工程报建档案管理办法

工程报建档案管理办法

一、总则

为规范工程报建档案管理，确保工程建设质量和安全，根据国家有关法律法规和规章制度，结合我单位实际，制定本办法。

二、适用范围

本办法适用于我单位所有工程报建档案的管理。

三、档案管理机构

我单位设立档案管理机构，具体负责我单位所有工程报建档案的管理和维护工作。

四、档案管理要求

（一）档案的建立

1、工程报建档案应当在工程建设前及时建立。

2、工程报建档案应当按照国家有关规定，建立完整、真实、准确、清晰的档案。

（二）档案的管理

1、工程报建档案应当按照国家有关规定，归档并定期进行整理、修整和更新。

2、工程报建档案应当按照国家有关规定，实行密级保护。

3、档案管理人员应当严格遵守国家有关规定，保守档案的秘密。

（三）档案的查阅和利用

1、工程报建档案应当按照国家有关规定，实行有序查阅和利用。

2、档案管理人员应当根据国家有关规定和要求，进行档案的查阅和利用。

五、档案管理责任

档案管理机构负责工程报建档案的规范管理和维护工作，对于工程报建档案管理不规范和档案遗失等问题，应当承担相应的责任。

六、附则

本办法自发布之日起施行，原有规定不符合本办法的，以本办法为准。

贵阳市城市建设档案管理办法

第一章　总则第一条　为加强城市建设档案（以下简称城建档案）工作，发挥城建档案在城市规划、建设、管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律、法规，结合本市实际，制定本办法。第二条　本办法所称城建档案是指在城市规划、建设、管理活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。第三条　凡在本市进行城市建设和管理工作的单位、个人，均应遵守本办法。第四条　隶属贵阳市建设委员会领导的贵阳市城市建设档案馆负责本市城建档案管理的具体工作，业务上接受市档案局的指导、监督。第五条　城建档案工作按照统一领导、分级管理的原则，建立以市城建档案馆为中心，各区、县（市）及各单位的城建档案机构为基础的城建档案管理网络。第六条　任何单位、个人都有维护城建档案完整和安全的义务，同时享有依法利用城建档案的权利。第二章　城建档案的移交范围和要求第七条　下列档案属城建档案：
　　（一）城市地质勘察档案；
　　（二）城市测绘档案；
　　（三）城市规划档案；
　　（四）城市土地档案；
　　（五）城市房地产档案；
　　（六）城市地名档案；
　　（七）城市建设管理档案；
　　（八）城市建设科研档案；
　　（九）城市水利、防洪工程档案；
　　（十）城市建设工程设计档案；
　　（十一）工业与民用建筑工程竣工档案；
　　（十二）市政公用设施工程竣工档案；
　　（十三）城市电力、电信、广播电视工程档案；
　　（十四）城市交通运输设施档案；
　　（十五）城市园林绿化档案；
　　（十六）城市环境卫生工程档案；
　　（十七）城市环境保护工程档案；
　　（十八）城市人防战备工程档案；
　　（十九）城市抗震设防档案；
　　（二十）城市名胜、古迹建筑档案；
　　（二十一）在筑各级各类档案馆（室）所藏基本建设档案目录；
　　（二十二）城市建设其他资料。第八条　城建工程档案必须按规定时限移交市城建档案馆，其余城建档案移交进馆的时限和具体范围，由市建设行政主管部门会同有关单位拟定移送方案，报市人民政府批准后执行。第九条　移交进馆的城建档案应为原件，内容完整、系统、真实，图线和字迹清晰、准确，档案载体和书写材料符合科技档案案卷构成要求。第十条　在公务活动中产生或收集到的应立卷归档的城建文件材料，须定期向本单位档案管理部门移交，个人不得据为己有。第十一条　集体或个人所有的，对国家和社会有保存价值的城建档案材料，可向市城建档案馆捐赠或委托保管，向国家捐赠城建档案的，应予以奖励；必要时市城建档案馆可以收购或者征购。第十二条　建（构）筑物移交新的管理单位，其工程档案必须随同移交；停建、缓建工程档案资料，由建设单位档案机构收集保管。第三章　工程竣工档案的编制和报送第十三条　凡在本市行政区域内新建、扩建和改建的地下、地上各类工程，均须按国家有关规定，由施工单位按实物编制工程竣工图，交建设单位汇总报送市城建档案馆存档。第十四条　为确保工程竣工档案及时移送进馆，建设单位在工程报建前须向市城建档案馆交付工程总造价1－3％的竣工档案保证金。
　　（一）保证金收取比例：
　　①住宅建筑按1％收取；
　　②公共建筑和工业建筑按2％收取；
　　③市政公用设施工程、纪念性建筑、具有典型民族风格和地方特色的建筑按3％收取。
　　（二）保证金收取额度：
　　①1000万元以下（含1000万元）工程，最高收取10万元；
　　②1000万元以上至2000万元以下工程，最高收取15万元；
　　③2000万元以上（含2000万元）工程，最高收取20万元。
　　保证金回执作为建设单位到规划部门领取《建设工程规划许可证》应提交的资料之一。第十五条　工程竣工验收后，中小型工程3个月内，大型工程6个月内，建设单位按规定移送工程竣工档案，城建档案馆在收到合格的竣工档案后7日内，保证金退还建设单位；逾期不按规定移送的，保证金用作补测补绘竣工图，余款退还。第十六条　已交付使用的重要建设工程项目，没有竣工图或竣工图不完整、不准确的，产权单位应组织补测补绘竣工图移送市城建档案馆。
　　工程改建、扩建，产权单位应对原竣工档案进行修订，及时收入原案卷。

