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欢迎来到档案界!2025年03月15日
智慧档案馆建设
天津的档案数字化处理工作是在天津档案馆工作的,这个是比较靠谱的
天津市档案局是中共天津市委、天津市政府主管全市档案工作的职能机构,天津市档案馆是集中管理档案的事业单位,局馆合署办公。内设办公室、人事处、机关事业档案管理处、企业档案管理处、法制处、安全保卫处、行政处、征集接收部、档案技术保护部、电子档案信息部、档案保管利用部、档案编辑研究部等12个职能部门;下属档案装具中心、档案咨询服务中心、档案人才交流中心、档案教育培训中心4个直属事业单位。 天津市档案馆是全国省级馆藏逾百万卷的大型综合档案馆,1996年加入国际档案理事会城市档案馆委员会,1997年被评为国家一级档案馆。天津市档案馆位于风景秀丽的教育文化园区内,建筑面积13000平方米,库房面积6500平方米,具有良好的档案保管条件和完备的安全保护装备及先进的利用档案服务设施。库房二期扩建5000平方米工程已破土动工,预计年内完成。现有馆藏档案762个全宗、132万卷,排列总长度1.9万米,其中建国前档案84万卷,录音、录像档案127盘,照片档案39405张,资料8千余种、5.8万多册。馆内现存最早档案为1722年(清康熙六十一年),全国闻名的天津商会、天津海关、天津邮政档案,列入《中国档案文献遗产名录》。档案真实地记载了天津城市近现代不同时期的发展历程。天津市档案馆坚持以人为本,满足社会和人民群众需求,开设了专门阅览室,热诚接待国内外利用者查阅档案;建立了现行已公开文件阅览服务中心,热心为百姓提供政务信息服务。 历史档案特藏库 档案库房21世纪以来,天津市档案馆加快档案信息化建设进程,建成了档案资源网、办公业务网、外网及档案信息资源数据库为一体的“三网一库”,开通了天津档案网,实现案卷级和部分文件级目录机检、机读。老百姓在家中就可以上网查阅档案信息,开辟了公众利用档案的新途径。为推进馆藏档案数字化,已建成了天津市档案目录中心、档案数字化加工中心、档案缩微中心和音视频档案处理中心等4个档案信息化加工基地。市档案馆累计完成文件级档案目录录入400多万条,已开始实施重要珍贵纸质档案、照片、录音、录像档案数字化扫描工作。天津市档案馆拥有一批档案专业技术人员,具有较强的档案科研、开发、编研能力。与有关单位共同承担了《电子公文文档一体化业务流程管理规范》国家级课题科研,完成了各项规范标准的制定并通过验收。相继编辑出版了档案史料28种、3000多 万字,并开展了档案教育、咨询、鉴定、整理、代保管、缩微、数字加工、音视频多媒体处理、裱糊、装具等档案业务,档案科研成果多次获国家、省市奖励。
数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。“数字档案馆”的含义有广义和狭义之分。广义的数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间,是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆是一个内容管理系统、集成系统和数字信息长期保存系统的集合。作为以电子文件、档案以及其他信息资源等非结构化数据为主要管理对象的数字档案馆,它不仅仅起到一个数据中心的作用,也不仅仅起到发布利用的作用,而是具有有序处理和集成管理的功能。它的有序处理和管理过程包括收集、创建、确认、转换、存档、管理、发布利用等涵盖文件生命周期管理实践的全过程。集成(integration)含综合、融合、整合成为整体和一体化的意思。就数字档案馆而言,就是将集成管理理论应用于涵盖文件档案信息资源生命周期管理实践的全过程,即在管理思想上以集成理论为指导,在管理行为上以集成机制为核心,在管理视野上突破管理业务流程机构部门间的限制,并从全程管理和最优化管理的层面来对待各种档案信息资源要素,提高各种管理要素的交融度,以利于优化和增强档案信息资源的真实性、完整性、有效性和有序性,最终提供以用户需求为导向的档案信息集成服务。
别的地方不是很清楚,山东这边已建成的智慧档案馆包括:山东省档案馆、青岛市档案馆、威海市档案馆、济南市档案馆均已通过国家级档案馆评测,为国家一级档案馆,其智慧场馆建设、数字化水平、智能化水平均达到国家级档案馆标准,其他各地市县区也依照国家智慧档案建设相关要求同时进行自建和评测,至少要达到省级档案馆评测标准。具体建设进度和水平各地市区县各根据各地财政水平建设。
智慧档案馆是智慧城市中的一个子系统,“是适应大数据背景下的第四代档案馆,是继数字档案馆之后档案信息化发展的高级形态”。笔者认为,智慧档案馆的目标是实现跨时空的档案信息资源共享、跨平台的服务集成,使用户可以一站式获取所需要的档案信息资源。
