《基本建设档案管理》

《基本建设档案管理》

《基本建设档案管理》是指对基本建设项目的相关档案进行管理的一项工作。基本建设是指国家或地方政府为了满足社会经济发展需要而进行的固定资产投资。这些项目涉及到大量的资金、人力和物力资源，因此对其相关档案的管理显得尤为重要。

基本建设档案管理的目的是确保基本建设项目的档案能够规范、完整、准确地记录项目的各个阶段，并为项目的管理、维护、评估等提供依据。具体来说，基本建设档案管理包括以下几个方面的内容：

1. 档案的收集和整理：对基本建设项目的各类档案进行收集和整理，包括项目立项、设计方案、施工图纸、合同协议、验收报告等。

2. 档案的存储和保管：对收集到的档案进行分类、编号、装订，并采取适当的措施进行存储和保管，确保档案的安全性和完整性。

3. 档案的利用和服务：提供基本建设档案的查询、复制、借阅等服务，为项目的管理和决策提供支持。

4. 档案的鉴定和评估：对基本建设档案进行鉴定和评估，确保档案的真实性和可信度，为项目的评估和审计提供依据。

5. 档案的销毁和保密：对已经过期或无需保留的档案进行销毁，同时对涉及商业秘密和个人隐私的档案进行保密处理。

基本建设档案管理的重要性在于保障基本建设项目的合法性和可追溯性，提供项目管理和决策的依据，促进项目的规范运行和可持续发展。同时，合理利用和保护基本建设档案，对于提高行政效能、促进社会经济发展也具有重要意义。

机电工业基本建设档案管理暂行规定

第一章　总则第一条　为了加强基本建设档案（以下简称基建档案）的管理，充分发挥基建档案在机械电子工业基本建毕凳袜设、生产管理、工程维护和技术改造工作中的作用，依据国家档案局、国家计委印发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《机械电子工业档案工作暂行条例》，特制定本规定。第二条　基建档案是指从基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、计划任务书、选择建设地点、勘测、设计、建设计划、施工、设备调试、生产准备、竣工、投产交付使用全部过程中形成的应当保存的文字材料、图纸、图表、财会帐册、凭证及报表决算、计算数据材料、图片、声像材料及与项目有关的来往公文等。第三条　基建档案是基建的真实记录和历史凭证，是扩建、改建、使用、维修和抗灾工作的重要依据，是机械电子工业档案的重要组成部分。必须按照统一管理档案的原则，管理好基建档案，确保档案的完整、准粗兄确、安全和有效利用。第四条　各省、自治区、直辖市及计划单列市的机械电子工业主管部门和计划单列企业集团公司，要将档案工作纳入基建、动力、房管等部门工作计划加强对基建档案工作的领导，在业务上进行检查、监督和指导、并参加重点建设项目的竣工验收。第二章　基建文件材料的形成与归档第五条　基建文件材料的形成、积累、整理、归档是建设、设计、施工、维修等单位的共同任务，按各自承拒任务的范围，必须将应当归档的基建文件材料的整理归档责任在有关协议中分别予以明确。协调并做好基建文件材料的整理归档工作是基建项目负责人的职责。督促、检查和指导基建项目负责人做好基建文件材料的归档工作是档案人员的责任。应纳入各自的职责范围，并做为检查考核的依据之一。第六条　基建文件材料的形成、积累、整理、归档是基建管理工作的重要环节，各单位必须把基建档案工作纳入基建管理工作程序之中，做到：下达基建项目计划与提出基建文件材料的形成计划同步；检查基建项目建设进度与检查基建文件材料的形成情况同步；验收基建项目与验收基建档案同步；竣工交付使用与档案部门出具归档合格证明同步。无档案部门出具的归档合格证明，基建项目不能交工验收，财务部门不得作财务结算。第七条　基建文件材料的归档范围详见《机械电子工业基本建设文件材料归档范围和保管期限》。第八条　基建文件材料的归档要求
　　（一）基建项目建成后，由项目负责人按《机械电子工业基本建设文件材料归档范围和保管期限》的要求，将基建文件材料收集完整，经审核签署后交档案部门验收归档。任何部门和个人不得私自留存。
　　（二）凡归档的文件材料必须做到字迹清楚，图面清晰、整洁，不得用易于褪色的书写材料书写。
　　（三）凡以施工图代作竣工图的，由施工单位按制图要求，负责在原施工图上进行补充修改，注明修改部门和更改标记，并附上设计变更通知单和施工说明，加盖“代竣工图”标志后，由基建项目负责人审核，签署归档。
　　（四）归档份数。竣工图一般归档不少于两套，文字材料、底图、底片和声像材料各归档一套。第九条　基建文件材料形成、积累、归档的程序
　　（一）建设单位的基建工程管理部门，应将“四同步”的管理要求落实到基建项目负责人和施工单位，并督促、检查其执行情况。
　　（二）基建项目负责人应根据基建项目建设程序和《机械电子工业基本建设文件材料归档范围和保管期限》拟制该项目的文件材料归档计划和范围，由档案部门审核后，作为归档依据。
　　手激（三）各单位在签定工程施工承包合同时，要按原国家建委（82）建发字50号文《关于编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》，明确规定竣工图编制、检验、交接程序和要求。
　　（四）基建项目负责人应将归档的全部基建文件材料，分类拟制移交清单，一并移交给档案部门归档。
　　（五）凡引进技术或进口设备的工程建设项目，必须由档案部门参加开箱验收，做好引进技术和引进设备的图纸、文件的收集、整理工作，并负责统一保管。原文资料经过翻译或复制后，立即归档。档案部门要制定有关制度和措施，以保证使用。第三章　基建档案的管理第十条　各单位档案部门对接收的基建档案应进行系统整理、分类、编目、建帐、建卡、做到帐、卡、物相符。