如何进行建设项目的档案管理？

（一）依法治档，增强项目档案意识，加强对基本建设项目档案工作的领导\x0d\x0a基本建设项目档案从动态和静态两方面记录、反映了工程建设过程和建设成果，是项目建设的真实记录，是项目建设、管理、生产（运行）、维护的重要依据和条件。同时基本建设项目档案是工程质量责任追究的重要凭证，建立健全项目档案也是工程质量管理的重要内容。\x0d\x0a各基本建设项目单位及相关单位都应当以对国有资产负责的精神，充分认识基本建设项目档案工作的重要性，加强对基本建设项目档案工作的领导，切实将档案工作纳入基本建设管理程序，纳入项目质量领导责任制。基本建设项目档案是国家的宝贵财富，任何人不得据为己有。各基本建设项目都应当依法建立健全项目档案工作，建设项目单位、施工单位、设计单位、监理单位应该建立档案工作集中管理机制，建立完善项目档案规章制度，明确规定技术人员、管理人员对项目文件材料形成、积累、整理及提交档案的职责。\x0d\x0a（二）档案工作要与项目建设同步进行\x0d\x0a坚持档案工作与工程建设“三同步”是我国基本建设项目档案工作的一条重要经验，也是基本建设项目档案工作是否能达到预期效果的关键。一是项目建设前期阶段就应及时建立档案工作，加强对前期阶段产生的文件材料的管理，在建设合同中要明确提出对文件材料的编制、整理及提交的具体要求。二是在检查落实建设项目的实施过程中，要同时检查落实档案工作的情况。三是在工程竣工验收时，要同时验收工程档案情况，在竣工阶段，必须按要求认真进行项目整套竣工档案资料的汇总、编制、整理工作。要按国家要求组织竣工档案资料的专项验收。\x0d\x0a（三）建立健全管理制度\x0d\x0a基本建设项目档案管理制度是保证项目档案工作质量的前提。各基本建设项目都应根据国家、行业有关文件、规范、标准，结合本项目的实际建立健全档案管理制度。必须建立归档制度，明确归档范围、归档时间、归档要求及归档责任人。建设项目单位还应编制档案分类大纲，以指导竣工档案的编制、整理工作。\x0d\x0a（四）要严格按国家规定编制好竣工图\x0d\x0a竣工图是整套竣工档案的核心，它真实地反映了工程竣工时实际状况，是项目生产（运行）、维护和改扩建的重要依据。各基本建设项目必须认真按照国家有关规定进行竣工图的编制工作，确保竣工图质量。竣工图必须准确反映项目竣工时的实际情况，做到图物相符，数据准确，签署完备。\x0d\x0a（五）把好竣工档案专项验收关\x0d\x0a齐全、完整、准确、系统的档案是项目生产（运行）、维护、改扩建的重要依据，也是项目竣工验收的必备条件。每项基本建设项目都应按照国家有关规定，进行项目档案竣工验收工作。对于没有按照国家规定编制竣工图或档案资料存在重大缺陷的项目，不能给予验收。\x0d\x0a各基本建设项目单位都要以对国家高度负责的责任心和使命感，确保每一项基本建设项目（工程）都有齐全、完整、准确、系统的竣工档案资料，以便最大限度的发挥档案在经济建设、社会发展中的巨大作用。\x0d\x0a各项目主管单位、各县（市）区档案局要切实负起责任，依法履行好对基本建设项目特别是对重点建设项目档案的指导、监督职能。市档案局将在适当时候对全市重点建设项目档案管理工作进行一次检查或抽查。

