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欢迎来到档案界!2024年10月18日
档案管理学
学校档案管理制度是为了确保学校档案的完整性和安全性,提高档案管理水平,为学校的教学、科研和管理工作提供有效的支持。以下是学校档案管理制度的主要内容:
1. 建立健全的档案管理制度和组织架构。学校应制定档案管理办法、归档范围、归档要求、保管制度、借阅制度、安全防范措施等,同时建立档案管理领导小组或专职档案员队伍,确保档案管理的规范化和专业化。
2. 明确档案管理职责。各学院、部门应明确档案管理职责,指定专人负责档案资料的收集、整理、立卷、移交等工作,确保档案资料的真实、完整和规范。
3. 建立档案分类体系。根据学校实际情况,按照文件、资料、档案的性质、类别、年度等要素进行分类,建立完善的档案分类体系,便于查询和使用。
4. 加强档案的安全保管。学校应建立档案保管制度,采取防火、防盗、防潮、防虫、防霉等措施,确保档案的安全和完整。
5. 定期开展档案清理和鉴定工作。学校应定期开展档案清理和鉴定工作,对过期、无效或无用的档案进行清理,对有保存价值的档案进行鉴定,确保档案的质量和价值。
6. 严格执行档案借阅制度。学校应建立档案借阅制度,规定借阅程序、责任和借阅期限,确保档案的安全和保密。
7. 做好档案的信息化管理。学校应建立档案管理信息系统,实现档案的数字化管理和网络化查询,提高档案管理效率和便利性。
总之,学校档案管理制度是学校管理工作的重要组成部分,需要全校师生共同遵守和执行,以确保学校档案的完整性和安全性,提高档案管理水平,为学校的教学、科研和管理工作提供有效的支持。
中小学校档案管理工作规范
一、档案工作的基本原则
(一)学校档案是指在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的历史记录。
(二)学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一,是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志,也是评估学校全面建设的重要内容之一。
(三)学校必须按照《山东省中小学档案管理暂行办法》管理好本校档案。本校档案必须实行集中统一管理,确保完整、准确、安全、便于开发利用。
(四)学校应制定立卷归档制度,逐步做到“三纳入”、“四同步”:纳入学校 工作计划 和规划、纳入管理制度、纳入各部门的职责范围和有关人员岗位责任制;在布臵、检查、总结、验收各项工作时,要同时考虑做好档案工作。
(五)学校应设立综合档案室,明确一位校领导分管档案工作,校内各部门要有一位负责人分管本部门的档案工作,并配备适当的专(兼)职档案人员。学校领导要关心档案人员的思想、工作、生活,不断提高档案人员的政治、业务素质。档案人员应相对稳定。
(六)学校要把档案工作列入学校发展计划,在人员、经费、库房、设备等方面给予保证。
(七)学校档案工作要逐步从经验管理向科学管理转变,采用电子计算机等先进技术管理档案,大力开发档案信息资源,满足教学和各项工作需要。
二、档案室的主要任务
(一)贯彻执行党和国家档案工作的方针、政策和法规,规划全校档案工作。
(二)制定本校档案工作 规章制度 ,监督、指导检查执行情况。
(三)负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管和统计全校各类档案及有关资料。
(四)开展档案的利用工作。
(五)参加信息工作的整体化建设,负责编辑档案参考资料,编制检索工具,积极开发档案信息资源。
(六)参加档案工作协作、学术研究和交流活动。
(七)接受同级档案部门及上级业务主管部门的监督指导,培训全校各有关部门兼职档案工作人员。
(八)开展档案宣传工作和利用者教育活动。
(九)完成学校领导交办的其他任务。
三、档案工作的制度建设
(一)综合性的规章制度,包括各种综合性的实施办法、细则和规定。
(二)立卷、单份文件归档制度,包括各种门类和载体的档案归档范围、归档时间和归档要求。
(三)档案保管制度,包括档案的安全保护和库房、设备的管理措施。
(四)档案的保密、保卫制度,包括档案的保密、保卫措施和对档案人员的相应要求。
(五)档案统计制度,包括统计时间、类别、数量、内容、检索和利用工作。
(六)利用制度,包括利用手续、方式、要求、批准权限和管理办法等。
(七)档案的鉴定制度,包括鉴定原则、范围、组织、办法、程序、手续等。
(八)岗位责任制,包括目标、职责、权限、任务、考核、奖惩措施等。
四、档案人员的素质要求
(一)能认真执行党和国家方针政策、公正廉洁,严守党和国家机密。
(二)能认真学习档案专业知识、管理科学知识和其它相关学科知识,工作责任心强,敬业爱岗。
(三)具有一定专业知识并经上岗培训。
