件整理时的文件编号。

　　题名，填写完整的文件题名。

　　年度，填写文件制发的年度。

　　文号，填写文件制发的编号。

　　图号，直接填写图样的代号。

　　页数，填写每份文件有信息的页面总数。

　　保管期限，填写每份文件的保管期限。

　　备注，填写文件有缺损或其他需说明的事项。

　　（2）档案部门接收时应认真核对，并检查档案质量。双方在《档案交接登记表》签字后各保留一份。

　　2.档案与资料的收集

　　收集工作有两种形式：

　　一是对内收集，即按企业归档制度的要求接收企业内各部门形成的文件材料；二是对外收集，即企业根据国家有关政策和规定，对外单位保存的有关档案材料进行征集、购买或接收。

　　企业应接收所属单位因产权变动后属本企业所有的档案。

　　企业应根据资产管理权限接收无法人资格的所属单位档案。

　　企业可根据需要收集宣传报道本单位的新闻资料。

　　企业可根据研发和市场竞争的需要收集与企业经营范围相关的资料。

　　企业可根据需要向社会、离退休人员征集档案、资料。

　　二、档案的归档

　　1．文件材料归档范围

　　企业有4个方面的文件材料应纳入归档范围：

　　（1）反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料。

　　（2）本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料。

　　（3）本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料，社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料，所属和控股企业报送的重要文件材料。

　　（4）有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。

　　2.归档时间

　　（1）管理类文件材料的归档时间，一般应在办理完毕后的第二年一季度完成归档工作。

　　（2）对于一些特殊的文件材料，可以针对具体情况适当放宽归档时间。例如，一些未办结的案件，可等到整个案件结案后，将文件材料整理好，根据办案部门的需要可以继续保存一年后再行归档；对于企业产品销售工作中形成的市场信息、用户调查等动态信息，可采用复制的办法将原件按阶段归档。

　　（3）产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件材料应随时归档。

　　（4）重大活动、重要会议形成的文件、照片、录音、录像等，在活动结束后应随即归档。

　　3.归档要求

　　（1）文件形成部门应根据归档范围和归档要求，定期整理应归档文件材料，编制归档文件目录及移交清册，经双方在移交清册上签字确认后，移交档案管理机构。

　　（2）归档的文件材料应齐全完整、真实准确，签章完备。没有签字签章或签字签章不完备的应要求相关责任人补签。

　　（3）归档的文件材料的制成材料和书写材料必须符合档案保管保护的要求。

　　（4）归档文件一般应为原件。特殊情况下，如果无原件，可归复印件，对接收的外单位的文件，在无法提供原件的情况下，最初接收的文件可视为原件，并在备注项或备考表中说明原件保存处。

　　（5）归档文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁。

　　文件整理与归档

　　01、立卷

　　（一）立卷基础

　　文书处理部门或人员将办理完毕的、具有保存价值的文件材料，根据文件之间固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程称为立卷。立卷的含义；立卷特征及其运用。

　　（二）立卷环节的选择

　　部门立卷是由文书处理部门或人员承担文件材料立卷工作的一种立卷环节模式，主要包括集中式、部门式和“谁办谁立卷”等具体模式。文件处理部门与机关档案室结合立卷是以机关文书处理部门或人员为主，由文书处理部门和机关档案室共同承担机关文件材料立卷工作的一种立卷环节模式。从机关档案室介入立卷工作的深度看，有组织型、分工型、兼职型三种基本类型。

　　（三）立卷的准备工作

　　立卷工作会议；立卷业务培训；文件材料的收集和清理；机关档案室在立卷工作中的作用。

　　（四）拟定（或修订）立卷类目

　　立卷类目是机关文书处理部门根据机关工作活动和文件材料形成的规律进行预测，对新年度可能形成的文件材料按照立卷的要求和方法，预先拟制（修订）的新年度归档文件的类目表，又称为案卷类目、立卷条款、立卷计划等。立卷类目的拟制（修订）；立卷类目的结构和内容。

　　（五）平时归卷

　　平时归卷是立卷人员按照当年拟订（或修订）的立卷类目的要求，在日常工作中随时将已办理完毕的文件材料归类、归卷（或组卷），到年终与其他案卷一并归档的一种立卷方法。平时归卷的目的；平时归卷的主要措施。

