房产工程资料档案管理办法

房产工程资料档案管理办法

一、总则

为规范房产工程资料档案管理，提高工程管理水平，保障房屋建设质量，制定本办法。

二、适用范围

本办法适用于房地产开发企业、建筑施工企业、监理单位等单位及个人从事房产工程建设、管理、监理等活动中的档案管理。

三、档案管理职责

（一）房地产开发企业应当按照有关法律法规和规定，建立房产工程资料档案，负责房屋建设过程中的资料收集、整理、归档工作。

（二）建筑施工企业应当按照有关法律法规和规定，建立房产工程资料档案，负责房屋建设过程中的资料收集、整理、归档工作。

（三）监理单位应当按照有关法律法规和规定，建立房产工程资料档案，负责监督房地产开发企业、建筑施工企业进行资料收集、整理、归档工作。

（四）房产工程资料档案管理员应当按照有关法律法规和规定，负责房产工程档案的管理、维护、查询等工作。

四、档案管理要求

（一）房地产开发企业、建筑施工企业应当按照工程建设的具体情况，建立相应的资料收集、整理、归档制度，并严格执行。

（二）监理单位应当按照有关法律法规和规定，监督房地产开发企业、建筑施工企业建立房产工程资料档案，并对档案的管理情况进行监督检查。

（三）房产工程资料档案管理员应当按照有关法律法规和规定，建立档案管理制度，规范档案管理流程，确保档案资料的安全、完整、准确。

（四）房产工程资料档案应当包括工程招标、设计、施工、监理、验收、质量检测、维修保养等各个环节的资料，资料内容应当完整、准确、真实。

五、档案管理措施

（一）房地产开发企业、建筑施工企业应当按照有关法律法规和规定，加强对房产工程资料档案的管理，完善档案管理制度，保证档案资料的安全、完整、准确。

（二）监理单位应当按照有关法律法规和规定，加强对房产工程资料档案的监督检查，发现问题及时通报房地产开发企业、建筑施工企业，并督促其整改。

（三）房产工程资料档案管理员应当严格执行档案管理制度，建立档案管理台账，做好档案资料的分类、整理、归档、借阅、归还等工作。

六、附则

本办法自发布之日起实施，原有的有关规定不符合本办法的，以本办法为准。本办法解释权归房地产主管部门。

建筑工程档案资料的管理细则？

一、资料的分类
根据资料的性质把资料进行分类,存放于不同的资料盒中,并在资料盒外贴上具体分类标签.
1、勘察、测绘、设计文件
1)工程地质勘察报告2）初步设计图纸和说明3）技术设计图纸和说明4）审定设计方案通知书及审查意见5）施工图及说明6）设计计算书7）政府部门对施工图设计文件的审批意见
2、招投标文件
1)勘察设计招投标文件2）勘察设计承包合同3）施工招投标文件4）施工承包合同5）工程监理招投标文件6）监理委托合同
3、开工审批文件
1)建设工程规划许可证及附件2）建设工程开工审查表3）建设工程施工许可证4）工程质量监督手续
4、建设、施工、监理机构及负责人
1)工程管理机构及负责人名单2）工程项目监理机构及负责人3）工程项目施工管理机构及负责人
5、监理文件
1)监理规划2）监理月报表中的有关质量问题3）质量控制4）分包资质审核5）监理通知6）合同及其它事项的管理7）监理工作总结
6、施工文件
1)施工组织设计及其它专项方案2）图纸会审纪要3）施工日志4）工程图纸变更记录5）工程质量检查评定记录6）质量事故及处理记录
7、竣工验收文件
1)单位工程质量验收记录2）竣工验收证明书3）竣工验收报告4）竣工验收备案表5）工程质量保修书
8、竣工图
1)建筑竣工图2）结构竣工图3）装修工程竣工图4）电气工程竣工图5）给排水工程竣工图6）采暖通风空调工程竣工图7）燃气工程竣工图
9、来往函件
1)监理来往函件2)与施工单位来往函件
10、现场签证资料
1）工程量收方记录2）零星记工
二、资料的收集与整理
档案资料应由工程部专职或兼职资料员进行统一收集与整理，并妥善保管。
1、档案资料管理人员应主动收集齐全所有工程资料原件。
2、所有资料应根据分类建立查阅目录，并即时进行编码登记，编码须按顺序用阿拉伯数字书写。
3、档案资料整理时书写的字体必须是仿宋体且字迹清晰工整。
三、资料的收发
1、须下发的文件或资料由档案管理员在发文簿上登记下发给相关单位资料管理人员并要求签字。收到的设计类、技术类文件由档案管理人员签收并登记，其它涉及经济、工期的相关文件及函件由工程部经理审阅同意后签收。
2、档案资料管理员在收到文件后，应立即将文件交工程部经理审阅，并根据需要复印送达相关人员。
四、资料的保管
1、档案资料收集整理后应立即放入档案柜，不得放置于其外。2、档案资料柜的钥匙由档案管理人员保管，不得外借他人。
3、工程部其它人员须使用或借阅档案资料的，应在档案管理员处登记，并及时归还。
4、工程完工备案后，应将本工程档案资料完整移交档案库封存。