五、档案的收集
(一)收集范围
1、学校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对学校和社
会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的材料。
(1)学校档案的归档范围共分七大类:党政、教学、科研、基本建设、仪器设备、会计、特殊载体(含声像)等。幼儿园还要增加卫生保健类。
(2)国内外与学校有关的各种具有保存价值和其它资料。
(3)校内教职员工在其非职务范围的公务活动中形成的文件材料,可交由学校档案室作资料保存。
2、建国前本学校的各类档案。
3、并入本校的单位的档案资料。
4、上级决定由本校保管的撤销单位的档案。
(二)立卷归档分工。
1、部门整理立卷归档是档案工作的基本制度和基础,校内各部门必须分工明确,协同配合。
2、学校领导及各职能部门分管档案工作的负责人,都应把涉及相应范围的档案工作列入自己的职责范围,督促有关部门、有关人员认真做好工作。
3、全校性、综合性的由校长办公室负责整理归档,其余按部门职能分工负责立卷归档。
4、整理立卷归档涉及多个部门的文件,应由主要职能部门归口,其他部门形成的亦应相对集中。
(三)归档文件和案卷的质量要求。
1、归档文件及案卷质量总的要求是:遵循文件材料的形成规律,保持彼此之间的有机联系,区分不同价值,便于保管利用。文件材料必须准确反映学校教学、科研和管理活动的真实内容,手续完备,制作和书写材料应利于长期保存。
(1)党政类档案,按“卷”整理的,依问题、时间或重要程度组卷。
按“件”整理归档的,可采用年度—类别(二级类目)—保管期限的方法分类,文件数量少的单位可采用年度—保管期限的方法分类。
(2)教学、科研、基建、设备等专题性、成套性的档案,按阶段、项目、型号等分别组卷(具体参阅各工作规范)。
(3)特殊载体类,按类别(指实物、照片、录音、录像)、内容、项目组合。
2、确定文件材料的保存价值,要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要,准确进行判断:
(1)凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌,对本校、社会、历史研究有长远利用价值的,列为永久保管;
(2)凡反映学校一般工作活动,长期对学校和社会有查考利用价值的,列入长期保管;
(3)凡在较短时期内对学校工作有查考价值的,列为短期保管。
3、对上级发来的文电,除少数直接针对本校,并要执行的重要文件,应永久保管外,其余列为短期保管或作资料保管。
4、卷内文件排列,卷内文件要求文字材料在前,图样在后(图样按目录或图号排列)、正文在前,文稿在后。
5、编目:卷内文件材料按排列次序打印卷内文件目录,并按页依次在文件右上角(背面有文、图的在左上角)编页号。单份整理的文件材料按件号顺序编制打印归档文件目录。
对文件材料原有题名不能随意更改和简化,若原有题名无实质内容或无题名的,要重新拟定并在前后加[ ]。没有责任者、日期的文件,要考证清楚,及时补上。会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的参见号。
6、填写备考表应将卷内文件材料立卷情况说明,立卷人、检查人姓名、时间填上。检查人应是立卷单位负责人。
7、案卷题名:案卷题名应简明确切,体式一致。题名须包括责任者、内容、名称(文种)等。字数不超过50个字。
8、案卷装订:案卷装订前要去掉卷内文件上的金属物,托裱破损文件,字迹模糊的应复制与原件放在一起。装订使用软封面,并用毛笔、钢笔或计算机打印封面的题名和应填写的项目。
(四)归档时间和手续。
1、党政部门和按年度归档的部门应在次年三月底之前初步立卷(整理)后,移交综合档案室。
2、教学部门和按教学年度归档的部门应在每学年结束后三个月内,将文件材料整理立卷,并移交综合档案室。
3、科研档案应在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。教师在公开刊物上发表的论文、出版的专著应在出版后及时归档。
4、基建文件材料归档工作应与工程建设同步进行,在项目完成通过鉴定验收时应通知档案部门参加,工程验收后三个月内将基建
全过程形成的文件、材料、图纸立卷整理好,并移交综合档案室。
5、设备仪器档案,在设备仪器开箱时,有关部门应通知档案室参加验收,安装调试后一个月内主办部门应将全部相关材料整理好移交综合档案室。
6、会计档案按年度由财务部门按要求和规定整理归档,在财务部门保管三年期满后的次年6月底前移交综合档案室。
7、特殊载体档案在每项工作完成后,由主办部门将声像材料和文字简介或实物,在2个月内移交综合档案室归档。
8、随时接收上级规定应接收的档案。
