碧桂园工程档案管理办法

碧桂园工程档案管理办法

第一章 总则

第一条 为规范碧桂园工程档案管理工作，保证工程建设和运营管理的顺利开展，制定本办法。

第二条 本办法适用于碧桂园集团公司及其下属各分公司、子公司、项目公司等单位的工程档案管理。

第三条 工程档案是指记录工程建设和运营管理全过程的文件、图纸、书籍、电子资料等载体。

第四条 工程档案管理应遵循“依法、科学、规范、安全、高效”的原则。

第二章 工程档案管理职责

第五条 碧桂园集团公司下属各单位应建立健全工程档案管理机构，明确工程档案管理职责。

第六条 工程档案管理机构应具备以下职责：

（一）负责工程档案的收集、整理、归档和保管工作。

（二）制定工程档案管理制度和规范，保证工程档案管理的科学性和规范性。

（三）定期对工程档案进行检查和鉴定，确保工程档案的完整性和真实性。

（四）为工程建设和运营管理提供必要的档案资料支持。

（五）制定应急预案，做好工程档案的防火、防盗、防潮等安全保护工作。

第七条 工程档案管理机构应当配备专业人员，必要时可以聘请专业机构或专业人员进行工程档案管理工作。

第八条 工程档案管理机构应当按照相关法律法规和规章制度的要求，开展工程档案管理工作，确保工程档案管理工作的合法性和规范性。

第三章 工程档案的收集和整理

第九条 工程档案的收集应当在工程建设和运营管理全过程中开展，包括工程设计、勘察、施工、验收、运营管理等各个环节。

第十条 工程档案的整理应当按照相关规定进行，包括归档、分类、编目、编号、整理等工作。

第十一条 工程档案的分类应当按照工程性质、工程类型、工程阶段、档案种类等进行分类。

第十二条 工程档案的编目应当按照档案分类和编号制度进行，确保档案的可检索性和可维护性。

第十三条 工程档案的整理应当按照相关标准和规定进行，包括文件整理、图纸整理、电子资料整理等。

第四章 工程档案的保管和利用

第十四条 工程档案应当按照相关规定进行保管，保管环境应当符合档案保存要求，保证档案的安全性和可持续性。

第十五条 工程档案的利用应当按照相关规定进行，确保档案的保密性和合法性。

第十六条 工程档案的利用包括档案查询、档案复制、档案合并、档案借阅等。档案的利用应当遵循档案管理的相关规定和程序。

第十七条 工程档案的利用应当尊重知识产权和

工程档案如何管理

会博通档案管理系统：工程项目档案的全生命周期管理

从起草、审批到归档的自动化流程管理，与分布式的档案整理与数字化管理并行，全面实现纸质、电子档案的实时归档。

会博通档案管理系统：通过档案对工程项目进度进行实时监控

通过档案到位情况，实时监控工程项目进度，提高工程项目管理效率

会博通档案管理系统：工程项目档案的规范化应用

档案的规范化管理，全面权限控制存取，标准化借还管理

如何做好工程档案管理

　　1、首先必须制定工程资料管理制度，制定工程资料整编方案
　　制度是执行路线的保证，坚持持证上岗，明确岗位责任制，明确各施工管理人员记录的工程资料内容，以便资料员收集索取。工程资料整编方案是工程资料整理的依据，如在方案中要明确各施工检验批的划分数量、各种材料的检验批次、检查点数、个施工工序的检查验证部位，以便工程资料记录整理与工程实际施工相符合。
　　2、 必须及时做好工程资料记录和收集