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徐州市城建档案管理办法

第一章　总　则第一条　为了加强城建档案管理，发挥城建档案在城乡规划、建设、管理中的作用，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城乡规划法》等法律、法规，结合本市实际，制定本办法。第二条　本市行政区域内城建档案的形成、管理、利用及其监督活动适用本办法。第三条　本办法所称城建档案，是指在城乡规划、建设和管理活动中直接形成的，对城乡建设和发展具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等不同载体形式的记录资料。第四条　城建档案应当集中管理、分级保管、异地备份，并规范整理、完整保存、有效利用。第五条　市、县（市）、铜山区、贾汪区人民政府应当加强对城建档案管理工作的领导，将城建档案事业发展所需经费列入财政预算，保障城建档案事业与经济社会发展相协调。第六条　城建档案行政主管部门（城乡规划主管部门或者建设行政主管部门）负责本行政区域内城建档案管理工作，业务上接受同级档案管理部门的监督、指导。城建档案管理机构具体负责本行政区域内城建档案的日常管理工作。人民政府其他有关部门应当在各自职责范围内做好城建档案管理工作。第七条　从事城建档案管理工作的人员应当具备相应的专业知识，并按照国家和省有关规定，取得相应资格。镇人民政府、街道办事处应当设立村镇建设档案室，配备专（兼）职工作人员，负责村镇城建档案的管理工作。工程建设、施工、监理单位应当设立档案室并配备专（兼）职档案人员，收集和管理本单位的城建档案。第二章　城建档案的报送与接收第八条　负有城建档案移交义务的单位和个人，应当向城建档案管理机构移交下列档案：

　　（一）建设工程档案：

　　1.工业、民用建筑工程档案；

　　2.市政基础设施工程档案；

　　3.公用基础设施工程档案；

　　4.城市交通基础设施工程档案；

　　5.园林建设、风景名胜建设工程档案；

　　6.市容环境卫生设施建设工程档案；

　　7.城市防洪、抗震和人防工程档案；

　　（二）城乡地下建筑物、构筑物以及供水、排水、燃气、热力、电力、通讯、电信、有线电视、工业等各类管线工程档案，军事禁区、军事管理区范围内的地下管线和隐蔽工程除外；

　　（三）城乡建设各专业主管部门（包括城乡规划、建设、人防、房管、园林、风景名胜、市容等部门）形成的业务管理和业务技术档案；

　　（四）城建档案管理机构认为具有保存价值的其他城乡建设档案。

　　前款所称负有城建档案移交义务的单位和个人，包括建设工程的勘察、设计、施工和监理单位，建设单位，城乡建设各专业主管部门以及其他形成城建档案的单位和个人。第九条　城建档案应当报送原件，并按照国家规范要求以纸质、电子、声像等形式报送。第十条　建设单位或者个人应当在建设工程竣工验收合格之日起六个月内，向城建档案管理机构移交符合本办法规定的建设工程档案；建设工程档案不齐全的，应当在七日内补充完善。第十一条　停建、缓建工程的档案，暂由建设单位保管。不具备保管条件的，可以委托工程所在地城建档案管理机构保管。