9、接收档案必须履行手续,填写移交清册,一式二份,交接双方要签名盖章。
六、档案的整理
(一)划分全宗
1、档案必须按全宗整理,同一全宗的档案不能分散,不同全宗的档案不能混杂。
2、建国后学校形成的包括各门类和载体的档案作一个全宗,全宗名称随学校名称变动而改变。
(二)档案的分类、编号。
1、档案分类编号是在文件收集齐全的基础上,按一定原则和属性逐卷或逐件分别归类编号。
2、分类是以全宗为单位,按档案产生的领域范畴,结合记述的内容性质,对库存档案整理、编号、排架。
(三)档案检索工具的编制。
1、案卷目录应根据不同门类档案的具体情况分年度编制,做到不出现重复的档号。
2、从实际出发逐步编制配套的其他检索和参考工具:全宗介绍、分类目录、全引目录、专题目录和文件字号索引。
七、档案的计算机管理
(一)档案管理应纳入学校自动化信息管理网络,可使用广东省档案局推荐的与本规范配套的计算机档案管理系统,提高开发利用档案信息资源的能力。
(二)计算机档案管理系统应用软件的配臵环境、机种选型要和本单位自动化信息管理网络一致。最好尽可能选用容量较大,档次较高的计算机,以保证档案科学管理的需要和学校教育管理信息
系统联网要求。
八、档案的保管
(一)库房要求。
1、新设臵的库房应基本符合国家档案部门的有关规定。原有不合格库房,应按规范逐步改造。新建校办公楼或数字楼应考虑档案库房的设臵。
2、库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。
3、库房标准温度为14—24°C,标准相对湿度为45—60%。
(二)库房应根据工作需要逐步配臵计算机、复印机、抽湿机、空调机、吸尘器等必须的设备。
(三)档案入库时应检查帐、卡、物是否相符。以全宗为单位,按不同门类、载体,依档号顺序排列。
(四)库房排架应从左至右,从上至下依分类大纲次序和档号顺序排架,库房排架应编顺序号,各柜、各库均应有档案资料存放指引卡和示意图。
(五)综合档案室应对档案的安全定期组织检查,记录在案。发现问题,及时解决,对破损、褪变档案要及时修补复制。
九、档案的鉴定和统计
(一)档案的鉴定。
1、综合档案室应根据本规范并结合国家有关保管期限原则规定,对已到期的档案进行鉴定。
2、在分管校长领导下,由档案室和相关部门组成鉴定小组,采用直接鉴定的方法,以一个年度或一个项目的成套档案材料为基础,按照分工,个人初鉴,集体审查,对到期的档案,提出销毁或延长保管期限的意见,登记造册,经分管校长批准后,方可存毁。
3、销毁档案必须有两人监销,并在销毁清册上签字。
(二)档案的统计。
1、建立健全统计台帐并指定专人负责,掌握档案的接收、整理、利用、移出、销毁和库存内各种情况数据,按档案行政管理部门和上级主管部门的要求及时报送各种报表。
2、按上级主管部门和学校要求进行定期的综合或专项统计分析。
3、对统计数字进行综合分析,找出存在的问题,提出改进措施、
建议,并报学校领导审阅。
十、档案的开发利用
(一)档案人员要熟悉库藏,主动为校领导和各部门提供利用服务。
1、要充分发挥各校优势,加强内外信息的综合开发利用,发挥档案的信息功能,定期跟踪服务,提高其社会效益和经济效益。
2、综合档案室内应有阅览室和复印设备,为利用者提供方便。
(二)珍贵档案应以复制件代替原件提供利用。
(三)建立健全利用手续。
1、凡利用库藏档案,均应按规定办理利用手续,填写《档案借阅登记表》,经批准才能给予利用。
2、利用结束后,利用者应如实填写《档案利用效果登记表》,留档案室存查。
3、学校档案一般不外借,特殊情况,经校领导批准后方能借出。对借出的档案室要定期催还,发现损坏或丢失,应写出书面报告,并根据不同情况,报学校按规定严肃处理。
十一、档案的编研和学术研究
(一)学校档案室应加强编研工作,对档案资料进行研究、整理、编辑。自编或配合有关部门编写重要参考资料。
1、编研的重要参考资料包括:学校沿革、历任校领导(含副职)简介、学校各种基础数据汇编、年鉴、学校大事记(可与党办、校办合编)、重要档案史料汇编、重要专题文件汇编(如学生运动、规章制度、科研成果、重要教材、基建工程、大型设备等)、重要会议简介等。
2、档案室对编纂的各种汇编要注意把关,保证质量。印发前应报有关部分或分管校领导审查。
(二)各学校应积极参加本系统的档案学术与业务研讨活动。
第一章 总则第一条 为规范高等学校档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法,制定本办法。第二条 本办法所称的高等学校档案(以下简称高校档案),是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。第三条 高校档案工作是高等学校重要的基础性工作,学校应当加强管理,将之纳入学校整体发展规划。第四条 国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。
