邮编:100000
联系电话:13949083182
查档咨询:13949083182
服务业务:13949083182
欢迎来到档案界!2024年10月18日
档案管理学
公司档案管理制度的建立和实施,可以确保公司内部各类文件、数据和记录的准确性和完整性,以便在需要时能够快速、准确地获取和使用。以下是公司档案管理的基本流程和规范:
一、档案分类与归档范围
公司的档案可以根据其形成部门、内容、时间等进行分类。在分类时,应考虑档案的利用频率和重要性。对于具有永久保存价值的文件和记录,应归档并保存一定期限。
二、档案整理与鉴定
各部门应负责收集、整理、鉴定本部门的档案。整理后的档案应清晰、易于检索,并按照公司档案管理规定进行分类和编号。档案鉴定应考虑其时效性和价值,对过期或无保存价值的档案进行销毁。
三、档案存储与保管
公司应建立专门的档案室用于存储档案,并采取必要的措施保障档案的安全和保密性。各部门应定期将归档文件移交至档案室,并做好移交记录。
四、档案利用与查阅
公司应制定档案利用和查阅规定,明确各级员工对不同类型档案的访问权限和使用方式。员工在查阅档案时需遵循相关规定,确保档案的安全和保密性。
五、档案销毁与移交
对于过期或无保存价值的档案,应按照公司规定进行销毁。销毁前应对档案进行清点和鉴定,确保无重要文件遗漏。同时,应将有价值的档案移交给相关部门或机构进行保存。
六、档案管理制度的监督与执行
公司应设立专门的档案管理部门或指定专人负责监督和执行档案管理制度。档案管理部门或负责人应定期对档案进行清查和整理,确保制度的贯彻执行。同时,应加强对员工档案管理意识的培训和教育,提高全员的档案管理水平。
七、定期对档案管理制度进行评价和改进
公司应根据实际需要和档案管理中出现的问题,定期对档案管理制度进行评价和改进。评价过程中可以采取问卷调查、员工反馈等方式,了解制度的执行情况和存在的问题,并提出改进措施。同时,应关注行业动态和档案管理发展趋势,及时引进先进的档案管理理念和技术手段,提高公司的档案管理水平。
总之,公司档案管理制度是企业管理体系中的重要组成部分,对于维护企业商业机密和信息安全具有重要意义。通过建立完善的档案管理制度,加强对档案工作的监督和管理,可以确保企业各类文件、数据和记录的准确性和完整性,为企业的可持续发展提供有力支持。
档案管理制度的范文,下面就来给大家详细介绍:
档案管理制度可以分为三个部分来描写,首先可以描写建立制度的目的,第二个可以描写具体有哪些制度,第三个可以描写有哪些特别注意事项。
档案管理制度范文1
一、职责
1、公司档案管理工作实行公司(含公司职能部门)、管理处和部门三级管理制度。
2、公司行政人事部经理、管理处经理、部门主管分别负责公司、管理处和部门档案管理工作,分别对公司、管理处和部门工作过程中产生的文件资料及与本部门工作相关的其它文件进行管理和控制。所有档案立卷、归档后分别由公司行政人事部和管理处统一实行管理。
3、公司财务档案由公司财务部依据相关法律法规建立和完善,其立卷、归档、管理工作由公司财务部经理负责管理和控制。
二、管理内容与方法
1、立卷归档
公司应立卷、归档的文件资料包括:
⑴证照资料:包括营业执照、税务登记证、法人组织机构代码证、收费监审证,以及公司开办、年检、变更等有关资料。
⑵规章制度:包括公司制定和修改的全部制度、规定、办法、细则等。
⑶行政资料:包括公司内部文件、总公司与各管理处往来文件,公司与政府行政主管部门和单位往来公文、公函、批复等文件,公司与其它公司、单位和个人业务往来文件,公司发出的决定、通报、纪要、重要通知、会议记录等。
⑷合同资料:包括公司订立的各类合同及合同订立、履行、变更、终止及合同纠纷处理过程中产生的有关资料。
⑸工程技术资料:包括公司工程技术项目实施过程中产生的设计、施工图纸、设备资料等。
⑹照片、声音资料:包括反映公司发展历程和重大活动的有关摄影、录音、录像、光盘资料。
⑺其他需归档的文件资料。
管理处应立卷、归档的文件资料包括:
⑴公示资料:包括公司营业执照、税务登记证、法人组织机构代码证、收费监审证等有关证照资料,项目物业服务合同、管理规约、服务内容、服务标准等资料。
⑵规章制度:包括公司和管理处制定和修改的全部制度、规定、办法、细则等。
⑶客户资料:包括客户综合、汇总资料等。
⑷物业资料:包括物业项目竣工总平面图,单体建筑、结构、设备竣工图,配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料;
包括共用设施设备清单及安装、使用和维护包阿姨那个等技术资料;
包括供水、供电、供气、供热、通信、有线电视等准许使用文件;
包括物业质量保修文件和物业使用说明文件;
包括物业服务所需的其它资料。
⑸服务资料:包括客户报修、维修和回访记录、征求客户物业服务建议意见记录、住宅装饰装修巡查记录、客户缴费收费统计、记录等客户服务资料;
包括房屋共用部位维修养护记录、共用设施设备巡查维护保养维修记录、突发设备故障演练记录等工程服务资料;
包括秩序维护各岗位询查检查登记记录、安全防范监控记录、安防设施巡查检查记录、车辆机动有序通行和停泊记录、治安和安全防范突发事件应急演练记录等秩序维护服务资料;
包括消防安全巡查检查记录、消防安全整改通知、消防安全控制记录、消防安全突发事件应急演练记录等消防安全服务资料;
包括物业公共区域清洁保洁工作记录、清洁保洁巡查检查记录、清洁卫生消毒消杀记录等清洁保洁服务资料;
包括园林绿化养护管理服务资料等。
⑹行政资料:包括公司内部文件、总公司与各管理处往来文件,管理处与政府行政主管部门和单位往来公文、公函、批复等文件,管理处与其它公司、单位和个人业务往来文件,管理处发出的决定、通报、纪要、重要通知、会议记录等资料。
⑺照片、声音资料:包括反映管理处发展历程和重大活动的有关摄影、录音、录像、光盘等资料。
⑻其他需立卷、归档的文件资料。
部门应立卷、归档的文件资料:
