纸质档案整理标准规范

　　纸质档案整理标准规范对档案的整理过程是有很多的方法和要求的，其中档案的装订是档案整理的一个必要条件，档案的装订要在不损坏档案的前提下，整齐美观，要求三点一线，用棉线绳装订，装订时要取除装订文件的金属条，金属钉，以免生绣对档案产生不利于保管的各种因素。

　　档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图象、声音及其他各种形式的原始记录。医院档案管理主要包括两个方面的内容:一是对医院档案资源的管理，也称档案实体管理;二是对医院档案中所包含的信息的管理，称档案信息组织。本文通过对医院档案管理工作的论述，提出了医院档案管理的新思路。

　　医院档案管理工作的基本要求

　　1.1.完整性要求维护医院档案的完整，可以说是档案管理的基本原则。要达到完整性要求，一方面要保证医院档案数量齐全，成分多样，使应该集中保存的档案不致分散和遗漏，维护全宗和全宗群的完整;另一方面要尽量保持医院档案间的历史联系，不能人为地割裂、分散。

　　1.2.安全性要求医院档案是珍贵的历史记录，往往只有一份孤本，而且年代越久远的档案，其价值往往越大。但由于社会的和自然的原因，档案材料不免遭到损毁。因此，尽可能地延长档案的寿命，保护其安全，避免医院档案中的机密泄露，就成为档案管的基本任务之一。

　　1.3.科学性要求现代的医院档案管理工作，不再是对医院档案的简单出纳和保管，而要采用科学的理论和方法，遵循档案工作的发展规律，把档案管理活动作为一个复杂的系统来进行科学管理使医院档案管理工作向更高水平迈进。

　　1.4.规范性要求规范性要求，也就是医院档案管理的标准化要求。档案管理系统不是孤立的系统，各个档案管理系统之间，档案管理系统和其它文献管理系统之间有着千丝万缕的联系，并正在向网络化方向发展。这就要求统一规划、统一协调，实行档案管理工作的标准化、规范化，使得档案信息资源得以共享。要达到规范性要求，除了要制订各项医院档案管理业务标准和技术标准并贯彻实施外，还可通过法规手段来实现。

　　1.5.经济性要求在医院档案管理过程中应尽可能用最少的投资达到http://www.bfblw.com/lw.asp?ID=1最大的效益，无论采用哪种管理手段，都要考虑它是否经济实用，能否用较少的成本获得较大的经济效益。由于我国大多数档案机构经济条件有限，经济因素往往在档案管理系统运行中起决定作用。

　　1.6.现代化要求医院档案管理现代化已成为一种发展趋势，将各种现代化技术如计算机技术、缩微技术、复制技术、视听技术等应用于档案管理中，可大大提高档案管理工作的效率，提高医院档案现代化管理水平。

　　归档文件整理规则

　　1、范围

　　本标准规定了归档文件整理的原则和方法。?

　　本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。

　　2、定义

　　本标准采用下列定义。

　　2.1.归档文件?

　　立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

　　2.2.归档文件整理?

　　将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

　　2.3.归档文件的整理单位

　　一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

　　3、整理原则

　　遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

　　4、质量要求

　　4.1.归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。

　　4.2.整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

　　5、整理方法

　　5.1.归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

　　5.2.归档文件可以采用年度－机构（问题）－保管期限或保管期限－年度－机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

　　5.2.1.将文件按其形成年度分类。

　　5.2.2.将文件按划定的保管期限分类。

　　5.2.3.将文件按其形成或承办机构(问题)分类（本项可以视情况予以取舍）。

　　5.3.归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

　　5.4.归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。

　　5.4.1.全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

　　5.4.2.年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。

　　5.4.3.保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。

　　5.4.4.件号：文件的排列顺序号。?

　　件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从"1"开始标注。馆编件号按进馆要求标注。

　　5.4.5.机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。

　　5.5.编目?

　　归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

　　5.5.1.归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

　　5.5.1.1.件号：填写室编件号。

　　5.5.1.2.责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

　　5.5.1.3.文号：文件的发文字号。

　　5.5.1.4.题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加"〔〕"号。

　　5.5.1.5.日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。

　　5.5.1.6.页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。

　　5.5.1.7.备注：注释文件需说明的情况。

　　5.5.2.归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。

　　5.5.3.归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图A3）。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。

　　5.6.将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

　　5.6.1.档案盒

　　5.6.1.1.档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。（见图A4(a)）。

　　5.6.1.2.档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“－”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。

　　5.6.1.3.档案盒应采用无酸纸制作。

　　5.6.2.备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（见图A5）。

　　5.6.2.1.盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

　　5.6.2.2.整理人：负责整理归档文件的人员姓名。

　　5.6.2.3.检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

　　5.6.2.4.日期：归档文件整理完毕的日期。

　　档案从几千年来的纸质载体到21世纪的电子载体，从理论到实践，从思想意识到管理模式，从工作手段到工作方法，从工作规范到质量标准等都面临着机遇和挑战。研究知识经济给档案管理带来的机遇和挑战，针对档案管理的特点和要求，探索知识经济时代新形势下的档案管理对策，提出具体的、针对性的措施，对于提高档案管理水平，强化档案管理，丰富档案管理的理论内容，促进档案管理现代化建设，具有重要的理论意义和应用价值。