数字档案馆测试_数字档案馆测试办法

我想知道档案数字化加工人员到底是干嘛的？工作区域是在厂里还是办公室啊？

主要负责对文件、图书资料进行整理、扫描、图像处理以及目录制作，工作区域是在办公室。

档案数字化加工人员是扫描、录入的专业人员，组织电脑信息录入、文档资料扫描、文档图形图像处理、档案装钉整理等，是档案数字化的专业人员。

档案数字化，就是用现代的数字技术来管理各类档案，流程是这样的：档案接收—档案扫描—扫描图片的处理—将扫描好的电子图片导入档案管理软件。

具体工作要求：

1、档案资料、图纸的扫描及后期整理 。

2、档案资料录入、校验和数据挂接。

3、对扫描后的数据按照应用要求进行整理 。

4、数字化加工过程管理工作 。

5、相关文件、档案拆解、扫描、编辑、装订、录入等工作。

6、了解扫描加工流程，相关软硬件。

扩展资料：

传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。

档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。

档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性：

1、提高经济效益

过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

2、提高办公效率

数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。

与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

3、增强档案原件保护

将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

参考资料：百度百科-档案数字化

档案数字化招聘是干什么的？

具体工作要求：

1、档案资料、图纸的扫描及后期整理 。

2、档案资料录入、校验和数据挂接。

3、对扫描后的数据按照应用要求进行整理 。

4、数字化加工过程管理工作 。

以组织系统专用资源网为网络基础，采用B/S(浏览器/服务器)模式架构，在组织系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。系统在安全方面进行了方考虑。

可按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权；阅档过程进行详细的日志记录；信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。

档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性：

提高经济效益过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。

而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

以上内容参考：百度百科-档案数字化

数字档案室及档案数字化建设方案

数字档案室的建设
数字档案馆系统综合应用物联网、云计算、移动互联网等新技术，开发了对档案实体、档案内容、档案服务和档案管理等信息的感知、处置等功能，实现了对档案信息资源和档案业务信息资源的智慧收集、智慧管理、智慧服务、智慧保护和智慧监督，为档案馆物与物、人与物、人与人的全面互联、互通、互动提供了基础条件。
基于OCR技术生成档案数字化成果文本数据资源库，结合应用原生电子档案内容信息，实现了档案信息资源的数据化管理，可以进行全文检索，并采用数据挖掘技术构建虚拟资源库，突破了传统的档案数字化理念，对实现档案资源的深度控制和挖掘创造了条件。
基于数据智能采集技术，采用多样化、组合式信息资源收集方式，实现了智慧城市建设中重要的信息资源之一 —— 专业档案数据库的高效接收和有序管理。采用大数据技术的智慧档案馆，通过云计算技术虚拟合并各档案馆之间的数据，做到实时互通，跨馆出证。
采用模型控制技术，实现了机关归档电子文件质量监管、进馆电子档案质量检查、开放档案划控辅助管理、档案馆业务目标督查等工作的辅助管理，有效地推进了档案馆业务工作的信息化。
应用RFID 技术，实现了智慧档案馆智能感知管理平台对实体档案、在馆人员及相关业务信息的综合感知和智能处置，拓展了RFID技术在档案馆工作中的应用领域。如文档服务中心发出调卷指令后，在规定时间内库区RFID 标签信息阅读器未感知到相关档案出库信息，将自动发送短信提示库房保管人员办理调卷业务。
基于编研人员的档案利用，通过对档案信息资源的深入挖掘，实现对档案信息资源的智能检索，提高了档案检索的查全率和查准率;同时基于数据挖掘技术，支持对检索结果的知识图谱展示以及档案信息的自动聚类，为利用者提供了便捷、高效的档案利用服务。根据业务需要，智能形成编研材料。
感知档案，通过标签可以知道档案的状态，可以对档案实体进行识别、定位、跟踪、监控和管理，帮助档案管理人员实时掌握每一份档案的状态，实现管理者与档案实体的沟通。这样可以避免传统档案管理中出现的一些问题。

