档案整理服务公司找哪家

　　档案整理服务公司找哪家？为了适应纸质文件与电子文件并存的现状，满足信息化条件下归档文件整理的需要，很多单位学习《归档文件整理规则》，在一个相对独立的物理或逻辑空间来进行存储和管理，以免被篡改、丢失或损坏。

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　　一、电子文件归档的含义

　　电子文件归档与实体文件归档并没有本质上的区别，从电子文件生命周期全过程看，电子文件归档虽然不完全像传统实体档案归档一样，载体一定要从形成部门转移到档案部门进行集中管理，即不一定实现实体转移，但是归档作为一个独立的工作环节，意味着管理要求、管理方法与管理权限的改变。

　　当然，电子文件自身的技术特征、多种多样的载体形式以及计算机管理系统的特殊要求，使得电子文件归档的方法发生了一些变化。总体来说，电子文件的归档工作要比纸质文件的归档工作更为复杂。

　　二、电子文件的归档方式

　　1.按照电子文件实际的存储位置，电子文件归档方式包括逻辑归档与物理归档。

　　物理归档是一种类似于传统实体文件的归档方式，业务部门把电子文件通过网络或者下载到可脱机保存的载体上，保存进电子文件管理系统，这个系统通常由档案部门负责维护管理。逻辑归档是指具有档案价值的电子文件在归档之后仍然存储在业务系统中，通常要求将其元数据移交到电子文件管理系统中，档案部门也可以委托业务部门对这些归档文件进行保管和提供利用，并对其管理工作进行指导和监督。

　　2.按照归档电子文件的传输方式，电子文件归档方式分为在线归档与离线归档。

　　在线归档是指通过计算机网络，将电子文件及其元数据向电子文件管理系统（档案部门）移交。逻辑归档必然是在线的。离线归档是指将电子文件及其元数据存储到可脱机存储的载体上，向电子文件管理系统（档案部门）移交。当电子文件的形成系统没有在线归档功能，或者当电子文件形成机构与电子文件归档管理机构不同时，较多地采用离线归档的方式。

　　电子文件及电子档案和传统纸质档案在表现形态上存在巨大的差异性，因此在保管条件要求上也有很大的不同。电子文件易修改、易复制、设备依赖性、载体可分离性等特性决定了必须找到安全可靠的长期保存载体来存储数据，否则档案数字资源就会面临巨大的安全风险。

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　　三、电子文件归档范围

　　1.在行使本机构职能活动（包括专门职能和通用职能）过程中形成的、有纸质对应物的电子文件。可参照执行传统实体档案归档范围的相关规定，如国家档案局关于《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的规定和其他有关科技文件、专门文件归档范围的规定。对于需要保存草稿及过程稿的电子文件，需要按照版本管理的要求添加版本号，并同正本一并归档。

　　2.在行使或拓展本机构职能活动过程中，利用新的应用系统产生的无纸质对应物的新类型电子文件。如网站、电子邮件系统、微博系统中生成的电子文件。

　　3.有助于保证电子文件长期真实、完整、可用、安全的其他相关信息。如电子文件的元数据、说明性材料等。

　　4.在双套制的情况下，需要归档电子文件及其相关纸质文件，并在电子文件管理系统或档案管理系统中建立二者的关联。

　　四、归档电子文件的质量要求

　　1.真实性。要求归档电子文件必须是当时当人当事形成的，版本准确。在归档时需要由电子文件形成部门对归档电子文件内容的可靠性、稿本的准确性以及双套文件的一致性确认。归档时经过格式转换的文件，如果发生形式上的变化，需要认定这种变化不影响电子文件内容的真实。

　　2.完整性。要求归档电子文件及其相关文件齐全，元数据完备，且文件与相关文件、元数据的连接手段有效。具体包括：传统意义上的文件及其关联文件齐全，如正文和附件、请示与批复等；保证描述电子文件及其形成过程的元数据齐全完整；根据具体情况收集电子文件长期可用性的特殊软件及硬件等。

　　3.可用性。要求归档电子文件尽可能采用符合要求的标准格式，能够被打开并有效表现所载内容；此外，归档文件还必须经过整理，文件命名符合要求，关键词揭示主题特征，以方便日后查询利用。

　　4.安全性。要求归档电子文件能购在健全的安全管理体系下进行归档，同时在归档前需要进行全面的安全检测，检测内容包括：进行归档电子文件病毒检测并检测归档电子文件在归档和保存过程中系统环境是否安全、可控。