　　（六）卷内文件的排列与编目排列卷内文件

　　编页（件）号;

　　填写卷内文件目录;

　　填写卷内备考表；

　　拟写案卷题名；

　　填写案卷封面；

　　装订案卷。

　　（七）案卷的排列与编目

　　排列案卷；

　　编制案卷号；

　　编制案卷目录。

　　02、组件

　　组件，即归档文件整理，是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

　　（一）组件的意义

　　有利于提高和控制档案的质量；

　　有利于降低资源耗费的同时提高归档文件整理的效率；

　　便于深化档案信息资源的开发、利用和管理；

　　更适合现代化的计算机管理。

　　（二）组件的方法步骤组件的六个步骤；

　　“件”的理解；

　　归档文件的修整内容；

　　装订、分类、排列、编号、编目、装盒的内容与方法。

　　03、归档

　　归档是办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理移交档案室（馆）保存的过程。

　　（一）归档范围

　　归档范围包括哪些方面；

　　不归档范围包括哪些方面。

　　（二）归档时间

　　文书档案的归档时间；

　　专门档案的归档时间；

　　特殊载体档案的归档时间。

　　（三）归档要求

　　归档的档案文件和有关材料应齐全、完整；

　　归档的档案文件和有关材料应符合有关标准及规范；

　　按时归档；

　　严格办理归档交接手续等。

　　（四）归档工作内容和步骤

　　编制移交案卷目录或归档文件目录；

　　立卷或组件说明的内容和撰写方法；

　　移交与归档手续。

　　随着档案信息化建设与数字化工作的快速发展，档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来。面对档案数据量骤增的现状，如何充分运用先进的技术手段，保证档案数据资源的安全，充分长效发挥其价值，是当前档案信息化基础建设的重点方向。

　　“归档”与“备份”作为两个重要的档案数据安全保护方式，经常出现在大家的视野中，其实两个概念大有不同，接下来将从多个角度为大家详细介绍二者的相似与不同之处。

　　备份，是指为防止系统出现操作失误或内部故障导致数据丢失，将全部或部分档案数据集合从应用主机的硬盘或阵列复制到其他存储介质的过程。备份是保护数据资产的一种方式，同时，对数据资产的保护，也是灾备计划或者业务连续性计划的一部分，丢失了数据就意味着丢失了业务。

　　因此，备份也成为了数据冗余策略的一部分。

　　归档，是指将处理完并且具有保存价值的档案经系统整理后移到一个单独的存储设备来进行长期保存的过程。归档可以根据某种规则把数据有逻辑地整合到一起。

　　它能够提供索引，帮助实现档案数据的搜索及发现，结合智能分类等功能让用户能够更灵活地组织和管理数据。归档在数据组织整理和发现搜索方面提供了更大的颗粒度。

　　从出发点来看，备份是为了在档案数据保存设备发生故障以及档案丢失的情况下能够快速恢复内容，是围绕恢复设置的一项容灾措施；而归档是从长期保存档案的角度出发，保证有效档案数据的长期管理效率与利用价值。

　　从应用场景来看，面对业务连续性要求高、数据变化量大的企业需求，备份能将用户当前的档案数据快速保存为备用档案并进行后台管理，也能在本地数据出现故障或用户需要这些数据时将数据回传至本地。

　　如果说备份的目的是将某些数据恢复到平时的样子，那么归档可以用于多种场景。归档的最大价值在于帮助人们找到很久以前的一些数据，数据的拥有者可以根据自己的制度标准要求，设置相应的管理规则进行管理和利用。

　　总的来说，备份侧重于通过复制多份档案数据，进行数据保护；归档侧重于档案数据长期保存，方便检索访问。可以说，备份和归档对任何行业来说都是不可缺少的，如果没有对数据进行归档整理，而是选择直接备份，后期想要进行数据调取和访问就会显得十分麻烦。

　　尽管备份与归档本质上有所区别，应用目的不同，但是对于用户来说，二者都是档案数据安全保护的重要手段，它们既能独立担当，又能相辅相成，结合在一起共同使用能够帮助用户改善档案资产的管理，以最低的成本实现档案数据的高效管理与利用，在遭遇系统故障或自然灾害时能够快速恢复档案数据，增强数据安全性。