管理处各部门应根据管理处应立卷、归档的文件资料结合各自物业服务实际建立、健全和完善物业服务档案资料,认真做好各项物业服务管理工作台账,并及时立卷和送交管理处归档管理。
部门因物业服务工作需要建立的档案,其立卷、归档管理工作由各部门主管负责管理和控制。
客户资料,包括客户服务资料(如通知、合同、协议等)、客户装修资料等由客户服务部分户立卷和归档,其立卷、归档管理工作由客户服务部主管负责管理和控制。
2、立卷归档要求
⑴各类文件应分别立卷,按年、按类装订成册;
⑵文件的正文与附件、底稿等应归案在一起,保持档案资料的完整性;
⑶立卷归档的文件应便于查找;
⑷文件有标题的,应在目录中列上标题。无标题的,应根据文件内容拟定标题,并标上方括号以示立卷人加的标题;
⑸案卷封面要用毛笔或钢笔填写清楚,对破损文件应加以裱糊;
⑹照片、声像、磁盘档案需用文字标明内容、时间、地点。
3、档案的使用
⑴各部门因工作需要需查阅、借阅档案,应经查阅人、借阅人主管领导批准;
⑵查阅、借阅档案,要填写查阅、借阅登记簿,查阅、借阅后应及时归还。查阅人、借阅人对所查阅、借阅的档案应妥善保管,防止遗失、泄密和污损,不得抽换、涂改、勾画、拆散和转借,不得擅自复制;
⑶外单位借阅、查阅公司档案(含管理处档案、部门档案),需经公司总经理同意。
4、档案销毁
⑴档案保存期限,由公司行政人事部负责统一管理。专业性档案(如财务档案、工程技术档案、客户档案等)的保存期限按照国家有关制度执行;
⑵对超过保存期限、失去保存价值的档案,由档案管理部门负责人提出销毁申请,报公司总经理批准;
⑶销毁档案时,应认真清点,由2名以上监销人员监销。监销人员由公司行政人事部经理指定。销毁后,由销毁经办人和监销人员在销毁记录上签字;
⑷对已销毁文件,应制定目录清册存档。
5、档案管理
⑴公司、管理处应建立档案登记、统计制度。档案收进移出、销毁必须在流水帐簿上登记;
⑵档案管理人员离职或调职,必须与接任人员办理移交手续;
⑶档案管理人员对保存的档案应根据需要进行全面或重点检查,平时注意档案的保存情况,发现问题,及时报告解决;
⑷档案管理应注意防火、防霉、防盗、防虫、防鼠、防光、防潮、防尘等工作;电子存档应注意防病毒、防磁、防潮、防挤压,并注意温度适宜;
⑸立卷的档案应分类放入档案盒存放。
6、档案移交
⑴由部门负责管理的档案不移交,公司行政人事部、管理处定期对部门负责管理和控制的档案进行检查;
⑵由部门负责按年度立卷、归档的档案资料,部门应在每个自然年度结束后1个月内,将立卷、归档的档案资料交该档案管理部门管理和控制;
⑶负责管理、控制和保管档案的员工离职或调离工作岗位时,应将有关档案资料按要求整组卷后,与行政人事部负责人、部门负责人一同进行档案移交,移交给本部门负责人或接岗人;
⑷档案移交时,移交人应填写移交清单一式三份,交接双方按清单核对交接,并在移交清单上签字。移交清单由移交人、接交人、公司行政人事部或管理处各执一份。
三、责任
员工违反档案管理制度有下列行为之一者,公司视情节轻重依据《员工手册》给予处罚:
1、损坏、丢失公司档案的;
2、擅自提供、销毁公司档案的;
3、涂改、伪造档案的;
4、不按制度立卷、归档或不按期移交档案的;
5、档案管理人员玩忽职守,造成公司档案损、损毁的;
6、其它严重影响档案立卷、归档和管理的。
档案管理制度范文 2
为进一步加强档案管理工作,夯实档案工作基础,切实提高档案管理水平,有效地保护和利用档案,根据《干部人事档案工作条例》,现制定管理办法如下:
本办法适用于我县机关事业单位副科级以下的管理人员、专业技术人员和工勤人员的档案管理工作,实行单位一把手负责制,选配政治素质好、作风正派的专门工作人员(以下简称人事干部)负责本单位档案的收集、整理、保管、接交和利用工作,并保证人员相对稳定。
档案工作应遵循五大原则,即党管干部、党管人才,依规依法、全面从严,分级负责、集中管理,真实准确、完整规范,方便利用、安全保密。
各单位人事干部主要负责本单位档案材料的收集、整理、移交和保管保密工作,负责本单位档案的查(借)阅等档案利用工作,负责接交的档案材料真实准确,完整规范,坚决杜绝非专职人员办理档案相关事宜。
一、档案内容
档案材料主要涉及干部职工工作及学习过程中形成的供组织考察的各类资料,包括十大类:一是履历类材料,二是自传和思想类材料,三是考核鉴定,四是学历学位、职称、论文、培训,五是政审、审计类,六是党、团材料,七是表彰奖励材料,八是处分材料,九是工资、任免、招工、入伍、考察、职级并行、出国(境)审批,十是报到(派谴)证、计生材料。
二、档案管理
档案管理包括档案材料的收集、鉴别、整理和接交。
收集档案材料时应确保收集材料属归档范围,确保收集材料填写规范、真实完整。具体要求:①档案材料应当为原件;②档案材料载体使用国际标准A4型(长297毫米,宽210毫米)公文用纸,用黑色的中性笔填写(或打印);③属成套材料的,必须头尾完整。
经鉴别,符合归档范围的材料自材料形成之日起一个月内按要求履行移交手续送交档案室。自文件下发之日起,未及时移交的档案材料,档案室不再接收。
三、档案利用
档案利用主要包括查(借)阅、复制和摘录等。严禁拍摄复印档案内容,因工作需要取证的,经审查批准后方可复印。
查(借)阅档案一般要求2名以上共产党员按程序申请,
由档案室根据规定,确定是否提供和提供什么材料。严禁个人查(借)阅本人及其直系亲属的档案。档案一般不外借。确因工作需要外借的,由借阅单位履行审批手续,限期归还,不得转借。
查档(含复制、摘录)程序:查阅单位填写《查阅档案审批表》,经单位和主管单位负责人同意后,报档案室分管领导审批,人事干部持本人二代身份证及审批后的《查阅档案审批表》到档案室办理。不得凭借调查证明材料介绍信查档。
临猗县人力资源和社会保障局
2019年7月11日
档案管理制度范文3
一、文书类
1.党群组织工作文件材料
1.1本村党组织(党委、党总支、党支部)委员会会议记录、党员大会会议记录、村“两委”联席(班子)会议记录永久
1.2本村党组织年度工作计划、总结等材料永久