功能上主要体现在对传统档案管理环节的“智慧化”上,包括档案收集、整理、存储、保护、利用等方面,实现了沟通感知、资源管理、建筑设施和服务创新四个方面的智慧化。
图扑软件 的智慧档案馆,利用了网络大数据以及人工智能等新技术,建立从档案的收集、整理、归档、利用、统计等于一体的整体化智慧档案管理体系,实现了档案资源的管理与利用,具有智能化、物联化、网络化等特点。
以资源共享平台为基础,应用云计算、大数据、物联网、移动应用、人工智能等现代信息技术与相关工具,重点打造高效、智能、统一的管理服务平台和信息服务平台,进一步实现档案数据资源开发利用的最大化,实现便捷增值服务的新型档案馆模式。档案馆运行等各类信息进行感知、挖掘,经综合分析和提炼萃取形成智慧信息,并将其应用于决策、管理和服务。
智慧档案馆可视化界面采用柱状图、折线图、雷达图、饼图的多样呈现方式使内容更加丰富多彩。不同的数据间的展示方式不同,保证直观的同时又多样化。档案馆建筑的灯光阴影效果让整体视觉效应也更为真实饱满。
越来越繁重的工程计算和某些特定的危险工作已经能由智能计算机来完成了,甚至可以超越人脑,做得更快、更准确。复杂工作的定义是随着时代的发展和技术的进步而变化的。
非网络构架下的解决问题思路构建首先就是我们应该从系统的基础看起,对整个系统的安全性和保密性进行评估,并针对性的进行防护。其次,我们尽量不要针对原有的内部网络进行大规模的修补,要对原有网络自身固有特点进行保持。只有这样才可以尽量减少由于再修复所产生的二次漏洞。第三,系统应该便于操作和维护,同时自动化管理的思路也要保持住。这样可以大量降低人工操作消耗的精力成本。另外多余的附加动作也要尽可能的减少,避免“做多错多”的情况发生,降低误操作几率。第四,在使用系统的时候要选用安全性能比较高的系统实施操作,避免由于基础选择失误导致的漏洞入侵。网络安全自身的安全策略构建首先是对计算机的网络管理要进行进一步的加深。如果想要保护计算机的信息不受外部力量进行盗窃和损毁,就要从网络管理的最开头进行行动,对计算机上的访问者身份进行核实,对计算机的管理者身份进行确定,同时对计算机相关的网络制度进行明确的完善。在上网之前进行身份的确认,在上网结束之后,对使用信息进行检查和核实,对可能存在网络危害的信息也要进行删除。对于那些已经确定对网络安全造成损害的信息就要进行及时的上报,管理人员则要进行及时的处理。其次是对计算机操作人员的操作进行规范和完善,对计算机信息自身的防卫意识进行增强。首先要对相应的文件保密等级进行确定,计算机的使用人员不能把机密文件传送到互联网上进行传递或者转存,在自身保护好信息安全的前提之下要养成良好的信息保护思路。在进行机密信息使用的情况下要首先检查当前网络的安全情况,确保当前没有木马和漏洞的情况下进行机密文件的使用。在对这些信息的操作过程当中,要对操作的环境进行保护和净化,对和操作无关的网络窗口或者软件进行关闭处理,并启用安全可靠的杀毒软件进行处理。在信息传送处理完毕之后,要针对病毒进行一次彻底的查杀。在确定环境没有任何问题的情况下就可以对信息进行加密储存处理了。第三点,要对信息安全管理制度进行不断的修正和完善。各类杀毒辅助措施什么的都是属于治标不治本的措施,真正的源头还是要在于制度的严密。要想对计算机信息的安全进行更加有效的保护,就要保证管理制度的建立严密化和体制化,对计算机的安全防范系统进行完善和规范处理,防止非许可用户对系统的非法操作和进入,同时要保证计算机系统的正常安全运行。在这其中尤其要注意的问题是,计算机的外部输入设备以及计算机网线输出输入的部分要进行保护,对计算机的整体运行环境状态和计算机运行的条件进行定期的整理和检查,对于发现的问题要进行及时的处理和进行有效的解决,确保计算机的数据库安全问题及时处理。计算机的电磁泄露的问题是一定要解决的,在此基础上还要进行内部信息的安全防护问题,对网络信息进行高等级的加密技术实践,对资料也要进行高端的保密处理思路构建。只有这样才能在保证计算机信息高效运行的同时对网络安全管理进行提升。第四点,要对计算机运行系统进行合理和安全的设计。计算机的高效安全性的具象化表现就是一个安全的系统。如果对计算机的运行系统进行合理的优化和改善,确保计算机自身的科学性和保密性,通过非单一分段的处理方式进行信息的高效处理,同时通过物理分段和逻辑分段的方式进行局域网的控制和安全防范。对计算机的防火墙建设进行增强,权限控制的方面也要进行优化,只有这样才能保证计算机整体的安全。
档号(全宗号、目录号、案卷号(件号)、页号)的编制 (一)全宗号的编制 全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号,如邵东一中,县档案馆确定其全宗号为“142”, 标识为“0142”。未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。