数字档案馆的介绍

数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。“数字档案馆”的含义有广义和狭义之分。广义的数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆是一个内容管理系统、集成系统和数字信息长期保存系统的集合。作为以电子文件、档案以及其他信息资源等非结构化数据为主要管理对象的数字档案馆，它不仅仅起到一个数据中心的作用，也不仅仅起到发布利用的作用，而是具有有序处理和集成管理的功能。它的有序处理和管理过程包括收集、创建、确认、转换、存档、管理、发布利用等涵盖文件生命周期管理实践的全过程。集成（integration）含综合、融合、整合成为整体和一体化的意思。就数字档案馆而言，就是将集成管理理论应用于涵盖文件档案信息资源生命周期管理实践的全过程，即在管理思想上以集成理论为指导，在管理行为上以集成机制为核心，在管理视野上突破管理业务流程机构部门间的限制，并从全程管理和最优化管理的层面来对待各种档案信息资源要素，提高各种管理要素的交融度，以利于优化和增强档案信息资源的真实性、完整性、有效性和有序性，最终提供以用户需求为导向的档案信息集成服务。

谈数字档案馆与传统档案馆的区别和联系

　　一、数字档案馆与传统档案馆的区别
　　（一）档案人员素质方面
　　结合档案人员的知识结构来说，由于每一个档案人员的文化程度不同，其自身具备的综合素质能力也有着明显的差异。在以往传统的档案管理工作中，档案人员更多的掌握与档案学相关的理论知识，虽然在计算机操作方面也提出了一定的要求，但实际的操作能力较差。而相反的，数字档案馆的档案人员不仅要具备专业的档案学知识，还要对计算机能够熟练的使用，并对系统中的管理软件有着全面的掌握。其次，随着时代的发展与进步，需要涉及的边缘学科越来越多，这就要求档案人员要通过不断的学习来加强自我建设，以此来不但提高自己的管理能力。站在档案人员的角度来看，传统的档案人员给予人们的印象类似于保管员。而数字档案馆中的档案人员则是向人员展示了一种全新的精神面貌，也让人们对数字化技术有了更深入的认识。
　　（二）档案服务方面
　　在传统的档案馆管理工作中，一切都是以档案馆为中心，用户们获取档案信息资源的主要方式是通过到档案馆中进行查找，直接有现场的档案人员为其提供服务。而这种物理差距也恰恰成为了影响用户利用档案的关键性因素。然而，在现代数字档案馆中，所有的服务活动都是围绕着用户而开展的，一切都是将用户作为中心点出发，在大量的档案信息资源中，数字档案馆能够及时为用户们寻找到所需的信息资源，解决用户的实际需求。因此，数字档案馆是以用户需求为主要建设目标，以此来吸引更多的用户，逐步提高档案信息资源的利用率，使其能够充分发挥自身的重要价值。
　　（三）档案的安全保护方面
