录音录像档案整理方法

　　在录音、录像档案不多的单位，还要通过录音录像档案整理方法开展经常性的收集。通过向有关人员宜传档案工作的基本常识，防止在未经审查与批准的情况下，把反映立档单位基本活动面貌的磁带很快消磁，造成不可弥补的损失。因此，录音与录像档案也应同其他档案一样，其中具有保存与利用价值的应按照归档制度的要求交档案室统一保管。

　　录音、录像档案，是一种特殊的文件材料，即用专门的器械和材料，采用录音、录像的方法，记录声音和图像的一种特殊载体的档案，分为唱片、磁带录音与磁带录像档案等。

　　一、唱片档案

　　唱片是采用机械录音的方法，把声音录制在片状的圆盘上，存蓄在密密的声槽中，使用时再用唱机，将声槽中存储的声音重发出来。唱片种类分为粗纹唱片、密纹唱片、立体声唱片三种，近几年又新增了激光电视唱片等。

　　唱片档案主要产生于文化、艺术、教育和科研部门，包括录音片(蜡片和胶片)、金属模版、文字材料。它基本按照制成材料分为金属模版、唱片两大类，可分别整理保管。

　　金属模版可按版次分别人库，可按生产时的片号、版号分类排列保管:唱片可按片种(粗纹、密纹、立体声)和规格(尺寸、胶版、薄膜)内容分类。唱片档案应附有文字记录材料，报告要有原文，音乐、戏曲应有唱词、乐谱等。

　　档案管理部门在接收唱片档案时，要同时检查是否有文字记录材料，并且在听音时，要核对原文。

　　二、录音、录像档案

　　利用电生磁原理，磁记录设备可将记录的信息转变成电信号，使文件载体的磁性层发生选择性磁化来保存信息;通过磁重放设备又将文件载体磁性层上的磁信号转变成电信号重放出来。通过这种磁记录形成录音、录像磁带，把其中具有保存价值的东西留存下来就是录音、录像档案。

　　录音、录像方法简便、高效、使用方便。但它易于失磁，在保管不适宜时，容易变质或折断。随着录音、录像活动的普及，录音、录像档案的数量会越来越多，人们对它的利用需求也会日益增长，因此，必须加强管理。其具体管理方法如下:

　　(一)归档与收集

　　在录音、录像档案产生较多的单位(电台、电视台)，记者、编辑应将采访录制的各种素材，经过编辑加工，与有关登记单、审查表一并送交有关领导审定。

　　送审表上应注明节目来源、节目内容、录音地点、原录日期、复制日期、录音效果、机速、时间以及过去消磁情况等。经过审批后的录音、录像材料才能归档，与之有关的文字材料应同时归档。

　　(二)验收

　　接收录音与录像档案要进行验收。手续是从核对录音、录像登记表开始，先检查登记表中的各项内容是否填写清楚，手续是否完备;随后是根据登记表记载的内容听音观看，其目的是核对内容和技术状况。

　　视听时要以文字材料为依据。保存录音与录像档案的档案部门，应备有视听设备，以便进行物理性能与电磁性能的检查。

　　(三)分类

　　录音、录像档案，在一般机关、单位形成的并不多，内容比较单一,无必要分类。在形成数量较多的单位，利用也很频繁，可以按内容进行分类。

　　通常按政治、经济、文学艺术、科学、教育分为若干类别。如果数量多，还可以再分属类。分类时应把永久保留性节目与临时性节目分开，把机密的与一般的分开，把不同版种(原版、复制版、播出版)区别开来。

　　(四)编目

　　档案馆(室)对验收并须分类人库的录音、录像档案，应登记入册。如果数量少只建立总登记簿即可。按收到的先后次序人册，主要包括如下一些项目:编号、收到日期、录制日期、内容、责任者、录制单位、录制地点、放送时间、技术状况(消磁情况、模版质量)、数量、备注等。

