地产企业工程档案管理办法

地产企业工程档案管理办法

一、总则

为规范地产企业工程档案管理，保证工程档案的完整、准确、及时和安全，提高工程档案的利用价值和保护水平，制定本办法。

二、适用范围

本办法适用于地产企业的所有工程档案管理。

三、工程档案的定义

工程档案是指地产企业在规划、设计、施工、验收、竣工、交付、维修等各个阶段，所产生的有关工程项目的各种文件、图表、图纸、材料、技术资料和管理文件等有关资料的集合。

四、工程档案的管理

1、工程档案的编制

（1）工程档案应当按照规范、标准和相关法律法规的要求编制，包括工程文件、图纸、资料、报告等。

（2）工程档案的编制应当由专门的工程档案管理人员进行，确保工程档案的完整、准确和及时。

2、工程档案的保存

（1）工程档案应当按照国家有关规定的时间进行保管，一般情况下，工程档案应当保存至工程项目的使用寿命结束为止。

（2）工程档案应当保存在专门的档案室内，确保档案的安全和保密。

（3）工程档案应当按照年度、月份、类别等进行分类管理，并做好标识和标注工作。

3、工程档案的利用

（1）工程档案应当按照工程项目的需要进行利用，确保工程管理和维护的需要。

（2）工程档案的利用应当按照有关规定进行，严格保密，不得泄露。

五、工程档案的补充

（1）工程档案的补充应当及时进行，确保工程档案的完整和准确。

（2）工程档案的补充应当按照有关规定进行，确保补充资料的真实性和准确性。

六、违规处理

地产企业工程档案管理人员违反本办法的规定，造成工程档案丢失、损坏或者泄露的，应当受到相应的处罚，并承担相应的法律责任。

七、附则

本办法自发布之日起实施，如有需要，地产企业可以根据实际情况进行修改和补充。

房地产档案管理制度

　　第一条 目的:为加强各类档案管理的规范性,特制定本办法。
　　第二条 适用范围:的全部文书档案、人事档案、会计档案、工程档案。
　　第三条 管理权限:各相关部门
　　第四条 档案的立卷归档:
　　1.行政档案的立卷:
　　(1)立卷范围:业务活动中的收文及批办过程中的批办材料;以名义发出的文件(定稿、存本、附件);各种会议文件及会议记录;内部管理类文件(日常工作中形成的计划、总结、统计报表、规章制度等);内部形成的除人事、财务方面之外的其它请示、报告、批复;对外签订的经济合同原
　　件(工程部一份,由财务部门一份存档及多余份数综合办公室保存;只有一份原件的,由财务部门保存,其他报名保
　　存复印件,并在其上注明原件存放处);在工作过程中形成的照片、录音带、录像带、计算机软盘及光盘、工具类书籍;领导或部门经理外出参观学习等活动带
　　回的文字、声像、科技资料。
　　(2)有关部门须保留档案原件时,综合办公室应保存复印件,并在复印件上注明原件存放处。
　　2.工程档案的立卷:
　　(1)立卷范围:与工程相关的具有现实和长远保存价值的各类工程文件资料(工程前期资料、勘察、设计、施工、监理资料、设备资料;工程竣工验收资料等)。
　　(2)工程部应派专人负责技术档案的整理、立卷、归档工作,归档文件资料必须完整、准确,经过系统整理、编目后由工程部负责人审查后归档。
　　(3)工程结束后,由工程部负责移交有关部门存档。
　　第五条 档案的保管:
　　1.凡在各类经营活动中形成的具有保存价值的文件资料,均应由各档案管理有权部门进行收集、整理、立卷归档及甲常管理,其它部门和个人不得擅自留存。
　　2.凡属立卷归档的文件资料,必须为原件,书写格·式必须符合要求,书写工具须为钢笔或黑色碳素笔,且应保证其完整、齐全、分类清楚。
　　3.档案管理实行一月一整理制度,所有归档文件均应为已完成文件。
　　4.各档案管理有权部门的部门经理应定期对本部门全部档案的保管及借阅登记状况进行核查,如发现问题,应及时向上级主管领导汇报,以便及时采取措施确保档案的安全。
　　5.对破损和变质的档案及时进行复制和修补。
　　第六条 档案的借阅:
　　1.借阅档案时需填写《借阅登记表》;并不得将档案带离所在办公室。
　　2.经领导批准后档案被借出时,档案管理人员应在该档案的位置上,放一张代替卡,卡上应标明档案卷号、借阅时间、借阅单位、借阅人姓名,以便按时催还,防止档案丢失。
　　3.秘密档案的借阅应由综合办公室主任在借阅登记表中签字认可;机密档案由档案管理有权部门主管副总签字认可;绝密档案由总经理签字认可后方可借阅。
　　4.保密性档案原则上不得摘抄或复印,如确实需要时,应由档案管理有权部门最高负责人在借阅登记表中签字认可。
　　5.借阅档案的部门和个人,必须妥善保管档案资料,不得将其拆散,或进行涂改、勾划、折叠、抽页等损坏性行为,也不得转借他人使用。
　　6.借阅人归还档案时必须经档案管理人认真检查后方可进行销号。
　　第七条 档案的销毁:
　　档案销毁由办公室报请主管副总及总经理批准后执行,并须由指派专人进行监督。

