房地产工程档案管理办法

房地产工程档案管理办法

第一章 总则

第一条 为加强房地产工程档案管理，规范房地产工程档案的建设、保管和利用，提高房地产工程档案的管理水平，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规，制定本办法。

第二条 本办法适用于房地产开发企业、设计单位、施工单位、监理单位、勘察单位等各类相关单位的房地产工程档案管理。

第三条 房地产工程档案应当按照规定的程序和标准建设、保管、利用和归档，实行全程监督和管理，保证档案的真实性、完整性、及时性、可查性和安全性。

第四条 房地产工程档案应当遵循以下原则：

（一）依法建设、保管和利用，保证档案的合法性和规范性；

（二）依据实际情况建设，保证档案的真实性和全面性；

（三）合理分类、细化管理，保证档案的可查性和利用性；

（四）强化保密措施，保证档案的安全性和保密性。

第二章 建设与保管

第五条 房地产工程档案应当根据工程的实际情况建立档案分类目录，并按照规定的标准进行档案的建设和保管。

第六条 档案建设应当包括以下内容：

（一）工程设计文件，包括设计图纸、设计说明书、技术规范、计算书等；

（二）工程施工文件，包括施工图纸、施工方案、施工计划、质量检查记录等；

（三）工程监理文件，包括监理计划、监理报告、监理意见等；

（四）工程勘察文件，包括勘察报告、勘察图纸、勘察数据等；

（五）工程验收文件，包括验收报告、验收意见、验收记录等；

（六）工程质量文件，包括质量检查报告、质量评定报告、质量保证书等；

（七）工程招标文件，包括招标公告、招标文件、中标通知书等；

（八）工程竣工文件，包括竣工验收报告、竣工图纸、竣工资料等。

第七条 档案保管应当按照以下要求：

（一）建立房地产工程档案室，专人负责档案的管理和保管；

（二）制定档案保管制度，明确档案的保管规定和责任；

（三）建立档案管理制度，实行全程监督和管理；

（四）建立档案借阅制度，严格控制档案的借阅和使用。

第八条 档案保管应当采取以下措施：

（一）对档案进行分类、编号、装订和封存，确保档案的完整性和真实性；

（二）对档案进行防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案的安全性和保密性；

（三）按照规定的期限将档案归档，确保档案的长期保存。

第三章 利用与

最新房地产档案管理条例

07年的
中央国家机关房地产档案管理办法　　第一条　为加强中央国家机关房地产档案管理，维护房地产权利人的合法权益，更好地为中央国家机关房地产管理工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市房地产管理法》、《城市房地产权属档案管理办法》、《城市建设档案管理规定》等法律法规，制定本办法。　　第二条　中央国家机关房地产档案（以下简称房地产档案）是指在中央国家机关房地产的建设、使用、管理等工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。　　第三条　本办法适用于国务院组成部门、直属特设机构、直属机构、办事机构、直属事业单位、部委管理的国家局，最高人民法院，最高人民检察院，有关人民团体，及其下属企事业单位（以下称各部门、各单位）房地产档案的管理。　　第四条　房地产档案管理工作以权属档案管理为核心，遵循统一组织、分级负责、分类归档、多套分存、授权使用的原则。　　第五条　国务院机关事务管理局作为中央国家机关房地产工作主管部门（以下简称主管部门），负责制定房地产档案管理规章制度，指导和监督各部门、各单位的房地产档案管理工作，协调与地方政府档案业务部门的关系。　　中央国家机关房地产档案工作接受国家档案行政主管部门的业务指导。　　第六条　产权人负责房地产档案的收集、保存、移交和利用等工作。　　各部门、各单位组织、领导并监督检查本部门、本单位内各产权人的房地产档案工作。　　本办法所指产权人，即房屋所有权证、国有土地使用证中“所有权人”、“土地使用者”栏目记载的法人。未取得房屋所有权证、国有土地使用证的，出资人或主要出资人承担产权人的职责。　　第七条　房地产档案分为权属档案、建设工程档案和使用管理档案。　　权属档案是指房地产权属登记、调查、测绘、转移、变更等工作中，形成的记载证明房屋所有权及土地使用权权属来源、变动情况等内容的文件材料。　　建设工程档案是指在新建、改建、扩建、翻建和维修改造的工程项目建设过程中形成的文件材料。　　使用管理档案是指房地产在分配、调整及使用等日常管理过程中形成的文件材料。　　