　　录音、录像档案应装在特制的盒内或套内，在盒套外面贴上标签，并写明题目(内容)讲话人、录制日期、盘(卷)数、编号、带长、时间等项目。盒内还附有文字材料，并统一编号。

　　(五)鉴定

　　在录音、录像档案形成较少的单位，主要把好消磁关，如认为确有消磁必要，需征求业务部门意见，并送领导审批，在登记目录中注销。

　　在录音、录像档案较多的单位，其中有些具有长久保存价值，最好把磁带复制成唱片模版，以便长久保存。有些磁带在保管一段时间后，要进行复查。有些磁带内容重要，为了长久保存，可以复制；有些已失去继续保存的价值，经过审查批准，可以消磁。

　　(六)保护

　　接收人库的磁带录音要装入特制的磁带盒内。在盒内应有固定盘心的定位装置，磁带装入盒后应松紧适度，不应过紧；磁盘盒应有一定的硬度，以防变形。录音与录像档案的保护条件与方法如下:

　　1.适宜的温湿度

　　磁带受潮容易变形，所以要防潮，不要太干燥:温度过高，易于使磁带变脆。实践证明，对于磁带来说，库内温度保持在15°C～25°C,相对湿度保持在45%～60%为宜。为此，库房内应有空调设备和温湿度的测量仪器，以便随时记录数据，随时调整气温和湿度，及时改善库房的环境与条件。

　　2.磁带应卷绕平整，不能有折皱、弯曲，防止带体损坏

　　磁带卷绕不当，如带边朝外面突出，太松或太紧，在磁带运行时，均会造成带体损坏。如卷绕太松，走带时会出现滑动，使磁带上出现折皱;卷绕太紧，易造成磁带永久性变形。所以，磁带应卷绕松紧适当，边端应平整。

　　3.定期复制与转绕

　　磁带上保存的信息是有限的，为了使磁带上的信息长期保存下来，必须定期转录，可以根据磁带保存情况，5～10年转录一次。

　　长期保存的磁带档案在目前情况下最好是6～12个月重绕一次，重绕的目的是释放磁带内部压力，并定期检查，一旦发现问题，可以及早重新复制。轮流倒带，带基不易损坏。倒带时，遇到断接处可用清洗溶剂清洗一下，重新接好。

　　4.磁带要竖放

　　磁带的正确放置是竖直放在专用的磁带架上，可使其受力均匀，避免磁带卷边或变形，磁带的重心落在带盘芯上，可以避免因卷绕松弛造成磁带横向损伤。存放磁带处应避免强日光照射，强日光有损磁层稳定性，促使记录信号衰减，影响重放信息的清晰度。

　　5.磁带使用与保存处所应避免靠近磁场

　　如果磁带离磁场太近，会使磁带退磁或磁化，造成信号失落，影响重放效果。存放磁带的库房，应避开散杂磁场的地方。比如，存放有电动机、电视机、扬声器、变压器等物附近，易产生磁场，磁带应避免放在这类电器上或其附近。

　　《录音录像类电子档案元数据方案》解读

　　根据档案馆（室）录音录像类电子档案管理要求，经国家档案局批准，江西省档案局于2011年着手开展录音录像类电子档案元数据标准化研究工作，2014年开始文本编制工作，2017年8月最终成果《录音录像类电子档案元数据方案》（DA/T 63—2017）正式发布，并于2018年1月1日起实施。

　　编制背景

　　在电子档案生命周期全程，依托应用系统持续捕获、著录元数据是保证电子档案真实性、可靠性、完整性和可用性（以下简称“四性”）的重要措施之一。为此，国家档案局先后组织编制并发布了《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46—2009）、《照片类电子档案元数据方案》（DA/T 54—2014）等多项元数据标准。

　　由于录音录像类电子档案物理结构复杂、著录与管理要求不同等自身特性，上述档案行业元数据标准均不能完全适应其管理要求。比如，数字音视频编码标准有MPEG-X、H.2XX等10余种，一种编码标准下具体技术参数亦可能不同，如色彩空间、视频比特率、色度采样率等。

