纸质档案整理规范

　　纸质档案抢救与修复规范标准遵循科学、客观、系统、中立的基本原则，本着通用性、实操性的指导思想，依据纸质档案整理规范对档案抢救的重点工作和保护技术的主要内容，参考国内外相关部门的标准和部分档案实践情况，为各级各类档案馆纸质档案抢救与保护实际工作提供指导性建议。

　　纸质档案抢救与修复规范标准解读

　　国家档案局2017年8月发布的12项档案行业推荐性标准已经国家标准委备案，自2018年1月1日起实施。其中，纸质档案抢救与修复规范标准包括3个部分，即《纸质档案抢救与修复规范第1部分：破损等级的划分》（DA/T64.1—2017）、《纸质档案抢救与修复规范第2部分：档案保存状况的调查方法》（DA/T64.2—2017）和《纸质档案抢救与修复规范第3部分：修复质量要求》（DA/T64.3—2017），旨在推进档案保护工作的制度化、科学化管理。

　　档案抢救与保护技术内容多、流程复杂、技术性强、操作具体，在实际工作中，各级档案部门由于理念、设备、技术水平、环境条件、人员能力等参差不齐，表现出操作不统一、选用方法和材料不一致、保护修复流程因人而异等现象。

　　此前颁布实施的档案保护标准数量少，仅涉及某一方面的实际工作，如修复技术、库房建筑等。针对档案保护工作流程、内容和性质，需要了解档案破损情况、保存现状，并进行修复质量的评估，为此，需要开展档案保护标准建设。

　　不同档案馆由于保存条件和保管对象等不同，档案出现不同程度的破损和老化现象。依据档案破损程度、病害类型，确定破损等级，以便于实施分级保护。《纸质档案抢救与修复规范第1部分：破损等级的划分》将破损等级定为四级，包括特残破损、严重破损、中度破损和轻度破损；纸张病害包括发黄、酸化、粘连，破损、污染、霉变、残缺、虫蛀、撕裂等。

　　如果依据破损程度进行抢救，特残破损最为严重，理应优先进行抢救，轻度破损可以暂缓修复。除考虑此因素外，档案抢救顺序需要根据各单位具体情况、档案价值、独特性等确定。为便于操作，标准尽可能依据量化指标确定破损等级。

　　对纸质档案保存条件和保存状况进行调查是为了摸清家底，了解其保存现状、病害特征，建立较为准确的档案保存信息数据库，以便各单位有重点、有针对性地改善档案保管条件，制定保护措施，及时抢救濒危和破损档案。

　　《纸质档案抢救与修复规范第2部分：档案保存状况的调查方法》规定了档案破损调查方法，确定了调查内容和范围。其中纸质档案调查主要包括纸张种类、保存现状、损坏程度、老化状况、形成时间、字迹情况、记录形式等；档案馆库房调查主要包括环境状况、装具、安防系统等。

　　标准还编制了档案破损状况调查表和档案保存环境调查表，表格内容基本覆盖档案保存现状和保管条件，并充分考虑到调查表填写过程中的方便性和可操作性。

　　《纸质档案抢救与修复规范第3部分：修复质量要求》根据纸质档案修复过程中的每一步操作、方法、流程等，对托补技术、干燥技术、裁切技术、整平技术等进行规定，并提出质量要求。标准内容具体详细，修复质量检验方法有定性要求，也有定量规定。

　　《纸质档案抢救与修复规范第1部分：破损等级的划分》为修复工作先后顺序确立找到依据。纸质档案病害种类繁多，多种病害往往同时出现，病害的诊断为准确探究致损原因、档案普查和建立档案保存状况数据库奠定基础。

　　《纸质档案抢救与修复规范第2部分：档案保存状况的调查方法》在摸清家底的情况下，为改善保管条件，较为准确地了解修复数量、范围、内容提供依据。

　　《纸质档案抢救与修复规范第3部分：修复质量要求》在破损档案修复的基础上，对修复质量进行规定，提供了修复质量评估依据。标准的3个部分互为补充，相互关联，充分体现系统建设档案保护标准的指导思想。

　　纸质档案抢救与修复规范标准在实施的过程中，需要对标准内容认真研究，结合各档案馆馆藏纸质档案的纸张特点、字迹类型、装订形式、破损状况等实际情况，实施有针对性的抢救流程。

