光盘档案整理规范

　　人们对于光盘档案的长期保管一致存在着一些认识误区，因此，为了保护好光盘档案，档案馆的光盘档案保护成为了需要解决的问题之一，如果不能更好地对档案进行保护，不仅会对存储的档案内容造成损失，而且还可能丢失数据，这将会导致档案馆的数据保存出现巨大的问题，因此根据光盘档案整理规范做好光盘档案的保存有着十分重大的意义。

　　档案部门需要对存储技术的发展进行关注，随着社会的进步以及各项技术的发展，存储技术也会不断提升，因此，关注存储技术的发展与推进，及时做好光盘数据的迁移，将数据向新介质以及新系统进行迁移，这样不仅能够防止设备因为更新或者系统升级所造成的不能读写情况，而且还能防止数据打不开的问题。

　　这些都是需要进行管理的，光盘档案的管理十分重要，在进行管理的过程中，需要对光盘的特性进行了解，从而减少数据丢失情况的发生。由于光盘档案的特性，需要对光盘档案的资料选择适时的迁移时间，如果太早进行迁移很容易便会造成浪费，而太晚迁移则会导致信息丢失。因此，对于光盘档案的存储并不一劳永逸的。

　　因此，我们才更加需要建立一个完整的光盘监督，利用，保管，检测体系，真正加强对于光盘档案的保护，对保护技术以及方法开展研究，从而实现光盘档案保护实现规范化以及标准化的目的，保证光盘档案的数据能够有效，完整且安全。随着技术的不断发展，档案人员需要对存储技术进行不断的学习与提升，真正达到加强光盘档案的保存，防止档案资料以及信息的丢失，使数据能够得到永久的保存。

　　建立有效且完善的光盘检测监督体系，提高保存效率

　　光盘的寿命是直接取决于盘片的质量以及环境中温湿度以及光线等各个方面的影响的，主要包括了标识，刻录以及环境等多方面的因素。无论是操作还是使用等人为因素也会直接对光盘的寿命造成影响，因此，如果建立一套有效且完善的光盘检测监督体系，将能够有效提高光盘的使用寿命。

　　首先需要对光盘的装具进行严格的把关。存放光盘的优质载体是提高光盘信息存储介质的主要因素，在零售市场上购买光盘是很难真正保证档案信息的存储质量以及要求的，由于光盘的质量以及材料所选用的生产工艺以及过程控制是有着非常密切的关系的，我们仅仅使用肉眼是很难真正区分光盘质量的好坏的，因此，需要制定光盘的相应标准。

　　而有关装光盘的用具则主要以塑料架，塑料盒以及纸袋纸盒等为主，这些装具不仅仅是为了保护光盘而专门设计的，更是为了提高光盘的使用寿命。这种数十种光盘装具中能够符合光盘档案装具要求的仅仅只是少数，大部分都并不符合档案的保护要求。

　　有些是由于内圈卡太紧，使得光盘很难拿出来，还有一些则是需要用较大的力气进行光盘的取出，这样不仅很容易导致光盘扭曲变性，而且还会导致光盘受伤受损。此外，还有一些则是由于卡得太松了，光盘很容易掉出来，而且也不好进行固定，容易使光盘产生滑动。因此，光盘档案的装具也是非常重要的，包括放什么光盘，存多少光盘，尺寸控制在多少均是需要考虑的。

　　根据光盘的预期寿命对光盘中的档案进行信息备份

　　光盘有着强大的存储能力，绿盘能够保存50年，蓝盘能够保存70年，CD-R盘能够保存100年，这些光盘有着强大的存储能力的同事，也有着其使用寿命。目前依旧有许多人认为光盘是一种存储资料的主要介质，有着极长的寿命，且工作也非常稳定可靠。也正是这种普遍化的认识，会将资料储存在光盘中。

　　但是大部分的光盘并没有商家所宣传的那么长，不少刻录光盘的存储寿命仅仅只有2-5年左右，与保存50年原版的压制光盘有着很大的不同。而且也很少有办法能够将光盘的寿命延长，就算是将光盘放在低温阴暗的环境中，也很难提高光盘的使用时间。因此，在进行档案管理的过程中，需要以5年为标准，进行资料的更换。

　　2-5年的标准已经非常适合馆藏中的全部光盘，为了避免资料以及档案的缺失，需要集中人力，财力以及物力对这些光盘中的数据进行转刻以及备份，以免由于光盘使用年限到期，而造成不可挽回的损失。

　　并且，虽然刻录光盘的寿命是有限的，但是光盘依旧具备着良好的存储优点，作为档案工作人员，需要更加重视光盘档案入馆的全过程，并且为其制定存储备份的策略，只有这样才能真正使得光盘档案丢失的隐患消失。

　　这样不仅能够及时将新的进馆光盘进行备份，而且还能更好地掌握档案馆内的光盘数据，制定一些正确的保管措施，让光盘的存储与保存变得更加安全，使得光盘的保存管理变得更加规范化与标准化。