　　任何格式的计算机文件的写入、存储、读取和呈现都是依据编码标准进行编码和解码的过程。在电子档案体外采用结构元数据记录编码标准及关键技术参数，就是保持录音录像类电子档案解码播放、格式转换等功能，以此为电子档案的长期可读和可用提供保障。

　　录音录像类电子档案获取方式还包括网上下载、购买、收录等多种途径，如果涉及摄录者个人，还需要进行知识产权管理。此外，录音录像类电子档案的可读性要依靠对主题内容、责任者、业务背景等进行较为全面的著录方可实现，这些都需要通过元数据给予记录。

　　根据上述情况，有必要编制专门的元数据标准用于规范、指导录音录像类电子档案元数据的捕获、著录等管理活动。

　　一.编制依据与适用范围

　　1编制依据

　　编制过程中，该标准主要依据《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写原则》（GB/T 1.1—2009）设置框架及文本内容，依据《电子档案管理基本术语》（DA/T 58—2014）等相关标准定义术语。

　　同时，依据或参照《信息与文献文件元数据管理第2部分概念与实施》（ISO23081—2009）、《档号编制规则》（DA/T 13—1994）、《档案著录规则》（DA/T 18—1999）等标准，并结合我国档案管理实际设置录音录像类电子档案元数据集框架及其具体元数据。

　　2适用范围

　　该标准主要适用于各级各类档案馆及其立档单位，可用来描述、管理以卷、件为单元的录音录像类电子档案。

　　基于该标准对各个元数据应用层次属性的描述可组合形成附录B所列的案卷级、文件级元数据集，将其实现于相关应用系统后即可支持档案馆（室）开展案卷级、文件级录音录像类电子档案著录工作，实现元数据全自动和半自动化捕获、著录，并为录音录像类电子文件归档与电子档案管理提供支撑。

　　为实现录音录像档案数字副本的集成管理和长期保存，该标准所设元数据均适用于录音录像档案数字副本，其中，数字化责任信息、数字化时间、原始载体、生成方式等元数据具有明确的指向性，视频参数、音频参数与《录音录像档案数字化规范》（DA/T 62—2017）第9章所列技术参数完全兼容。

　　因此，录音录像档案数字副本及其元数据管理可参照该标准执行。

　　二.主要内容

　　1标准结构

　　该标准共9部分，第1～4章分别为范围、规范性引用文件、术语和定义、元数据实体及元数据描述方法，第5～8章则分别对元数据集的4大类元数据作出逐一描述，附录部分给出了5个实用性工具，均为资料性附录。

　　元数据集共计96个元数据，其中，必选元数据18个，可选元数据45个，条件选元数据33个，覆盖了录音录像类电子档案全生命周期。

　　元数据捕获方式主要有全自动、半自动和手工著录3种，有12个容器型元数据无需著录，47个元数据应由相关应用系统在不同业务节点和时间点全自动捕获，33个元数据可以半自动方式捕获，只有题名、责任者、摄录者、附注4个元数据需手工著录，最大限度地实现了元数据标准化与著录自动化。

　　2元数据集的一体化设置

　　数字音视频文件结构示意图

　　录音录像类电子档案是指录音类电子档案和录像类电子档案。经对比研究，二者的元数据存在较大范围的重合，不同之处在于责任者的称呼，录像类电子档案技术参数涉及视频编码部分。

　　在最简单的数字音视频文件结构中，沿着时间轴的伸展，至少由一个音频编码数据流和与其并行的一个视频编码数据流组成，比数字音频文件多了视频编码数据。为此，该标准提供了录音录像类电子档案一体化元数据集，通过适用门类属性和摄录者元数据的设置予以区分。

　　3元数据集构成及其作用

　　录音录像类电子档案元数据集由档案实体、业务实体、机构人员实体和授权实体元数据4个部分组成。档案实体元数据用于描述录音录像类电子档案本身，为必选元数据实体，共75个元数据，涵盖了电子档案标识、内容、结构、背景和管理权限等多个方面。