昆明市城市基本建设档案管理办法

第一章　总则第一条　根据一九六0年国务院转发国家档案局《关于加强管理城市基本建设档案的意见》和国发（1980）246号文及省人民政府云政发（1980）212号文规定，为了加强城市基本建设档案管理工作，充分发挥城市基本建设档案（以下简称城烂型拿建档案）在城市建设和管理中的作用，特制定本办法。第二条　城建档案，是城市建设和发展的真实历史纪录，是搞好城市规划、建设、改造和管理不可缺乏的依据。城建档案，是国家的宝贵财富，任何个人不能据为已有。要认真加强管理，确保城建档案的完整、准确、系统、安全和便于有效利用。第三条　城建档案工作是城市建设管理的重要组成部份，市属城建、基建各主管局（公司）和昆明地区所有产生基建档案的中央、省、市属企事业、机关、团体、部队等单位，都要把城建档案工作纳入本单位的建设和技术管理范围，建立岗位责任制，负责做好城建文件材料的收集、整理和归档工作。第四条　城建档案必须实行集中统一管理的原则，产生城建档案的各单位，要建立健全城建档案管理机构，切实执行国家颁布的有关城建档案工作的规定，接受上级档案业务机关的指导和检查，实行科学管理，认真做好城建档案的管理工作。第二章　体制和领导关系第五条　“昆明市城市基本建设档案馆”，是科研事业单位，由昆明市城市建设委员会领导（对内为城建委的管理部门），业务受昆明市档案处的指导、检查。它负责集中统一管理昆明地区需要永久、长期保存的城建档案，搞好利用工作，并对各产业城建档案单位的城建档案工作，进行指导、监督和检查。第六条　市属城建、基建各主管局和公司，要相应建立城建档案管理机构、配备专职或兼职管理人员，确定一位主管生产、技术的负责人或总工程师领导这项工作，并对所属基层的城建档案工作进行指导和检查。第七条　各县（区）基本建设委员会，是本辖区城建档案工作的主管部门。要确定一个负责人分管这项工作，并指定有关部门和人员，具体负责城建档案工作。第八条　凡产生城建档案的单位，都应把城建档案作为本单位科技档案的重要组成部份，纳入有关部门和有关租亩人员的职责范围，搞好城建档案工作，为本单位的生产建设服务。第三章　归档范围和要求第九条　市城建档案馆集中统管范围：
　　（1）城市规划和建设的基础资料档案。包括城市历史沿革、城市面貌、城市的经济、人口、科学、文化、教育、资源、水文、气象、地质、地震、测绘等图纸、文字材料。
　　（2）城市总体规划，县（区）城镇规划和小区规划档案，以及建筑管理、土地征拨等档案。
　　（3）市政建设工程档案。如道路、下水道、桥梁、涵洞、防洪工程及路灯等的规划、现状图纸、文字材料。
　　（4）城市公用事业档案。包括煤气、供热工程、引水净化、供水工程、地热和水资源勘探资料和利用工程的文字材料，供电、电讯系统的图纸和文字说明。
　　（5）工业建筑工程档案。包括工厂、矿山、电站等建筑的图纸及文字材料。
　　（6）农林水利建设档案。包括农业区划，森林、草场建设，水库建设和河湖治理图纸、文字材料。
　　（7）交通运输建筑设施档案。包括车站、公路、机场、码头等建筑的图纸及文字材料。
　　（8）科学、文教事业建筑设施档案。包括大中学校、医院、影剧院、图书馆、博物馆、展览馆、体育馆、游泳池、广播台、电视台等建筑的图纸及文字材料。
　　（9）民用建筑、古建筑及革命文物档案。包括办公大楼、礼堂、宾馆、招待所、七层以上住房、商场、饥搭仓库、以及名胜古迹、纪念碑、纪念馆等建筑的图纸及文字材料。
　　（10）园林及环境保护档案。包括公园、绿化面积、苗圃、动植物生态、污染普查、环境监测、三废治理工程等的图纸及文字材料。
　　（11）人防工程档案。包括人防总体规划、地下防空干道、重点工程的设计材料和竣工图。
　　（12）城市建设和管理科研档案。包括各种建设项目的专题著作和研究成果，防震、防空、防汛、防火措施研究方案以及城建重点调研报告、论文等。第十条　上列各项城建档案，由产生单位负责管理，立卷归档后定期向城建档案馆移交。目前应组织力量认真清理历年积存档案，做好修复、校正工作，保证档案完整、准确。一九八三年开始。应将一九八零年以前的档案，向市城建档案馆移交一套，本单位至少保存一套。仅有一套的，产生单位留存原件，另复制一套入馆。一九八一年后产生的城建档案，由本单位负责整理保存三年后移交市城建档案馆。