如何做好房地产公司的档案管理

　　档案管理规定
　　第一章 总则
　　第一条 为加强文书档案、声像档案资料的管理工作，保证文书档案、声像档
　　案的及时归档和妥善保管，特制定本规定。
　　第二条 负责档案资料的归档督促和日常管理工作。对档案资料必须按年度立卷，
　　各系统和部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照
　　本制度的规定分别立卷归档。
　　第三条 坚持部门收集保管、定期归档制度。各系统和部门负责人均应指定专人负
　　责收集保管本系统或部门的档案资料并督促其及时归档。名单报档案室备
　　案，如有变动须及时通知档案室。因工作变动或离职时应将经办或保管的
　　档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
　　第二章 文书档案立卷归档方法
　　第一节 文件资料的收集管理
　　第四条 凡缮印发出的公文一律由办公室统一收集保管。
　　第五条 一项工作由几个部门参与办理在工作活动中形成的文件资料，由主办部门
　　收集保管。会议文件由会议召集部门收集保管。
　　第六条 员工外出培训、学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等
　　公务活动在核报差旅费时，必须将有归档价值的文件资料向本部门档案员
　　办理交接手续，档案员签字认可后会计部才给予核报差旅费。
　　第七条 各系统、部门档案员的职责：
　　（一） 了解本部门的工作业务，掌握本部门文件资料的归档范围，收集保管本部门的文件资料。
　　（二） 认真执行定期归档制度。对本部门承办的文件资料平时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件资料归档完毕，并向档案员办好交接签收手续。
　　（三） 承办人员借用文件资料时，应积极地做好服务工作，并办理临时借用文件资料登记手续。
　　第二节 归档范围
　　第八条 重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典
　　型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等。
　　第九条 上级机关发来的与有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计
　　划等文件资料。
　　第十条 对外的正式发文与有关单位来往的文书。
　　第十一条 的请示与上级机关的批复；反映主要工作活动的报告、总结。
　　第十二条 内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工
　　作记录（表单）及工作简报。
　　第十三条 信访工作资料。
　　第十四条 与有关单位签订的合同、协议书等文件资料。
　　第十五条 管理人员任免的文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料。
　　第十六条 的各种规章制度、实施细则、程序文件。
　　第十七条 的历史沿革、大事记及反映重要活动的剪报、照片、录音、录像
　　等。
　　第十八条 保密制度中规定的保密范围材料。
　　第十九条 重要设备档案、财会档案材料。
　　第三节 平时归卷
　　第二十条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件资料，由档
　　案员集中统一保管。
　　第二十一条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件资料归卷
　　使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。
　　第二十二条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件资料，收集齐
　　全，加以整理，送交本部门档案员归卷。
　　第二十三条 档案员应及时将已归卷的文件资料，按照“案卷类目”条款，放入平时保
　　存文件卷夹内“对号入座”，并在文件处理登记薄上注明。
　　第四节 立卷
　　第二十四条 立卷工作由相关部门档案员配合，档案员负责组卷、编目。
　　第二十五条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机
　　联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
　　第二十六条 归档的文件资料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
　　第二十七条 在归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与
　　批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得
　　分开。文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文
　　有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
　　第二十八条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复
　　文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一
　　年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在
　　会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。
　　第二十九条 卷内文件资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列
　　在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿
　　在后；其它文件资料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并
　　进行系统的排列。
　　第三十条 卷内文件资料应按排列顺序，依次编写页号。
　　第三十一条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。
　　第三十二条 有关卷内文件资料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说
　　明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。
　　第三十三条 案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
　　第三十四条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式：
　　（一） 案卷装订。装订前，卷内文件资料要去掉金属物，对破坏的文件资料应按
　　裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三
　　孔一线封底打活结的方法装订。
　　（二） 案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考
　　表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

　　注意：如果还有音像制品或录像等的文件，还要写在制度里。

房地产开发公司档案管理，怎么管理。

1.分类请参考
分部分项的划分
2.文件的编号规则都不一样，请参考当地的《建筑资料管理规程》这本书。北京对编号比较严格，其它很多地方不需要编号。
3.平时整理资料可以按分项整理，或者按施工顺序整理。前者组卷方便，后者偏于查询资料。
4.各部门收发资料时做个文件签收单，收了就签字。平时多做笔记，关于资料的，整理中出现什么暂时解决不了的问题可以先记上，防止忘记。
房地产开发面对的资料相对较多，有基建文件，施工文件等。建议按资料软件上的顺序和分类，整理资料。也就是说，买个资料软件，上面的分类方法都是比较科学的，照猫画虎。
黄会3