1.3本村党组织关于机构设置、撤并、名称更改、启用和废止印章的请示,上级批复、通知、决定等材料永久
1.4本村党务干部任免、分工、考察、奖惩等材料永久
1.5本村党组织换届选举候选人的请示、批复和换届选举工作的通知、议程、报告、领导人讲话、大会发言、选举办法、选举结果、决议、上级批复等材料永久
1.6本村党员教育培训、组织活动、党性分析、民主评议等方面的计划、总结、会议(活动)记录、请示及上级的批复永久
1.7本村发展新党员,党员转正、延期、退党,处置不合格党员等方面的材料永久
1.8本村执行上级党组织工作的决定、纪要、报告等材料
(1)重要的永久
(2)一般的30年
1.9本村党组织、党员名册和年报表永久
1.10本村党组织关系介绍信、通知书存根永久
1.11本村党员交纳党费的清单、票据等永久
1.12本村先进集体、先进个人登记表,审批表,名册及各种事迹材料
(1)受到县级(含)以上表彰、奖励的永久
(2)受到县级以下表彰、奖励的 30年
1.13本村党员违法违纪的有关材料,处理意见和上级决定、批复等材料
(1)受到警告(不含)以上处分的永久
(2)受到警告处分的30年
1.14本村纪检、党风廉政工作的计划、总结、报告等材料30年
1.15本村开展政治思想、形势教育、精神文明建设工作的计划、总结等有关材料10年
1.16本村共青团组织发展、换届选举材料,团员名册、组织关系介绍信及存根、团费缴纳、年度统计表等材料永久
1.17本村团代会通知、议程、代表名单、开幕词、报告、决定、选举结果、闭幕词等材料永久
1.18本村团组织、团员获得表彰奖励及违法违纪受到处分的请示、报告、批复等材料永久
1.19本村工会年度工作计划、总结,工会代表大会的通知、名单、议程、开幕词、报告、决议、闭幕词、选举结果等材料永久
1.20本村工会干部任免的请示、批复,会议记录,工会干部、会员名册及统计年报表等材料永久
1.21本村妇代会换届选举等材料永久
1.22本村计划生育工作年度计划、总结、统计表等材料永久
1.23本村独生子女证申请表,育龄妇女生育多胎的申请表、审批表及超生调查报告、汇报、处罚决定等材料永久
1.24本村村民婚姻状况证明存根等材料永久
1.25本村五好家庭、敬老爱幼模范、文明户、好婆婆、好媳妇等评选活动的材料30年
1.26上级发布的本村民兵工作需要执行的文件材料10年
1.27本村普通民兵、基干民兵登记表和花名册永久
1.28本村兵役登记材料,现役军人、退伍军人情况登记表永久
2.村务管理文件材料
2.1本村村委会会议记录、纪要、决议等材料永久
2.2本村村委会年度工作计划、总结等材料永久
2.3本村村史、组织沿革、大事记等材料永久
2.4本村村委会换届选举工作的通知、选票、选举结果、干部任免等材料永久
2.5本村各类工作的请示、报告、汇报及上级的批复等材料
(1)重要的永久
(2)一般的30年
2.6本村干部、村民名册,村办股份公司股民名册、各类技术人员名册等永久
2.7 本村干部的招聘、录用、定级、调配、人员任免、离退、调动介绍信存根、工资表,农业村级协管员的聘书、合同或协议等材料永久
2.8本村和村内机构设置、更名、撤并及行政区划与隶属关系的变化,启用、废止印章等材料永久
2.9本村关于年终分配方案、工资福利、劳动保护的各种文件材料和参加社会养老保险人员名册永久
2.10本村干部、职工工资单及年终收益分配审批表、归户结算表等材料永久
2.11本村关于房屋拆迁、土地征用、村民房产、地产等材料,相关人员名册等永久
2.12本村的村规民约等各种规章制度材料永久
2.13本村各种年度统计报表(包括农副工业生产年报,收益分配报表,土地、人口、户数等基本情况统计表等材料)永久
2.14本村各种保险材料、综合治理、安全生产承包责任和各种案件、民事纠纷的调解协议、处理决定等材料永久
2.15本村信访信件处理结果等材料
(1)有领导重要批示及处理结果的永久
(2)有处理结果的30年
(3)没有处理结果的10年
2.16本村拥军优属、优抚救助等材料30年
2.17本村开展教育、卫生、合作医疗等工作的材料永久
2.18本村规划、经济建设及重大决策等材料永久
2.19本村公共设施管理、维修维护的材料永久
2.20本村生产管理、企业管理的年度工作计划及总结和重大决策等材料永久
2.21本村财务管理的年度计划、总结,有关财务审计情况材料永久
2.22本村工业、农业等相关税收征收清册和纳税变动情况等材料永久
2.23本村各种经济、人口普查统计表永久
2.24本村重大事故事件登记材料,调查处理意见、情况报告及善后工作中形成的材料永久
2.25本村创建文明小区、爱国卫生工作形成的材料30年
2.26 本村农业村级协管事项公开、协查工作记录等材料30年
3.村级集体经济组织经营管理文件材料
3.1本村经营管理中长期规划和专项发展计划等材料永久
3.2本村企业发展重大经营决策方案、规划永久
3.3本村企业董事会会议记录、纪要、决议等材料永久
3.4本村企业负责人对企业承包、租赁、任期目标责任等材料永久
3.5本村企业改制、转制等各种法律证书等材料永久
3.6本村企业历史沿革、大事记等材料永久
3.7本村集体经济组织、所属各企业年度工作计划、总结等材料永久
3.8本村企业的设置、撤并、名称更改、启用和废止印章的请示、批复、通知等材料永久
3.9本村及所属各企业的产权文件、土地使用证,各种集体财产合同、协议、委任书、公证书等法律文本、证书材料永久
3.10本村集体经济组织章程,换届选举工作的通知、选举结果等材料永久
3.11本村集体经济组织成员(股东)名册、股权登记簿永久
3.12 本村新办公司、企业项目的申请和批复及可行性报告、章程、合同、验资、营业执照等材料永久
3.13本村有关工商企业管理执照的申报、登记、批复以及违章违法被处理,经营不善歇业、破产等材料永久
3.14本村企业年度各种统计报表及经济分析等材料永久
3.15本村有关物资供销工作的合同、协议等材料30年