如何进行建设项目的档案管理？

（一）依法治档，增强项目档案意识，加强对基本建设项目档案工作的领导\x0d\x0a基本建设项目档案从动态和静态两方面记录、反映了工程建设过程和建设成果，是项目建设的真实记录，是项目建设、管理、生产（运行）、维护的重要依据和条件。同时基本建设项目档案是工程质量责任追究的重要凭证，建立健全项目档案也是工程质量管理的重要内容。\x0d\x0a各基本建设项目单位及相关单位都应当以对国有资产负责的精神，充分认识基本建设项目档案工作的重要性，加强对基本建设项目档案工作的领导，切实将档案工作纳入基本建设管理程序，纳入项目质量领导责任制。基本建设项目档案是国家的宝贵财富，任何人不得据为己有。各基本建设项目都应当依法建立健全项目档案工作，建设项目单位、施工单位、设计单位、监理单位应该建立档案工作集中管理机制，建立完善项目档案规章制度，明确规定技术人员、管理人员对项目文件材料形成、积累、整理及提交档案的职责。\x0d\x0a（二）档案工作要与项目建设同步进行\x0d\x0a坚持档案工作与工程建设“三同步”是我国基本建设项目档案工作的一条重要经验，也是基本建设项目档案工作是否能达到预期效果的关键。一是项目建设前期阶段就应及绝兄时建立档案工作，加强对前期阶段产生的文件材料的管理，在建设合同中要明确提出对文件材料的编制、整理及提交的具体要求。二是在检查落实建设项目的实施过程中，要同时检查落实档案工作的情况。三是在工程竣工验收时，要同时验收工程档案情况，在竣工阶段，必须按要求认真进行项目整套竣工档案资料的汇总、编制、整理工作。要按国家要求组织竣工档案资料的专项验收。\x0d\x0a（三）建立健全管理制度\x0d\x0a基本建设项目档案管理制度是保证项目档案工作质量的前提。各基本建设项目都应根据国家、行业有关文件、规范、标准，结合本项目的实际建立健全档案管理制度。必须建立归档制度，明确归档范围、归档时间、归档要求及归档责任人。建设项目单位还应编制档案分类大纲，以指导竣工凳坦档案的编制、整理工作。\x0d\x0a（四）要严格按国家规定编制好竣工图\x0d\x0a竣工图是整套竣工档案的核心，它真实地反映了工程竣工时实际状况，是项目生产（运行）、维护和改扩建的重要依据。各基并粗袭本建设项目必须认真按照国家有关规定进行竣工图的编制工作，确保竣工图质量。竣工图必须准确反映项目竣工时的实际情况，做到图物相符，数据准确，签署完备。\x0d\x0a（五）把好竣工档案专项验收关\x0d\x0a齐全、完整、准确、系统的档案是项目生产（运行）、维护、改扩建的重要依据，也是项目竣工验收的必备条件。每项基本建设项目都应按照国家有关规定，进行项目档案竣工验收工作。对于没有按照国家规定编制竣工图或档案资料存在重大缺陷的项目，不能给予验收。\x0d\x0a各基本建设项目单位都要以对国家高度负责的责任心和使命感，确保每一项基本建设项目（工程）都有齐全、完整、准确、系统的竣工档案资料，以便最大限度的发挥档案在经济建设、社会发展中的巨大作用。\x0d\x0a各项目主管单位、各县（市）区档案局要切实负起责任，依法履行好对基本建设项目特别是对重点建设项目档案的指导、监督职能。市档案局将在适当时候对全市重点建设项目档案管理工作进行一次检查或抽查。