　　五、电子文件的归档时间

　　电子文件的归档时间有两种：实时或定期

　　实时归档是指电子文件形成后即刻归档，定期归档是指按照机构有关规定，在电子文件形成一段时间后再向档案部门移交。《电子文件管理暂行办法》规定：“电子文件归档应在第二年6月底前完成。特殊类型的电子文件，如CAD文件，财务电子文件，可以参照专门文件的归档时间并结合电子文件的特点确定其归档时间。”实时归档一般都采取在线归档方式，定期归档可以是在线的也可以是离线的。

　　根据业务需要和电子文件管理要求选择适宜的归档时间点。例如电子公文可以在流转或发送完毕之后立即归档，工程文件则可在工程或子工程结束之后归档。

　　在双套制归档过程中，电子文件最好与纸质文件同时归档。很多单位中电子文件可以实时归档，而打印出来的纸质文件可能是定期归档。在这种情况下，可将实时归档的电子文件先放入暂存区，在纸质文件归档时一并正式归档，以保持文件之间的一致性和关联性。

　　整理原则

　　1、归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

　　文件伴随着机关、团体和社会组织的职能活动产生，有其自身的形成规律和特点。2012年印发的《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》为机关公文办理提供了统一的规范和标准。这些规范和标准连同长期以来各机关在文件处理过程中形成的习惯做法，以及办公自动化条件下电子文件形成的特殊要求，构成了文件形成的一般规律。遵循文件的形成规律对归档文件进行整理，实际上是将整理作为文件形成的自然延续过程，能够最大限度减少个人对文件材料的人工干预，提升文件整理质量。

　　文件之间的有机联系是指文件在产生和处理过程中，在来源、时间、内容等方面形成的内在关联性，这种关联性既记录了文件之间及文件组件之间的互相关系，也为档案记录的完整性和有序性提供了保障。在归档文件整理中保持文件之间的有机联系，既能更好地反映机关主要工作活动的历史面貌，也便于日后的检索和利用。

　　2、归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。

　　文件的价值是由它的内容及其对本机关工作的作用、对未来研究历史的作用决定的。就一个机关文件的价值而言，不是所有办理完毕的文件材料都需要整理归档，也不是所有归档文件都要永久保存。《规则》从分类开始，就将不同保管期限的文件区分开来，为针对性地开展后续工作打下了基础。

　　便于保管、方便利用是归档文件整理工作的重要目标。便于保管，就是通过区别文件材料的不同价值，采取不同的保管策略，以提高管理工作的效能；方便利用，就是要保持文件材料之间的有机联系，以提高归档文件的查全率和查准率。因此，便于保管和方便利用是建立在遵循文件的形成规律、保持文件之间的有机联系、区分不同价值的基础之上的，也是检验归档文件整理方法实用性的唯一标准。

　　3、归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。

　　这是一项全新的整理原则。在信息化条件下，归档文件整理必须统筹考虑传统的纸质文件和电子文件的整理要求，避免因二者整理的基本原则、基本方法不同而带来诸多问题。解决这一问题的基本思路就是实现信息化条件下的文档一体化管理，即将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息和工作成果。因而，合理规划归档文件整理流程，使办理完毕的文件能够直接进入整理环节，同时，尽量以文书处理环节生成的项目来组织检索条目，使归档工作更加贴近文书、业务人员的工作实际就显得尤为重要。

　　4、归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

　　在纸质文件与电子文件并行的情况下，保证二者的协调统一是目前进行归档文件整理必须面对的问题。要实现二者的协调统一，首先要统筹规划公文处理和档案管理工作，在公文处理环节前置档案管理的部分要求，在档案管理环节继续采用文书处理阶段产生的相关信息，使二者成为一个有机整体；其次要结合本单位情况，确定是以纸质文件还是以电子文件整理为主，再依次确定整理的策略和方法，保证二者整理的协调一致。

　　整理流程

　　《规则》规定，归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。在这个过程中，组件、分类、排列、编号、编目是纸质文件与电子文件整理的通用整理流程。

　　具体来说，纸质文件的整理流程包括：组件、修整、装订、分类、排列、编号、编页、编目、装盒、排架。

　　与之相对应，电子文件的整理流程包括：组件、格式转换、元数据收集、分类、排列、编号、编页、编目、归档数据包组织、存储等。

　　一般要求

　　在整个整理流程中，组件、分类、排列、编号、编目是纸质文件与电子文件整理的通用整理流程，亦即归档文件整理的一般要求。

　　1、组件

　　组件即件的组织，包括件的构成和件内文件排序。也就是说，完成组件流程需要明确两项内容：一是件由哪几部分构成，二是这些构成部分如何排序。按照要求构成并规范排序的文件才能完成组件。