3.16本村有关经营活动的争议、索赔、判决等材料永久
3.17本村企业合资、独资、联营招商的合同、协议等材料永久
3.18本村企业年度经营、销售统计等报表
(1)重要的永久
(2)一般的10年
3.19本村企业工资计划、工资总额、奖惩、年终分配方案等表册永久
3.20本村企业物资管理、安全生产检查、整改措施执行情况等材料永久
3.21本村企业环境保护等材料永久
3.22本村企业有关产品标准、国际质量认证等材料永久
3.23本村企业有关资产评估,资金、价格管理的审查、验证材料永久
3.24本村企业有关经营、审计活动中形成的各项证明和结论材料永久
3.25本村有关产品市场调查、宣传、广告和用户服务等材料30年
3.26本村有关产品销售等活动中形成的材料30年
3.27本村各类农业普查材料永久
3.28本村农作物规划布局,粮、棉、油多种经营实种面积、产量以及采、购、留、分配等材料永久
3.29本村科学种植、科学饲养的经验总结及原始记录永久
3.30本村“星火”“丰收”“火炬”计划项目的申报、验收材料永久
3.31本村农业植保、农机管理、水利建设等材料永久
3.32本村副业生产及上交任务的指标(畜、禽、蛋、鱼、菌菇等)以及各项任务完成情况、年报、统计表等材料永久
3.33本村村办副业项目材料30年
3.34本村关于土地批租、出让、租赁有关材料永久
3.35本村农村集体产权制度改革实施方案、工作计划、总结、汇报材料永久
3.36本村成立的农村集体产权制度改革工作领导小组、理事会、监事会等机构及组成人员名单永久
3.37本村农村集体产权制度改革工作领导小组、理事会、监事会工作职责及工作制度30年
3.38本村研究农村集体产权制度改革工作所形成的会议记录、纪要、决议永久
3.39通过协商、招标、挂牌、拍卖等方式流转农村土地承包经营权的文件材料永久
3.40农村集体产权制度改革的动员会、宣传、培训,上级领导检查等形成的文件材料10年
3.41农村耕地保护、土地承包经营权、集体建设用地使用权台账永久
3.42集体土地调查材料及统计表永久
3.43农村集体土地所有权、农村建设用地使用权、村民宅基地使用权等相关确权、登记、颁证的文件材料永久
3.44农村土地承包经营权登记申请书、变更登记申请书、登记簿、核准文件永久
3.45农村土地承包经营权流转备案申请书、登记表和备案证明等材料永久
3.46农村土地承包经营权确权登记方案、登记册、花名册及审核材料永久
3.47农村土地使用权确权登记注册情况公告、注册表永久
3.48农村土地承包合同、土地承包经营权流转合同、耕地保护合同永久
二、基建项目类
1.项目建议书、申请、报告及批复等材料永久
2.可行性研究报告、论证意见、项目评估、调查报告等材料永久
3.项目设计任务书、计划任务书或立项报告、批复等材料永久
4.基建项目的会议记录等材料永久
5.地质勘探合同、报告、记录、说明等材料永久
6.征用土地移民申请、报告、批复、通知、许可证、使用证、用地范围等材料永久
7.工程建设执照、防火、环保、防疫等审核通知单长期
8.工程建设招投标文件、会议纪要等材料长期
9.工程初步设计图纸、概算、设计合同等材料长期
10.施工设计、说明、总平面图、建设施工图、给排水图等专业图纸长期
11.施工合同、协议,施工预决算,图纸会审纪要、技术核定单、工程更改、材料代用、原材料质保书和全套竣工图等材料永久
12.施工监理文件材料长期
13.水电安装合同、协议,施工预决算,技术交底,图纸会审,材料出厂证明和竣工图等材料永久
14.项目竣工验收申请、批复,消防、环保、防疫、档案等验收记录,基建财务结、决算,项目审计,项目竣工验收证书等材料永久
三、设施设备类
1.设备仪器购置可行性研究报告、申请、批复和购置仪器资金申请、批复等材料长期
2.设施设备招投标文件、设备采购合同、购买协议等材料长期
3.设备仪器开箱验收记录、使用说明书、操作手册、合格证、装箱清单等材料长期
4.设备仪器安装调试记录、验收报告、操作保养规定等材料长期
5.设备仪器运行、检修、保养、事故处理等记录材料长期
6.设施设备技术改造、升级改装、革新改进等文件材料长期
7.设备仪器报废申请、批复、证明等材料长期
四、会计类
1.各类会计原始凭证、记账凭证、汇总凭证30年
2.会计账簿类
2.1银行日记账、现金日记账30年
2.2总账、明细账、辅助账簿30年
3.会计报表类
3.1年度财务报表永久
3.2年度财务决算表永久
3.3月、季度财务报表10年
4.其他类
4.1会计档案移交清册永久
4.2会计档案保管清册永久
4.3会计档案销毁清册永久
五、照片类
1.上级领导来村视察、检查工作的照片永久
2.国际友人、专家、学者等知名人士前来活动的照片永久
3.本村委会各种会议、重要活动形成的照片永久
4.本村委会各种产品、奖状、证书、奖杯、锦旗等的拍摄照片永久
5.反映村容、厂貌、市政项目建设等的照片永久
6.新闻媒体刊登的反映本村情况的照片永久
以上就是小编今天的分享了,希望可以帮助到大家。
档案管理规定
第一章 总则
第一条 为加公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,维护公司合法权益,特制订本规定。
第二条 本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
第三条 公司及各部门、员工有保护档案的义务。
第四条 档案工作实行统一领导,分级保管、分级查阅的原则,进行网络化管理。
第二章 档案机构及其职责
第五条 公司各部门指定专人负责档案管理工作(即资料员)。
第六条 档案工作由公司总经理统一领导,办公室负责接收,收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由办公室保管的档案和提供其利用工作,并监督各部门、各下属子公司、各参股公司、各合资合作公司的档案工作。
第七条 办公室应逐步完善档案制度,确保档案安全和方便利用,采用科学手段,逐步实现档案管理现代化。