昆明市人民政府关于印发《昆明市城市基本建设档案管理规定》的通知

第一章　总则第一条　为加强本市城市基本建设档案（以下简称城建档案）管理，充分发挥城建档案在城市规划、建设、管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市规划法》、《中华人民共和国建筑法》、《科技档案工作条例》等法律、法规，制定本规定。第二条　城建档案是指在城市规划、建设、管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、声像等各种载体的文件、材料。它是进行城市规划、建设、管理和抗灾、战备等工作的重要依据，应当纳入基本建设程序和技术管理制度并为全市经济、社会服务。第三条　本市城镇档案工作实行统一领导、统一制度、统一归档范围，分级管理原则。第二章　机构与职责第四条　昆明市城建档案馆（处）是市人民政府城建档案管理部门，属科技事业单位，实行馆（处）合一体制，归口市建设委员会（以下简称市建委）统一领导，业务上接受市档案行政主管部门的指导、监督和检查。
　　各县（市）区建设行政主管部门要建立必要的城建档案管理机构，配备档案管理人员，负责本行政区域内城建档案管理工作，业务上接受同级档案行政主管部门的指薯册启导、监督和检查。第五条　昆明市城建档案管理部门的职责是：
　　（一）宣传贯彻城建档案工作有关方针、政策、法律、法规，根据需要起草有关规章制度，报经批准后实施；
　　（二）收集和保管全市城市规划区范围内应当永久和长期保存的城建档案和有关资料；
　　（三）对接收进馆的档案进行科学管理，做好城建档案的编纂数如与利用工作；
　　（四）采用新技术推进城建档案管理现代化，面向社会提供档案有偿咨询服务；
　　（五）对全市城市规划区范围内城建档案工作进行检查、监督、指导；
　　（六）受市建委委托，依法查处违反城建档案管理法规的行为。第六条　本市城建系统各主管局、专业公司及驻昆的中央、省、市属建设单位和部队，应当对本单位、本系统城建档案工作加强领导，健全工作机构，充实必要的档案管理技术人员，并对基层单位的城建档案工作进行检查、监督、指导。第七条　几进行基本建设工作的单位，都应当把工程竣工档案作为本单位科技档案的重要组成部分，纳入有关部门和有关人员的职责范围，搞好基建档案工作。第八条　为了保证全市地下工程设施现状综合管网图的完整、准确和掌握管网动态，本市给水、排水、煤气、电力、电信、人防、测绘、规划等专业管理单位和驻昆的有关军事单位，应当确定专人参加市城建档案管理部门组织有关部门共同编汇城市专业管网现状图的综合协调工作。第九条　昆明市城建档案监察大队和市属县（市）区城建监察队伍，受同级城建档案管理行政主管部门的委托，依照国家、省、市有关法律、法规和规章，对单位和个人违反本规定的行为进行监察和处罚。第三章　管理与利用第十条　全市城建档案实行分级多套分存管理，具体划分如下：
　　（一）昆明市城建档案馆负责对昆明市城市规划主城区范围内的基本建设工程和城市规划区范围内的市级以上重点工程竣工档案实行集中统一管理，负责收集和保管姿正本市应当永久和长期保存的城建档案；各县（市）区建设行政主管部门负责管理本地区除上属范围以外的基本建设工程竣工档案；
　　（二）本市城建系统各主管局、专业公司，对本部门、本单位的工程竣工档案实行统一管理；
　　（三）驻昆各建设单位和工程设施管理单位，不论工程大小，不分投资来源，都应当根据工程设施维护管理需要，负责收集和管理好工程竣工档案。第十一条　各建设单位在办理城市规划区内施工报建手续时，必须先到城建档案管理部门签订《报送工程竣工档案责任书》。第十二条　建设工程竣工后，竣工档案由建设单位负责编制报送（竣工图由施工单位负责编制）。工程竣工验收必须有城建档案部门参加，工程竣工档案不合格的，不予验收，质量监督部门不予发放质量等级证书，房产部门不予发放产权证。第十三条　城建档案部门的档案保护费用，应当按物价部门核定的有关项目和标准执行。第十四条　市、县（市）区城建档案部门应积极开发档案信息资源，并按照国家的有关规定，向社会提供利用与服务。
　　各单位和公民持介绍信、身份证等合法证明，在遵守国家保密规定的前提下，可查阅、利用城建档案。
　　城建档案馆（室）提供城建档案利用和进行咨询服务，可以按规定收取费用。
　　利用本单位或本人形成、移交、捐赠、寄存的城建档案，城建档案馆（室）应当无偿提供。