纪检案件档案整理方法

　　纪检监察信访档案，是纪检监察机关在处理人民群众来信来访过程中直接形成并集中保存的文字、图片、声像等的真实记录材料。纪检案件档案整理方法中对于档案的归档和保管，是纪检监察信访一项重要而基础的工作，他的完整性和真实性，直接关系到以事实为依据的纪检监察信访工作的客观性和公正性。

　　纪检监察信访档案记录了信访案件实际活动的全过程，具有原始性、真实性和公正性的特点。通过调阅纪检监察信访档案，可帮助办案人员掌握有关的历史资料，便于处理现实问题。

　　怎样做好纪检监察信访档案管理工作

　　纪检监察信访档案的妥善整理、保管、使用，是纪检监察信访档案管理的基本要求。然而，由于重视程度不够、管理人员理论水平不足、实际经验不够丰富等原因，使原本非常重要的档案管理工作处于相当尴尬的局面。本文从纪检监察信访档案管理的重要性、存在的问题、做好纪检监察信访档案需要注意的细节等方面，阐述了如何加强纪检监察信访档案管理，具有一定的操作性和指导性。

　　1998年7月1日，中央纪委监察部和国家档案局联合印发《纪检监察工作案件档案管理办法》，将纪检监察案件材料分为检查（调查）类、审理类和信访类，并对每一类材料的归档进行了说明。

　　然而，由于这是一个全国纪检监察工作的通用性文件，在实际工作中，由于很多单位没有涉及检查（调查）类、审理类案件材料，也没有结合实际制定贴合自身需要、可操作性更强的制度，再加上档案管理人员理论水平和实际操作经验相对不足等原因，导致纪检监察信访档案管理相对混乱，档案保管不善，甚至缺失等现象时有发生。

　　一、什么是纪检监察信访档案

　　纪检监察信访工作是纪检监察机关通过接收群众来信、接待群众来访、接听举报电话等渠道，受理对党员、党组织以及行政监察对象的检举控告以及这些人员的申诉，按照纪检监察机关的职能和规定的程序处理解决信访举报问题的工作。

　　然而在实际工作中，很多基层单位的信访档案管理工作，普遍由于管理人员理论水平不足、实际操作经验不够丰富等原因而流于形式。本文作者就进一步规范纪检监察信访档案工作提出一些意见和建议。

　　二、纪检监察信访档案的重要性

　　1.纪检监察信访档案管理工作，是纪检监察信访不可或缺的基础工作。纪检监察信访档案是信访演变的历史证据，是保持信访工作客观面貌的真实记录，是处理重访和老访户上访案件必备的查访、争辩研究和处理问题的依据。

　　2.根据保存原则，纪检监察信访档案是纪检监察信访案件或线索调查处理全过程纪实，是申诉和核实工作非常重要的依据。通过查阅案件卷宗掌握历史资料，能够进一步了解当事人的意图，对于后继核查工作，极具参考价值。同时，纪检监察信访档案能够真实具体的记录不同解决方法，。这是这些方法，是研究规律、总结经验、改进工作过程中不可缺少的或缺的重要素材，同时也有助于信访问题的进一步处理。

　　3.纪检监察信访档案的规范化管理，体现了纪检监察工作的严肃性和纪检工作者的责任心。严谨认真、有章可循的工作态度和程序，也是让信访者放心信访的重要前提。

　　三、纪检监察信访档案管理过程中普遍存在的问题

　　（一）范围不完整、归档材料不齐全

　　由于很多单位没有建立纪检监察信访档案有关制度，所以纪检监察工作人员在信访案件、线索归档过程中，普遍只注重保存信访转办单和调查情况报告等案卷材料，忽视了查办案件或调查线索过程中的领导批示、处置过程等材料。而恰恰这些被忽视的材料，正是案件、线索复核不可或缺的重要佐证，是体现案件查办、线索调查全过程公平、公正的证据。