　　传统档案馆在安全管理方面，主要是对档案实体进行保护，具体是对档案存放环境的温度、湿度等方面进行了严格的控制。而数字档案馆中的档案信息是一种电子载体的形式，其是与档案内容相互分离的，数字档案馆重点是对档案载体进行保护的同时，也对档案信息能容进行了加密，以此来防止网络病毒和黑客的恶意攻击破坏。并且，数字档案馆建立了完善的安全防护系统，充分保障了档案信息资源的安全、完整性。同时通过技术信息技术、网络技术等大量科学技术的优势，大大提高了档案管理工作效率，也为我国档案事业开辟了崭的发展格局。
　　（四）馆藏方面
　　21世纪的数字档案馆的馆藏可以看作由实物馆藏（传统的纸张、磁介质档案）和虚拟馆藏（存在于本馆及互联网上有权访问的多媒体档案信息数据库）两部分组成。实物馆藏经过数字化后，被全文存贮在本馆，转化成为能进行全文检索的虚拟馆藏。数字档案馆的馆藏不仅包括固有的纸质、录音、录像、照片等非数字化文献，还将这些数字化的信息存贮在本地的海量多媒体数据库中，而且对网络中有权访问的信息进行标记和索引，丰富了自己的馆藏，以便于利用者的网上检索。
　　二、数字档案馆与传统档案馆的联系
　　（一）数字档案馆是传统档案馆为解决新的问题而发展起来
　　传统档案馆在自身发展过程中，面对新生事物、新兴科技的挑战，出现了许多难以解决的问题。主要有几个方面：（1）档案实体的增多及新型载体档案的增加，如电子文件的管理、检索、利用；（2）非纸质载体档案（如录像、录音等档案）的管理、检索、利用；（3）人们对信息的传播、接收方式的改变及需求的增加等等。传统档案馆不能再用以前的方法、技术来完全解决这些问题，它不得不依赖于先进的管理思想、科学技术来发展自己，从最初的馆藏资源数字化利用服务，到网络化查询检索，到最终实现数字档案馆。
　　（二）二者始终是信息传递的中间角色
　　可以说，无论是信息技术多么迅速的发展，还是网路结构如此复杂化，档案馆从始至终都在担任着信息传递者的角色，主要是围绕着信息、档案馆、用户这三者之间进行循环开展的。其中，档案馆并不是信息的生产地，其主要的功能是对信息进行保管。而传统的档案馆能够很好的保护档案信息，并提供给用户们使用。数字档案馆亦是如此，它采集了海量的档案信息资源，以此来为用户提供更优质的服务，所有的工作流程基本与传统档案馆保持一致，都需要进行档案信息的采集、归纳、整理、保管和利用。但是，数字档案馆最大的优点是可以对这种传递结构进行更深入的优化与完善，确保档案效益得到充分的发挥。
　　（三）数字档案馆不会脱离传统档案馆的实体而单独存在
　　存在于虚拟的网络空间，脱离具体的档案馆实体的数字档案馆是理想化的。传统档案馆的馆藏经验做法都为数字档案馆所应用，不会在数字档案馆时代被彻底抛弃。以前的纸质档案随着年代的逝去而愈发珍贵，它是数字档案馆的镇馆之宝，即使以数字化方式存在，它的实体也会得到妥善保管。
　　三、结束语
　　无论是传统档案馆，还是数字档案馆，都有着自己的优点和缺点。这两者之间是相互影响、相互制约的联系。因此，我们要正确看待数字档案馆和传统档案馆，从而促使它们和谐统一的发展，继续为我国档案事业的长远发展做出巨大的贡献。