第八条　房地产权属档案的归档范围包括：　　（一）产权人的身份证明、立项审批文件、建设工程规划许可证、建设用地批准书、建设用地规划许可证、建设工程施工许可证、工程竣工验收报告、国有土地使用证、房屋所有权证等；　　（二）房屋买卖合同、房产赠与书、房产析产协议书、房屋继承公证书、拍卖成交书、房产交换协议书、房地产调拨凭证、有关房产转移的上级批件或会议纪要等；　　（三）房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图，房地产分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图等；　　（四）其他有关房地产的权属来源资料。　　第九条　房地产建设工程档案的归档范围包括;　　（一）项目立项申报文件和批复；　　（二）项目用地批准文件、建设用地规划许可证；　　（三）规划意见书及附图、方案审查意见或方案复函、建设工程规划许可证及附图，建设工程施工许可证；　　（四）年度投资计划、初步设计和投资概算申报文件及批复；　　（五）竣工结（决）算报告；　　（六）竣工图及设备技术说明书、试运行报告；　　（七）工程建设档案验收合格备案文件、管线测量资料及竣工验收报告；　　（八）其他相关材料。　　第十条　房地产使用管理档案的归档范围包括：　　（一）办公与业务用房使用管理档案　　1.调配申请及批文；　　2.使用协议;　　3.物业单位招投标文件、物业管理合同、日常运行维护记录；　　4.设施设备运行、维修、维护、改造等记录。　　（二）住宅使用管理档案　　1.住房申请、临时入住通知单、腾退旧房协议、调配通知单、集资建房协议；　　2.职工住房档案;　　3.周转住房的装修、制度设立及分配方案；　　4.物业管理合同、费用支付单据、物业变更资料、物业管理工作的年度测评报告；　　5.职工住房配售办法、相关会议纪要及最终配售方案；　　6.住房的各类证明或信函。　　
第十一条　房地产档案归档应符合下列要求：（一）权属档案按照《城市房屋权属档案管理办法》有关规定归档；权属档案应为原件，原件已存其他档案馆或者确属另有重要用途的，可以是复印件或复制件，但须经产权人与原件校对、签章，并注明校对日期及原件存放处。　　（二）建设工程档案、使用管理档案按照国家《科技档案案卷标准》有关规定归档；除纸质文件外，有条件的还应保存缩微品及电子文件。　　第十二条　各产权人以年度为单位，及时收集、保存和移交权属档案、建设工程档案、使用管理档案，并在国家法定法规的期限内完成归档；有隶属关系的各产权人，其档案移交工作须服从上级管理部门的决定。　　使用人和物业服务单位根据实际需要收集、保存部分建设工程档案及使用管理档案。　　建设工程停建、缓建的，建设工程档案由项目管理单位负责保存。　　第十三条　房地产档案与现状不符时，产权人应及时变更档案。　　第十四条　房地产档案不完备的，产权人应组织力量补制。　　第十五条　权属档案应永久保存，建筑物续存期间应保存完整的建设工程档案，使用管理档案的保存期限由产权人根据实际情况设定。　　第十六条　档案销毁需本单位档案管理部门同意，经上一级资产管理部门批准，档案销毁后应保存销毁清单。　　第十七条　产权人对所移交的档案有优先利用权；其他单位或个人需调阅、抄录、复制房地产档案的，应经产权人及档案管理部门同意。第十八条　产权人应指定专门机构，配备专兼职人员和必要的安全保护设施，建立健全档案管理制度，确保房地产档案的完整、准确、安全和有效利用，人员变动时须办理工作交接手续。　　第十九条　主管部门结合房地产档案管理工作实际，定期组织开展档案检查和业务培训，提高房地产档案管理人员业务素质。　　第二十条　主管部门和各部门、各单位应逐步采用先进技术，不断提高房地产档案管理的标准化、信息化水平。　　回答人的补充 2009-05-31 10:56
第二十一条　主管部门对在房地产档案管理工作中做出显著成绩的单位和个人，应当给予表彰和奖励。　　第二十二条　违反本办法，有下列行为之一的，由主管部门通报批评；对负有直接责任的主管人员和其他直接责任人员依法应当给予行政处分的，由主管部门提出给予行政处分的建议，各部门、各单位应依法及时作出决定；情节严重构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。　　（一）无故延期或者不按规定收集、保存和移交房地产档案的；　　（二）涂改、伪造、倒卖房地产档案的；　　（三）房地产档案管理人员玩忽职守，造成档案损失的；　　（四）其他违反档案管理规定的行为。　　第二十三条　中央企业单位及其他按照规定纳入中央国家机关土地管理范围单位的房地产档案管理参照本办法执行。　　第二十四条　本办法由国务院机关事务管理局负责解释。　　第二十五条　本办法自印发之日起施行。