房地产公司档案管理

这是我们新近刚刚整理成文的档案管理制度之档案管理编号，希望对你有帮助

行政类 XZ
工商税务等证照 01
资质管理 02
政府来文 03
总部来文 04
发文 05
会议纪要 06
制度一（执行版） 07-1
制度二（原版） 07-2
工程合同一 08-1
工程合同二 08-2
其他合同 08-3
招标文件 09
投标文件 10
项目证件及相关资料一 11-1
项目证件及相关资料二 11-2
其他 12
人力资源管理类 HR
本部门、员工工作计划及绩效考核资料 01
在职员工档案 02
离职员工档案 03
部门、员工工作计划及绩效考核一 04-1
部门、员工工作计划及绩效考核二 04-2
劳动合同 05
社保、医保及其他保险 06
考勤记录 07
其他 08
财务部 CW
财务管理制度 01
财务管理计划 02
年度报表 03
月度报表 04
会计账簿 05
会计凭证 06
税务材料 07
审计报告 08
资产评估 09
本部门、员工工作计划及绩效考核资料 10
其他 11
营销部 YX
本部门、员工工作计划及绩效考核资料 01
业务合同 02
市场调研资料 03
月度市场分析报告 04
营销管理制度 05
与代理单位往来 06
销售日报 07
面积与测绘 08
预售证 09
预（销售）售合同 10
客户档案一 11-1
客户档案二 11-2
客户档案三 11-3
其他 12

工程部 GC
政府来文 01
工程管理制度与技术标准 02
本部门、员工工作计划与考核资料 03
对外发文 04
与设计院往来 05
与监理单位往来 06
与主体施工企业往来 07
与其他施工企业往来 08
工程周例会 09
设计类 10
图纸类资料 11
现场签证和变更单 12
合同类一 13-1
合同类二 13-2
工程周报、月报 14
工程检查 15
验收备案资料 16
工程资料 17
其他 18

预决算 YS
招标类 01
投标类 02
预算书 03
材料报价单 04
工程变更资料 05
工作联系单 06
工程签证 07
工程款支付 08
决算 09

请问哪有房地产开发企业档案管理制度

房地产开发有限责任档案管理制度
1．主要内容及适用范围本制度规定了本档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。
2．档案的管理机构
2．1办公室是档案管理机构，办公室主任具体负责档案的日常管理工作，档案员(兼)做日常具体工作。
2．2 文书结案后，财务资料，技术资料，房屋销售资料、合同资料、法律资料的原件分别由财务部、技术部、销售部、合同部归档并保存；工程技术资料由技术部负责归档，工程完工后移交滨海新区大港档案馆；其余资料原稿由办公室归档并保存。
2．3 各部室、各单位或个人视实际需要，经领导批准后可留存影本。
2．4档案员（兼）主要工作职责
2．4．1 制定或参与制定档案工作的规章制度；
2．4．2 对各部室、各单位文件材料的归档工作，进行指导和监督；
2．4．3 做好档案的收集、整理、保管和利用工作；
2．4．4 做好永久性档案向有关档案机构的移交工作；
2．4．5 提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。
3． 归档范围
3．1 政府及上级部门法规性文件资料。包括上级颁发、需执行的，或由行业发行的各种标准、规章制度等。（由办公室负责归档并保存）
3．2 内部文件资料。包括由股东会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录；ISO9000体系文件；总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划；年度、月度工作总结和调查报告。各类计划指标、技术指标、营销指标、大事记等。（由办公室负责归档并保存）
3．3内部资质资料。包括法人营业执照、企业代码证、资质证书。（由办公室负责归档并保存）
3．4项目开发资料。包括国有土地许可证、建设用地批准书、建设用地规划许可证、施工许可证、预售许可证等。（由开发部负责归档移交办公室保存）
3．5工程技术资料。包括各类工程图纸等。（由技术部负责归档并保存）
3．6项目合同审计资料。包括各种合同、勤达的各种合同等。（由合同审计部负责归档并保存）
3．7项目预决算资料。（由预决算部负责归档并保存）
3．8项目施工资料。包括备案资料、桩基竣工资料、标志牌申请表、竣工备案通知书。（由工程部负责归档，并移交滨海新区大港档案馆保存）
3．9房屋销售资料。包括上报的、在日常房屋销售活动中形成的原始记录和凭证、合同书、协议书等的原始记录和文本。（由销售部负责归档并保存）
3．10财务凭证。（由财务料整理并保存）
3．11 劳资人力资源资料。包括员工招聘、劳动合同、奖惩、考核、培训、任命、工资审核记录等相关资料。（由办公室负责归档并保存）
3．12法律文书资料。（由合同部负责归档并保存）
3．13荣誉证书资料。和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。（由办公室负责归档并保存）
3．14 声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。（由办公室负责归档并保存）
3．15题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。（由办公室负责归档并保存）
4．档案管理的基本程序包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。
5．档案的收集就是把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档，即把活动中产生的有保存价值的各种材料，由各部室、各单位定期进行整理、立卷、移交办公室进行归档。
5．1 立卷归档的时间
5．1．1 凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在十日内整理并保存，需移交办公室立卷归档的要在十日内办理交接手续。
5．1．2 对于在外地施工部门的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。
5．3 立卷归档的要求
5．2．1 各部室设立兼职归档员，兼职归档员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料进行装订后，交档案室立卷归档。
5．2．2 移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。
5．2．3 归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起
5．2．4 立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，无论何金属物，填写备考表，注明保管期限。
5．2．5 填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。
5．2．6 立卷应以各部室形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。
5．2．7 立卷应以部室为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。
5．2．8 立卷应把上级文件与文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。
5．2．9 立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。
5．2．10 文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。
5．2．11 各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。
5．2．12 声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。
6．档案的借阅
6．1 档案只供本利用，一般不外借。如情况特殊，须经总经理批准后方可查阅。
6．2 各部室工作人员可直接查非密级档案资料。重要文件和有密级的档案，经总经理批准后方可借阅。
6．3 档案借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借。
6．4 对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。
6．5 必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自以档案资料作解释或下结论。
6．6 档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。
6．7 借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报领导批准后，责令其赔偿一切损失。
7．档案保密要求
7．1 档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。
7．2 有密级档案只许在档案室查阅，不许带离本室。有密级档案复制时，需经总经理批准。
7．4 有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经总经理批准。
7．5 对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。
7．6企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理员调离，应由办公室主任监督办理，档案交接之后，方能调离。
8．超期档案的销毁
8．1对超过保存期限档案，由档案管理员登记造册，经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。
8．2 经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。
8．3 销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。
9．档案的保管档案保管工作应做到四不：
不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。

