文书档案管理技巧

文书档案管理技巧

1. 建立完整的文档档案管理体系

建立一个完整的文档档案管理体系是保证文档管理工作顺利开展的关键。这个体系应该包括文档的采编、存储、传递、借阅、销毁等各个环节，同时还要规定各个环节的操作流程和标准，以确保文档档案管理的高效性和可靠性。

2. 实施分类管理

分类管理是文档档案管理的重要环节之一，通过对不同类型的文档进行分类管理，可以方便快捷地找到所需的文档，提高工作效率。分类可以按照文件类型、主题、日期等多种方式进行，具体分类方式应根据实际情况进行选择。

3. 建立档案借阅制度

档案借阅制度是保证档案的安全性和完整性的重要保障措施。建立档案借阅制度需要制定详细的操作流程和标准，同时还需要对借阅人员进行认证和授权，以确保借阅行为的合法性和合理性。

4. 采用数字化管理方式

数字化管理方式可以极大地提高文档档案管理的效率和可靠性。通过数字化管理方式，可以实现文档的快速检索、高效传递、安全存储等功能，同时还可以实现文档的备份和恢复，保证文档的安全性和可靠性。

5. 定期进行文档整理和清理

定期进行文档整理和清理可以有效地减少冗余文档的数量，提高档案的管理效率。在整理和清理文档时，可以对文档进行分类、归档、销毁等处理，以确保档案的清晰和整洁。

如何做好文件管理?档案文件管理的方法

(一)凡是能准确反映各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。

(二)文档管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。

(三)档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或制发的应归档的文件材料。

(一)归档范围

1、行政综合类：包括重要的会议材料;制定的内部法规性、政策性文件;组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料;发展规划、工作总结汇报;政府机关颁发的重要文件。

2、组织人事\教育培训类：员工变动表、花名册、教育培训卡。

3、会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。

4、质量管理类：质量管理方面的制度。

5、技术类：产品及生产方面技术文档。

6、销售纪事类：大规模的销售活动纪事。

(二)文书的档案立卷

1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数，均应齐全完整。

2、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正本与副本、印件与定稿、请示与批复，分类一起排列，不得分开。

3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷;没有复文，放在请示年立卷;跨年度的规划，归在文件所针对的第一年立卷;跨年度的'总结，放在所针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件，归在会议召开的年度立卷。

经营管理活动中的各种合同及常规性报表，根据各自不同的时限要求及时上缴总经理和人力资源部;其它各类档案如声像档案、活动档案、工程档案等由各部门暂时保管，月底统一汇总到人力资源部。会计档案由财务部自行保管。

(一)借阅档案需按规定办理借阅手续，在规定的范围内查阅。不得在档案上涂改、撕毁，并应及时归还。

(二)会计档案一律不准外借。内部调阅应经财务负责人同意。外单位因特殊需要，查阅有关会计档案时，应持正式公文，并经领导同意。查阅会计档案时不得将档案带出;如需摘抄、复印，应经财务负责人同意方可办理。

(三)定期对档案进行鉴定，准确地制定档案销毁清单，对失去保存价值的档案，登记造册，经人力资源部负责人审核，报领导批准后方可销毁，销毁时需有两人以上参加，并在销毁清册上签字。