　　纸质归档文件装订规范

　　1范围

　　本标准规定了纸质归档文件的装订材料、要求和方法。按照DA/T 22-2015整理的其他门类档案的纸质文件材料可以参照执行。本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织的纸质归档文件装订。

　　2规范性引用文件

　　下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

　　GB/T 398棉本色纱线

　　GB/T 451.2纸和纸板定量的测定

　　GB/T 451.3纸和纸板厚度的测定

　　GB/T 455纸和纸板撕裂度的测定

　　GB/T 1545纸、纸板和纸浆水抽提液酸度或碱度的测定

　　GB/T 3916纺织品卷装纱单根纱线断裂强力和断裂伸长率的测定（CRE法）

　　GB/T 8693纺织品纱线的标示

　　GB/T 20878不锈钢和耐热钢牌号及化学成分

　　DA/T 25档案修裱技术规范

　　QB/T 1151订书钉

　　QB/T 1962浆糊

　　3术语和定义

　　下列术语和定义适用于本文件。

　　3.1

　　归档文件archival document

　　立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。[DA/T 22—2015,定义3.1]

　　3.2

　　装订binding

　　通过线装法、变形材料装订法、粘接法、封套法等方式,将归档文件以件为单位进行固定的过程。

　　3.3

　　线装法sewing binding

　　将归档文件以三孔一线、直角或多孔一线等方式进行缝合的

　　3.4

　　变形材料装订法deformation material binding

　　将归档文件以不锈钢订书钉、不锈钢夹固定在一起的装订方法

　　3.5

　　粘接法adhesive binding

　　将归档文件以浆糊等黏合剂黏合在一起的装订方法。

　　3.6

　　封套法envelope binding

　　用无酸纸制作成上方开口或上方、侧面开口的封套,将归档文件夹装其中的装订方法。

　　4总则

　　4.1稳定性原则

　　应对归档文件进行仔细检查和评估，制定适宜的装订方案。方案应考虑文件保管期限、文件纸张质量、文件厚度、纵横向、订口空白尺寸、原装订方式等因素。装订方案确定后，应保持相对稳定。

　　4.2最小影响原则

　　装订应尽量减少对归档文件本身的影响。应避免多次装订，原装订方式符合文件保管期限等相关要求的，应维持不变。

　　4.3—致性原则

　　装订应有利于归档文件的保护和管理。相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。

　　4.4安全简便原则

　　装订应牢固安全、简便实用、整洁美观。装订材料不能包含或产生可能损害归档文件的物质。

　　5装订需求类型和装订方式选择

　　5.1装订需求

　　根据归档文件保管期限和整理要求，归档文件装订需求分成5类:

　　a)类型A：永久保管；

　　b)类型B：定期30年保管，需要移交档案馆；

　　c)类型C：定期30年保管，不需要移交档案馆；

　　d)类型D：定期10年保管；

　　e)类型E：需永久或定期保管，但尚未完成整理、数字化工作，需要临时固定。

　　5.2装订方式

　　5.2.1归档文件装订宜采用线装法（T1直角装订、T2缝纫机轧边装订、T3三孔一线装订）、变形材料装订法（T4不锈钢订书钉装订、T5不锈钢夹装订）、粘接法（T6浆糊装订）、封套法（T7封套装订）4个类型7种方式。

　　5.2.2归档文件装订不得使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等可能对归档文件造成危害或固定效果不佳的装订方式。

　　5.3装订方式选择

　　5.3.1类型A对应的装订方式:T1、T2、T3；T4、T6。具体来说:

　　a)永久保管的归档文件，宜采用线装法装订。归档文件页数较少的，可采用手工进行直角装订(T1)或缝纫机轧边装订(T2)；页数较厚的，采用三孔一线装订(T3)。

　　b)永久保管的归档文件，可采用不锈钢订书钉装订(T4)、浆糊装订(T6)，不锈钢订书钉、浆糊材质应满足归档文件永久保管的需要。页数较少的，采用不锈钢订书钉装订(T4)或浆糊装订(T6)；页数较多的，采用不锈钢订书钉装订(T4)。

