钟祥档案整理服务公司

  档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。它是档案工作的一项专门技术，也是档案现代化管理的重要组成部分。

　　档案整理的主要内容包括以下几个方面：

　　1、系统排列和编目。对接收进馆的档案按照全宗和案卷级进行系统排列和编目，使之有序化。

　　2、局部调整。对已经整理入馆、室的档案，根据档案的情况，对其中不符合整理要求和不便于保管利用的部分进行一定的加工以提高其质量。

　　3、全过程整理。当档案馆、室接收和征集一些零散文件，或者当馆藏的体系遭受严重破坏时，就必须进行全过程的整理工作。

　　4、此外，在整理过程中还需要进行档案的编制索引、分类、组合、排列、编号、编制目录等工作，以便于档案的检索和利用。

　　档案整理需要以下准备工作：

　　1、建立档案整理工作领导小组，由分管档案工作的主要领导任组长，主要负责档案整理工作经费的落实，以保障档案整理工作的顺利完成。由单位办公室主任具体抓，负责档案整理工作的协调工作；专兼职档案人员为成员，处理日常事务和参加档案的具体整理工作。三人组织的成立和组成是档案整理工作最重要的一步。

　　2、落实档案整理地点：档案整理地点应达到档案的“八防”要求，并在短期内不作它用，以确保档案整理工作过程中档案不遗失，不损坏。

　　档案整理工作工具的购置及准备：

　　a.电脑一台及档案专用著录软件。

　　b.装订设备：一种是手摇钻，优点是轻便，价格便宜；一种是档案装订机，购买时应注意装订机的机针与机臂应有一个卷皮的宽度才行，比较笨重，但好操作。两种各有优劣。

　　c.卷皮和卷盒：卷皮有两种，一种是16K式、一种是A4式，使用时注意不能混年，用16K式到一定年限（具体年限根据具体情况定），开始用A4式时就不能再用16K式卷皮。卷盒用于新规则整理。

　　d.归档章、期限章、字钉两副（一大一小）、印泥（蓝、红两种）、编码机、圆形针、铁夹子、醮水盒、铅笔、毛笔、浆糊等。

　　3、档案的收集：档案开始整理之前，要把需要整理的档案收集齐全，这很重要，如档案收集不全，一经电脑录入后，再变动其顺序，就会造成人力物力的大量浪费。一定要引起高度重视并切实做好这项工作。

　　档案整理的工作流程一般包括以下几个步骤：

　　1、收集：收集所有需要整理的档案，并进行分类和筛选。

　　2、整理：将收集到的档案按照不同的整理要求进行初步整理，如分类、组合、排列、编号等。

　　3、编目：对整理后的档案进行编制目录，以便于档案的检索和利用。

　　4、装盒：将整理好的档案装入盒中，并编制盒内目录。

　　5、检索：编制检索工具，以方便用户对档案进行检索和利用。

　　6、编制档案信息汇编：将整理过程中产生的各种信息进行汇编，以方便用户了解档案的整理情况。

　　在整理过程中，需要遵循一定的整理原则，如遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用等。同时，需要根据实际情况进行适当的调整和修改，以确保档案整理的质量和效果。

　　档案整理的要求一般包括以下几个方面：

　　1、整理须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理，每卷档案达到完整、真实、条理精炼、实用的要求。

　　2、整理前先要收集好干部档案材料，并备齐卷皮、目录纸、衬纸、切纸刀、打孔机、缝纫机等必需的物品和设备。

　　3、整理人员必须努力学习党的干部工作方针、政策和档案工作的专业知识，熟悉整理干部人事档案的有关规定，掌握整理工作的基本方法和技能，认真负责地做好整理工作。

　　4、整理干部人事档案，必须按照党的干部工作方针、政策和有关规定，严格履行交接手续。

　　总之，档案整理的要求是要保持文件材料之间的有机联系，便于保管和利用，认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐，同时要不断学习和掌握新的整理技术和方法，以适应现代化档案管理的需要。