　　被撤销的单位所形成的建设工程档案，应当向其上级主管机关或者建设工程所在地城建档案管理机构移交。第十二条　移交的城建档案符合要求的，城建档案管理机构接收后，应当出具建设工程档案接收的书面证明。

　　不动产登记部门在办理不动产登记时，应当查验建设工程档案接收证明。第十三条　城建档案管理机构应当参与并指导本级人民政

　　府确定的重点建设工程和重大公共基础设施建设工程档案的编制、整理工作，确保建设工程档案准确、完整并及时归档。第十四条　建设单位或者个人应当在申请办理建设工程规划许可证前，到城建档案管理机构查询地下管线工程档案，取得地下管线现状资料。第十五条　地下管线工程竣工验收前，建设单位或者个人应当向城建档案管理机构移交下列地下管线资料：

　　（一）地下管线工程项目准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件、竣工图、电子文件及声像资料；

　　（二）标注城市坐标及高程的地下管线竣工图等测量成果。

　　住宅小区、厂区、校区以及机关单位区域内的地下管线工程，由建设单位汇总后与房屋建设工程档案一并移交城建档案管理机构。

如何做好工程档案管理

　　1、首先必须制定工程资料管理制度，制定工程资料整编方案
　　制度是执行路线的保证，坚持持证上岗，明确岗位责任制，明确各施工管理人员记录的工程资料内容，以便资料员收集索取。工程资料整编方案是工程资料整理的依据，如在方案中要明确各施工检验批的划分数量、各种材料的检验批次、检查点数、个施工工序的检查验证部位，以便工程资料记录整理与工程实际施工相符合。
　　2、 必须及时做好工程资料记录和收集
　　工程资料室施工项目质量情况的真实反映，真实记录。因此要求各种资料必须按照施工的进度同步及时收集、整理。要指定专人负责管理工程资料，负责对质保资料逐项跟踪收集，并及时做好分项分部质量评定等各种原始记录，使资料的整理与工程形象进度同步。做到内容连贯。工程前期要及时收集工程前期资料，如中标通知书，定线成果报告、地质勘察报告、各种合同、施工组织设计、方案等。由于及时收集资料，待工程竣工时，才不会出现缺少资料的情况。施工过程中，现场的施工管理技术人员要将当天施工项目的资料及时做出来，不能堆积到一起再做，这样就会造成资料遗漏或者错误。项目部指定专人每个月将各个在建项目的资料统一收集检查，即使有漏项缺项的情况，也能及时加以补充，能及时发现资料中存在的问题和错误，及时得以纠正。工程收尾阶段，要及时收集建设单位各种安全使用功能验收检测资料，消防验收、人防验收、防雷验收、室内环境检测资料、沉降观测资料、电梯验收资料、节能检测资料等。及时收集设计单位的设计变更，勘察单位的地勘处理变更，监理单位的管理工作检查单，监理工程师通知单及各分包单位的资料等。
　　3、 确保工程技术资料的真实性和准确性
　　真实性是做好工程技术资料的灵魂。不真实的资料会把我们引入误区。必须坚决杜绝对原始记录采用“后补”造假的做法,否则,一旦工程出了质量问题,不仅不能作为技术资料使用,反而造成工程技术资料混乱,以致误判。同时也不能为了取得较高的工程质量等级而歪曲事实。资料的整理必须实事求是、客观准确。
　　准确性是做好工程技术资料的核心。分部分项要划分准确，数据计算要准确，不能随意的填写。分项工程的质量评定填写应该规范化，符合质量检验评定标准的要求。在资料中不能出现涂改现象。资料所用的表格要统一，不能五花八门，文字说明部分要规范用语，不能采用口语或专业语言，要让外行人也能看懂，不会产生任何歧义。对于很多的分项工程检验批质量验收记录表，做出来的资料大都会出现是合格率100%，这一看就知道是不可能的，于是做资料的技术人员就想办法扣分，在钢筋的外观上写上“钢筋有裂纹，”，做资料的人就没有想过有裂纹的钢筋施工现场是不能用的，总是自以为是的填写资料，评定表中的检查点数与后面附的质量资料不能前后对应。有部分人知道现场如何规范施工，可就是不知道如何将这个过程用文字来描述，单纯从内业资料看，施工过程就不符合要求了。大家总是重外业，轻内业。觉得把现场干好了，质量合格了，工程能顺利交工就行了，觉得内业就无所谓，应付检查或者竣工资料就行了，没有想到，一旦出现了质量事故，当时不经意填写的资料都是证据。施工技术资料务求真实，切记伪造，有些资料员平时懒于动手，等到交工时就手忙脚乱地拼凑臆造，以至造成漏洞百出，严重失实的后果。这就要求发挥建设单位、监理单位工地管理人员以及施工单位负责人对技术资料的审查监督作用，企业技术负责人要对技术资料经常做到心中有数，重要部位必须亲自审查把关。资料员必须深入工地，在做各种资料前，当面核对工程及用材情况，认为准确无误后，方可填写。如：技术安全交底是否属实，是否落实到人；管道试压是否按规范进行，是否达到要求标准；电气接地电阻及绝缘值是否在允许范围之内；各种材料合格证是否就是工程所用的产品等等。因此，我们一定要认真填写资料，确保资料准确、规范、合理。