　　工程资料室施工项目质量情况的真实反映，真实记录。因此要求各种资料必须按照施工的进度同步及时收集、整理。要指定专人负责管理工程资料，负责对质保资料逐项跟踪收集，并及时做好分项分部质量评定等各种原始记录，使资料的整理与工程形象进度同步。做到内容连贯。工程前期要及时收集工程前期资料，如中标通知书，定线成果报告、地质勘察报告、各种合同、施工组织设计、方案等。由于及时收集资料，待工程竣工时，才不会出现缺少资料的情况。施工过程中，现场的施工管理技术人员要将当天施工项目的资料及时做出来，不能堆积到一起再做，这样就会造成资料遗漏或者错误。项目部指定专人每个月将各个在建项目的资料统一收集检查，即使有漏项缺项的情况，也能及时加以补充，能及时发现资料中存在的问题和错误，及时得以纠正。工程收尾阶段，要及时收集建设单位各种安全使用功能验收检测资料，消防验收、人防验收、防雷验收、室内环境检测资料、沉降观测资料、电梯验收资料、节能检测资料等。及时收集设计单位的设计变更，勘察单位的地勘处理变更，监理单位的管理工作检查单，监理工程师通知单及各分包单位的资料等。
　　3、 确保工程技术资料的真实性和准确性
　　真实性是做好工程技术资料的灵魂。不真实的资料会把我们引入误区。必须坚决杜绝对原始记录采用“后补”造假的做法,否则,一旦工程出了质量问题,不仅不能作为技术资料使用,反而造成工程技术资料混乱,以致误判。同时也不能为了取得较高的工程质量等级而歪曲事实。资料的整理必须实事求是、客观准确。
　　准确性是做好工程技术资料的核心。分部分项要划分准确，数据计算要准确，不能随意的填写。分项工程的质量评定填写应该规范化，符合质量检验评定标准的要求。在资料中不能出现涂改现象。资料所用的表格要统一，不能五花八门，文字说明部分要规范用语，不能采用口语或专业语言，要让外行人也能看懂，不会产生任何歧义。对于很多的分项工程检验批质量验收记录表，做出来的资料大都会出现是合格率100%，这一看就知道是不可能的，于是做资料的技术人员就想办法扣分，在钢筋的外观上写上“钢筋有裂纹，”，做资料的人就没有想过有裂纹的钢筋施工现场是不能用的，总是自以为是的填写资料，评定表中的检查点数与后面附的质量资料不能前后对应。有部分人知道现场如何规范施工，可就是不知道如何将这个过程用文字来描述，单纯从内业资料看，施工过程就不符合要求了。大家总是重外业，轻内业。觉得把现场干好了，质量合格了，工程能顺利交工就行了，觉得内业就无所谓，应付检查或者竣工资料就行了，没有想到，一旦出现了质量事故，当时不经意填写的资料都是证据。施工技术资料务求真实，切记伪造，有些资料员平时懒于动手，等到交工时就手忙脚乱地拼凑臆造，以至造成漏洞百出，严重失实的后果。这就要求发挥建设单位、监理单位工地管理人员以及施工单位负责人对技术资料的审查监督作用，企业技术负责人要对技术资料经常做到心中有数，重要部位必须亲自审查把关。资料员必须深入工地，在做各种资料前，当面核对工程及用材情况，认为准确无误后，方可填写。如：技术安全交底是否属实，是否落实到人；管道试压是否按规范进行，是否达到要求标准；电气接地电阻及绝缘值是否在允许范围之内；各种材料合格证是否就是工程所用的产品等等。因此，我们一定要认真填写资料，确保资料准确、规范、合理。
　　4、 确保工程技术资料的完整性
　　不完整的技术内业资料将会导致片面性,不能系统地、全面地了解单位工程的质量状况。不仅资料内容要填写完整，而且所涉及的数据要有据可循，现场原始资料要完整。一份完整的施工资料不仅要有施工技术资料，还要有相应的试验资料和质量证明材料，确保资料的完整性。除了质量证明材料，我们平时的施工日志、测量放样资料同样也很重要，虽然有些不需要作为竣工资料的一部分，但我们也要把这些相关的资料放在一起，使质量评定表上的数据都是有据可循的。