工程档案如何管理

会博通档案管理系统：工程项目档案的全生命周期管理

从起草、审批到归档的自动化流程管理，与分布式的档案整理与数字化管理并行，全面实现纸质、电子档案的实时归档。

会博通档案管理系统：通过档案对工程项目进度进行实时监控

通过档案到位情况，实时监控工程项目进度，提高工程项目管理效率

会博通档案管理系统：工程项目档案的规范化应用

档案的规范化管理，全面权限控制存取，标准化借还管理

银川市城市建设档案管理办法

一、银川市城建档案馆按照《银川市城市建设档案管理办法》，负责对建设工程档案的编制进行指导、检查、审验和接收工作。二、在本市规划区范围内进行建设的单位和个人，应当遵照本规定负责工程建设档案的收集、编制、报送工作。三、建设单位与施工单位签订的建筑、安装工程的承包合同，应当包含竣工图和施工技术材料的编制要求、套数，交接日期和违约责任等内容。四、建设单位应当保存本单位建设工程所形成的全部工程建设档案图时，还须向银川市城建档案馆报送一套符合规定的工程建设档案。建设工程档案中的单份文件材料可采用复印，复印件由建设单位保存，原件报送城建档案馆。五、编制工程建设档案必须真实反映建设过程和工程竣工后的实际情况，并按工程建设程序进行分类、整理和编目，做到完整、准确、签证完备。六、编制工程档案应符合下列规定：
　　（一）工程文件材料及排列组卷：
　　建设工程前期及竣工验收文件材料，按先批复后请示、先正文后附件，先文字材料后附图组卷；工程设计文件材料，按设计程序组卷；
　　施工技术文件材料，按单体组卷；修改依据性文件材料，按单位工程集中组卷。
　　（二）文件材料的规格：
　　文件材料要求字迹工整、纸质优良、大小一致，文字材料纸张大小可用16开纸或A4纸，同一卷内要求同样规格；小于标准的要进行托裱。
　　（三）文件材料的立卷厚度及编号：
　　（1）文件材料立卷厚度不得超过3公分，立卷时要标明页号，单面书写的文件材料在右上角编写页号，两面书写的文件材料，正面在右上角，背面在左上角编写页号，空白页不编号。
　　（2）文件材料必须用棉线（不得用金属材料）在左边装订整齐，不得有重复材料，装订后装入档案盒。七、施工单位在施工过程中应按各个施工阶段做好文件材料及竣工图收集和保管工作。
　　在一个建设项目内，同一施工单位施工的同一类型的多个单体工程，可只编制其中一个单体工程的竣工图。但对其中有变更的部位还须编制相应的竣工图。八、编制竣工图按下列规定执行：
　　（一）施工图没有变动的，在原施工图上加盖“竣工图章”后作为竣工图；
　　（二）施工图有局部变更的，在原施工图上进行修改、补充，并加盖“竣工图章”后作为竣工图；
　　（三）结构、平面等有重大改变的施工图，且不宜就原施工图修改的，应当根据设计变更文件重新绘制施工图，并加盖“竣工图章”后作为竣工图。九、竣工图必须与工程实物相符，所有修改内容都必须修改准确，竣工图的修改方法如下：
　　（一）对于少量文字和数字的修改，采用杠改法，即用一条实线将被修改的部分划去，在其附近的适当位置，填写变更后的内容，并注明修改依据；
　　（二）对于少量图形的修改，采用叉改法，即用“X”将被修改部分划去，在其附近的适当位置，画上修改后的图形，注明修改内容及修改依据；
　　（三）对于较多图形的修改，且不宜在原图修改的，必须重新绘制竣工图，绘制后加盖“竣工图章”作为竣工图。十、绘制、修改竣工图必须符合制图规范，做到图形清晰和字迹工整，竣工图必须使用新的蓝晒图，绘制、注记要用黑色碳素墨水。
　　“竣工图章”的式样和规格尺寸见图例。
　　“竣工图章”应使用不退色的红色印泥盖印，加盖在右下角设计图标的上方或不压盖图形文字的地方。技术负责人必须在审核后再签证。十一、竣工图的组卷要求与方法：
　　（一）竣工图装订要求，按4号图纸（297×210mm）规格折叠成手风琴式，图面朝里，图标要外露，页号标在右上角，用棉线在左边装订整齐后放入档案盒内，每卷图纸不得超过3公分；
　　（二）竣工图按单体工程排列，并按专业组卷。十二、卷内目录编制说明的编写：
　　凡报送市城建档案馆的工程建设档案、表式和装具都必须执行城建档案馆的统一标准。
　　每卷档案需填写卷内目录及备考表，全部档案需编写编制说明。编制说明内容包括工程和工程建设档案的概况，工程单位名称以及其他需要说明的内容。十三、建设单位应向银川市城建档案馆申请工程建设档案验收。十四、重点建设工程档案审验，应在建设项目竣工预验收时进行；其他建设工程的档案审验，可与工程验收同时进行。
　　银川市城建档案馆在进行工程建设档案验收时，必须按有关规定进行。