　　在组件流程中，新旧《规则》的区别主要反映在对“来文与复文”的组件方法上。对于来文和复文，原《规则》规定“可为一件”，实践中不少地区和部门往往采取组成一件的方式对纸质文件整理来说没有问题，但如果照此对电子文件进行整理，则会增加管理层次、影响命名和即时归档。新《规则》将之修订为“一般独立成件，也可为一件”，是归档文件“一般以每份为一件”这一原则的回归，同时也使归档文件的整理更加契合文件的形成规律。当然，提倡“一般独立成件”并不是绝对排斥“也可为一件”，各地区各部门可以基于习惯做法、办公自动化等因素合理确定。

　　需要特别指出的是，机关工作中形成审批、审查、核准处罚、处分、复议、国家赔偿等文件材料，如果按“件”整理，则一次审批、审查、核准处罚、处分、复议、国家赔偿形成的文件材料应作为一件。在排序上，要求结论性材料在前，其他材料依工作流程顺序排列在后。

　　2、分类

　　分类是指全宗内归档文件的分类、即将归档文件按其来源、时间、内容和形成等方面的特征，分为若干类别、并将各类别按照层级关系组合为一个有机整体的过程。对归档文件进行合理的分类，不但能有效揭示归档文件之间的内在联系，使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用，对于归档文件的排列、编号、编目、排架等也有重要意义。

　　考虑到原《规则》中“保管期限—年度—机构”分类法会给机关档案的日常管理、利用带来较大不便、新《规则》推荐优先采用“年度—机构（问题）—保管期限”“年度—保管期限—机构（问题）”三级分类方法，规模较小或公文办理程序不适于机构（问题）分类的立档单位，推荐采用“年度—保管期限”分类方法。

　　需要注意的是，分类方案应保持相对稳定。确需调整时，最好从一个新的阶段开始。分类方案的调整情况，应在全宗指南中说明，以便档案管理前后工作的衔接。

　　3、排列

　　排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。同原《规则》“按事由结合时间、重要程度等排列”相比，修订后的《规则》根据实践经验对排列原则进行了简化，规定“按时间结合事由排列”，使之更加符合办公自动化条件下归档文件的整理。同时，要求“同一事由重点的文件，按文件形成先后顺序排列”，“会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列”。

　　可以从以下几个方面理解归档文件的排列原则:在分类方案的最低一级类目内进行归档文件排列；同一事由的归档文件应集中排列在一起；同一事由内归档文件按照文件形成时间顺序排列；不同事由的归档文件应按照时间顺序排列；会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

　　4、编号

　　编号是指归档文件按分类方案和排列顺序编制档号。编制档号是对档案进行规范管理的基本要求、也是对不同类型档案进行统一管理的重要前提。

　　在表现形式上，档号除了表现为一组体现整理规则并包含归档文件类别、排列顺序等要素的数字、字符的集合外，还表现为盖在每件纸质文件上、包含档号构成要素的归档章。因而，在归档文件整理中，档号编制具体体现在两处：一是在归档文件目录中按照档号编制要去填写“档号”项目，二是在纸质文件上盖归档章并填写内容。

　　档号的编制原则、结构、编制方法等将在后续解读文章中专章论述，此处不再展开。

　　5、编目

　　编目是指编制归档文件目录。编制归档文件目录，实现了归档文件从一次文献向二次文件的初步转化，为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供了基本条件。

　　新《规则》在编目项目上增加了序号、档号、密级项目，去掉了件号项目；同时对调文号与责任者位置，使责任者链接题名，便于阅读。新《规则》增加的序号项目是指固定归档文件顺序号，其作用仅为配合档号固定归档文件先后顺序，并对一定范围内的归档文件数量进行简单统计，本身并没有特定涵义。而原《规则》中的件号既承担固定顺序、统计数量的职责，又在一定程度上代行“档号”职能，容易造成混淆，因而在修订中予以去掉，并以序号、档号代之。

　　需要指出的是，归档文件目录只是最基本的检索工具，各地区各部门还可以根据需要另行编制诸如专题目录、分类目录、重要文件目录等其他检索工具，以方便归档文件的查找、利用。