　　c)永久保管的归档文件，不可使用不锈钢夹装订(T5)、封套装订(T7)。5.3.2类型B对应的装订方式和要求应按照5.3.1执行。

　　5.3.3类型C对应的装订方式:T1、T2、T3、T4、T6；T5、T7。

　　具体来说：

　　a)定期30年保管，不需要移交档案馆的归档文件，宜釆用线装法装订。归档文件页数较少的，采用手工进行直角装订(T1)或缝纫机轧边装订(T2)；页数较厚的，采用三孔一线装订(T3)。

　　b)定期30年保管，不需要移交档案馆的归档文件，可采用不锈钢订书钉装订(T4)、浆糊装订(T6),不锈钢订书钉、浆糊材质应满足归档文件长期保管的需要。页数较少的，采用不锈钢订书钉装订(T4)或浆糊装订(T6)；页数较多的，釆用不锈钢订书钉装订(T4)。

　　c)定期30年保管，不需要移交档案馆的归档文件，也可采用不锈钢夹装订(T5)、封套装订(T7)。

　　5.3.4类型D对应的装订方式:T1-T7

　　定期10年保管的归档文件，可采用直角装订(T1)、缝纫机轧边装订(T2)、三孔一线装订(T3)、不锈钢订书钉装订(T4)、不锈钢夹装订(T5)、浆糊装订(T6)、封套装订(T7)中任意一种方式装订。

　　5.3.5类型E对应的装订方式:T5-T7

　　永久或定期保管，但尚未完成整理、数字化工作，需要临时固定的，宜采用不锈钢夹装订(T5)、封套装订(T7)。

　　按照DA/T 69——2018

　　6装订材料

　　6.1基本要求

　　用于装订的材料，无论是其自身还是通过与其他材料及环境之间的接触反应，不应包含或产生任何可能损害归档文件的物质。

　　6.2棉纱线

　　6.2.1线装法中的直角装订(T1)、缝纫机轧边装订(T2)、三孔一线装订(T3)应采用棉纱线，棉纱线规格、质量、检测应按GB/T398的规定进行。

　　6.2.2直角装订(T1)、缝纫机轧边装订(T2)、三孔一线装订(T3)用棉线的粗细应与R72texf4规格的棉线相当。线的断裂强度应不低于15N,棉线规格检测应按GB/T3916和GB/T8693的规定进行。

　　6.3不锈钢订书钉

　　6.3.1不锈钢订书钉产品质量要求(外形尺寸、钉面、钉脚、钉脚斜度、B、C、E种缺陷、粘牢度、外观、订纸性能、钉条枚数)、试验方法、检测规则应按照QB/T1151执行。

　　6.3.2不锈钢订书钉材质应选用S30408不锈钢，沿海地区应选用耐腐蚀性能更优的不锈钢，不锈钢规格、质量、检测应按照GB/T 20878执行。

　　6.4不锈钢夹

　　不锈钢夹仅适用于需要临时固定的归档文件，符合行业产品质量要求即可。

　　6.5浆糊

　　6.5.1浆糊质量要求（游离甲醛限量、外观、pH、粘接性、防霉力、耐寒性）、试验方法、检测规则应按照QB/T1962执行。

　　6.5.2浆糊在满足6.5.1质量要求的基础上，还应符合DA/T25的要求。

　　6.6封套

　　6.6.1封套用纸应轻薄、结实，材质选择对归档文件不应有负面影响或潜在负面影响。

　　6.6.2纸张定量应在110g/m2〜160g/m2之间，检测应按GB/T451.2的规定进行。

　　6.6.3纸张的pH应大于或等于6,检测应按GB/T1545规定的冷抽提法进行。

　　6.6.4纸张撕裂度应大于850 mN,检测应按GB/T455的规定进行。

　　6.6.5纸张单层紧度应在0.6g/cm3〜1.0g/cm3之间，检测应按GB/T 451.3的规定进行。

　　7装订要求

　　7.1一般要求

　　7.1.1归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。归档文件已破损的，应按照DA/T25予以修复;字迹模糊或易褪变的，应予复制。归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

