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欢迎来到档案界!2024年10月18日
档案管理学
人事档案管理办法包括以下内容:
1. 档案管理应由专人负责并建立员工档案薄册,记载档案的接收、存入、提供、使用和变动情况。
2. 人事档案管理人员需定期核对档案,确保档案的完整性,不得涂改、拆散、抽出、圈划、污损、带出、丢失。
3. 所有人事档案都属秘密文件,应妥善保管,不得随意泄密。
4. 部门负责人有权查阅本部门员工的档案。总经理有权查阅任一员工的档案,除总经理外任何人不得查阅员工的工资档案。
5. 离职人员档案保存期为一年。
以上是一般的人事档案管理办法,具体规定可能会因地区和企业而有所不同。
中共市委组织部、市人事局《关于市流动人员人事档案管理暂行办法》第一条为进一步加强流动人员人事档案的管理、维护人事档案管理的严肃性,完善人才流动社会化服务体系,促进人才合理流动,根据中共中央组织部、人事部《流动人员人事档案管理暂行规定》(人发118号)及有关法律、法规,结合本市流动人员人事档案管理的具体情况,特制定本办法。第二条管理流动人员人事档案,须由市委组织部、市人事局根据集中统一、归口管理的原则审批,并接受同级党委组织部门、政府人事行政部门的监督和指导。第三条本市流动人员人事档案管理机构为市、区、县党委组织部门政府人事行政部门所属的人才服务机构(以下简称人才服务机构)。其他任何单位未经授权均不得擅自管理流动人员人事档案;严禁个人保管他人档案或本人档案。第四条流动人员人事档案具体是指:(一)辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员的人事档案;(二)用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的人事档案;(三)直接分配到非国有企业工作以及待业的大中专毕业生的人事档案;(四)自费出国留学人员的人事档案;(五)外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员的人事档案;(六)国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案;(七)受国有企事业单位委托管理的人事档案;(八)其它流动人员的人事档案。第五条跨地区流动人员的人事档案管理(一)地区用人单位聘用外省市人员的人事档案,原则上由其户籍所在地的人才服务机构管理,特殊情况也可由我市的人才服务机构管理。地区用人单位结束聘用关系时,其人事档案不能在地区范围内调转,由人才服务机构将其人事档案转往户籍所在地的人才服务机构。(二)由地区流动到外省市人员的人事档案 1、凡持外省市县级以上政府人事行政部门所属人才服务机构出具的调函,我市人才服务机构可为其办理转档手续和人事关系转移手续。 2、本市流动人员结束有外省市聘用关系后,由我市人才服务机构向外省市人才服务机构出具调函,可将其人事档案关系转回市。第六条人才服务机构接管流动人员人事档案,须由流动人员或其现所在单位办理委托存档手续。人才服务机构应与流动人员或其现所在单位签订档案管理合同书,合同书须明确双方的权益、义务等内容。第七条人才服务机构保管流动人员人事档案期间,负责身份认定、档案工资记载、出国(出境)政审工作,经授权做好相关的职称资格考评、合同鉴证、社会保险等社会化服务工作。转入人才服务机构管理人事档案的各类人员,有聘用单位,由聘用单位出具有关证明后,保留原工作身份、工龄连续计算;没有聘用单位,暂时待业的人员,保留原工作身份、待业前后的工龄累计计算。存档期间参加社会养老统筹的人员,按有关规定计算缴费年限。第八条人才服务机构接收流动人员人事档案,使用市统一的"市人才流动商调函"。对所接收的流动人员人事档案,要认真审核,材料不齐全或不清楚的,应要求原单位补齐或查清楚。各单位转移档案,必须完整齐全,不得扣留材料或分批转出。第九条人才服务机构使用统一格式的"市人才流动行政、工资介绍信"和"市流动人员人事档案转递通知单",为存档的流动人员办理转达出手续。开具的转档手续与国家机关、国有企事业单位开具的档案手续具有相同效力。机关、国有企事业单位必须凭人才服务机构开具的转档手续,方可接收流动人员人事档案。第十条流动人员人事档案的转递应通过机要交通或派专人送取,不得邮寄或交流动人员本人自带。对于个人携带档案的,档案管理部门应拒绝接收,对违反转递规定,造成档案丢失或发生抽取、更换档案材料的问题,要追究当事人和有关管理人员的责任。第十一条人才服务机构应加强与流动人员及其现所在工作单位的联系,做好流动人员档案材料的收集工作,不断充实流动人员人事档案的内容。收集的材料主要包括: (一)履历表; (二)大中专毕业生统一分配派遣证及见习期转正定级的考核定级材料; (三)每年度的考核表; (四)专业技术职称资格变更材料; (五)婚姻状况变更材料; (六)因公或因私出国(境)的记载材料; (七)档案工资变更材料; (八)奖惩材料; (九)党、团组织建设工作中形成的有关材料; (十)其它按规定应收入人事档案的材料。对于收集的流动人员人事档案材料,人才服务机构要认真审核鉴别,需单位盖章和本人签字的,签字盖章后方能归入档案。第十二条人才服务机构应按照《干部档案整理工作细则》的有关规定认真做好流动人员人事档案材料的整理工作。防止丢失档案材料,严禁擅自泄露档案内容,擅自涂改、抽取、销毁或伪造流动人员人事档案材料。如因保管不善,造成档案材料的损坏、丢失,责任单位应负责补建损坏、丢失的档案材料,并同时出具补建档案材料的证明,经上级机关审批后归入档案。第十三条人才服务机构应按照有关规定,建立健全流动人员人事档案查阅、借阅工作制度、工作程序。对不符合查阅、借阅条件的,人才服务机构可根据实际情况,代为查阅后,向查阅单位介绍被查阅人的有关情况。人才服务机构不得向任何个人提供查阅、借阅本人及其直系亲属的人事档案。第十四条人才服务机构应具备管理流动人员人事档案的物质条件,建立坚固的防火、防潮专用档案库房,配备铁质档案柜;经常检查库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等安全设施;档案库房、阅档室和管理人员办公室要三室分开;档案要有专人管理,无关人员不得进入档案库房;库房内严禁吸烟,更不能明火进入库房,要保证流动人员人事档案的绝对安全。