数字档案馆与数字图书馆的异同

数字档案馆与数字图书馆的区别主要在于两个方面：一
是数字档案馆对于数字档案的真实性和原始性的维护是至关重要的，而几乎不存在版权问题；而数字图书馆则相反；二
是数字档案馆的信息提供利用受时效与密级的限制，如档案馆一些内容是不能公开的，数字档案馆将必须分内部网和外部网两个部分，如正在建设中的深圳数字化档案馆就是如此，单位和个人可以根据授权限度免费查阅网页所提供的档案信息；而相比之下，数字图书馆则没有时效
与密级的限制，开放利用比较自由。

数字化档案馆与电子文件档案馆的区别

数字化档案馆是指对一些纸质档案进行数字化，使其的存储载体发生变化，由纸质的档案变为数字档案；而电子文件档案馆则是指这些文件的形成初期就是以电子的形式存在的，没有纸质实体，其以后的利用和归档都是电子形式，直接进行数字化操作。

OCR技术的解析

采用OCR识别技术,可以将其应用于银行票据光盘缩微系统，可以自动提取票据要素，可减轻操作员的工作量，减少重复劳动，尤其是在与银行事后且监督系统相结合后，可以替代原先的操作人员完成事后监督工作。由计算机自动识别票据上的日期、帐号、金额等要素，通过银行事后监督系统与业务系统中的数据进行比较，完成传统的事后监督操作；配有印章验证系统后，自动将凭证图像中的印章与系统中预留的印鉴进行比较，完成印章的真伪识别。OCR识别技术不仅具有可以自动判断、拆分、 识别和还原各种通用型印刷体表格，在表格理解上做出了令人满意的实用结果，能够自动分析文稿的版面布局，自动分栏、并判断出标题、横栏、图像、表格等相应属性，并判定识别顺序，能将识别结果还原成与扫描文稿的版面布局一致的新文本。表格自动录入技术，可自动识别特定表格的印刷或打印汉字、字母、数字，可识别手写体汉字、手写体字母、数字及多种手写符号，并按表格格式输出。提高了表格录入效率，可节省大量人力。同时支持将表格识别直接还原成PTF、PDF、HTML等格式文档；并可以对图像嵌入横排文本和竖排文本、表格文本进行自动排版面分析。　　利用目前的高新技术-OCR，直接从凭证影像中提取金额、帐号等重要数据，代替人的手工录入，与条码识别/流水识别紧密结合，实现建立事后副本帐、完成事后监督的工作。OCR处理一般使用性能较好的PC机，OCR处理程序一经启动会自动扫描数据库中的凭证影像，发现有需OCR处理而未处理的，提取到本地进行处理。 　 　　OCR手写体、印刷体识别技术，能识别不同人写的千差万别的手写体汉字和数字，应用于本系统，识别凭证影像中储户填写的信息，如大写金额、小写金额、帐号、存期、日期、证件号等，可以代替手工录入。同时被识别得出的金额还要与流水识别所得的金额进行核对，核对成功，则OCR识别成功。这样处理是为了避免误判。 　 　　经过对银行产生的实际凭证进行的大量测试，在实际开发过程中，根据银行的实际需求，OCR技术在票据和表格识别能力和手写体自动识别能力上不断提升，目前处理速度可达到每分钟60～80张票据，存折识别率已经达到了85%以上，存单、凭条识别率达到90%以上，而85%以上的识别率就能减少80%以上的数据录入员。在档案领域OCR技术使档案扫描成果达到了全文可识别，将档案数字化发展提升了到了一个新的阶段，是原本扫描出来的图片变得更容易进行检索，为数字档案馆的数据查询提供了技术支持，是档案数字化发展中必不可少的一环。

档案馆数字化是什么意思？

一般来说数字化是指把现有的将许多复杂多变的信息转变为可以度量的数字、数据，再以这些数字、数据建立起适当的数字化模型，把它们转变为一系列二进制代码，引入计算机内部，进行统一处理，这就是数字化的基本过程。
档案馆数字化：就是把现有的档案资料以电脑的为媒体存储起来，以便管理，利用