第三章 档案的管理
第八条 整理办法:
1. 方法:以问题特征为主,立小卷,一事一卷。
2. 步骤:
A. 收集
文书档案:当年立前一年的卷,并预立当年的卷。
企业科技档案类:立竣工工程卷,未竣工工程资料整理成册。
B. 整理 根据分类和成立时间整理。
C. 分类 根据下述分类方法分类
D. 立卷 区分不同价值确定保管期限:永久、长期、短期。
第九条 过程管理:
1. 属于公司保管的档案:公司及各下属子公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作,并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管,任何人不得据为己有。
2. 属部门保管的档案:在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室,各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交办公室。
第十条 监督:办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录,进行定期或不定期的检查,来监督各部门及各部门档案的管理工作。
第十一条 销毁:须报总经理批准,销毁时应有两人以上负责监销,并在清单上签字。
第十二条 公司档案的分类及编号:指定资料员经办公室培训后,按有关档案分类及编号要求操作。
第十三条 在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。
第十四条 借阅:因公司需要借阅文档的,应填好档案查阅单,员工不得随意外带有关公司重要的文件材料,确因工作需要外带,需办理档案外借手续,经办公室核准后,方可带出,用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等,更不能随意乱放,以免遗失。
第十五条 分级查阅:具体的查阅分档,公司拥有绝对的制定权。
第四章 档案备份制度
第十六条 公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。
第十七条 各部门应尽量采用电脑管理和工作,便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案,按《计算机管理办法》管理。
第十八条 备份盘与源盘应分开存放,公司的备份盘应在公司外保存。
第五章 处理条例
第十九条 有下列行为之一,据情节轻重,给予 50~500 元扣薪处理,若构成犯罪依法追究刑事责任:
1. 毁损、丢失或擅自销毁企业档案
2. 擅自向外界提供、抄摘企业档案
3. 涂改、伪造档案
4. 未及时上报归档或管理不善的档案管理者
5. 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者(档案管理者同罚)
第六章 责任
第二十一条 本制度适用于伟凡公司各员工各部门。
第二十二条 本制度监督责任部门为公司办公室,第一责任人为各部门指定的资料员;第二责任人为资料员所在部门的部门经理。
企业档案管理包含哪些内容如下:
1、产品生产方面。有产品设计、工艺、工装的图样和技术文件,原材料检验、产品生产过程和生产调度工作中形成的各种文件材料等。
2、经营销售方面。有企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料,市场经济信息,广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。
3、设备仪器方面。有设备仪器的图样和技术文件,设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料,设备仪器的运行、维修记录,设备改进、改装和报废的文件材料等。
4、技术管理方面。有质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案等管理中形成的各种文件材料。
5、计划统计方面。有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。
6、物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。
7、劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。
8、财务管理方面。有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。
9、教育培训方面。有干部、职工教育和技术培训的文件、教材等。
10、党、政、工、团工作方面。有企业党务工作以及组织、宣传、人事、保卫工作中的各种文件材料,企业行政工作、共青团工作和工会工作中的各种文件材料等。
11、科学技术研究方面和工程建设方面,按有关规定执行。
12、其他方面。
扩展资料:
企业档案管理的作用:
(一)制定安全生产发展规划,建立和完善安全生产指标及控制体系;
(二)加强行业管理,修订行业安全标准和规程;
(三)增加安全投入,扶持重点煤矿治理瓦斯等重大隐患;
(四)推动安全科技进步,落实项目、资金;
(五)研究出台经济政策,建立、完善经济调控手段;
(六)加强教育培训,规范煤矿招工和劳动管理;
(七)加快立法工作;
(八)建立安全生产激励约束机制;
参考资料来源:百度百科-企业档案管理办法