　　4、 确保工程技术资料的完整性
　　不完整的技术内业资料将会导致片面性,不能系统地、全面地了解单位工程的质量状况。不仅资料内容要填写完整，而且所涉及的数据要有据可循，现场原始资料要完整。一份完整的施工资料不仅要有施工技术资料，还要有相应的试验资料和质量证明材料，确保资料的完整性。除了质量证明材料，我们平时的施工日志、测量放样资料同样也很重要，虽然有些不需要作为竣工资料的一部分，但我们也要把这些相关的资料放在一起，使质量评定表上的数据都是有据可循的。
　　5、 职责分明，签认齐全
　　《建筑工程质量检验评定标准》规定了“质量检验评定程序及组织”各级质量把关人员都应明确职责，不可越级评定，马虎过关。自检要通过现场与技术员、质检员，工长共同检查，对混凝土、砌砖、钢筋、水暖、电气等的施工质量进行记录，做到实际施工质量与评定相吻合，并一一签字确认；对于各种隐蔽、变更及关键部位均要求相关人员参与见证并一一签字确认。坚决杜绝代签或漏签，使责任没有落实到位。及时对各种工程会议如：图纸会审纪要、基槽验收、基础验收、主体验收及竣工质量验收等阶段验收资料进行各方责任主体会签并签字盖章齐全。
　　6、 做好技术资料的整理保管
　　由于现场的技术资料分散在很多人员手中，因此要求有专人把资料收集回来进行统一的分类整理。资料要按单位工程、分部工程和分项工程逐项分类整理。拿一般房建工程的资料来说，在施工期间我们可以按不同分部工程分别整理，可以把地基与基础、主体、装饰装修、屋面、水电安装等分部工程资料，这样便于各分部工程的质量验收。在竣工前，把已经初步整理有序的资料加以合并组卷即可。资料管理要建立专门的目录台帐，台帐要求不但能反应工程的施工进度和内业资料是否同步，内业资料是否完整，还能方便查阅。最好能实现微机化管理（文字版目录及时更新附在资料首页，以便于查阅），在电脑上能及时查找到每一个施工项目的时间，每一份资料的存放地点，要用的时候能立即调出来，有了这样一个电子版的台帐，可以不仅减少了人力、物力的浪费，还能减轻内业人员的工作强度。要建立相应的全宗卷、卷内目录和备考表，不仅档案盒内有手工版的，在电脑上还要有份电子版的，方便查阅。随着档案建设管理工作的不断深化，内业资料也将实现标准化、微机化和信息化管理。整理好的资料就可以移交档案室保存起来了，等工程竣工的时候，竣工资料也就完成了。
　　做好施工过程中各种影像资料的收集归档，如施工过程隐蔽验收电子版、照片，各种验收会验收照片，各种性能检测实测照片等。资料的保管也很重要，现在很多项目都有单独的资料室，有专职资料员，我们要有健全的资料保管制度和借阅制度，档案柜内要存放防虫、防霉等物品，要有放尘、防潮、防高温的措施。工程档案跟我们人一样是有寿命的，应此，我们要保管好工程档案，使她的寿命能更长一点。
　　7、 有敬岗爱业、勇于奉献的精神
　　资料员要养成 “嘴勤，手勤，腿勤”的一贯工作作风，勤于问质检、安全、材料方面的事，做到及时了解工程施工及用材情况；勤于及时地通过三方见证、报验、送检；勤于及时填写各种隐蔽工程资料并及时找几方签证。勤于随时到现场落实工程施工情况，比如：基础及柱配筋是否与图相符，管道防腐保温是否按工序进行，核对需要送检的材料是否按要求的批量取样等等。力求做到资料与施工同步进行，真实地记载工程施工的全过程。
　　8、 统一资料管理软件和规范执业制度
　　目前本行业有关资料管理的软件很多，各有优缺点，目前还未进行必要的统一和整合，没有实现资料管理软件的网络化，鼓励软件开发企业尽早开发出可以实现技术资料网络化收集管理的软件。因为一个项目不同施工管理人员的个人岗位范围内的资料不同，为了保证资料的真实同步，就需要这样一款软件实现不同技术人员在不同电脑上完成个人资料的同时，资料管理员的电脑上同时可以更新收集和保存相关资料，实现网络化办公的资料管理软件。统一资料管理软件，可以尽早实现未来电子档案移交，代替传统纸质方案。