　　5、 职责分明，签认齐全
　　《建筑工程质量检验评定标准》规定了“质量检验评定程序及组织”各级质量把关人员都应明确职责，不可越级评定，马虎过关。自检要通过现场与技术员、质检员，工长共同检查，对混凝土、砌砖、钢筋、水暖、电气等的施工质量进行记录，做到实际施工质量与评定相吻合，并一一签字确认；对于各种隐蔽、变更及关键部位均要求相关人员参与见证并一一签字确认。坚决杜绝代签或漏签，使责任没有落实到位。及时对各种工程会议如：图纸会审纪要、基槽验收、基础验收、主体验收及竣工质量验收等阶段验收资料进行各方责任主体会签并签字盖章齐全。
　　6、 做好技术资料的整理保管
　　由于现场的技术资料分散在很多人员手中，因此要求有专人把资料收集回来进行统一的分类整理。资料要按单位工程、分部工程和分项工程逐项分类整理。拿一般房建工程的资料来说，在施工期间我们可以按不同分部工程分别整理，可以把地基与基础、主体、装饰装修、屋面、水电安装等分部工程资料，这样便于各分部工程的质量验收。在竣工前，把已经初步整理有序的资料加以合并组卷即可。资料管理要建立专门的目录台帐，台帐要求不但能反应工程的施工进度和内业资料是否同步，内业资料是否完整，还能方便查阅。最好能实现微机化管理（文字版目录及时更新附在资料首页，以便于查阅），在电脑上能及时查找到每一个施工项目的时间，每一份资料的存放地点，要用的时候能立即调出来，有了这样一个电子版的台帐，可以不仅减少了人力、物力的浪费，还能减轻内业人员的工作强度。要建立相应的全宗卷、卷内目录和备考表，不仅档案盒内有手工版的，在电脑上还要有份电子版的，方便查阅。随着档案建设管理工作的不断深化，内业资料也将实现标准化、微机化和信息化管理。整理好的资料就可以移交档案室保存起来了，等工程竣工的时候，竣工资料也就完成了。
　　做好施工过程中各种影像资料的收集归档，如施工过程隐蔽验收电子版、照片，各种验收会验收照片，各种性能检测实测照片等。资料的保管也很重要，现在很多项目都有单独的资料室，有专职资料员，我们要有健全的资料保管制度和借阅制度，档案柜内要存放防虫、防霉等物品，要有放尘、防潮、防高温的措施。工程档案跟我们人一样是有寿命的，应此，我们要保管好工程档案，使她的寿命能更长一点。
　　7、 有敬岗爱业、勇于奉献的精神
　　资料员要养成 “嘴勤，手勤，腿勤”的一贯工作作风，勤于问质检、安全、材料方面的事，做到及时了解工程施工及用材情况；勤于及时地通过三方见证、报验、送检；勤于及时填写各种隐蔽工程资料并及时找几方签证。勤于随时到现场落实工程施工情况，比如：基础及柱配筋是否与图相符，管道防腐保温是否按工序进行，核对需要送检的材料是否按要求的批量取样等等。力求做到资料与施工同步进行，真实地记载工程施工的全过程。
　　8、 统一资料管理软件和规范执业制度
　　目前本行业有关资料管理的软件很多，各有优缺点，目前还未进行必要的统一和整合，没有实现资料管理软件的网络化，鼓励软件开发企业尽早开发出可以实现技术资料网络化收集管理的软件。因为一个项目不同施工管理人员的个人岗位范围内的资料不同，为了保证资料的真实同步，就需要这样一款软件实现不同技术人员在不同电脑上完成个人资料的同时，资料管理员的电脑上同时可以更新收集和保存相关资料，实现网络化办公的资料管理软件。统一资料管理软件，可以尽早实现未来电子档案移交，代替传统纸质方案。