建设单位向城建部门移交工程档案时需要经过

1、建设单位负责建设工程的档案管理，应建立健全建设工程档案工作制度，与勘察、设计、施工、监理等单位约定工程档案的编制、收集、整理、归档质量和移交要求，指导和督促勘察、设计、施工、监理等单位同步收集、整理档案，及时接收、汇总、整理相关单位移交的档案。

2、建设工程涉及地下管线的，建设单位应当到城建档案管理机构查询地下管线资料，并进行现场核查形成现状资料；无资料或者资料与实际情况不相符的，应当委托具备资质的测绘单位进行探测形成现状资料。

3、地下管线工程覆土前，建设单位应当委托具备相应资质的测绘单位进行竣工测量；非开挖施工的，应当绘制地下管线图，标注地下管线的穿越起点和终点坐标、轨迹、敷设方向以及埋深。竣工测量成果是工程档案的组成部分。

4、建设单位在组织建设工程档案验收前，可以根据需求，申请城建档案馆给与指导服务。

5、建设单位根据工程进度通过青岛市建设工程档案在线报建系统分段报送电子档案，由城建档案馆进行分段验收，以提高工程档案验收效率。保密工程档案采取线下移交。

6、建设单位应当在工程竣工验收时组织建设工程档案专项验收，验收结论应在工程竣工验收报告中明确，并形成《建设工程档案专项验收报告》。

7、建设单位在工程竣工验收时，向城建档案馆移交已经形成的工程档案，并书面对可容缺受理文件（竣工验收时待形成的建设工程竣工验收文件、小区管线档案）做出承诺的（见附件)，城建档案馆应当出具档案验收意见，并将结果推送建设工程联合验收牵头部门。

8、房屋建筑工程应当在工程竣工验收后3个月内、市政地下管线工程应当在工程竣工验收后1个月内，建设单位应当向城建档案馆移交符合国家、省、市相关标准和规范的建设工程档案资料，并对档案的真实性、准确性、完整性、可用性负责。移交完成后城建档案馆出具移交证明。