视频档案整理规范

　　在正常条件下，档案室接收各部门按照归档要求立好的案卷，档案馆接收各机关按照入馆要求整理移交的案卷。档案馆和档案室的整理任务，主要是检查案卷质量，制订馆(室)内分类排列方案，进行案卷和全宗的系统排列以及案卷目录的加工。在档案馆保存的档案大多都是记录重大活动事件的，因此也会有视频档案形成，所以还是需要好好学习视频档案整理规范的。

　　对已接收但不完全符合整理要求的案卷，进行必要的部分加工整理；对由于遭受损失、销毁与移出等各种原因致使整理体系发生重大变化的档案,进行新的系统化调整，对必须接收和征集的零散档案，进行包括整理工作全部内容的系统化和编目。

　　频视频档案整理归档制度

　　归档范围

　　在各项工作活动过程中形成的有保存价值的音频、视频材料均属音频视频档案归档范围。

　　一、归档要求

　　归档的音频或视频应真实、清晰、完整，并符合以下要求：

　　（一）真实原始性要求

　　收集的音频或视频应是用摄录设备直接摄录或由原始摄录的音频或视频通过信号或格式转换形成的音频或视频文件。

　　（二）文字说明要求

　　收集的音频或视频应具有完整准确的文字说明，包括活动的时间、地点、内容、主要人物姓名或景物名称、摄录者等要素。文字说明宜用“TXT”文件保存。

　　（三）信号转换和存储格式要求

　　属于模拟信息或不符合归档数字格式要求的音频或视频应先按以下要求转换为标准数字格式：

　　1、音频（MP3、WAV、FLAC、APE、OGG、MID、MIDI等）应转换为MP3或WAV文件格式，并保留原始格式。

　　2、视频（MKV、AVI、MOV、MX、WMV、ASF、ASX、RM、RMVB、MPG、3GP、MPEG-2、MPEG-4、M4V、DAT、FLV、VOB等）应转换为MPEG-4文件格式，并保留原始格式，同时保存一份FLV格式便于利用。

　　二、归档时间

　　原则上，各科室负责拍摄的经办人应在活动结束后1个月内将拟好文字说明的音频视频材料移交至声像档案科，声像档案科将整理完毕的音频视频档案定期移交至本局综合档案室。

　　三、音频视频整理

　　音频或视频按“件”整理归档。音频、视频档案不管其载体形式（磁带、光盘、其他），只看内容记录形式，如既有声音又有影像的，则为视频；如只有声音无影像的，则为音频。非本局形成的电教片、宣传片，不作为档案保存，可作为音视频资料。音频、视频档案的保管期限均为永久。

　　（一）按内容分件。一项工作或活动所形成的音频或视频作为一件档案材料。

　　（二）剪辑。按一次活动为一件的原则将接收的音频或视频剪辑成相对完整的音频或视频片段文件，并按规则命名(“摄录日期•地点•活动内容•摄录者”规则命名)后存储在工作计算机中。属于模拟信息或不符合归档数字格式要求的音频或视频应先转换为标准数字格式再剪辑。

　　（三）著录上传。在市文档平台“文件著录”音频档案或视频档案分类中上传剪辑后的音频或视频文件，然后修改每份归档文件的基本信息，检查无误后点击“归档”生成档号等信息，完成“预归档”操作。

　　（四）归档存储。将“预归档”库中的音频或视频存储到移动硬盘上备份，并在“特殊载体”中按要求为备份载体编号。

　　（五）编制档案目录

　　本年度音频或视频归档完毕后，在市文档平台“预归档库”中按年度打印“音视频档案目录”一式两份，在“编目管理”模块中打印目录软皮封面、硬皮目录夹封面标签和背脊标签各一式一份，用于编制《音频视频档案目录》。

　　《音频视频档案目录》要求制作一式两份，一份用硬皮目录夹装订，一份用牛皮纸等软皮装订。《音频视频档案目录》可一年或若干年装订成一本，若干年装订在一起的，每年之间用一张彩色纸隔开。音频类与视频类档案目录要分开装订。

　　（六）封装入库。在“预归档库”中选中需要封装入库的档案，对档案信息检查无误后，点击“封装入库”，档案封装入库成功后，档案进入“档案中心”归档数据管理相对应的分类下。进入“档案中心”的档案只能修改目录。

　　如何整理和制作工程声像档案

　　一、工程声像档案的定义和作用

　　1.声像档案是工程施工、监理全过程的反映，是评定工程质量等级的主要根据，也是改扩建工程不可缺少的资料。

　　2.声像档案是工程质量的客观见证，工程的建设过程，就是质量形成的过程，期间积累的档案，是查验工程质量的主要凭证。

　　3.声像档案是施工单位实力和管理水平的综合体现。它是全面反映、记载建筑单位主体与施工过程的重要文件，是施工监理单位的直接成果之一。从档案的建立和归档水平能够看出一个单位真实的实力与水平。