房地产档案管理制度

　　第一条 目的:为加强各类档案管理的规范性,特制定本办法。
　　第二条 适用范围:的全部文书档案、人事档案、会计档案、工程档案。
　　第三条 管理权限:各相关部门
　　第四条 档案的立卷归档:
　　1.行政档案的立卷:
　　(1)立卷范围:业务活动中的收文及批办过程中的批办材料;以名义发出的文件(定稿、存本、附件);各种会议文件及会议记录;内部管理类文件(日常工作中形成的计划、总结、统计报表、规章制度等);内部形成的除人事、财务方面之外的其它请示、报告、批复;对外签订的经济合同原
　　件(工程部一份,由财务部门一份存档及多余份数综合办公室保存;只有一份原件的,由财务部门保存,其他报名保
　　存复印件,并在其上注明原件存放处);在工作过程中形成的照片、录音带、录像带、计算机软盘及光盘、工具类书籍;领导或部门经理外出参观学习等活动带
　　回的文字、声像、科技资料。
　　(2)有关部门须保留档案原件时,综合办公室应保存复印件,并在复印件上注明原件存放处。
　　2.工程档案的立卷:
　　(1)立卷范围:与工程相关的具有现实和长远保存价值的各类工程文件资料(工程前期资料、勘察、设计、施工、监理资料、设备资料;工程竣工验收资料等)。
　　(2)工程部应派专人负责技术档案的整理、立卷、归档工作,归档文件资料必须完整、准确,经过系统整理、编目后由工程部负责人审查后归档。
　　(3)工程结束后,由工程部负责移交有关部门存档。
　　第五条 档案的保管:
　　1.凡在各类经营活动中形成的具有保存价值的文件资料,均应由各档案管理有权部门进行收集、整理、立卷归档及甲常管理,其它部门和个人不得擅自留存。
　　2.凡属立卷归档的文件资料,必须为原件,书写格·式必须符合要求,书写工具须为钢笔或黑色碳素笔,且应保证其完整、齐全、分类清楚。
　　3.档案管理实行一月一整理制度,所有归档文件均应为已完成文件。
　　4.各档案管理有权部门的部门经理应定期对本部门全部档案的保管及借阅登记状况进行核查,如发现问题,应及时向上级主管领导汇报,以便及时采取措施确保档案的安全。
　　5.对破损和变质的档案及时进行复制和修补。
　　第六条 档案的借阅:
　　1.借阅档案时需填写《借阅登记表》;并不得将档案带离所在办公室。
　　2.经领导批准后档案被借出时,档案管理人员应在该档案的位置上,放一张代替卡,卡上应标明档案卷号、借阅时间、借阅单位、借阅人姓名,以便按时催还,防止档案丢失。
　　3.秘密档案的借阅应由综合办公室主任在借阅登记表中签字认可;机密档案由档案管理有权部门主管副总签字认可;绝密档案由总经理签字认可后方可借阅。
　　4.保密性档案原则上不得摘抄或复印,如确实需要时,应由档案管理有权部门最高负责人在借阅登记表中签字认可。
　　5.借阅档案的部门和个人,必须妥善保管档案资料,不得将其拆散,或进行涂改、勾划、折叠、抽页等损坏性行为,也不得转借他人使用。
　　6.借阅人归还档案时必须经档案管理人认真检查后方可进行销号。
　　第七条 档案的销毁:
　　档案销毁由办公室报请主管副总及总经理批准后执行,并须由指派专人进行监督。