　　（二）保管不力

　　集中统一管理是档案工作的基本原则，但纪检监察机关大多数存在这样的问题：单位的档案室一般只保存财务凭证、文书档案、科技档案、人事档案等材料。而纪检监察档案由于重视程度普遍不够或为了方便使用等原因，基本都是由纪检监察机关单独管理，而没有统一在档案室集中保管。由于没有集中保管，便容易出现下面提到的这一第三点，：借阅手续不规范。

　　（三）借阅手续不规范

　　由于没有建立相关的制度，再加上工作人员档案管理经验相对不足，所以，很多单位对纪检监察信访档案的借阅手续，基本上以领导口头同意为基准。部分单位相对规范，对档案的查阅进行了登记，但也只是简单记录了借阅时间、借阅人员、借阅目录等，并没有对借出后的档案安全进行进一步规定。这样容易把关不严格，容易造成两方面的问题，一方面容易造成案卷损毁丢失，另一方面也容易造成案件泄露。

　　（四）信息化水平不高

　　目前，很多基层纪检监察机关由于信访档案相对较少，所以归档工作仍以繁琐的手工立卷为主，再加上大部分纪检监察人员不具备文书档案管理相关知识，导致纪检监察信访档案管理水平停滞不前，信息化水平不高，开发利用相对不足。传统的立卷方式，也不便于检索和查阅，后期利用效率低，劳动量大，同时，查阅过程对于案卷的人为磨损也相对较高。

　　四、如何加强纪检监察信访档案管理

　　对于如何加强纪检监察信访档案管理，笔者根据实际工作经验，总结出以下五点建议：

　　（一）加强制度建设

　　没有规矩不成方圆。规范化信访档案管理的第一步，就是建议纪检监察信访档案归档制度。通过制度建设，明确归档原则和归档范围，明晰立卷和归档方法，列明纪检监察档案使用和管理细则。

　　（二）配备专人管理

　　为了更好地加强纪检监察信访档案的管理，必须明确专职的纪检监察工作人员管理档案。

　　纪检监察信访档案同于普通的文书档案，又不同于普通的文书档案。相同之处在于，都是文书材料，归档都是按照永久、长期、短期三个类别分类保存。不同之处在于，相较于普通的文书档案，纪检监察信访档案由于自身的特殊性，还具有保密性的重要特点。

　　因此，要求档案整理、管理人员必须具有极高的政治敏锐性，坚守职业操守，坚守保密原则，同时，又必须具备极高的责任心和政治素养，在查办案件或线索的过程中，要注意资料的搜集和整理，避免遗漏和缺失。

　　（三）加强业务培训

　　大部分纪检监察工作人员，都不具备文书档案管理知识，因此，专项培训就显得非常重要。

　　前文提到纪检监察信访档案同于文书档案，又不同于普通的文书档案，因此，培训时，可以邀请专职的文书档案管理人员进行共性业务知识培训，同时也必须邀请专职的纪检监察工作人员，就个性进行重点培训，。当然，如果能够有文书档案工作背景的纪检监察人员就非常好了，能够照顾文书档案管理共性又能结合纪检监察工作特性，做到两结合两相宜两相。

　　只有通过培训，理清纪检监察信访档案归档范围和原则等基础性知识，才能在日常工作中，时时刻刻做有心人，做到随时产生，随时归档，避免一个案件或一个周期结束后，出现大量的文书案牍急需整理，也能够避免重要档案的遗失。

　　（四）及时整理

　　按照普通文书档案管理的原则，一般是将自然年度作为一个归档年度，，纪检监察信访档案则不尽然，除了需要按照年度进行归档外，还有一个重要的特点，便是一案一卷，即一个案子或者一条线索建立一个卷宗。按照这个原则，在日常查办案件或线索的过程中，便要做到随手整理、随时整理，再将整理的卷宗按年度进行归档，形成年度——案件（线索）双目录，利于查找和使用。