房地产档案管理方案

中央国家机关房地产档案管理办法 第一条 为加强中央国家机关房地产档案管理，维护房地产权利人的合法权益，更好地为中央国家机关房地产管理工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市房地产管理法》、《城市房地产权属档案管理办法》、《城市建设档案管理规定》等法律法规，制定本办法。 第二条 中央国家机关房地产档案（以下简称房地产档案）是指在中央国家机关房地产的建设、使用、管理等工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 第三条 本办法适用于国务院组成部门、直属特设机构、直属机构、办事机构、直属事业单位、部委管理的国家局，最高人民法院，最高人民检察院，有关人民团体，及其下属企事业单位（以下称各部门、各单位）房地产档案的管理。 第四条 房地产档案管理工作以权属档案管理为核心，遵循统一组织、分级负责、分类归档、多套分存、授权使用的原则。 第五条 国务院机关事务管理局作为中央国家机关房地产工作主管部门（以下简称主管部门），负责制定房地产档案管理规章制度，指导和监督各部门、各单位的房地产档案管理工作，协调与地方政府档案业务部门的关系。 中央国家机关房地产档案工作接受国家档案行政主管部门的业务指导。 第六条 产权人负责房地产档案的收集、保存、移交和利用等工作。 各部门、各单位组织、领导并监督检查本部门、本单位内各产权人的房地产档案工作。 本办法所指产权人，即房屋所有权证、国有土地使用证中“所有权人”、“土地使用者”栏目记载的法人。未取得房屋所有权证、国有土地使用证的，出资人或主要出资人承担产权人的职责。 第七条 房地产档案分为权属档案、建设工程档案和使用管理档案。 权属档案是指房地产权属登记、调查、测绘、转移、变更等工作中，形成的记载证明房屋所有权及土地使用权权属来源、变动情况等内容的文件材料。 建设工程档案是指在新建、改建、扩建、翻建和维修改造的工程项目建设过程中形成的文件材料。 使用管理档案是指房地产在分配、调整及使用等日常管理过程中形成的文件材料。 第八条 房地产权属档案的归档范围包括： （一）产权人的身份证明、立项审批文件、建设工程规划许可证、建设用地批准书、建设用地规划许可证、建设工程施工许可证、工程竣工验收报告、国有土地使用证、房屋所有权证等； （二）房屋买卖合同、房产赠与书、房产析产协议书、房屋继承公证书、拍卖成交书、房产交换协议书、房地产调拨凭证、有关房产转移的上级批件或会议纪要等； （三）房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图，房地产分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图等； （四）其他有关房地产的权属来源资料。 第九条 房地产建设工程档案的归档范围包括; （一）项目立项申报文件和批复； （二）项目用地批准文件、建设用地规划许可证； （三）规划意见书及附图、方案审查意见或方案复函、建设工程规划许可证及附图，建设工程施工许可证； （四）年度投资计划、初步设计和投资概算申报文件及批复； （五）竣工结（决）算报告； （六）竣工图及设备技术说明书、试运行报告； （七）工程建设档案验收合格备案文件、管线测量资料及竣工验收报告； （八）其他相关材料。 第十条 房地产使用管理档案的归档范围包括： （一）办公与业务用房使用管理档案 1.调配申请及批文； 2.使用协议; 3.物业单位招投标文件、物业管理合同、日常运行维护记录； 4.设施设备运行、维修、维护、改造等记录。 （二）住宅使用管理档案 1.住房申请、临时入住通知单、腾退旧房协议、调配通知单、集资建房协议； 2.职工住房档案; 3.周转住房的装修、制度设立及分配方案； 4.物业管理合同、费用支付单据、物业变更资料、物业管理工作的年度测评报告； 5.职工住房配售办法、相关会议纪要及最终配售方案； 6.住房的各类证明或信函。 第十一条 房地产档案归档应符合下列要求： （一）权属档案按照《城市房屋权属档案管理办法》有关规定归档；权属档案应为原件，原件已存其他档案馆或者确属另有重要用途的，可以是复印件或复制件，但须经产权人与原件校对、签章，并注明校对日期及原件存放处。 （二）建设工程档案、使用管理档案按照国家《科技档案案卷标准》有关规定归档；除纸质文件外，有条件的还应保存缩微品及电子文件。 第十二条 各产权人以年度为单位，及时收集、保存和移交权属档案、建设工程档案、使用管理档案，并在国家法定法规的期限内完成归档；有隶属关系的各产权人，其档案移交工作须服从上级管理部门的决定。 使用人和物业服务单位根据实际需要收集、保存部分建设工程档案及使用管理档案。 建设工程停建、缓建的，建设工程档案由项目管理单位负责保存。 第十三条 房地产档案与现状不符时，产权人应及时变更档案。 第十四条 房地产档案不完备的，产权人应组织力量补制。 第十五条 权属档案应永久保存，建筑物续存期间应保存完整的建设工程档案，使用管理档案的保存期限由产权人根据实际情况设定。 第十六条 档案销毁需本单位档案管理部门同意，经上一级资产管理部门批准，档案销毁后应保存销毁清单。 第十七条 产权人对所移交的档案有优先利用权；其他单位或个人需调阅、抄录、复制房地产档案的，应经产权人及档案管理部门同意。 第十八条 产权人应指定专门机构，配备专兼职人员和必要的安全保护设施，建立健全档案管理制度，确保房地产档案的完整、准确、安全和有效利用，人员变动时须办理工作交接手续。 第十九条 主管部门结合房地产档案管理工作实际，定期组织开展档案检查和业务培训，提高房地产档案管理人员业务素质。 第二十条 主管部门和各部门、各单位应逐步采用先进技术，不断提高房地产档案管理的标准化、信息化水平。 检举回答人的补充 2009-05-31 10:56第二十一条 主管部门对在房地产档案管理工作中做出显著成绩的单位和个人，应当给予表彰和奖励。 第二十二条 违反本办法，有下列行为之一的，由主管部门通报批评；对负有直接责任的主管人员和其他直接责任人员依法应当给予行政处分的，由主管部门提出给予行政处分的建议，各部门、各单位应依法及时作出决定；情节严重构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。 （一）无故延期或者不按规定收集、保存和移交房地产档案的； （二）涂改、伪造、倒卖房地产档案的； （三）房地产档案管理人员玩忽职守，造成档案损失的； （四）其他违反档案管理规定的行为。 第二十三条 中央企业单位及其他按照规定纳入中央国家机关土地管理范围单位的房地产档案管理参照本办法执行。 第二十四条 本办法由国务院机关事务管理局负责解释。 第二十五条 本办法自印发之日起施行。