建设工程档案管理办法

关于规范编报城市建设工程档案的通知各建设、施工、监理单位：为及时、规范编报城市建设工程档案和加强业务指导工作，确保工程档案的齐全

法律依据：
《中华人民共和国档案法》
第八条国家档案主管部门主管全国的档案工作，负责全国档案事业的统筹规划和组织协调，建立统一制度，实行监督和指导。
县级以上地方档案主管部门主管本行政区域内的档案工作，对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。
乡镇人民政府应当指定人员负责管理本机关的档案，并对所属单位、基层群众性自治组织等的档案工作实行监督和指导。
第九条机关、团体、企业事业单位和其他组织应当确定档案机构或者档案工作人员负责管理本单位的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。
中央国家机关根据档案管理需要，在职责范围内指导本系统的档案业务工作。
第十条中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责收集、整理、保管和提供利用各自分管范围内的档案。

房地产开发公司工程部资料怎么归档分类

1、工程资料管理的目的主要就是两个，一是内部备案，一是备查（用）。
2、不同、的发展阶段不同，工程资料管理的要求是不一样的，绝不能按所谓的啥规程搞。既可按项目分类，也可按资料性质分类，还可二者结合（该种不推荐，很易搞混、难得找到文件）。
3、以下分类供你参考（按性质分类的）：
A、政府批文类（三证等）
B、设计与图纸类
C、造价招标合约类
D、工程施工管理类
E、内部管理类

工程资料的管理应符合哪些规定

建筑工程资料管理规程是：建设单位采购供应的建筑材料、构配件和设备应符合合同的质量要求，工程资料实行分级管理，应真实反映工程质量的实际情况，竣工验收后依法移交城建档案馆。

《建筑工程资料管理规程》第一条工程资料应真实反映工程质量的实际情况，并与工程进度同步形成、收集、整理、归档。第三条工程建设各方应确保各自资料的真实有效、完整齐全。第七条工程竣工验收后应依法将归档资料移交城建档案馆。第八条由建设单位采购供应的建筑材料、构配件和设备，建设单位应提供所供物资的质量证明文件并满足设计文件及合同的质量要求。第九条工程资料实行分级管理各负其责的管理原则，参与工程建设的有关各方应各自对本单位产生的工程资料负责并保证工程资料的可追朔性。