工程资料档案管理

　　工程资料档案管理包括了收集档案、整理档案、统一管理档案，前期的档案收集工作十分重要，影响到整个档案管理过程。所以文本重点从档案的收集和后期的档案管控为主，分享一些管理方法。

　　通常，工程资料档案管理模块包含了施工日志、现场照片、视频资料、文件档案等内容，详细记录施工现场的工作情况，帮助管理人员了解现场具体情况。档案内容还涵盖从工程立项到竣工验收后的各种内容，如合同工、设计图、审批材料等，属性明确，分类清晰。

　　一、档案资料收集方法

　　1、追踪收集：在工期较短的施工项目中，档案管理人员可以主动到现场了解建设情况，及时掌握信息，与其他部门协调，有针对性地收集档案资料，根据建设进度来推动档案管理工作。

　　2、阶段性收集：某些工程建设规模大，建设工期相对较长，档案管理人员难以实时动态跟踪，那么就可以采用阶段性收集的办法，加强与建设部门的联系，做好每个阶段的档案收集工作，确保档案的连续性和完整性。

　　二、档案资料统一管理方法

　　实施工程项目管理软件，应用档案管理功能。借助一个平台就能实现工程档案从起草、录入、归档到再利用等的全生命周期管理，同步管理实体档案和电子档案，实现文档资料的轻松查询。通过分析档案内容，管理人员可以对进度进行监管，推动了管理效率的提高。

　　建筑工程技术资料与档案管理的具体要求

　　一、工程资料管理

　　1、工程资料的管理工作，实行技术负责人负责制，逐级建立健全相关人员岗位责任制，并配备专人负责施工资料的收集、整理和汇总等工作。

　　2、工程资料应随工程进度及时收集、整理，并应按立卷要求归类，文本应以打印为主。纸面载体幅面为A4，用纸应韧力大，耐久性强（40g以上）。若手工书写必须用蓝黑或碳素墨水。书写认真，字迹清楚，项目齐全、准确、真实，有关责任方应签字盖章。

　　3、项目部必须配有专职资料员。资料员必须经过培训取得上岗证后持证上岗。资料员应相对稳定，不宜经常调动。

　　4、项目部资料员定期对单位工程资料进行收集、整理，根据建设单位、监理单位、监督部门的要求将各部分资料整理相应的份数，待交工后报送相关单位。其中必须将一份原件资料按档案馆的工程竣工档案编制规定及编制顺序的要求进行整理，一份全套工程施工资料待交工后移交工程管理处档案室存档。

　　5、公司工程管理处每月定期检查、不定期抽查项目部工程资料。项目部每月对单位工程资料进行检查，并做好自查自纠记录，出简报反映检查结果。对未能进行现场纠正的问题下发整改通知单，要求工程组按要求限期整改，并对整改情况进行验证，整个检查整改过程必须留有记录。

　　6、项目部承建的工程，对涉及结构安全的试块、试件和材料必须实行见证取样和送检，见证取样送检比例和常规检验试验比例分别占全部应取样数量的30％和70％。

　　7、开工前，公司工程管理处要求项目部负责编制单位工程检验计划，与科技检测中心签订《委托检验协议书》，经公司总工审批后执行，业主和质监机构指定时，应有书面通知书。

　　二、工程档案管理

　　1、工程资料归档规定

　　（1）凡各项目部新建、改建、扩建的工业与民用建筑、建筑设备安装和装饰装修工程，其工程资料均应交公司工程管理处档案室归档。投资额在30万元或在建筑面积300平方米及其以上的工程资料还必须交当地档案馆存档。

　　（2）工程文件的立卷分类应符合地方标准DB64/266-2003《建筑工程资料管理规程》的要求。

　　2、归档文件的质量要求

　　（1）归档的工程文件应尽可能保证为原件，必须保证为原件的有以下内容：

　　a）竣工图、工程中标通知书、施工承包合同，各种物资材料进场合格证、检测报告、复试报告等。

　　b）单位工程质量竣工验收记录、单位工程质量控制资料核查记录、单位工程安全和功能检验核查资料及主要功能抽查记录。单位工程观感质量检查记录。

　　c）分部、分项、检验批施工质量验收资料。

　　d）竣工验收备案资料或竣工验收证明书。

　　（2）工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

　　（3）工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

　　（4）工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

　　（5）工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

　　（6）卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用70ｇ以上白色书写纸制作，统一采用Ａ４幅面。

　　3、立卷的原则和方法

　　（1）立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

　　（2）一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。施工文件可按单位工程、专业、分部工程、阶段等组卷。

　　（3）竣工图可按单位工程、专业等组卷。所有竣工图均应加盖竣工图章。

　　为了避免建设过程中重要档案的遗漏，档案管理人员应了解清楚建设流程与计划，了解各个阶段的主要工作，方便后期跟踪收集档案，确保档案的完整性。利用档案管理软件系统可以轻松实现对各类档案分类管理，方便不同人员的查询，促进档案管理工作的规范化。