如何做好人事档案管理

　　大数据时代，各行各业都认识到了数据的重要性，并通过引进技术、培养人才、革新工作方式等措施挖掘自身的数据资源。为了充分保障档案信息的安全、完整以及最大程度发挥档案信息的资源价值，我们有必要积极探索和思考：如何充分利用大数据做好档案管理工作。

　　本文梳理了当前事业单位档案管理工作中存在的一些主要问题，如何做好人事档案管理，进一步探讨了相关策略，以便提升事业单位档案管理的质量和水平，充分利用人事档案提供的准确信息进行人事管理，合理匹配资源，为单位持续长久的发展提供可持续的动力。

　　随着大数据时代的到来，许多领域已经逐渐数字化信息化，档案管理领域也面临着向大数据时代转型的挑战。

　　对于事业单位的档案管理而言，在大数据时代，一方面，先进技术为单位搭建了数据管理平台，提供了更加高效便捷的管理工具，实现对档案信息资源的有效开发与利用；另一方面，单位内部档案管理部门存在诸多“短板”，难以充分发挥数据技术的作用效能。基于此，事业单位应顺应时代发展趋势，创新工作模式，推动档案管理工作改革。

　　一、大数据时代做好事业单位档案管理的重要性

　　在大数据时代，事业单位档案资源的价值逐渐受到重视，利用现代技术手段打造档案收集、存储、共享的载体，对档案信息进行有效整理、开发、管理并实现合理利用，对于事业单位的管理具有重要的现实意义。

　　第一，有利于提高人事管理效率。人事档案管理是事业单位档案管理工作的重点。人事档案中包含着职工的出生年月、身份证号、参加工作时间、工作变动、工资调整等信息，这些内容是人事管理的主要参考，同时也是保障职工合法权益的基本依据。一旦这些人事档案保存、利用不当，会对事业单位的人事管理造成一定的负面影响。因此，在大数据背景下，利用技术手段加强对人事资源的整理、开发与利用，能够推动档案管理从纸质时代向数字时代转变，保证人事档案的完全、完整，支持合理开发利用，从而提高事业单位人事管理水平。

　　第二，有利于事业单位实现档案信息资源的有效利用。大数据时代的到来，推动了事业单位档案信息系统的建设，让传统的纸质档案以数字化的方式呈现出来，其中设计的内容也得以扩展。当前，信息已经成为一种重要资源，利用大数据技术对档案进行开发，能够充分发挥档案的价值，提高事业单位管理者对档案以及档案管理部门的重视，从而进一步推动档案信息资源的开发，以形成良性循环[1]。

　　第三，有利于推动事业单位管理的现代化发展。在现代社会发展中，事业单位在社会服务中需要建立快速的反应机制和决策机制，这样才能有效发挥自身职能，保证公共服务质量，而反应机制和决策机制的建立需要充足的信息资源。在这一需求背景下，档案信息资源的开发与利用也就变得顺理成章了，事业单位能也在信息化档案管理中逐渐提升现代化管理水平。

　　二、事业单位档案管理工作中存在的部分问题

　　档案管理工作在事业单位中占据着重要的位置，但是，随着大数据时代的到来，档案管理工作面临着从纸质时代到数字化时代的转型，而这一过程中暴露出的一些问题也比较突出。具体表现为：

　　第一，部分领导者对档案管理重视不足，在思想观念上难以适应大数据时代的要求。当前，在事业单位管理中，档案管理处于边缘化状态，管理模式长期得不到改变，传统观念和思维定式的束缚让管理者对于档案的价值缺乏充分的认识。这导致大数据时代的档案管理改革推进较为缓慢，档案管理人员缺乏科学思想的指导，档案信息资源的价值无法充分发挥。

　　第二，档案管理人员的人员结构有待优化。大数据时代对事业单位档案管理人员的综合素质提出了更高的要求，但是管理人员队伍专业化比例偏低。如，部分事业单位忽视对档案管理人员的培训，导致部分人员难以适应大数据时代的要求；缺乏专职的档案管理人员，或者专职人员存在兼职工作，无法集中精力参与档案管理。这样就会影响档案的信息化管理以及事业单位的整体管理效率。