　　档号、题名、责任者、摄录者、时间、保管期限等18个必选元数据都位列其中；业务实体、机构人员实体和授权实体元数据为管理过程元数据，均为可选元数据实体，该标准推荐采用多元数据实体模式，此时，业务实体、机构人员实体为必选元数据实体。

　　将业务实体的管理活动元数据与另一个或两个元数据实体组配后即可描述一系列管理活动，使后人能够追溯任一电子档案管理过程，并与档号、原始载体、捕获设备等元数据共同解答“它从哪里来”等重要问题，为录音录像类电子档案的真实性和可靠性提供证据链。

　　4元数据描述

　　该标准第4章第4节规定了元数据描述方法，描述内容包括23个属性。除对注册版本、注册机构、字符集、语言4个共同属性进行集中描述外，还需从编号、中文名称、英文名称、定义等19个属性对每个元数据进行逐一描述。

　　下面只对约束性等4个元数据属性作出进一步说明：

　　约束性属性有3个值域，包括必选、条件选和可选。该标准明确的18个必选元数据是最小元数据集，同时适用于档案室和档案馆。

　　条件选有2种情况：其一，当该元数据所属实体或其上位元数据被选用时，该元数据必选，如业务实体的管理活动元数据和档案实体的主题、来源、存储、原始载体元数据的子元数据；其二，格式名称、格式版本元数据的约束性为条件选，当其上位复合型元数据格式信息仅作为容器型元数据时，这两个元数据必选。

　　可重复性属性用于说明该元数据或元数据组是否可以循环著录新的元数据值。不可重复元数据仅记录最后一次著录信息。可重复元数据有主题、捕获设备、计算机文件大小等11个（组）元数据。

　　主题元数据用于一件录音录像电子档案的多个片断内容的深度著录，比如，描述某次重大活动的各项议程信息。其他可重复元数据则可以反映录音录像类电子档案形成、变化或管理过程，如再次执行格式转换操作，则电子档案编码标准、计算机文件格式等必然变化，应通过相互关联的元数据捕获、著录新的元数据值。

　　信息来源属性从捕获节点和捕获方式2个紧密关联的方面对元数据进行描述。捕获节点主要有登记、挂接、手工著录、触发或完成管理行为等业务节点。

　　捕获方式主要有5种：从操作系统和应用系统参数自动捕获、从电子档案内部编码数据中自动提取、基于应用系统数据字典半自动捕获、由外部数据导入以及手工著录。

　　著录说明属性则明确了复合型和简单型元数据值著录的规范性要求，并提供了具体的著录示例，附录D、附录E分别提供了整体著录实例，为标准实施提供具体参考。

　　元数据集的实施应用

　　该标准推荐全面采用所设元数据集，或由省级档案行政管理部门统一编制录音录像类电子档案元数据集及其XMLSchema，统一实施于相关应用系统。编制本地区元数据集时，需考虑区域性电子档案全程管理、集成管理和异构应用系统间的数据共享、交换等因素，有助于优化应用系统功能设计、开发和运维升级。

　　本地区档案馆（室）需要管理录音录像档案数字副本时，应将数字化责任信息等元数据一并纳入元数据集，以便实现二者的集成管理；使用商业化媒资管理系统的档案馆（室），应要求中标供应商完成系统功能对标工作。

　　在技术层面，任何门类电子档案元数据集的实施应用都是通过嵌入相关应用系统而实现的，录音录像类电子档案元数据集也无例外。这个“嵌入”包含数据库与一系列管理功能的设计与开发。

　　因此，在实施元数据集之前，档案局（馆）和应用软件开发商等相关责任人要全面读懂每个元数据的23个属性，在此基础上方能编制本地区录音录像类电子档案元数据集，开展相关应用系统功能需求分析、采购需求撰写、软件设计开发等工作。