工程档案资料管理系统

　　如何利用工程档案资料管理系统提高工作效率？这篇文章告诉你该怎么做，建筑工程企业具有工程量大、材料品种繁多、项目工期长、生产的流动性高等特点，还经常伴有露天和高空作业等特殊情况，受自然气候影响大，采取技术措施多，安全生产要求高等。

　　在新的发展趋势下，建筑工程企业的档案工作者需要不断创新改进档案管理模式，对档案管理进行科学的、系统的规划，不断提升档案管理水平。

　　另一方面，建筑工程企业的档案管理人员要不断提高专业素养，采取积极有效的保护措施和开发方案，推进建筑工程档案科学化信息化管理，以更好地记录城市发展、服务城市建设。

　　建筑工程行业包含房建工程、市政工程、地基工程、水利工程、园林工程、环保工程、电力工程、道路工程等细分行业。

　　行业痛点

　　1、成本高居不下：工程项目周期长、过程中各项成本投入复杂，需要从事前、事中、事后多个环节进行管理控制；

　　2、工程质量难把控：工地分散、现场情况复杂、企业通过定期不定期的巡检，仍然难以完全避免瞒报、漏报、补报的现象，经常致使工期和工程质量无法保障；

　　3、财务管理难度大：企业多个项目并行，从预算到结算的财务数据难以及时分析统计；

　　4、项目沟通成本高：项目周期长、资料多，线下审批与大量的信息核查不清，经常致使很多业务协同浮于表面，无法形成高效协同；

　　5、公司老板最辛苦：高层抓项目、搞协调、把关财务，诸多琐事都离不开老板决策，老板本已超负荷的工作量也随着公司规模的增加而逐步加重。

　　工程档案为什么这么重要?

　　一方面，工程档案是项目竣工验收的必备依据。如果工程档案资料在建设过程中发生了遗失、损毁等情况，将会导致工程验收不能顺利进行。

　　另一方面，工程档案是已完工项目进行维护、维修、改造的重要依据，如果没有妥善管理，工程后续工作将难以推进。

　　从长远来说，工程档案还是工程质量的重要凭证，是储备工程技术、工程经验的重要载体，具有重复利用、提供借鉴以及促进创新的重要价值。

　　工程档案管理的难点在哪?

　　1、管理难度大、检查强度大：为了保障工程的正常进行，工程档案资料必须确保真实、准确、完整，与工程实际相符合。

　　此外，工程资料的归档、立卷等步骤需按照严格而细致的要求来执行，这些在《建设工程文件归档整理规范》都有相关规定。

　　2、时间周期长、工作量大：无论是新建、改建、扩建等建筑工程，工程档案管理需覆盖工程项目前期、工程建设期和竣工验收期等阶段，时间可能长达数年，工作量大，耗费人力大。

　　3、标准化难度高：工程项目中包括有建设、勘察、设计、施工、监理等单位的参与，涉及组织及环节多，管控难度高。

　　综上所述，企业在工程档案管理的推进过程中，往往面临着诸多挑战。采用工程档案管理系统，即可针对工程档案管理工作中遇到的难点，作出以下部署：

　　1、统一平台管理，工程档案系统全把控

　　为其构建了一个一站式工程档案管理平台。企业通过一个平台，即可完成各类工程档案从起草、录入、归档到再利用的全生命周期管理，并能对实体与电子档案实施同步管理。

　　应用后，无论是工程实施过程中的过程文件，还是项目结束后的成果文件，都能集中统一实现规范化归档。

　　保障了归档及时性的同时，中船北部湾也能通过档案到位情况，实时对工程项目进度进行监控，推动了工程管理效率的提高。

　　2、有序化分类，满足规范化管理需求

　　通过自定义分类及属性的功能，按不同工程项目对档案进行了分类，并根据管理需求在对应分类下进行档案立卷，规范收录从工程项目从招投标阶段、立项阶段、建设阶段到竣工验收阶段的各类报告、设计图、合同、审批等材料。

　　属性明确，分类清晰，员工可快速查找到所需档案，后续的统计、分析也有了支撑。

　　3、依权限利用，兼顾安全与高效

　　在项目工程的推进过程中，员工常常需要进行档案的查询、借用等。这时候，通过受权限管控的搜索、借还功能，即可在保障安全性的前提上，实现档案的高效协作与利用。

　　检索功能：应用搜索平台，员工可随时随地在PC或移动端上，通过组合关键字、组合搜索条件或者是二次搜索等方式，快速、精准找到所需档案。搜索结果将会依权限展示，仅拥有对应权限的用户才能查看。

　　借还功能：员工通过借阅流程，即可申请以线上、线下或线上线下结合的方式借用档案。借还过程通过流程化处理，申请人、借阅用途、归还日期都会一一自动登记，便于追溯。此外，管理人员可通过统计功能，直观查阅工程档案的利用情况，助力档案管控更到位。