第十五条人才服务机构要不断研究和改进档案的保管方法和保护技术,逐步将现代化管理手段及微机管理引人流动人员人事档案管理工作。第十六条市、区、县党委组织部门和政府人事行政部门,应加强对流动人员人事档案管理工作的领导,列入议事日程,及时研究管理工作中出现的问题,采取有效措施,完善有关管理制度。第十七条人才服务机构要注意加强流动人员人事档案管理队伍的建设,按流动人员人事档案管理数量选派党性强、作风正、忠于职守、具有一定的档案管理专业知识的共产党员从事流动人员人事档案管理工作,注意对他们的教育和培训,不断提高政策水平和业务能力,并要保持队伍的相对稳定。第十八条人才服务机构管理流动人员人事档案,应本着"服务为主、适当收费"的原则,按照规定收取服务费。第十九条对违反《流动人员人事档案管理暂行规定》和本管理办法有下列情形的,由市、区、县党委组织部门和政府人事行政部门进行处理:(一)擅自管理流动人员人事档案的单位或个人;(二)擅自涂改档案内容或伪造档案材料的;(三)擅自向外公布、泄露档案内容的;(四)在流动人员人事档案的收集、整理、保管、利用、转递等管理工作中,出现违反《流动人员人事档案管理暂行规定》和本管理办法的行为,造成严重后果的。对上述所列情形负有责任的单位或直接责任者,要视情节轻重,给予批评教育或党纪、政纪处分;触犯法律的要依法追究责任。第二十条本管理办法由市人事局负责解释。第二十一条本管理办法自下达之日起施行过去和管理办法与本管理办法相抵触的,以本办法为准。
法律分析:应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全,并进行整理、立卷,定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理;任何人都不得据为己有或者拒绝归档。
法律依据:《中华人民共和国档案法实施办法》
第十二条 按照国家档案局关于文件材料归档的规定,应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全,并进行整理、立卷,定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理;任何人都不得据为己有或者拒绝归档。
第十三条 机关、团体、企业事业单位和其他组织,应当按照国家档案局关于档案移交的规定,定期向有关的国家档案馆移交档案。
属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案,立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交;属于县级国家档案馆接收范围的档案,立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。
经同级档案行政管理部门检查和同意,专业性较强或者需要保密的档案,可以延长向有关档案馆移交的期限;已撤销单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案,可以提前向有关档案馆移交。
法律分析:人事档案管理条例包括:总则,整理工作的基本要求,档案材料的鉴别,档案材料的分类,档案材料的排序与编目,复制与技术加工,装订与验收入库,整理工作的注意事项及附则。
法律依据:《人事档案管理条例》
第四条 整理干部档案,须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。
第五条 整理干部档案,事先要收集好干部档案材料,并备齐卷皮、目录纸、衬纸、切纸刀、打孔机、缝纫机等必需的物品和设备。
第六条 整理干部档案的人员,必须努力学习党的干部工作方针、政策和档案工作的专业知识,熟悉整理干部档案的有关规定,掌握整理工作的基本方法和技能,认真负责做好整理工作。
人事档案为企业的一些重大决策提供了必要的依据。像人力资源规划,也叫人力资源计划,是组织拥有一定质量和必要数量的人力,求得人员需求量和人员拥有量之间的相互匹配,那么,企业人事档案如何管理呢?
第一条 管理部门
1、公司客户服务中心为档案管理部门,设置档案专管岗位,由一人全权负责。
2、文书结案后,原稿由档案专管人员归档,经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要,原稿须由经办部门保管者,应经客户服务中心部门主管同意后妥为保存,客户服务中心以影本归档,原稿用毕后仍应送客户服务中心归档并换回影本。
第二条 文件点收
文件结案移送归档时,依如下原则点收:
1、检查文件的本文及附件是否完整,如有短少,应即追查归入。
2、文件如经抽存者,应有客户服务中心部门主管及档案专管的'签认。
3、文件的处理手续是否完备,如有遗漏,应即退回经办部门补办。
4、与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门。
第三条 文件整理
1、中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
2、右方装订文件及其附件均应对准右上角,左方装订则对准左上角理齐钉牢。
3、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一。
一、公司档案管理
1、各部门将本部门资料每周五到公司文秘处登记、存档。
2、文秘收到资料记入电子目录保存,分类装订成册归档。
3、公司人员查阅、借出资料由部门经理签字确认,但查阅、借出合同类档案由本部门经理签字,中心经理审批确认。
4、使用公章,由本部门经理签字,中心经理审批确认;借出公章,由本部门经理签字,中心经理审批确认,本部门经理携章随同。
5、薪资福利类保密文件由招聘社保专员建档保存。
二、人事档案管理
1、综合人事部在员工试用期满,向其人事档案关系所在单位开出"调函",交员工或其委托人,在规定时间内将档案转入公司。
2、持已解除的劳动合同书、解除劳动合同协议书和调入单位的调函后,综合人事部办理调出手续。
三、员工档案管理
1、招聘专员将入职后办理的所有资料进行整理,交由综合人事部经理,建立员工档案。
2、将《新员工考核表》、《月度考核表》、《转正申请表》等有关个人的资料一并放入公司员工档案。
3、所有的培训评估、奖惩记录、异动记录将存入员工档案。
4、离职员工档案,公司保留一年。