工程资料管理制度

工程资料管理制度：

1、工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。

2、为了便于各个管理环节的衔接，档案资料室配备专职档案员，为更好地管理好档案资料，应配置必要的库房、档案装具、档案保护设施和办公设备。

3、工程建设中，各种技术资料交由档案资料室统一管理发放，各有关部门和单位指定专人办进领用手续。

4、设备到货后，由物资组汇同有关部门开箱验收后，设备资料（归档的发给施工单位的）统交档案资料室统一管理，造册登记并建立收发明细帐。

各单项工程总体验收由档案资料室对其各种技术文件和竣工资料进行查验，各项工程竣工决算的最后付款必须由档案资料室对竣工资料签收合格后支付。

5、购置技术资料、图书、标准由档案部门统一申请，经批准后按计划办理，或委托有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证，一律由档案室签收后方可办理报销手续。

工程资料管理办法：

工程资料管理办法是为适应集团新的组织架构，明确资料管理程序，按照国家规范、标准和地方的有关规定，结合集团的实际情况而制定的，自印发之日起执行。

工程资料管理制度_百度百科

工程资料管理的规定

工程文件收发及管理规定为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。3.1 工程文件接收3.1.1各单位提供给工程部的工程文件（工程技术文件、图纸资料）由档案资料室统一接收；上级党政主管机关所发的行政及党务方面的文件由办公室统一接收。3.1.2工程部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律交档案资料室。3.1.3设备文件，物资组汇同有关部门对设备开箱验收后，及时将设备资料立卷归档；设备文件资料由档案资料室统一归口发放给有关单位。3.1.4档案资料室对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。3.1.5档案资料室对接工程文件应及时建立工程文件接收总登记帐和分类帐（簿式台帐和电子台帐），并能利用计算机进行各类工程文件的查询检索。3.1.6登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，应按工程部领导审定的工程文件分发表及时分发给有关单位和部门。3.1.7对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。3.1.8档案资料室仅对归档的工程文件资料实施整编作业，并建立档案登录总登记帐和分类登记帐；对分发各部门的工程文件资料不进行整编作业。3.2 工程文件资料发放3.2.1分发外单位和部门的工程文件资料由档案资料室统一归口办理。3.2.2呈送上级单位的工程文件由工程部领导确定发放单位和数量。3.2.3档案资料室按工程部领导审定的施工图分发表、设备资料分发表分发工程文件资料（当工程施工图、设备资料份数有限时），档案资料室仅提供施工单位一套或二套文件，不足部分施工单位可委托档案资料室向设计院提出增加施工图供应数量；设备资料文件不足部分，由施工单位自行联系复制，复制的设备资料应加盖“复制件”印章。3.2.4分发的图纸资料应建立资料分发台帐，资料分发台帐应留存备查。3.2.5为避免工程文件资料分发过程中可能出现的错发现象，图纸、资料领取单位应指定领取人名单，并书面通知档案资料室；档案资料室按指定名单发放工程文件资料。3.3设计修改通知单、工程联系单、传递及管理规定3.3.1设计修改通知单、工程联系单统一由档案资料室按设计修改通知单、工程联系单中所指定的部门及时传递并建立签收记录。3.3.2设计修改通知单、工程联系单原件一律及时交档案资料室归档保存，工程结束后由档案资料室向设计院提供全部设计修改通知单、工程联系单的复印件供设计院编制竣工图。