国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。第五条 高校档案工作由高等学校校长领导,其主要职责是:
(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策,批准学校档案工作规章制度;
(二)将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展;
(三)建立健全与办学规模相适应的高校档案机构,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;
(四)研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。第二章 机构设置与人员配备第六条 高校档案机构包括档案馆和综合档案室。
具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆:
(一)建校历史在50年以上;
(二)全日制在校生规模在1万人以上;
(三)已集中保管的档案、资料在3万卷(长度300延长米)以上。
未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。第七条 高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构,应当具备符合要求的档案库房和管理设施。
需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案,可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是高校档案机构的分支机构。第八条 高校档案机构的管理职责是:
(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作;
(二)拟订学校档案工作规章制度,并负责贯彻落实;
(三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料;
(四)编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源;
(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;
(六)开展档案的开放和利用工作;
(七)开展学校档案工作人员的业务培训;
(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;
(九)开展国内外档案学术研究和交流活动。
有条件的高校档案机构,可以申请创设爱国主义教育基地。第九条 高校档案馆设馆长一名,根据需要可以设副馆长一至二名。综合档案室设主任一名,根据需要可以设副主任一至二名。
馆长、副馆长和综合档案室主任(馆长和综合档案室主任,以下简称为高校档案机构负责人),应当具备以下条件:
(一)热心档案事业,具有高级以上专业技术职务任职经历;
(二)有组织管理能力,具有开拓创新意识和精神;
(三)年富力强,身体健康。第十条 高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员。
高校专职档案工作人员列入学校事业编制。其编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定。第十一条 高校档案工作人员应当遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。第十二条 高校档案机构中的专职档案工作人员,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。第十三条 高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员,应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生,保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇,并可以按照有关规定予以补助。第三章 档案管理第十四条 高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度,定期布置、检查、总结、验收档案工作,明确岗位职责,强化责任意识,提高学校档案管理水平。
导语:档案是反映各个历史时期、历史面貌的真实记录。档案工作是学校教育事业重要的组成部分。一个学校的发展轨迹、文化积淀、管理水平、办学特色,常常可以从档案中反映出来。
一、深化档案管理意识