　　7.1.2装订应牢固，做到文件不损页、不倒页、不压字。装订后文件应平整。

　　7.2 T1直角装订

　　7.2.1

　　T1直角装订应距归档文件上边、侧边各2cm处入针，先在上方环绕后再在侧面环绕（或先在侧方环绕再在上方环绕），最后在上方（或侧方）绕半圈后与入针线头打结。打结可以选择在上方（侧方），也可以选择在入针处。缝线与归档文件结合紧密的，也可以不打结，但入针、岀针处应保留1.5cm左右的线头。

　　7.2.2

　　T1直角装订应选取较细的缝线针，以双线为宜。拉紧打结后的缝线形成直角，与上方、侧方边缘形成正方形。

　　7.3 T2缝纫机轧边装订

　　7.3.1

　　T2缝纫机轧边装订是用缝纫机在文件左上角进行斜角装订,入针、岀针位置以距版面左上角顶端2cm〜3cm为宜。

　　7.3.2

　　T2缝纫机轧边装订应选用锁式缝合缝纫机,不得使用链式缝合缝纫机。

　　7.3.3

　　T2缝纫机轧边装订针脚距离应尽量加大，入针、岀针处应保留1.5 cm左右的线。

　　7.3.4

　　T2缝纫机轧边装订应避免文件缝合处形成断裂。

　　7.4 T3三孔一线装订

　　7.4.1

　　T3三孔一线装订是用锥子或三孔一线打孔机在文件左侧打孔后再穿线。

　　7.4.2

　　T3三孔一线装订采取挤压式打孔。打孔前先用夹子固定文件确定空距用锥子或三孔一线打孔机打孔。三孔之间的距离，竖版文件以8 cm〜10cm为横板文件以6cm〜8cm为宜。三孔与文件左侧距离不少于1.5 cm。

　　7.4.3

　　T3三孔一线装订在打结后应保留1.5cm左右的绳头，并在打结处用力压实。

　　7.5 T4不锈钢订书钉装订

　　7.5.1

　　T4不锈钢订书钉装订应在归档文件左侧两钉装订，订位为两钉外订眼距版面上下边缘各7cm为宜。

　　7.5.2

　　T4不锈钢订书钉装订应无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固，归档文件不掉页。

　　7.5.3

　　需要拆除不符合要求的订书钉再用不锈钢订书钉装订的，拆除时应尽量减轻对归档文件的损害，不锈钢订书钉的装订位置尽量与原订书钉保持一致。原装订位置不适宜继续装订的,不锈钢订书钉的装订位置可稍偏移。

　　7.5.4

　　T4不锈钢订书钉装订在符合7.5.1〜7.5.3要求的前提下，应尽量减少重复装订次数。

　　7.6 T5不锈钢夹装订

　　7.6.1

　　T5不锈钢夹应在归档文件上方或左侧装订，订位为不锈钢夹外缘距版面左上角顶端2cm〜3cm为宜。

　　7.6.2

　　T5不锈钢夹装订时，不同文件的装订位置应错开，以方便装盒，节省保存空间。

　　7.7 T6浆糊装订

　　7.7.1

　　T6浆糊装订采取左上角粘贴法，即在文件左上角涂抹浆糊进行装订。浆糊装订前应将浆糊调匀。

　　7.7.2

　　涂抹浆糊宜以离上方、侧方边缘2cm〜2.5cm处为圆心，1cm为半径，涂抹的浆糊与上方、侧方应留有空白。浆糊涂抹时应注意用量适宜，分布均匀。

　　7.7.3

　　T6浆糊装订在粘贴后应压实、晾干，待完全干燥后再装盒。

　　7.8 T7封套装订

　　T7封套装订是指将待装订的归档文件放入封套。文件放入后应保证文件平整，不应出现折、皱情况。

　　标准和规范是对保护工作的共同约定，强调的是对所有纸质档案保护遵循的共同规则，因为考虑到中立原则，不可能覆盖所有发生的问题和特殊情况，因此，在执行标准的过程中，可以结合实际，做适当的调整或补充。

　　标准的颁布顺应国家对纸质档案抢救与保护形势，符合实际的抢救与保护功能需求，对于提高抢救保护效率，促进科学化管理，以确保纸质档案的抢救修复工作从经验修复逐渐转变为科学修复，从技术性保护转变为“技术+管理性”保护，从数量考核逐渐加大质量考核比例，由档案抢救与保护标准化建设促进档案保护技术整体水平的提高，具有重要意义。