3.3.3凡涉及设计修改、变更，档案资料室应及时在归档图纸的副本对应卷册图纸目录上加盖设计修改印章，并将变更单复印件及时放入卷册内。4 档案部门职责参建单位（总承包、发包、建设、设计、施工、监理、承办单位）应按各自的职责，将负责承建、承办的项目文件材料进行收集、积累、整理，按照归档要求移交建设单位。项目承包商项目实行总承包的，由总承包单位负责对其总包项目的文件从形成到编制的全过程进行监督、检查与指导。并负责组织、协调分包单位的归档工作。按规定向建设单位提交全套完整、准确系统的符合档案规范标准的项目档案。由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累、整理其承包项目的全部文件。建设单位各机构：负责对形成或收到的有关建设项目的前期、设备技术、工艺、涉外、专利及商检索赔、竣工、试运行及验收等全部项目档案进行收集、组织及汇总整理。设计单位：负责对形成的基础材料和项目设计等文件进行收集、积累、整理。施工单位：整理现场的译文及安装、调试形成的非标准图、（竣工图）、设计变更、试运行及维护、工程事故处理文件。监理单位：负责对各参建单位在工程建设中文件的形成及竣工档案的编制进行监督与审核，特别是对竣工图完整、准确、系统进行监督和审查。负责收集、积累、整理、归档项目监理文件。建设单位委托监理单位负责监督、检查项目文件的收集、积累和完整、准确、系统情况，并审核、签署。同时向建设单位提交有关专项报告。验证材料及其他监理文件。试运行单位：负责收集、积累、整理在生产技术准备和试运行中形成的文件。施工单位归档范围负责提交施工，安装全部技术记录（含隐蔽工程的各种资料）。负责提交分部试运记录及验收签证书。负责提交分部试运阶段的方案、措施。负责提交移交试生产前的消缺记录。负责提交全部机组建设期间的工程联系单及总结。负责提交档案归档的目录清单(含电子版目录)。调试单位归档范围负责提交所承担的调试项目的调试方案、措施与调试报告等。负责提交调试过程中设备缺陷处理记录。负责提交调整试运质量验评表。负责提交调试过程中变更设计资料及调试工作总结。负责提交档案归档的目录清单(含电子版目录)。设计单位归档范围负责提交项目（工程）各设计阶段的设计文件。负责提交全部设计修改通知单。负责按时提交全套完整的竣工图（一式八份）。并切实执行竣工图编制的有关规定。负责按时提交符合国家档案局相关制度的全套完整的竣工图光盘一套负责提交设计总结。负责提交档案归档的目录清单(含电子版目录)质量监督部门（质量监督中心站与质量监督站）监理部门归档范围负责提交监理过程中形成的有关工程质量，工期、投资监理等方面的全部文件材料。监理各专业负责人对施工单位、调试单位、质量监督部门的归档案卷实施审查，对被监理单位归档文件的完整性、准确性、系统性负责，并在案卷内备考表审核人栏签署。负责提交设计、施工、安装、调试等单位归档完整齐全的证明材料。对不符合归档要求档案的处理：对各单位提供的不符合规定的案卷和案卷内的文件，档案资料室有权退回立卷归档单位,立卷归档单位应按档案管理的有关规定进行整改,直至提交符合规定要求的案卷及案卷文件材料。凡因工程文件材料归档不完整,不符合有关归档规定者,不能进行工程决算,各项工程竣工决算的最后付款必须由档案资料室对竣工资料签收合格后支付。工程档案的鉴定和销毁．对归档和发放后多余的工程文件和各部门使用后回收的图纸资料，先由申请销毁的部门登记造册，再由档案部门提出销毁意见，报总工及经理批准后方可销毁。．对各单位修改替代后的档案，档案部门应列出销毁档案清册,提出销毁报告,经总工及经理批准后实施,并对被销毁档案目录进行清除。．档案销毁必须严格执行保密规定，由保安部门确定销毁地点。销毁档案时，档案部门、保安部门均应指派专人监销，监销人必须在销毁清册一签字，档案销毁清册应存档。．在鉴定销毁档案时，处于两种保管期限之间的档案，一律从长处理。其它工程档案的分类、编目、按本工程档案分类编号办法及规定执行。档案、资料、图书的提供利用，按本工程档案、资料、图书借阅规定执行。工程声像档案的整理编目按本工程声像档案管理办法执行。档案库房管理按本工程档案库房管理规定执行。