转载以下资料供参考 5 档案工作体制 5.1 组织系统 企业应建立分管档案工作领导、各部门和专案负责人的档案工作领导体系和以档案部门为核心、各专职和 *** 档案人员为基础的档案管理工作网路。 5.1.1 档案工作领导 确定分管档案工作的企业领导;确定各部门、各专案主管档案工作的负责人;确定档案部门的负责人。 5.1.2 档案部门 根据企业规模和档案工作实际需要设定档案部门。档案部门统一管理企业各类档案,行使对企业档案工作的监督、指导、检查职能。 大型企业应设立具有独立职能的档案机构。 5.1.3 档案人员 根据工作需要在档案部门配备专职档案人员,在各部门、各专案管理部门配备专职或 *** 档案人员。 5.2 工作职责 企业应对档案工作职责进行划分,明确企业、档案部门、档案工作领导、档案人员和档案形成者责任。 5.2.1 企业职责 5.2.1.1建立健全档案工作规章制度,将档案工作纳入企业发展规划和工作计划。 5.2.1.2 将档案形成、积累和归档要求纳入各部门、专案及工作职责和有关人员岗位职责,并对分管领导、部门领导及有关人员进行考核。 5.2.1.3维护和确保档案真实、安全,预防突发事变及灾害的发生,并随技术进步为档案工作持续发展提供技术和设施、装置保障。 5.2.1.4在企业资产与产权变动时,同时提出所涉及档案的处置要求。 5.2.1.5按规定向相应单位移交档案。 5.2.2 档案部门职责 5.2.2.1 贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策,制定本企业档案材料归档和档案整理、保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度。 5.2.2.2 统筹规划和负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。 5.2.2.3 指导本企业各部门、专案及专项工作档案材料的形成、积累、整理及归档工作。 5.2.2.4 监督、指导、检查本企业所属机构(含境外机构)的档案工作。 5.3 岗位职责 5.3.1 分管档案工作的企业领导,统一领导本企业的档案工作,负责审查批准档案工作规划、计划,对企业依法开展档案工作负总责。 5.3.2 各部门或专案档案工作的负责人,负责稽核本部门或专案档案工作计划,对本部门或专案归档档案材料的齐全、完整、准确负责。 5.3.3 档案形成者应对归档档案材料的准确性、有效性负责,并按规定向本部门或专案专 *** 档案人员移交。 5.3.4 各部门、专案及专项工作的专 *** 档案人员负责收集、整理本部门或专案归档的档案材料,并按要求做好档案材料的移交工作,对档案材料的归档质量负责。 5.3.5 档案部门的档案人员,负责档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、提供利用工作,监督、指导各部门和专案档案材料的归档工作,对所属单位档案工作进行监督、指导与检查,对档案管理工作质量负责。 5.4 人员要求 企业应配备遵纪守法、忠于职守、具有档案专业及相关专业知识的人员从事档案工作。档案人员应保持相对稳定,符合专业技术或管理人员要求。 5.4.1 档案人员的配备应与企业生产、经营、管理和发展需要相适应。 5.4.2 档案人员应具备大专以上或同等学识水平。 5.4.3档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历或同等学识水平。 5.4.4档案人员应定期进行在职培训。 6 档案工作制度 6.1 档案工作制度体系 企业档案工作制度体系由工作规章、管理制度、业务标准规范组成。 6.1.1 工作规章 企业应将档案材料收集、归档及档案管理要求纳入到企业相关的管理制度中,同时将企业档案工作规定、档案工作责任追究制度、档案管理应急预案等作为企业管理制度的重要组成部分。 6.1.1.1企业在制定产品开发、科研管理、装置管理、基建工程管理等制度中应提出相应的档案材料收集、归档及档案管理要求。 6.1.1.2档案工作规定是企业档案工作的基本要求。其主要内容应包括:档案工作原则及管理体制,档案材料的形成、积累与归档要求,档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用要求,资产与产权变动档案的处置原则,解释许可权等,规定中应明确体现“三纳入”、“四参加”、“四同步”的要求。 6.1. 1.3 档案工作责任追究制度应对相关岗位和人员违反档案材料收集、归档及档案管理要求,发生档案泄密、造成档案损毁等行为提出责任追究和处罚措施。既可单独制定,也可纳入到相关的管理制度中。 6.1. 1.4 档案管理应急预案,对可能发生的突发事件和自然灾害制定档案抢救应急措施,包括组织结构、抢救方法、抢救程式和转移地点。 6.1.2 管理制度 根据档案工作各环节需要,制定相关制度。其中档案材料归档、鉴定销毁、保密、利用、移交、电子档案管理、科技档案补充更新等制度等需要其它部门配合档案部门贯彻实施;档案保管、统计,档案管理系统操作,库房管理等制度主要是档案部门和档案人员贯彻实施。 6.1.2.1 档案材料归档制度主要包括归档范围、归档时间、归档要求以及控制归档质量的措施。 6.1.2.2 鉴定销毁制度应明确鉴定工作的组织及职责、鉴定方法、鉴定时间和销毁要求。 6.1.2.3 保密制度应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者承担保密的责任。 6.1.2.4 利用制度应明确档案提供利用的方式、方法,规定查(借)阅档案的许可权和审批手续,提出接待查(借)档案的要求。 6.1.2.5 移交制度应规定档案移交范围、移交物件、移交内容、移交程式及手续。 6.1.2.6 电子档案管理制度应对本企业计算机应用系统中形成的电子档案、资料库提出归档、管理和利用要求。 6.1.2.7 科技档案补充更新制度应明确科技档案补充更新原则,补充更新程式和方式、违规处罚原则。
共享资料夹,这个就需要许可权问题。建议架设一台伺服器,然后新建多个使用者名称(根据自己需要),分割槽格式最好是NTFS格式,共享好档案,新增这些使用者名称,赋予相应的许可权,在客户端对映网路磁碟,用相应的账户登入即可。