　　4.与文字档案相比，声像档案形象、直观，真实、信息量大，是工程档案的一重要组成部分，它的作用是文字档案无法替代的。

　　二、工程声像档案收集范围

　　1.工程准备阶段

　　2.施工阶段

　　3.竣工验收阶段

　　三、工程声像档案质量要求

　　1.移交归档的声像档案资料，应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整。

　　2.录音、录像、光盘、照片和文字说明要收集齐全，按时归档并建立目录。对缺少的内容设法追踪补充拍摄。对收集齐全的声像文件材料要及时登录整理、妥善保管、定期检查，做好声像档案“八防”工作。

　　3.对存有真伪疑义的声像材料应采取必要措施进行鉴定。

　　4.建设项目声像档案应当真实全面地反映工程面貌和建设情况，描述工程的特点和难点及项目解决的措施；真实反映防漏敷设、隐蔽工程内容、位置，画面齐全、叙述准确。

　　5.数码相机应使用800万以上像素的专业单反相机及最大最精细设置，照片格式为jpg或raw格式。

　　6.照片档案应图像清晰，同一拍摄对象应能提供不同角度、景别、阶段的照片。

　　注：建设项目承包、分包单位必须指定专人负责建设项目各类声像档案的跟踪拍摄、积累、归档、保管及整理移交工作

　　归档的工程照片应为7寸光面照片，附加文字说明（事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素）；

　　四、声像档案拍摄要求和要素

　　（1）照片拍摄技巧

　　1.进入现场不要急于拍摄，先观察环境做到心中有数。场景变换，设备的设置也要跟着调整（如：白平衡等）。

　　2.在反应同一事物的一组画面中，全景、中景、特写都应当考虑到，为后期制作留够创作余地。

　　3.切忌在同一机位、同一角度、同一事物的场景中，完成从全景到中景、特写等一组画面的拍摄。

　　4.在无法给被摄主体补光的条件下，尽量避免将被摄主体安排在背景明亮的环境中拍摄,以免使被摄人主体光照不足

　　5.去除杂物，尽量避免将与主题无关的物体带入画面中

　　6.视觉上要平衡---宾主相衬、不喧宾夺主。

　　7.变焦镜头的运用要恰到好处，否则用多了会弄巧成拙；

　　8.后期创作中，一个构图完美的固定画面比变焦画面更好用；

　　9.变焦镜头有时是用来弥补场景缺陷的；

　　10.在一个摇摄画面中，起幅一定要平缓，不能突然启动显得仓猝，中间要匀速顺滑，落幅缓停不能猛然终止，显得唐突；

　　11.在一个画面中起幅和落幅，一定要留足两秒以上，为后期制作留出余量；

　　12.为了画面稳定；应尽量采用支撑（三脚架）拍摄。

　　五、照片档案的整理及组卷

　　1.土建工程，各参建单位按照工程单位（子单位）工程划分为制作照片档案单元，每册不少于30张照片。

　　2.安装、装修、BAS、FAS、气灭、门禁等子单位工程，若是同一责任主体单位施工，以站或栋为制作音像单元，各子单位工程的照片素材制作放在同一卷照片档案内，各子单位工程不少于10张照片。

　　3.供电、通信、信号等机电系统设备工程，按照子单位工程为制作单元，每册不少于30张照片。各系统供应商照片档案应汇集至各子单位工程内，不少于10张照片。

　　4.照片应按照问题并结合时间、重要程度等进行排列入册，并录入档案系统。

　　5.照片、说明标签要按相应照片顺序分别插入相册。

　　6.按顺序排列后，拟写照片总说明。照片总说明应概括提示该册照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。

　　7.相册内每一张照片应有文字说明（事由、时间、地点、人物、摄影者等要素）

　　8.照片档案总说明（以轨道交通为例）

　　a)xxxx标的施工或(监理)照片，档案提供单位：xxxxx。

　　b)本标共x个车站或（区间），施工相册共x册，施工照片共xxx张。

　　c)本册为二号线xxx标第x册，共xx张照片。

　　d)本册为xx站或（xx区间）施工或(监理)照片。

　　e)本册共x卷，档号：2(TJSG02)0105-0108-001

　　9.照片档案文字说明的填写：

　　a)照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，从“001”开始的顺序编号。

　　b)照片的拍摄时间用8位阿拉伯数字表示，第1～4位表示年，第5～6位表示月，第7～8位表示日。示例：1998年3月2日写作1998.03.02。

　　c)领导人及著名人物需填写人物全称及职务。

　　d)摄影者一般填写个人，必要时可加写单位。如照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。

　　六、录像档案的制作

　　录像片归档的工作流程：

　　1、视频素材拍摄收集，2、解说词撰写，3、录像编辑，4、解说员解说，5、字幕特效包装，6、背景音乐编辑，7、最终合成，8、审查修改，成片，9、光盘应粘贴“录像记录卡”（填写内容包括工程名称、拍摄内容、拍摄单位、带长、制作时间），10、光盘录入档案系统。