各职能部门工程文件材料立卷归档按各职能部门基建文件材料立卷归档范围、归档时间的规定执行5.声像档案管理办法5.1建设工程声像档案主要是指在城市规划、建设、管理活动中直接形成的，具有保存价值的照片、底片(包括反转片)、影片、录像带、光盘及磁性载体，以声像为主，辅以文字说明的历史记录。5.2建设单位应向城建档案管理机构报送的声像档案主要有：建设工程的照片档案、录像档案和相应的文字说明。5.3照片档案应符合以下要求：（1）主体明确、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁；（2）能体现工程竣工后的外观、设计特色、地理位置；（3）以传统感光材料为载体的照片需报送底片、正片（照片）；（4）使用数码相机拍摄，其影像不能进行后期加工,光学分辨率不得小于400万有效像素（不允许插值）。5.4录像档案应符合以下要求：（1）主题明确、内容连贯简洁、影像清晰、镜头平稳；（2）需注明工程项目所在的地理位置、外观、周围环境、人防设施、消防设施、水电设施、保安设施、标准房、标准层、设计特色、建筑特色等；（3）报送第一代素材录像带，以及编辑后成品带或光盘（DVD或以上素质的格式）。文字说明包括：工程名称、建设单位名称、设计单位、施工单位、地点、开工日期、竣工日期、投资额、占地面积、建筑面积、结构、层数、摄影日期、摄影者等。6.档案、资料、图书借阅制度本全部文书、技术档案及资料均可借阅、利用。本着既能保守档案机密，又能充分发挥档案、资料为水利建设发展服务的效益，凡因工作需要借阅者，须办理下列手续：6.1借阅档案、资料一般只需由本人填写借阅登记即可（注明：用途、领用时间、归还时间）。归还时管理人员要对其检查之后方可归档。6.2借阅档案、秘密技术档案和资料，须填写借阅单，经部门经理签字同意即可。6.3绝密文书、技术档案和资料一般不借出、不复制、不摄影，如确因工作需要，应在借阅单上注明范围、内容、用途，先经部门经理同意，主管副总批准、档案人员只能按其范围、要求、内容提供利用。6.4外单位人员借阅档案、资料者，凭单位介绍信，信上要注明查阅范围、内容、用途，属机密、绝密档案或资料，应主管副总同意，总经理批准方能借阅。6.5借阅的档案材料要妥善保存，不得损坏、勾划、删改、加注、拆页等。借阅人必须妥善保管，防止丢失和泄密。未经同意，不得复印、抄录和转借，不能见档案内容公开出去。如遇丢失，要及时写出丢失报告，在没有做出处理前停止借阅。6.6借阅时间在两周以内，如需继续使用可办续借手续。对特殊情况需较长时间利用的要经主管副总批准，但年末要将所借档案交到档案室进行清点、核对后重新借出。对长期借阅档案不归还，又不说明原因，不办理续借手续的，档案人员要通知借阅部门负责人负责催还，否则对其整个部门暂停借阅。并严格按经济责任制考核办法执行。6.7凡借有档案、资料者，在工作调动、单位撤销、退职、退休、生病住院或借后暂不使用者，必须将档案或资料退回档案室，否则不能办理调离手续。同时档案室如因工作需要有权将档案、资料调回档案室。7.设计修改通知单、工程联系单管理规定7.1设计变更制度7.1.1 应尽量减少施工中的设计变更与签证，如若不可避免，按本制度执行。7.1.2各现场专业工程师要有强烈的责任心，严格履行自己的职责，把好工程质量关，并努力降低工程造价。在工程开工前，仔细研究图纸，并组织图纸会审，将施工图中出现的问题提前解决，对工程图纸不齐全的部分，需及时督促设计单位补充、修改图纸。7.1.3 工程设计变更的具体经办人是项目部技术负责人，具体负责与总工及使用单位、设计单位、施工承包单位联系，并负责分发设计变更通知单。7.1.4 所有设计变更必须有文字记载，禁止口头承诺。特殊情况下，可以先口头承诺，事后必须在7日内补办完设计变更通知单。7.1.5 设计院以邮寄、传真等方式的设计变更资料，由项目经理负责签收并报送工程部备确认案后，技术负责人转发专业工程师组织实施。7.1.6各专业工程师在接到设计变更资料后应当天分发到施工承包单位、监理单位并监督实施。