员工档案分两种,一是单位收取的员工档案,二是员工从学生时代一直记载学籍等的人事档案,你问哪一种?第一种按员工个体储存,建立员工花名册,用以员工在单位的一系列用处,第二种单位没有档案保管权,必须要托管在人才交流中心,你可以以单位名义联络一家比较正规的人才,把员工档案进行托管。
1、首先就是建立一份员工资料册,详细记录每一位员工的资料,内容大致可以是:姓名,性别,出生年月,身份证号,户籍地址,家庭地住,联络电话,部门,入职时间等等,具体可以根据你们公司的登记表内容设计你想要的员工资料册。 2、还可以利用一些管理软体来管理员工的档案,这个比较方便,就是看你们老板愿不愿意花这比钱了。
(一)做好工程开工前的准备工作: 1、熟悉施工图纸,提出疑问并解决工程开工前的准备是最重要的,首先熟悉设计施工图、设计说明,从事不同的工作就从不同的角度去看,抓住重点。 2、填写和准备工程开工必备的资料。填写建筑工程施工安全开工条件验评表、建筑工程文明施工开工条件验评表、工程质量保证体系审查表(附七大员责任制)、开工报告、见证取样计划表、施工组织设计、安全施工组织设计,资料准备齐全后就找相关单位办理签字、盖章、稽核的手续。 3、分类存放各种资料。为便于日后竣工资料的整理,在平日的资料收集过程中就按照资料馆的建筑工程竣工资料检查清单顺序分类归档;对于施工中与业主、监理等相关单位的来往资料虽不归档,也应分类整理;对于用于施工中的各种表格分编号、单位放好,便于使用时拿取。工程资料分为施工技术管理材料、工程质量保证材料、工程质量检验评定材料和竣工图四部分。 (二)工程开工后应着手的工作: 1、原材料送检。开工时原材料必须送质监站委托的检测中心检验,取现场有代表性的土样送实验室做击实试验。送检应注意严把质量关,检测合格的材料才允许使用。 2、同时可进行的收集工作。将工程预算、测量交桩复核记录、图纸会审记录、技术交底记录,与开工报告、施工组织设计、施工许可证一起归档。 (三)施工过程中收集和填报资料的注意事项: 1、收集材料质量证明档案。在施工过程中不断会购进各种材料,就需要收集每种材料的出厂合格证及有效的检测报告(有cMA标志的),必须是原件。有效证件的时间、数量及品种规格必须与材料进场的时间相符,特别是水泥要有28天强度的出厂检验单;钢材的标识、规格与出厂合格证相符。 2、填报资料。对于质检资料的填报需填写监理规范用表,书写要求规范,不能涂改,采用耐久性强的书写材料,如碳素墨水,或现在常用的中性笔。监理表格一般一式三份、隐蔽记录与工序表格~式两份。按照规范标准的相应工序验收内容填写表格,不同的监理对资料的要求不完全一样,填写报验资料前应积极与监理沟通,达成一致后填写。 3、收集试验报告。试验报告是工程资料的重要组成部分,属工程质量保证材料,7O %的试验报告为自检报告,3O%为见证取样报告,由市政质监站委托的检测中心出据, 这30%为强制规定,在进入每道工序施工前后都有相应的试验,需要熟悉各种试验。
以下内容,供你参考: 档案保管制度 一、严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定,确保其完整、系统和安全。 二、档案按档号排放,档案柜编顺序号,库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。 三、借出的档案须按时归还,利用后的档案应随即放回原处。 四、不得窃取、出卖和涂改档案,违者追究法律责任。 五、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。 六、做好库房温溼度的监控与登记工作。 七、每学期开学初对库房档案进行全面检查、清点,发现问题及时处理。 档案保密制度 一、高度认识档案保密工作的重要性,严格遵守有关法规和制度。 二、查阅涉密档案或内部材料,须经有关部门和办公室负责人批准,必要时报请有关校领导审批。查阅时须严格履行登记手续,注明查阅目的和内容。 三、未经批准,任何人不得私自带档案出馆;档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容 。 四、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的,须妥善保管,用后销毁,如发生涉密问题,后果由利用者负责。 五、不归档的重份档案及内部材料,须交由学校集中销毁。 六、在校保密委员会的指导下,做好档案密级变更和解密工作。 七、档案馆工作人员或利用者,如有违反保密规定的,视情节轻重按有关规定处理。 档案利用制度 一、查阅利用本馆开放档案、资料者,须持身份证(或工作证、学历证书)等有效证件,同时填写查阅登记表;受他人委托者,还须出具他人上述任一证件(含影印、传真件)及委托查阅申请书。 二、查阅重要的或密级档案,按《档案保密制度》办理;查阅本职范围外的重要档案,须经办公室负责人批准;查阅珍贵档案时,以影印件代替原件利用。 三、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的,除出具所在单位证明外,须经办公室负责人或学校分管领导批准,并办理外借手续(限5天内归还);若续借,需办续借手续。 四、提供利用档案时,按学校有关规定收费。 五、外国组织和人员利用开放档案、资料,按国家有关规定办理。 六、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。本室工作人员对违规者,有权给予劝告、责令赔偿或其它处置,直至追究法律责任。 七、未经主管校领导批准或办公室授权,任何单位、个人无权公布档案内容。 档案室人员岗位职责 一、积极宣传党和国家关于档案管理的法规、条例。 二、遵守各项档案业务规章制度。 三、维护档案的完整、系统和安全,定期检查档案保管情况,改进档案保护技术,严守国家机密。 四、积极开展咨询服务;热情接待档案利用者,迅速、准确提供所需档案和资料。 