一、数字档案馆与传统档案馆的区别
(一)档案人员素质方面
结合档案人员的知识结构来说,由于每一个档案人员的文化程度不同,其自身具备的综合素质能力也有着明显的差异。在以往传统的档案管理工作中,档案人员更多的掌握与档案学相关的理论知识,虽然在计算机操作方面也提出了一定的要求,但实际的操作能力较差。而相反的,数字档案馆的档案人员不仅要具备专业的档案学知识,还要对计算机能够熟练的使用,并对系统中的管理软件有着全面的掌握。其次,随着时代的发展与进步,需要涉及的边缘学科越来越多,这就要求档案人员要通过不断的学习来加强自我建设,以此来不但提高自己的管理能力。站在档案人员的角度来看,传统的档案人员给予人们的印象类似于保管员。而数字档案馆中的档案人员则是向人员展示了一种全新的精神面貌,也让人们对数字化技术有了更深入的认识。
(二)档案服务方面
在传统的档案馆管理工作中,一切都是以档案馆为中心,用户们获取档案信息资源的主要方式是通过到档案馆中进行查找,直接有现场的档案人员为其提供服务。而这种物理差距也恰恰成为了影响用户利用档案的关键性因素。然而,在现代数字档案馆中,所有的服务活动都是围绕着用户而开展的,一切都是将用户作为中心点出发,在大量的档案信息资源中,数字档案馆能够及时为用户们寻找到所需的信息资源,解决用户的实际需求。因此,数字档案馆是以用户需求为主要建设目标,以此来吸引更多的用户,逐步提高档案信息资源的利用率,使其能够充分发挥自身的重要价值。
(三)档案的安全保护方面
传统档案馆在安全管理方面,主要是对档案实体进行保护,具体是对档案存放环境的温度、湿度等方面进行了严格的控制。而数字档案馆中的档案信息是一种电子载体的形式,其是与档案内容相互分离的,数字档案馆重点是对档案载体进行保护的同时,也对档案信息能容进行了加密,以此来防止网络病毒和黑客的恶意攻击破坏。并且,数字档案馆建立了完善的安全防护系统,充分保障了档案信息资源的安全、完整性。同时通过技术信息技术、网络技术等大量科学技术的优势,大大提高了档案管理工作效率,也为我国档案事业开辟了崭的发展格局。
(四)馆藏方面
21世纪的数字档案馆的馆藏可以看作由实物馆藏(传统的纸张、磁介质档案)和虚拟馆藏(存在于本馆及互联网上有权访问的多媒体档案信息数据库)两部分组成。实物馆藏经过数字化后,被全文存贮在本馆,转化成为能进行全文检索的虚拟馆藏。数字档案馆的馆藏不仅包括固有的纸质、录音、录像、照片等非数字化文献,还将这些数字化的信息存贮在本地的海量多媒体数据库中,而且对网络中有权访问的信息进行标记和索引,丰富了自己的馆藏,以便于利用者的网上检索。
二、数字档案馆与传统档案馆的联系
(一)数字档案馆是传统档案馆为解决新的问题而发展起来
传统档案馆在自身发展过程中,面对新生事物、新兴科技的挑战,出现了许多难以解决的问题。主要有几个方面:(1)档案实体的增多及新型载体档案的增加,如电子文件的管理、检索、利用;(2)非纸质载体档案(如录像、录音等档案)的管理、检索、利用;(3)人们对信息的传播、接收方式的改变及需求的增加等等。传统档案馆不能再用以前的方法、技术来完全解决这些问题,它不得不依赖于先进的管理思想、科学技术来发展自己,从最初的馆藏资源数字化利用服务,到网络化查询检索,到最终实现数字档案馆。
(二)二者始终是信息传递的中间角色
可以说,无论是信息技术多么迅速的发展,还是网路结构如此复杂化,档案馆从始至终都在担任着信息传递者的角色,主要是围绕着信息、档案馆、用户这三者之间进行循环开展的。其中,档案馆并不是信息的生产地,其主要的功能是对信息进行保管。而传统的档案馆能够很好的保护档案信息,并提供给用户们使用。数字档案馆亦是如此,它采集了海量的档案信息资源,以此来为用户提供更优质的服务,所有的工作流程基本与传统档案馆保持一致,都需要进行档案信息的采集、归纳、整理、保管和利用。但是,数字档案馆最大的优点是可以对这种传递结构进行更深入的优化与完善,确保档案效益得到充分的发挥。
(三)数字档案馆不会脱离传统档案馆的实体而单独存在
存在于虚拟的网络空间,脱离具体的档案馆实体的数字档案馆是理想化的。传统档案馆的馆藏经验做法都为数字档案馆所应用,不会在数字档案馆时代被彻底抛弃。以前的纸质档案随着年代的逝去而愈发珍贵,它是数字档案馆的镇馆之宝,即使以数字化方式存在,它的实体也会得到妥善保管。
三、结束语
无论是传统档案馆,还是数字档案馆,都有着自己的优点和缺点。这两者之间是相互影响、相互制约的联系。因此,我们要正确看待数字档案馆和传统档案馆,从而促使它们和谐统一的发展,继续为我国档案事业的长远发展做出巨大的贡献。