　　（五）建立台账

　　好的台账，对于提高纪检监察信访档案的利用效率，具有积极的作用。

　　按照纪检监察信访工作要求，需要每个月向上级纪检监察机关报送本月信访案件（线索）统计表。在归档整理的过程中，用好这个统计表，对于档案的查找和使用，有极大的便利。将这个将统计表的内容进一步细化，将办理情况每一步都明确标志，便可以形成一份优秀的纪检监察信访工作台账。

　　（六）档案电子化

　　根据现代办公电子化以及案件卷宗永久保存的需要，我们还有必要对纪检监察信访档案进行电子化管理。

　　电子化管理有两种：一种是纸质档案电子化，就是将已分类、登记、整理好准备归档的纸质档案文件一一扫描，使之与纸质档案一同登记、一同造册归档备案，通过年度、类别、目录等准确、可靠的标志关系，使电子档案和传统纸质档案两者之间建立关联。

　　这样，通过建立信访电子档案，既可以提高档案的利用效率，也可以在相当程度上减少查阅过程对于传统纸质档案的人为磨损；另一种是在查办案件、核实信访线索的过程中产生的影像、照片、光盘、硬盘等电子材料，按照纪检监察档案分类原则进行分类、整理，并拷贝到耐久性的载体上，一式两份，一份密封保存，一份提供利用。

　　五、做好纪检监察信访档案管理工作需要注意的细节

　　一份完整的纪检监察信访档案，必须载明查办依据、初核材料、查办（调查）方案、所有的证明材料、转办材料、批示材料、正式文件的印发（签发稿）、主要领导修改花脸稿、结案报告等。

　　按照“谁主管、谁主办、谁归档”的原则，案卷材料以案件或线索为单位进行整理归档。两个以上单位合办的案件或线索，由主办单位保存原件，协办单位保存复印件或者打印件。

　　（一）归档

　　做好纪检监察信访档案的归档工作，笔者根据工作经验，总结出三个相关步骤，起名为“信访档案规整三步骤”：

　　1.梳理目录

　　按照《纪检监察机关案件档案管理办法》，一个完整的信访档案卷宗，需要涵盖：

　　（1）办案依据材料：检举、揭发、申诉材料，领导批示，会议决定；。

　　（2）初步核实材料、立案报告；。

　　（3）转办的文字材料；。

　　（4）办案计划或调查方案；。

　　（5）调查报告和证明材料；。

　　（6）有关案件处理的决定材料：会议记录、会议纪要、决定事项通知等；。

　　（7）批复材料：批复通知、监察决定、监察建议、复核决定等；。

　　（8）正式文件的印件、签发稿及主要领导修改的重要花脸稿；。

　　（9）审理报告；。

　　（10）与当事人见面材料；。

　　（11）结案报告；。

　　（12）与案件有关的通报、报道；。

　　（13）与案件有关的声像材料等。

　　目录不是永久和唯一的，可以根据后期实际办理过程和情况进行补充、完善和调整。

　　2.规范格式和程序

　　归档材料除需要范围齐全外，还需要规范格式和程序。除举报信和举报材料外，其他建立信访档案所需的资料都要采用规范化格式，对于谈话记录、约谈记录、调查记录类材料，当事人每页都要签字确认。线索处置各环节均须由经手人签名。备案登记全过程材料都需要归档保存。

　　3.归类

　　每个信访件处理完毕后，要将所有的资料做好整理，并按归档顺序进行排序，用档案袋或档案盒封存，在档案袋或档案盒上做好基本信息的标注，再按照时间顺序排序，方便查找。

　　对于纪检监察信访案件、线索档案的卷内排列顺序，原则上应按照实际办案程序依次排列，同时可根据案件材料的多少，一案一卷或一案数卷，所有的证据材料，可按材料所反映的问题或材料的名称等特征分类，每一类再按时间顺序排列。