初级档案考试的资料

职称考试模拟试题
单项选择题
为了使最有价值的档案更充分地发挥作用，需要对保存的档案进行“去粗取精”，这就形成了档案的：A 鉴定工作 B 收集工作 C 整理工作 D 利用工作
为了满足特定的查找利用需要，需要通过多种途径和形式揭示档案的内容和成分，提供检寻手段，这就形成了档案的：A 编目和检索工作 B 收集工作 C 整理工作 D 利用工作
为了便于保存和系统地提供利用，需要把收集来的档案分门别类，这就形成了档案的：A 整理工作 B 保管工作 C 整理工作 D 利用工作
我国档案工作的根本目的是：A 便于社会各方面的利用 B 维护档案的完整 C 维护档案的内容安全 D 集中统一管理国家档案
国家档案馆的性质是：A 科学文化事业单位 B 企业生产部门 C 企业管理部门 D 行政管理部门
各单位设立的统一保存和管理本单位档案的内部组织机构是：A 档案室 B 文件中心 C 档案事务所 D 档案积存中心
属于档案行政法规的有：《关于加强国家档案工作的决定》
包含图、文、声、像等两种以上信息形式的文件是：多媒体文件
将电子文件区分为主文件和支持性、辅助性、工具性文件的标准是：电子文件的功能
电子文件第一次使用了人工不可识读的记录符号：数字代码
电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期必须遵循的管理原则是：全程管理原则
为确保电子文件真实可靠、完整安全、长期可读，必须实行：前端控制
机构内部电子文件的管理模式包括：对电子文件实行统一管理和：实行文件、档案一体化管理
档案馆电子文件的管理模式除了“集中式保管模式”外，还包括：分布式保管模式
1940年美国的哪位学者提出了“文件生命周期”概念：布鲁克斯
文件中心最早出现在：美国
谢伦伯格的档案鉴定理论是：文件双重价值论
菲斯本、布里奇弗德等人的鉴定理论是：利用决定论
美国学者塞穆尔斯20世纪80年代提出的鉴定理论是：文献战略
谢伦伯格把文件的第二价值区分为：证据价值和情报价值。
多项选择题
档案的基本价值包括：A 凭证价值 B 参考价值 C 情报价值 D 资料价值（ABC）
档案工作的性质包括：A 管理性 B 服务性 C 政治性 D 机要性 （ABCD）
档案工作的政治性主要表现在：A 服务方向 B 机要性 C 管理性 D 科学性 （AB）
“统一领导、分级管理”是我国档案工作的：A 组织原则 B 管理体制 C 根本目的 D起码要求 （AB）
维护档案安全的含义是：A 保证档案管理的物质安全 B 保证档案管理的政治安全 C 统一管理档案 D 按专业管理档案（AB ）
非公有的档案馆包括：A 私人企业档案馆 B 教会档案馆 C 政党档案馆 D 大学档案馆（ABCD）
辨析题
来源原则就是指导按照档案的主题内容进行整理的原则。（参考答案：错误。这个命题混淆了来源原则和事由原则的概念。来源原则是指档案馆按照档案的来源进行整理和分类，要求保持同一来源的档案不可分散，不同来源的档案不能混淆的整理原则。）
档案管理是指对文件在其形成、保存、利用和处置过程中进行的经济而有效的全面管理。（错误。这是文件管理的概念。档案管理是指对归档以后的文件实施的管理活动，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用、编研、检索与编目等业务工作内容。）
文件中心是各单位设立的统一保存和管理本单位档案的内容组织机构。（错误。这是档案室的概念。文件中心是一种社会化、集约化、专业化程度较高的，过渡性的半现行文件管理机构。）
档案行政规章是由国务院依法制定的各种档案行政管理规范性文件。（错误。这是档案行政法规的概念。档案行政规章包括部门规章和地方规章。前者是国务院各组成部门依据法律和行政法规等在本部门权限范围内制定的规范性文件的总称；后者是县级以上地方政府部门根据法律和行政法规制定的档案工作规范性文件。）
档案法律的适用是指机关、组织和个人，要自觉地用档案法律来约束和规范自己的思想和行为。（错误。这是档案法律的遵守概念。档案法律的适用则是指国家机关及其组织成员，使用档案法律来解决各种相关的实际问题。）
简答题
档案工作的服务性。（讲义8）
从档案工作同其他工作的关系来说，它属于一项服务性的、条件性的工作。通过管理和提供档案的各项工作服务，是档案工作区别于其他工作的特点之一。2、档案工作为各种工作活动服务，是社会分工的需要和人类文明的结果。3、档案工作能以其专业管理的结果为社会服务，是档案工作的光荣职责和艰巨任务，说明它是一项不可缺少的最后哦俺要工作。
档案工作基本原则。（讲义9）
实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用。
为什么说档案馆是一种科学文化事业性质的机构。（讲义12）档案馆的科学文化事业性质表现在3方面：
1、从档案馆管理的对象来看，是一种重要的历史文化遗产和精神文化财富。　　2、从档案馆的活动方式和工作成果来看，档案馆的工作是一项研究性工作。参与编史修志，汇编各种研究成果，并通过多种方式提供档案利用。　　3、从档案馆的职能来看，它不仅肩负科学管理档案的重任，而且致力于社会化的服务作。档案馆以其对国家、对社会、对历史的重大意义而成为一项重要的事业。

档案室的性质与任务。（讲义11）
作为档案工作体系中最基层的业务机构，主要有3方面性质：1、是机关的内部组织机构；　2、是保存档案的过渡性机构；3、主要任务是服务于本机关。其基本任务是：集中统一地管理本机关各部门形成的各种门类和载体的全部档案，为本机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料。其具体任务：1、对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作进行指导和监督；2、负责管理本单位的全部档案和相关资料，并积极组织提供利用；3、定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交。