现阶段,我国许多高职学校对档案不够重视,认为档案管理可有可无。殊不知学校档案是高校人才培养工作水平评估的基础和依据,它是历史的记录、知识的载体。学校的档案管理是与学校各个部门、各个层面的各项工作分不开的,因此档案的管理工作有很强的的重要性和必要性,深化档案管理意识的具体工作如下。
1.学校要组织全员培训,定期或不定期学习学校档案相关知识,强化全体教职员工档案意识,理解档案对其作用,如此才能自觉配合档案管理人员做好档案的管理工作。如教学档案关乎学校教学实践、教学管理、教学研究、教学改革各项活动;基建档案贯穿于基建管理和基建工程项目等活动之中;
科研档案与科研活动有关(包括课题立项和研究、成果鉴定、项目推广等),另外,学生管理档案、声像载体档案更是关乎学生素质教育和毕业情况、高职学校校园建设等方方面面,这些对个人和学校的发展有着重要的价值,是高职学校持续发展的基础。
2.学校领导要站在科学发展观的思想高度,在档案管理中起带头作用,做到以身示范,做到对学校各个方面的档案材料进行信息化、网络化,真正把档案管理工作纳入学校工作的重要议事日程、学校总体规划以及管理制度之中,并且要经常在会议活动中广为宣传《档案法》,才能有助于形成人人重视和维护学校档案工作的良好风气。
二、培养高素质档案管理人才队伍
学校档案工作是一项基础性管理工作,虽是“配角工作”,却至关重要,档案管理人员素质高低关乎档案管理工作的质量。只有进一步提高学校专兼职档案人员的素质,才能为高职学校做好档案管理工作提供人才保障。
优秀的档案工作人员虽是“为他人作嫁衣”,但必须具备良好的政治素质、业务素质、知识素质,这三种素质缺一不可。
1.政治素质,即档案工作人员要用科学发展观指导自己的工作,做到爱岗敬业、忠于职守、实事求是。
2.业务素质,这是档案工作人员做好档案管理工作的关键。档案管理人员要精通计算机网络技术、多媒体技术以及具备信息处理和分析能力,才能更好地适应知识化、信息化迅速发展下档案信息繁多的新形势。
3.知识素质。档案工作实质上是专业性、服务性很强的工作,因此档案人员还要掌握相应的科学文化知识,以适应档案工作发展与需要。
为了培养高素质档案管理人才队伍,一方面,学校必须要强化档案管理人员的在职教育、继续教育,制定相应的培训计划。另一方面,学校要完善人才选拔、聘用工作,选用那些对档案专业知识熟悉和专业技能过硬的人员,做到专职专用,使“死档案”变成有生命力的“活档案”,最终促进学校档案工作不断向前发展。
三、构建档案管理制度和信息系统
在计算机现代化日益普及的今天,为了科学管理档案,还需要建立相关制度和信息系统,这是档案工作逐步实现规范化、科学化、智能化管理的有力措施和保证。
1.规范档案管理工作制度,建立健全档案工作管理体制
例如,有的学校制定了《档案人员工作职责》《档案保密制度》《档案室收集制度》《档案室安全消防制度》《全宗档案分类大纲》等一系列与档案工作相关的'各项制度,使学校的档案工作有章可循。再如,为了促使各科室人员重视档案工作,有的学校将档案工作做得优秀与否纳入年终评优选先的依据,通过这一制度,有效促使学校各科室人员认真研究、落实档案工作。
2.构建档案管理信息系统,这是快速开发教学档案信息资源的有效途径
现如今,学校档案的载体由纸质档案为主逐渐转变为磁盘、光盘、缩微等新型载体共存的局面,已经发生了巨大的变化。并且,随着高职学校的扩招,档案种类多、时间跨度大、形式多样,一定程度上为档案管理工作带来难度和新的挑战,因此,学校要尽快构建档案管理信息系统,使档案管理朝着信息化的方向发展,为档案管理规范化、科学化、现代化提供有力的技术保证,最终有助于学校档案管理水平的整体提升。
四、挖掘学校档案的服务潜能,保障资源利用
学校档案好比一座资源库,其管理的初衷和归宿就是更好地为学校服务。目前,许多高职学校档案工作者还存在“重管轻用”的观念,缺乏“服务第一”的意识,因此,只有挖掘学校档案的服务潜能,积极探索档案资源开发和利用的新思路、新方法,才能保障档案这种信息产品得到真正发挥作用。
为了充分发挥档案的服务作用,档案管理人员要对档案资源进行深层开发,更好地将档案信息传递校领导、各处室及教研室教师等,可通过完善检索工具、开通校园网站等多个途径和角度,方便教职工对所需档案资料的查寻,由此丰富了服务手段,真正体现档案工作的价值,更好地为教育、教学服务。
另外,档案管理人员要善于利用大量的本校独有的原始信息,并对这些信息进行有针对性的整理,使其形成实用性和权威性较强的教学档案信息,更好地提供给学校领导和有关部门,也为社会各界了解认识学校建立了“绿色窗口”。
综上所述,档案管理是学校管理工作和教育事业极其重要的组成部分,起着承前启后的作用。高职学校可以采取深化档案管理意识、培养高素质档案管理人才队伍、构建档案管理制度和信息系统以及挖掘学校档案的服务潜能等具体措施,做好档案管理这项系统工程。