　　重视储存技术的发展以及推进，将光盘内的档案进行迁移

　　光盘盘片主要由盘基、保护层和存储介质（记录层）导向槽和盘套等部分组成，为了更好地保管光盘档案，档案工作者需要了解光盘的组成要素及其特性。通常，根据光盘组成材料的不同成分，在保存时需要尽可能的延长光盘基础材料和记录介质材料的耐久性。

　　有些光盘盘基是用铝合金、铝、铜等金属材料制成的，还有采用镀金方法制成的“金光盘”：金属光盘盘基的特点是不易变形、不破碎，不足之处是在潮湿和高温条件下易氧化、锈蚀。

　　有些光盘是用经过特殊加工处理的石英材料，国外有些光盘生产厂家开发出来的光盘盘基被称作碳化玻璃，号称在450°C的高温下不变形。有些光盘是用高分子聚合材料制成，高分子聚合材料有易成形，易加工等优点，但高分子聚合材料的致命弱点是老化问题不易解决。

　　太阳光、氧、臭氧、热、水分、机械应力、高能辐射、电、有害气体、霉菌、细菌、昆虫等，特别是太阳光、氧、热是引起各种高分子聚合材料老化的重要因素。因此，在保存光盘档案时，需要从以下几个方面加强防护：

　　1.保持空气质量。氨气等碱性物质对光盘的片基材料有较大的破坏作用，能使片基变成黑色，光学特性发生显著变化。因此，光盘的保管环境要远离使用有机溶剂的工厂和实验室。

　　2.调控合理的温湿度。光盘保存适宜的温度范围是14°C~24°C，适宜的相对湿度范围是45%~60%，且每天温度的变动不应超过2°C，湿度每天的变化范围不应超过5%。建议保存光盘的环境最好设置自动恒温、恒湿的空气调节装置；库房的外围防护结构应采取必要的隔热防潮措施；采用通风、除湿与密闭相结合的方法，以调控库房的温湿度。

　　3.避免光照。光线不仅影响染色层记录数据，而且还会使盘基的高分子材料加速老化，也会使磁性载体材料发生氧化反应，使盘基老化。紫外线对光盘档案的破坏力更大，紫外线的能量足以破坏磁性载体中剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响光盘记录信息的读写结果。所以，光盘的保存要注意避光。一方面，要控制自然光直射库房；另一方面，要减少库房内人工光源对光盘的破坏，尽可能不让人造光源与光盘接近。库房的窗户也要采用帘幕遮光或其他避光措施。

　　4.保持库房的清洁度。灰尘对光盘的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏；同时空气中的有害气体如硫化氢、二氧化硫、氨气等气体在一定条件下，会沉积和吸附在光盘表面，腐蚀破坏光盘，使光盘产生霉斑；另外这些气体也会使光盘材料本身发生性能与结构变化，使信号难以检出，缩短寿命。

　　5.防磁辐射。物理隔离是至关重要的，它能保证光盘档案的真实可靠性。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录再现信息的决定因素，它极易受到外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，呈圆盘状，光盘载体的寿命一般为5-15年，因此，在使用与保管当中要防止其消磁与磁化，消磁与磁化会造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。

　　6.加强备份、迁移管理。光盘备份应一式三套并根据需要进行定期的载体迁移和文件格式的转换，备份后的光盘长期保存计划的制定是非常必要的。任何备份方式都有其局限性，多种形式并举才比较稳妥，尽管要做许多重复性工作，投入相当多的资金，但是档案所具有的不可再生性决定了档案备份必须安全稳妥。

　　7.保持信息读取面的清洁。光盘要用塑料薄膜罩上放回盘盒中，避免落灰、异物的污染。如果光盘落有灰尘时，不要用嘴吹或用手擦，这样不仅擦不掉灰尘，而且对光盘会造成新的伤害。应用干净的绒布或丝质布轻轻擦拭，方向由内向外，对无法擦掉的污物，可用少许清洁剂加水清洗。晾干后再使用，切忌用酒精清洗。触摸光盘时应带无纺棉质手套，以免对光盘造成损害。

　　8.防止标记的机械损伤。在光盘标记面上进行书写标记是一大忌。标记面的保护涂层非常薄，即便是轻微的划伤都有可能大面积的破坏信息记录的坑点。墨水对光盘耐久性影响最大的是红墨水，其次是蓝墨水等。此外，不要在保护涂层上贴标签，因为当标签失去粘性翘起时，铝膜也会被粘起，光盘上保护的数据也同时会被带走。

　　档案图书管理工作开展的主要目的在于充分发挥档案图书的作用，而要想实现这一目的就必须要保证档案图书管理工作紧跟时代的发展。

　　现代信息时代背景下，微缩技术、光盘技术等科学技术的应用，使档案图书的记录方式与信息载体发生了变化，其中，光盘技术是一种有效的信息存储技术，在信息存储管理中表现出很大的优势。因此，对光盘技术在档案图书管理中的应用进行探讨具有非常重要的意义。