如何做好企业的文书档案管理工作

做好企业文书档案管理工作
（一）建立现代化的文书档案管理制度
　　强化文书档案的制度化建设，对于提高文书档案管理效率具有重要意义。现代化文书档案管理制度与技巧的结合，可有效保护存储文书档案。建立现代化的文书档案管理制度，要求机关企事业单位应当摒弃过往传统的管理制度与体系，以国家文书档案管理基本原则为指导，结合组织内部的管理体制和组织架构等实际情况，建立起符合自身实际情况的文??档案管理制度，所建立的制度应当与时俱进，且具备鲜明的科学性、灵活性与合理性，如坚持“文档一体化”、逻辑归档、纸质档案与电子档案共存等。现代化文书档案制度的建立，能够改变过往不合时宜的制度，为单位文书档案管理工作提供新的工作形式，进而不断完善文书档案管理制度和体系，为文书档案管理工作的有序开展奠定制度保证。此外，还应当注重文书档案编修制度的规格与健全。在文书档案管理工作中，有计划对文书档案的编修制度进行查阅、编修与完善，确保文书档案管理工作的效率和质量。同时，还有必要建立文书档案管理绩效考评制度，强化对工作人员的考核，促使文书档案管理人员积极高效地投身于工作当中，增强制度的实效性。
　　（二）应用先进手段实现文书档案现代化管理
　　当前办公自动化系统得以普及，在具体办公过程中，通过OA流转即能够完成收文和发文，这就要求档案管理人员要加快文书档案管理观念的转变，充分的利用现代化化手段来提高文书档案的管理水平。因此在文书档案管理工作中，需要充分的运用现代化管理软件，依托于计算机技术来对文书档案进行整理、储存和查阅。同时还要通过创建OA系统软件与现代化管理软件的接口，实现来完成公自动化系统与档案管理系统之间的无缝对接，这样电子文件数据通过办公自动化系统即能够直接进入到档案管理系统中，完成归档工作。而且有效的保证了纸质档案与电子文档之间信息的一致性。另外，各机关单位还要通过运用相应的软件来加快推动档案管理信息系统的建设，在保证文书档案质量的基础上，全面提升文书档案的应用价值，加快促进文书档案管理的现代化水平。
　　（三）提高文书档案检索效率
　　在文书档案检索方面，首先通过对当前的文书档案进行全面的普查，根据各行业发展的需要，针对一些不具有利用价值的文书档案进行移除，以减少文书档案管理工作中内容的重复性；而对文书档案进行普查与无用档案的清除，也是文书档案管理工作实现标准化与科学化的前提。其次，通过对文书档案进行组合，对于一些内容较多的文书档案将其分为几个类别清晰的案卷，并重新梳理内容繁杂的档案，将各档案之间的联系明确，以促进文书档案资料的利用率以及检索效率。与此同时，严格按照相关标准来规范档案题名，以提高文书档案检索的准确性与效率。因为实施文书档案的规范分类，其目的是为了能够快速检索与提高利用效率，而只有提高文书档案的题名准确性，才能使档案发挥其具体的效用。
　　（四）不断完善和健全文书档案管理体系
　　为了能够更好的提高文书档案管理水平，需要在日常工作中注重构建完善的文书档案管理体系，进一步完善文书档案管理要求。在实际工作中，各单位需要针对自身的实际情况，并按照文书档案管理的要求来建立健全文书档案管理体系。同时还要注重文书档案综合管理水平的提升，各部门之间在日常工作要做好协调工作，加强工作中的交流和配合，确保实现信息的全面传输和实现对文书信息的完整记载。文书档案管理工作是一项长期性及繁琐的工作，需要在实际工作中配备专业的档案管理人员，并在实际工作严格按照具体的要求来做好档案资料的收集和整理工作，确保档案管理人员整体素质的提升，并对每一个档案人员的相应职责进行明确，全面提升文书档案现代化管理的质量。

文书档案该如何分类及管理？

1、保管期限—年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。

2、保管期限—年度—问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下按按问题分类。

3、问题—年度—保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每个问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。

4、年度—保管期限分类法，即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类。

5、年度—组织机构—保管期限分类法，此为最常用的分类方法。先将归档文件按年度分类，其次按照各个部门分类，最后按保管期限分类。

进行档案管理工作，要遵循集中统一管理国家档案，维护档案的完整与安全，便于利用的原则。集中统一指国家全部档案要由国家设立的各级各类档案保管机构分别集中保存，并制定统一的法规进行管理。

维护完整有两方面的含义：从数量上要保证档案齐全，不致残缺短少；从质量上要保持档案的有机联系，不能人为割裂分散或零乱堆砌。维护安全也有两方面的含义：力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命；保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。

便于利用为全部档案管理活动的最终目的，也是检验档案管理工作的一个标准。档案是历史的见证，都反映一定的历史事实，不允许任意篡改或修正，所以维护档案的真实性，保持档案的原貌，也是档案管理工作必须遵循的原则之一。

扩展资料

档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。但是档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。

通过提供档案信息为社会实践服务，是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。档案部门虽然也研究档案、进行编着等活动，但其目的还是为了更好地适应社会的利用需要，仍具有服务性。在社会历史的各个阶段，档案管理工作都必然为一定的经济、政治、文化服务，否则就不会存在，也难以发展。

在阶级社会中，档案管理工作体现一定的阶级关系和阶级利益，为一定的统治阶级所掌握，为一定阶级的经济、政治和文化服务，这个服务方向是档案管理工作政治性的集中表现。

由于档案的内容关系到国家的政治利益和经济利益，所以中外任何国家对档案管理都有一定的保密要求，一部分档案不对外开放，而多数档案则要在规定期满后才开放。这种机要性也是档案管理工作的一种性质。

参考资料来源：百度百科-文书档案

参考资料来源：百度百科-档案管理