如何做好房地产公司的档案管理

　　档案管理规定
　　第一章 总则
　　第一条 为加强文书档案、声像档案资料的管理工作，保证文书档案、声像档
　　案的及时归档和妥善保管，特制定本规定。
　　第二条 负责档案资料的归档督促和日常管理工作。对档案资料必须按年度立卷，
　　各系统和部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照
　　本制度的规定分别立卷归档。
　　第三条 坚持部门收集保管、定期归档制度。各系统和部门负责人均应指定专人负
　　责收集保管本系统或部门的档案资料并督促其及时归档。名单报档案室备
　　案，如有变动须及时通知档案室。因工作变动或离职时应将经办或保管的
　　档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
　　第二章 文书档案立卷归档方法
　　第一节 文件资料的收集管理
　　第四条 凡缮印发出的公文一律由办公室统一收集保管。
　　第五条 一项工作由几个部门参与办理在工作活动中形成的文件资料，由主办部门
　　收集保管。会议文件由会议召集部门收集保管。
　　第六条 员工外出培训、学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等
　　公务活动在核报差旅费时，必须将有归档价值的文件资料向本部门档案员
　　办理交接手续，档案员签字认可后会计部才给予核报差旅费。
　　第七条 各系统、部门档案员的职责：
　　（一） 了解本部门的工作业务，掌握本部门文件资料的归档范围，收集保管本部门的文件资料。
　　（二） 认真执行定期归档制度。对本部门承办的文件资料平时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件资料归档完毕，并向档案员办好交接签收手续。
　　（三） 承办人员借用文件资料时，应积极地做好服务工作，并办理临时借用文件资料登记手续。
　　第二节 归档范围
　　第八条 重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典
　　型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等。
　　第九条 上级机关发来的与有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计
　　划等文件资料。
　　第十条 对外的正式发文与有关单位来往的文书。
　　第十一条 的请示与上级机关的批复；反映主要工作活动的报告、总结。
　　第十二条 内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工
　　作记录（表单）及工作简报。
　　第十三条 信访工作资料。
　　第十四条 与有关单位签订的合同、协议书等文件资料。
　　第十五条 管理人员任免的文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料。
　　第十六条 的各种规章制度、实施细则、程序文件。
　　第十七条 的历史沿革、大事记及反映重要活动的剪报、照片、录音、录像
　　等。
　　第十八条 保密制度中规定的保密范围材料。
　　第十九条 重要设备档案、财会档案材料。
　　第三节 平时归卷
　　第二十条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件资料，由档
　　案员集中统一保管。
　　第二十一条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件资料归卷
　　使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。
　　第二十二条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件资料，收集齐
　　全，加以整理，送交本部门档案员归卷。
　　第二十三条 档案员应及时将已归卷的文件资料，按照“案卷类目”条款，放入平时保
　　存文件卷夹内“对号入座”，并在文件处理登记薄上注明。
　　第四节 立卷
　　第二十四条 立卷工作由相关部门档案员配合，档案员负责组卷、编目。
　　第二十五条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机
　　联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
　　第二十六条 归档的文件资料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
　　第二十七条 在归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与
　　批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得
　　分开。文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文
　　有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
　　第二十八条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复
　　文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一
　　年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在
　　会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。
　　第二十九条 卷内文件资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列
　　在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿
　　在后；其它文件资料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并
　　进行系统的排列。
　　第三十条 卷内文件资料应按排列顺序，依次编写页号。
　　第三十一条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。
　　第三十二条 有关卷内文件资料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说
　　明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。
　　第三十三条 案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
　　第三十四条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式：
　　（一） 案卷装订。装订前，卷内文件资料要去掉金属物，对破坏的文件资料应按
　　裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三
　　孔一线封底打活结的方法装订。
　　（二） 案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考
　　表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

　　注意：如果还有音像制品或录像等的文件，还要写在制度里。

房地产开发公司档案管理，怎么管理。

1.分类请参考
分部分项的划分
2.文件的编号规则都不一样，请参考当地的《建筑资料管理规程》这本书。北京对编号比较严格，其它很多地方不需要编号。
3.平时整理资料可以按分项整理，或者按施工顺序整理。前者组卷方便，后者偏于查询资料。
4.各部门收发资料时做个文件签收单，收了就签字。平时多做笔记，关于资料的，整理中出现什么暂时解决不了的问题可以先记上，防止忘记。
房地产开发面对的资料相对较多，有基建文件，施工文件等。建议按资料软件上的顺序和分类，整理资料。也就是说，买个资料软件，上面的分类方法都是比较科学的，照猫画虎。
黄会3