7.1.7设计变更的内容完成后三天内由分管的专业工程师填写执行结果，并报送项目经理审核。7.1.8经审核的执行结果备案登记，作为今后结算的依据。7.2签证管理制度7.2.1 签证涉及到投资、工期等工程内容。为了做到有效控制工程造价和工期，所有现场管理人员在开工前须熟悉合同书、招投标文件，需审核施工单位提交的施工组织设计，严格控制现场签证。7.2.2 发生合同中约定可以变更的情况或非施工单位原因造成的工程内容及工程量的增减经批准后，且在确保工程技术标准和质量标准保持不变的前提下，方能实施签证。工程施工现场签证由施工单位、工程监理和项目部现场管理人员共同签证，严禁事后补签。7.2.3现场签证单由施工单位报送，经现场监理工程师审核签字盖章后，由现场专业工程师和项目经理复核后，共同签字并盖章，签证有效。7.2.4一次性签定金额在10万元以内，或工期延误在5天以内，由现场专业工程师审核后报项目经理审批。超出上述金额（或天数），项目经理需上报工程部经理，经工程部经理批准后方可签证。如遇紧急情况，现场代表可先作处理，但必须按审批程序及时补办签证手续。7.2.5 工程使用材料的质量、价格如有特殊情况需签证时，由工程监理、项目部有关人员共同签证，必要时可进行招标确定7.2.6已审核同意的签证，施工单位必须按期执行，否则，造成的损失由施工单位承担。由于施工单位对施工图阅读不仔细等原因造成的返工不予认可，因此延误工期由施工单位负责。7.2.7 凡涉及到施工单位为评定优质工程等需要，而增加的施工管理、技术设施和部分材料、人工的费用，应由施工单位自行承担。8.工程竣工图编制管理规定8.1编制竣工图的形式和深度8.1.1凡按图施工没有变动的，则由施工单位（包括总包和分包施工单位，下同）在原施工图上加盖“竣工图”标志后，即作为竣工图。8.1.2凡在施工中虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的，可不重新绘制，由施工单位负责在原施工图（必须是新蓝图）上注明修改的部分，并附以设计变更通知单和施工说明。加盖“竣工图”标志后，即作为竣工图。8.1.3凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变以及有其他重大改变，不宜再在原施工图上修改、补充者，应重新绘制改变后的竣工图。由于设计原因造成的，由设计单位负责重新绘图；由于施工原因造成的，由施工单位负责重新绘图；由于其他原因造成的，由建设单位自行绘图或委托设计单位绘图。施工单位负责在新图上加盖“竣工图”标志并附以有关记录说明，作为竣工图。重大的改建、扩建工程涉及原有工程项目变更时，应将相关项目的竣工图资料统一整理归档，并在原图案卷内增补必要的说明。8.1.4竣工图一定要与实际情况相符，要保证图纸质量，做到规格统一，图面整洁、字迹清楚。不得用圆珠笔或其他易于褪色的墨水绘制。竣工图要经承担施工的技术负责人审核签认。8.2编制竣工图的分工8.2.1建设项目实行总包制的各分包单位应负责编制分包范围内的竣工图，总包单位除应编制自行施工的竣工图外，还应负责汇总整理各分包单位编制的竣工图。总包单位在交工时应向建设单位提交总包范围内的各项完整、准确的竣工图。8.2.2建设项目由建设单位分别包给几个施工单位承担的，各施工单位应负责编制所承包工程的竣工图，建设单位负责汇总整理。8.2.3建设项目在签订承发包合同时，应明确规定竣工图的编制、检验和交接等问题。8.2.4建设单位应组织、督促和协助各设计、施工单位检验各自负责的竣工图编制工作，发现有不准确或短缺时，要及时采取措施修改和补齐。8.3竣工图编制的套数大中型项目、重要公用工程和其它特殊性项目的竣工图至少应编制三套，一套送城建档案部门归档，二套由生产或使用单位保存。一般小型项目至少编制二套，一套送城建档案部门归档，一套由生产或使用单位保存，作为维护、改造、扩建的依据。项目竣工图套数应该在签订施工合同时明确规定。8.4竣工图编制费用竣工图编制费用以第二条的分工及第三条规定的套数为基准，增加部分的费用由筹建单位负责。竣工验收后需要复制的，复制费用由使用单位负责.