五、深入基层,开展对 *** 档案员的业务培训和指导工作。 档案鉴定制度 一、在主管校领导主持下,由校办、档案室及有关部门负责人与负责该门类的专、 *** 档案员组成鉴定组,按照分工,个人初鉴、集体审查,具体工作由档案室组织。 二、对在整理的归档材料,要以全面的、历史的和发展的观点鉴定其价值,准确把握归档范围和保管许可权,有异议时由鉴定组裁定。 三、档案达到开放期,由鉴定组作出是否向社会开放的决定。 四、档案保密期满,由鉴定组作出是否变更密级或解密的决定。 五、档案存留期满,由鉴定组提出销毁或延长保管期限的意见,经主管领导批准后,方可存、毁。 六、销毁档案前登记造册(注明题名、数量、鉴定时间、参加鉴定人员);销毁时由3人执行;事后在清册上注明销毁日期并签字;清册归档。 安全与消防制度 一、库房重地,非本室工作人员不得擅入。 二、严禁烟火、易燃、易爆及腐蚀物品进室。 三、做好安全巡查工作,下班时关好水电、锁好门窗。 四、档案工作人员应熟悉消防器材的效能及使用方法;做好消防器材的保养更新工作,使之可靠有效。 五、发生火警、火灾要迅速报告,并全力扑救。
根据国家档案管理制度规定,档案不能由个人储存,转移,邮寄,学校不给办理档案寄送是错误的,你可以向当地高教委申诉,现在已经有不少大学生因为不了解档案管理制度,自己拿了档案,转交给人才市场或工作单位,受到拒绝接收的待遇 首先,你要确认你现在的公司接受档案是公司自己有存放档案的权利还是有挂靠的人力资源公司(就是公司把档案给人力资源公司存,然后公司给他们钱)。 你现在的问题是,档案按照规定是不能自己拿着的。我和你一样自己拿了三年,考研调档案特别麻烦。正常的程式是当年你的学校把档案转移到你户籍所在的人才中心,具体手续各地方不一样。有的是原存放单位给你邮寄到新的存放单位,不用你经手;有的是原存放单位把档案封好交给你本人,让你自己存放到人才中心。 现在的主要问题在这里,档案里有几份档案转移档案,两份档案目录,一个介绍信类的档案。目录没问题,但介绍信上有档案接受单位的名字,你的应该就是**人才中心。如果你的新接受单位不在意也行,但是如果他们挑毛病,就可以不接受你的档案,因为抬头不是他们单位。 最正常的方法是,你把档案先交到你户籍所在地人才,再从那里调到你公司。现在你最好的方法是找找人,把档案放回你户籍所在地的人才中心。其实这真的是一件小事,有点内部关系就能搞定。或者你直接到人才中心,就说学校不给储存了,自己是刚从学校取回来的,该方法可行但稍有风险,因为人家可能不收,不过我研究生的同学就有这样搞成功的。 简洁一点的方法,如果你是公司自己有存档许可权,那就找人力资源说明情况,看看能不能直接交到公司,这也是违规,不过可以商量,记得私下聊,明白啥意思吧?如果你公司也是托管,一样找到负责托管联络的负责人,找到托管档案公司的相关负责人,去联络一下感情。 总体来说现在档案管理非常混乱,不是很严格,而且这东西在这个时代已经基本没什么大用了,所以你通过一些关系就可以轻松搞定的。
公司的文件管理方式如下:
1.档案的跟踪管理法
公文在运转使用中,为利于查询和保密,要准确掌握其流向。主要措施就是搞好登记,登记可设专簿或采取勤记勤销的“日记实”办法。
“日记实”,是对办公室档案在传阅、承办过程中每个落脚点的当天记录。它是文书处理人员在查询、调阅档案时的得力工具。一般用档案跟踪单记录。
档案跟踪单呈卡片形式,每一型别的档案跟踪单放在一起。以县委办公室为例,中央档案、内刊,省委档案、内刊,省 *** 档案、内刊,市委档案、内刊,市 *** 档案、内刊分别放在各自的盒子里。档案收回后,跟踪单自行作废。
2.档案的定位管理法
把送阅、送办的档案取回后按照预先给它们规定好的位置存放起来,即所谓定位管理。具体办法是:
按档案长、宽制作适当厚度的档案盒(塑料盒或自制的夹板纸盒均可),并将本机关所有档名称按一定的规律(参考收文登记簿类目)分别标注在盒上,把档案橱分上半年与下半年两个或几个使用期,橱内再用横档板分出层次(中央级、省级、市级等)。然后依档案盒标清的名称,本着由上到下的等级次序,将盒放在橱内相应的层次.运转回来的档案,分层次按序人位。
3.档案的卡片管理法
在档案管理工作中,为了便于查询,档案可采取编制“档案卡片”形式管理。“档案卡片”是以卡片形式揭示本单位档案内容和成分的一种检索工具。把浩瀚的档案资讯贮存起来,加以科学的分类,使同一问题和专题性的内容资讯汇集在一起,排列在一起,组成一个有机的整体,便于主动为领导提供和利用资讯。“档案卡片”是当前手工检索工具中较为广泛运用的一种。
【文件管理】文件管理指文件、电子表格、图形和影象扫描文件的储存、分类和检索。每个文字具有一个类似于索引卡的记录,记录了诸如作者、文件描述、建立日期、修改日期和使用的应用程式型别之类的资讯。
【管理特点】许可权管理--依据层次结构文件的管理人许可权体系。通过文件目录和文件种类管理人,使得文件的保密,许可权查阅等需求得到了满足。
【市场现状】对资讯和知识的获取和使用已经成为当今社会发展的基本动力,这也是资讯时代的显著特征之一。而文字和图形是资讯和知识的最主要载体,特别是利用计算机技术实现的资讯和知识的获取和利用,已经成为21世纪资讯化革命的主要特点和标志。
小公司的人事档案,无非是这个人进来应聘到某工作岗位的一些档案资料。可以将其个人资讯摘录,分为员工档案表、个人简历、求职人员登记表、应聘人员面试结果表、身份证影印件、学历证书影印件、劳动合同书、员工报道派遣单、员工转正审批表、员工职务变更审批表、员工工资变更审批表、员工续签合同审批表等。小公司的档案管理一般不设专职人员,由负责人力资源管理的工作人员 *** 管理。大公司的档案管理有专职的档案管理员、档案室,管理内容与小公司差不多。党政机关的人事档案由专人负责,并且档案管理员必须是 *** 正式党员。也有专用的档案室。副处级以上党政领导干部的档案还放在保险箱内。档案内容除了以上公司档案管理的内容之外,还有政审资料、升迁资料等详细记录。