　　同时还要参考证据材料的重要程度，将主要证据材料排列在前，旁证材料排列在后。应该具体为：

　　（1）办案依据：检举、揭发、控告、申诉材料及领导批示；

　　（2）批转下级或有关单位办理的函；

　　（3）下级或有关单位上报的案件查处结果情况报告（主件及附件）；

　　（4）承办部门的结案报告或办结意见及领导的批示。

　　由纪检监察机关直接进行检查（调查）和处理的案件档案，卷内排列顺序为：

　　A.主办、协办类：

　　（1）办案依据：上级的批件，信访简报，检举、揭发、申诉材料及有关领导的批示、会议决定；（2）初步核实报告；（3）立案报告；（4）调查方案或办案计划；（5）证明材料；（6）调查报告；（7）错误事实见面材料；（8）案件进展情况报告及简报；（9）调查过程中的往来文书材料；（10）本级有关案件处理的决定：会议记录、会议纪要、决定事项通知等；（11）本级下达的批复：批复通知、监察决定、监察建议、复核决定等；（12）下级对本级批复的执行情况的报告；（13）承办部门(纪检监察部门)的结案意见；（14）对案件的通报、报道、反映等材料；

　　B.转办、过问要结果案件：

　　（1）办案依据：检举、揭发、申诉材料及有关领导的批示；（2）批转(过问、催办)下级或有关单位办理的函件及底稿(电话记录稿)；（3）下级或有关单位上报的案件查处情况报告(主件及附件)；（4）承办部门对下级案件查处结果的意见；（5）承办部门的结案报告及领导意见。

　　C.核实了解类：

　　（1）办案依据：检举、揭发、申诉材料及有关领导的批示；（2）调查证明材料；（3）核实情况报告；（4）承办部门的结案归档意见及领导批示。

　　（二）保管

　　维护档案的完整和安全是纪检监察信访档案管理工作的基本要求。档案管理的目的是为了提供利用，因此既不能片面强调保护档案而不考虑利用的方便，同时也不能只顾一时利用方便，不考虑档案的保护，从而影响档案长远利用。

　　在实际工作中，纪检监察信访档案的管理，管理利用既有矛盾又有一致性，除了要遵循普通文书档案管理的注意事项外，还必须做好以下几方面工作：这就要求我们档案工作者在信访档案管理上必须做到“六防”：

　　一是防盗保密，纪检监察信访档案必须统一存放到档案室集中保管，如果和科技、财务、人事、文书等档案材料共同使用一个档案室，还必须放置到配备有密码锁的档案柜单独存放；

　　二是防损坏，平时尽量使用电子档案，必须查阅纸质档案时，尤其是查阅年份较为久远的档案时，要带工作手套，轻拿轻放，小心翻阅，避免档案的人为损耗；

　　三是防火，及时排除火灾隐患；

　　四是防锈蚀，纪检监察信访档案在装订时一定要严格按照要求，坚持使用不锈钢钉，防止锈蚀；

　　五是防虫，定期在柜子中放置樟脑球，定期喷洒杀虫剂，以达到杀菌防虫目的；

　　六是防光，强烈的紫外线可使档案褪色，纸张也会变黄发脆，损害档案寿命，档案室要避免强光直射，在使用档案时，也要在规定地点，注意避光。

　　（三）使用过程要注意的环节

　　纪检监察信访档案由专人管理，原则上不外借。查阅必须履行严格的手续：查阅记录登记在册，查阅范围经过审批，查阅必须在规定地点由专人陪同，查阅过程全程禁止拍照。以上措施，都是规范纪检监察信访档案管理的必要手段。

　　纪检监察信访档案的管理是纪检监察信访工作的过程中一项重要而基础性的工作。做好纪检监察信访档案的收集、整理、归档、保管、使用工作，对于纪检监察工作人员更好的总结经验、规划未来有着积极而重要的作用。

　　提高对纪检监察信访档案的管理工作水平，科学的保管好、利用使用好档案，不仅能够丰富单位的文书档案资源，较好的维护单位职工的合法利益，也更能够有力的促进纪检监察信访工作，为单位、社会稳定做出应有的贡献。