　　第三，档案管理的安全问题一定程度上存在。档案管理需要安全的物理环境，但是一些事业单位对于档案管理的经费投入不足，档案保存不当，出现损坏、丢失等现象；对意外灾害的防范措施准备不足，尤其是在信息化背景下，一些机械设备管理不到位，导致数据丢失等。这样的管理状态无疑给档案资源的保管、开发和利用造成了安全隐患，影响了档案管理的有效转型。

　　三、大数据时代做好事业单位档案管理工作的相关策略

　　(一)坚持与时俱进，转变档案管理思维和理念

　　大数据时代对事业单位的档案管理带来了深刻的变化，作为领导者应坚持与时俱进，转变思维方式，给予档案管理足够的重视；档案管理人员也应在思想认识上积极进取，贯彻和落实改革措施，推进档案管理的信息化建设。

　　(二)加强经费投入，推动档案管理信息化建设

　　在大数据时代，事业单位要想做好档案管理工作，实现工作的转型与创新，需要必要的经费投入作为保障。基于此，事业单位应加强预算管理，合理安排经费投入，并保证投入的有效性。

　　首先，针对人员队伍建设加强经费投入。档案管理人员在大数据时代面临着转型和发展的要求，而必要的经费投入不仅能够促进其自身发展，更能够满足事业单位对档案信息资源利用提出的新要求。

　　基于此，事业单位应根据档案人员定期培养要求划拨经费，并优化经费使用结构，以打造适应大数据环境的档案管理人员队伍。

　　其次，加强对先进技术引入的经费投入。事业单位应认识到信息技术在档案信息资源开发中的作用，并积极吸纳国内外先进技术，结合单位实际情况适量适时引进，并做好系统的管理与维护，支持档案管理工作改革。

　　最后，针对基础设施建设加强经费投入，根据需要购置扫描仪、摄像机、打印机、复印机等设备，优化档案部门的物质环境，保证档案信息质量。

　　(三)优化管理方法，加强档案信息资源的开发利用

　　事业单位应积极引入信息技术，搭建信息化管理平台，推动档案从纸质时代向大数据时代转变，并利用数据挖掘技术，实现对档案资源的合理开发和利用。

　　事业单位通过引入专业化的软件能够建立档案管理系统，并实现从纸质档案到电子档案的全生命周期管理，实现电子档案收集、生成、归档、借阅、统计、利用、鉴定、销毁的全过程管理。

　　在技术的支持下，档案管理人员可以以多种方式和渠道自动获取档案并自动归档，实现电子档案及时归档；为相关部门提供多种维度、多种类型的检索方式，精准定位，提高档案信息的有效利用；利用软件的文件防篡改功能，保证档案安全。

　　(四)加强人员培养，打造专业化档案管理队伍

　　建立专业化的管理队伍是事业单位在大数据时代实现档案管理工作转型的重要保障。

　　在档案管理队伍建设中，事业单位应做好以下工作：

　　第一，加强专业人员的配备选聘，打造专兼结合的档案管理队伍。事业单位应根据大数据时代的特点，完善档案管理人员的准入制度，严把入职门槛，并不断优化人员的年龄结构、职称结构、学历结构和专业结构，从整体上保证管理人员的素质；根据工作需要及时吸纳新人，优化管理队伍结构，协调专职和兼职的关系，保证管理数量和工作质量。

　　第二，强化档案管理人员的培养和培训，促进管理人员尽快适应大数据时代要求。例如事业单位应通过线上线下途径，定期组织档案管理人员的培训工作，培训内容应既要包括宏观政策，如大数据对经济社会发展和档案工作的深刻影响、新一代信息技术在档案工作中的应用、新修订的档案法档案信息化专章解读、档案信息化相关重要标准解读等；也应该包括实际操作内容，如传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案移交接收、电子档案管理与开发、事业单位数字档案室建设等。

　　在完成培训后进行考核评价，并将结果作为职工职称评定、岗位聘用的重要依据。

　　第三，健全激励机制，调动档案管理人员的工作积极性。事业单位应兼顾物质激励和精神激励，保障档案管理人员基本权益的同时加强人文关怀，优化管理氛围，推动其顺应大数据时代，提高档案管理工作转型的积极性。

　　四、结语

　　总之，在大数据时代，信息技术的有效利用为事业单位的档案管理带来了方便、快捷、高效率的工作环境与条件，同时也推动了档案管理的信息化水平。事业单位应顺应大数据时代要求，转变档案管理的思维和理念，推动管理实践有序开展，同时应加大力度，推动档案管理转型，以更好地适应大数据时代环境。