求文档: 房地产开公司的档案管理

5．14 档案管理制度 1．0 主要内容及适用范围 规定办公室各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。客户档案管理执行《客户档案管理制度》。 2．0 档案的管理机构 2．1 文书结案后，原稿由办公室所辖档案室归档。 2．2 各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。 2．3 档案室主要职责： 2．3．1 制定或参与制定档案工作的规章制度； 2．3．2 对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督； 2．3．3 做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作； 2．3．4 做好永久性档案向有关档案机构的移交工作； 2．3．5 提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。 3．0 档案的种类 3．1 法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。 3．2 企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。 3．3 计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。 3．4 总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。 3．5 批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。 3．6 凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。 3．7 证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。 3．8 汇报性文书资料。包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。 3．9 劳资人力资源资料。包括企业下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。 3．10 声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。 3．11 题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。 3．12 技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。 4．0档案管理的基本程序 包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。 5．0 档案的收集。 就是把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档，即把活动中产生的有保存价值的各种材料，由办公室及企业下属部门和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。 5．1 立卷归档的范围：凡属本标准第3条所函盖的文件资料，均应立卷归档。 5．2 立卷归档的时间 5．2．1 凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归楼。 5．2．2 对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务部门的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。 5．3 立卷归档的要求 5．3．1 各部门兼职档案员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料，递交档案室立卷归档。 5．3．2 移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。 5．3．3 归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起 5．3．4 立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，无论何金属物，填写备考表，注明保管期限。 5．3．5 填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。 5．3．6 立卷应以本部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。 5．3．7 立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。 5．3．8 立卷应把上级文件与本文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。 5．3．9 立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。 5．3．10 文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。 5．3．11 各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。 5．3．12 声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。 6．0 档案的借阅 6．1 档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经领导批准，可查阅无密级档案。 6．2 各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经领导或原形成档案的部门领导批准，方可借阅。 6．3 档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。 6．4 对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。 6．5 必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自以档案资料作解释或下结论。 6．6 档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。 6．7 借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报领导批准后，责令其赔偿一切损失。 7．0档案保密要求 7．1 档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。 7．2 档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级他为绝密、机密、秘密三级。 7．3 有密级档案只许在档案室查阅，不许带离本室。有密级档案复制时，需经办公室主任或副总以上领导批准。 7．4 有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经办公室主任或副总以上领导批准。 7．5 对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。 7．6 外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。 7．7 档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。 7．8 企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理员调离，应由办公室主任监督办理，档案交接之后，方能调离。 8．0 超期档案的销毁 8．1对超过保存期限档案，由档案管理员登记造册，经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总批准后，按规定销毁。 8．2 经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。 8．3 销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。 9．0 档案的保管 档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。