论述题
电子文件的特点（讲义27-29）
一、电子文件的数字化信息形态      计算机技术的理论基础是二进制的编码，在此基础上产生其他多种编码方案。在计算机内部，电子文件的传输、存储都以数字编码的形式存在。文本、图象、图形、声音等各种形式的电子文件，都是由二进制编码组成序列。为了节约存储空间，还可以将二进制数字原编码序列进行压缩实现再次编码。电子文件从一个载体复制到另一载体，或者从一台计算机传递到另外一台计算机，实质上是在电子计算机内进行数字集成的传输处理。这种处理与纸质文件的复制或缩微品拷贝有很大区别。后者属于模拟信号，在复制传递中不可避免地会出现清晰度下降、信息丢失。而电子文件由于是数字化处理，所以几乎完全不存在上述问题。这种高保真的特点通常是好事，但是对于想区分原件和复制件来说造成了一定的困难，对于确定电子文件的原始性和真实性有一定的难度。     二、电子文件对设备及标准的依赖性         从远古的甲骨、竹简、泥版、石刻、羊皮纸，到后来的纸质记录，人类世代使用的都是人工可以直接识读的记录符号。人类可以在各种载体上直接写人或印刷各种信息，生成文件，并直接读出文件的内容。由于电子文件使用了人工不可识读的记录符号数字代码，人无法直接识读和理解经过复杂编码的”比特”，只有通过计算机进行解码还原，才能读取其内容。在这一还原过程中，电子计算机的硬件、操作系统、应用软件都直接影响还原结果。如电子文件对其他设备环境的不兼容性，使其只能在某种设备上处理；不同软件环境形成的电子文件有时难以互换；电子文件加密后，不解密就无法识别；技术设备更新时，如不及时解决格式转换问题，也无法读取。电子文件的动作环境对标准化的要求很高，无论是信息加工、存储、传递、检索，还是软件的运行、载体的更换都受到标准的制约。制作生成要有代码标准，存储要有机读载体的格式标准，信息压缩要有算法标准，传输要有网络协议标准，查找要有检索语言标准等。      三、信息与载体的可分离性          自古以来所有的记录形式，无论是图书还是文件，其信息都被固定在某一载体上，成为不可分离的一个”实体”，文献的使用、流传都是以这种形式实现的。对于正式文件来说，内容与最初形成时的标记同时被固定在这一实体上，使这打上了明显的原始性烙印。电子文件中的信息不再对原录入载体”从一而终”，不再具有物理的固定实体状态，也不再有固定的物理位置，而是可以在不同的载体上同时存在，可以根据需要随时改变或扩展、缩小其存储空间。它可以改变硬盘上的存址，可以从硬盘拷入软盘、磁带或光盘。也可以登上网络流向其他地方。      四、电子文件的信息共享及不安全性          （一）共享性  对于一份纸质文件来说，通常只能在某时、某地让能够接触它的人阅读。而电子文件可以不受这方面的限制，因为电子文件的处理环境是电子计算机及网络技术，可以做到网络的任何终端设备都可读取存储在网络某一个设备上的电子文件。件可以同时发送给若干网络终端，就象发布文告一样。另一方面上，一个终端上的电子文由于电子文件这种不受载体限制的特性，对信息获得者来说，有一种共享的感觉。          （二）不安全性随着网络化的发展，网络安全问题日益突出。来自以下几方面：一是通信服务层网络系统过于复杂，缺陷太多。一般说来，电子计算机网络系统的不安全性黑客对网络的攻击多从三个层次上入手：一是通信服务层，这个层次存在1000多个控制协议、互联网协议服务安全漏洞；二是操作系统层，尽管不断升级，总是存在这样那样可被利用的漏洞；三是应用程序存在着大量安全缺陷，网络环境中的服务器、防火墙、路由器也存在着许多漏洞。因此，解决网络安全问题，对于信息时代的电子文件管理是至关重要的。
数字档案馆的主要特点及其与传统实体档案馆的关系（讲义23-24）
数字档案馆的主要特点：A存在方式上的特点，是一种无形的信息组织与利用环境；B运行方式上的特点，存取档案信息的网络化；C功能定位上的特点，以存取为中心。数字档案馆与现行实体档案馆的关系：A现行实体档案馆的馆藏档案是数字档案馆形成的基础；B数字档案馆的出现对现行实体档案馆的馆藏建设提出了新的要求；C数字档案馆为现行实体档案馆提供了新的管理和服务机制。两者不是替代关系，而是相互依赖、相互促进的关系。