　　一.光盘技术的优点

　　1.成本低、寿命长、易于保管。

　　光盘主要是由塑料制成的，其自身的制作成本比较低，光盘的刻录工作只需要借助普通的计算机或刻录机就能完成，因此,光盘刻录所需的费用也不高[«。光盘的性能较为稳定，一般不会受到电、磁、光的影响，其存放时对设备的要求比较低，因此,具有较长的使用寿命。

　　光盘信息读取的时候，不会刮伤或磨损盘片，而且还能够对光盘进行重复刻录，利用光盘技术来保存大量数据信息是一种高效、经济和实用的资料管理办法。

　　2.检索便捷，数据可靠性高，资源共享。

　　光盘内存储的信息不会被轻易改变，这点对于新闻资料数据的管理而言是至关重要的。通过软件的设置还可以在光盘上实现索引，相较于其他存储介质而言，录入光盘中的数据资料更加生动、直观，信息用户不仅可以根据自己的需求检索出光盘数据库中相关的文字、图像、音频和视频等信息，并且还可以复制、打印输出所需的信息资料，此外，通过网络共享可以实现不同地点，同一时间，多个信息用户对同一光盘信息的检索和利用，实现了资源共享。

　　二.档案图书管理中光盘技术的应用

　　1.便捷的检索技术。

　　信息时代背景下，传统的手工检索方式已经无法满足当前档案信息数量逐渐增大以及人们对信息的需求，人们希望能够采用一种便捷的检索方式从海量的数据库中及时、准确地找到自己所需要的信息。

　　通过在档案图书管理中应用光盘技术，构建科学、合理的档案图书分类检索系统，能够帮助信息用户快速、准确地查找到自己所需档案图书信息。档案图书检索又包括准确查询和模糊查询两种方式。需要注意的是,档案信息查询系统必须设置保密机制，用户在信息查询时需要匹配查询口令，以保证档案信息的安全。

　　2.借助网路实现资源共享。

　　我们已经进人了信息时代，互联网技术的发展及应用为现代人们的生活、工作提供了更多的便利条件。同样，档案图书管理工作也应该充分关注互联网技术的应用，利用网络技术实现资源的传递，而光盘技术恰好能够满足档案图书资源共享的需求。

　　传统档案图书管理模式下，用户若想借阅所需的档案图书往往需要花费一定的精力和时间，这种方式已经无法满足现代信息用户的需求。借助光盘技术可以有效的解决以上的问题，在现代档案图书管理工作中，通过利用光盘技术，可以使档案图书信息永久保存在光盘中，如此一来，人们就不用担心借阅过程中可能出现的丢失、损坏或污染等问题了，并且便于人们查阅。

　　此外,借助网络实现资源共享后，储存于光盘中的档案图书信息可以同时被不同地点的很多信息用户进行浏览和借阅，从而使信息资源的利用率得到有效提高，促进档案图书管理工作更好的开展。

　　3.保护档案图书原件。

　　原件的保存与保护工作是档案图书管理工作的重点内容，对于档案图书管理工作的顺利进行起着至关重要的作用。利用光盘技术可以实现对档案图书原件的有效保存。

　　光盘的存储量比较大，能够存储档案图书的海量信息，运用光盘技术可以在保持原件不动的情况下，对档案图书进行准确、有效的管理，同时,在不提供原件的情况下，可以实现对档案图书的有效利用和查询。

　　这样,可以使静电复印时光照和触摸污染对档案图书原件的营销得到有效地减少，从而使档案图书原件的使用寿命得到最大程度的延长。因此,光盘技术的应用对于档案图书原件的保存起着非常重要的作用。

　　4.具备广阔的应用前景。

　　光盘技术能够实现数据、图片、音频和视频等信息资的记录，同时还能够为用户提供便捷的图书检索和档案原文件的相关资料，实现了档案图书记录与检索的一体化，提高了档案图书管理工作的有效性。

　　总之，光盘技术具有成本低、寿命长、易于保管、检索便捷，数据可靠性高等优点，在档案图书管理应用中可以解决检索困难的状况，还可以利用借助网路实现资源共享、保护档案图书原件，该技术必然会在档案图书管理中得到广泛的应用。

　　综上所述，由于光盘的档案存储并不是一劳永逸的，在进行光盘档案的保存过程中，需要对光盘的使用时间以及年限等方面进行相关制度的设立，加强对于光盘档案的保护，并且对存储技术以及光盘保护技术进行研究学习，使得光盘档案能够有一套更好的保障体系，这样不仅能够实现光盘档案的规范化，而且还能使得光盘得到更加标准化的管理，光盘的保存也将变得更加安全有效。