文书档案整理标准和要求

　　档案，是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 

　　文书档案是机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在党务、行政管理等活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。

　　文件材料的收集工作是文书档案工作的起始环节，文书档案整理标准和要求中，凡是立档单位在党务、行政管理等活动中形成的文件材料均属收集的范围。

　　1、收集的要求：

　　（1）文件材料应当齐全完整，并符合长久保管的质量要求。

　　（2）文件材料应当精练准确，并反映立档单位的主要职能。

　　（3）档案机构要加强对收集工作的监督指导。

　　（4）及时移交应归档的文件材料。

　　2．收集的方法：

　　（1）严格按照归档范围进行收集。

　　（2）建立相关制度，加强对零散文件的收集。

　　（3）明确具体人员职责，保证归档文件材料齐全完整。

　　（4）做好平时收集工作。

　　3．收集的范围和重点：

　　文件材料收集的范围和归档范围是一致的，重点是本机关自己形成的重要文件材料，上下级机关和其它机关针对本机关主管业务有密切联系的文件材料。

　　（1）立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本，依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。

　　（2）检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。

　　如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。

　　②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信及存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同等。

　　（3）不论“红头文件”还是“白头文件”都是本单位工作过程中形成的文件材料，均属于立档单位应收集的范围（参见国家档案局8号令制订本单位的《文件材料归档范围和不归档范围》）。

　　1、制定本单位《文件材料归档范围和不归档范围》

　　立档单位依照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），制定本单位《文件材料归档范围和不归档范围》，依照此范围，剔除不应归档的文件材料，剩下的就是本单位应归档的文件材料，必须进行归档。

　　机关文件材料归档范围是：

　　①反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。

　　②机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益方面具有凭证价值的文件材料。

　　③本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。

　　④其他对本机关具有查考价值的文件材料。

　　机关文件材料不归档范围是：

　　①上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

　　②本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

　　③同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

　　④下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

　　2、判断是否“归档”应注意的几个问题

　　（1）以文件材料为主，不是“有收必归”。

　　如收到的简报、书刊、文件汇编等，属于经验交流、介绍情况、供工作参考的，不反映本机关工作活动内容的，应作为资料保存，不属于归档文件的范围。

　　（2）以文件材料价值为主，不是“有文必档”。

　　确实没有查考利用价值的文件材料，一定要剔除，不归档.

　　（3）归与不归，不能只看有无红字版头和文号。

　　本机关的会议记录、花名册、规章制度、工作计划、总结虽无红字版头、文号，但是必须归档；内容为联系一般行政事务、购买小规模物品的文件，虽有红字班头、文号，也不一定归档。

　　（4）以本机关为主，不是“外机关都不要”。

　　外机关发来的文件，反映本机关的主要职能活动，有相关联系的，也需要归档。

　　（5）要注意宏观文件，也要注意微观文件材料。

　　宏观文件材料是指全面性的方针政策性文件材料，微观文件材料是指反映具体情况和问题的文件材料。

　　3、《归档文件整理规则》（DA／T22-2015）（后面简称《规则》）中的几个概念、归档文件整理的原则。

　　（1）归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。。

　　（2）件即归档文件的整理的计算单位。一般以每份文件为一件，同时还要重点注意以下具体情况对“件”的界定：

　　①正文、附件为一件；

　　②文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；

　　③转发文与被转发文为一件；

　　④原件与复制件为一件；

　　⑤正本与翻译本为一件；

　　⑥中文本与外文本为一件；

　　⑦报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；

　　⑧简报、周报等材料一期为一件；

　　⑨会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；

　　⑩来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。

　　有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

　　（3）归档文件整理的原则

　　①归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

　　②归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。

　　③归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。

　　④归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。