会计档案数字化标准

　　会计档案数字化标准是什么？档案来源广泛，内容丰富，形式多样。档案的的类型有很多大类小类，其中不管是人事档案，医疗档案，基建档案还是其他档案，都是有一定的标准，下面具体谈一下会计档案数字化标准。

　　数字档案管理系统为客户提供全面档案解决方案,以文档生命周期管理模型为设计思想在数字档案管理系统中实现对档案的收集,管理,利用和保存等进行全过程信息化管理。

　　会计档案数字化标准

　　数字化转型已经成为各行各业当下炙手可热的趋势，而作为企业战略层面的一项重要举措，数字化的推行首先要以档案以及管理流程的电子化、信息化为基础。

　　随着财政部《会计信息化“十四五”规划（征求意见稿）》的发布，推进会计数字化转型和会计信息化、会计档案电子化的重要性和紧迫性也愈加凸显。

　　然而当前一些企业面临着信息化基础薄弱、信息系统管理手段落后、会计原始凭证尚未完全实现电子化等困境，对于推进会计档案电子化乃至财务数字化存在很多困惑。分享在推进电子会计档案和数字化转型方面的经验。

　　推进电子会计档案建设，提升合规，加快转型

　　中文传媒作为第三批参加电子会计档案试点的企业，率先实现了增值税电子发票全流程的电子化处理，对于企业的数字化转型进程、规范信息系统管理流程，起到了重要的推动作用。在老师看来，推进电子会计档案系统建设对企业的意义主要有以下几个方面。

　　首先，推进电子会计档案系统建设，加快了企业财务数字化转型的进程。财务数字化是中文传媒一直致力于实现的转型方向，参与试点工作对于促进会计档案电子化以及会计全流程实现线上运转，具有重大意义。

　　其次，提升发票管理流程的合规性。发票可以说是财务领域最重要的单据，其合规管理关系到企业在税务和经营等方面的风险。电子发票规避了纸质发票在开具、传送等操作流程中的问题，极大改进了会计原始凭证的管理。

　　第三，试点工作加深了企业对电子会计档案的理解。过去财务部门对电子会计档案的理解局限于会计的视角，认为档案管理最重要的原则在于便于查询。而事实上从企业整体层面来看，数字化转型需要建立起全局标准化的档案体系，会计档案要与其他档案的标准达到统一。

　　例如过去的会计档案以凭证号+年月为检索的关键字，而常规档案管理以流水号为识别标志。为了建立起具有一致性的档案电子化标准，中文传媒在档案号的设置中将两种编码进行重叠，同时满足了档案和会计凭证的管理要求，实现了常规档案和会计档案的对接整合。

　　做好服务，解决问题是推进转型的核心原则

　　档案是业务流程的末端，而会计数字化的真正问题在于数据采集的前端。以费用报销流程为例，报销涉及到企业全员，而员工的数字化水平和理念参差不齐，如何在实现数字化转型目标的同时兼顾员工层面的便捷性，是企业在推进电子会计档案建设中的一大难题。

　　结合在推进电子发票试点以及财务数字化转型工作中的经验，老师分享了在业务前端，通过做服务、做制度、做把关几方面举措解决该难题的经验。

　　做服务包括在软件的操作以及财务对业务人员的服务两个层面，例如对于业务部门提出的问题及时回复，提供明确的软件操作指引等。

　　做制度强调在制度层面的加强和改进，对于电子档案、费控报销等领域的问题，要从制度上形成约束。

　　做把关，指对于包括数据采集、报销等在内的全流程档案电子化严格把关，对于不符合要求的流程、单据驳回并做出说明。

　　以财务领域最常见的报销流程为例，过去企业发票的采集、入账、归档等流程繁琐，是过去企业中普遍存在的“痛点”。

　　据老师介绍，中文传媒自2018起就开始了对发票流程电子化的探索。在国家大力推行电子发票后，在报销实务中很多员工使用打印的纸质发票，存在着较高的伪造和篡改风险，电子发票的验证和查重成为企业早期在推行中的痛点之一。

　　电子票据在推广的过渡阶段，需要同时保存电子和纸质打印文件，极大增加了财务人员的工作量。尤其对于规模较大的企业而言，在保存和查阅方面都带来了巨大的问题。

　　发票作为财务的重要原始单据，涵盖了业务前端客户、供应商、产品等方面的丰富信息，而过去的发票管理流程下，发票仅作为支持交易真实性的凭证，其包含的信息价值无法为企业所用。

　　在引入“易会档”电子会计档案管理系统后，中文传媒能够在发票的采集阶段就解决验证、查重等问题，在入账的同时对原始凭证妥善保存，并对票据及相关业务的结构化数据进行汇总。通过建立起单据和业务、数据之间的关联，保证了数据与原始单据相互检索的便捷性。

　　老师指出，档案事实上处于业务流程的末端，实现会计档案的电子化应从支付、报销等业务流程阶段着手，建立起全流程的整体解决方案。会计档案的电子化并非仅以电子方式进行存储，更是通过技术和流程的创新，对单据查询和数据分析做出变革，为员工等信息使用者创造便利、提供服务、解决问题。

　　推进数字化要观念先行、统一标准

　　企业在财务数字化进程中存在着许多障碍，能否妥善解决这些障碍和问题关系着数字化转型成功与否。

　　数字化转型最大的障碍是对数字化的观念和认知，因此推进数字化要观念先行。很多人将数字化转型等同于引入信息系统，这实际上是很大的误区。数字化虽然依托于信息化，但它事实上是一个战略层面的问题。

　　企业要做好数字化转型工作，首先应使全员形成对数字化转型的正确理解，不能以传统思维思考数字化问题，而要形成基于数据的思维模式。

　　当前一些企业的数字化转型工作集中于高层，而作为需要全员参与的一项系统工程，数字化不应仅集中于决策层。要通过加大在企业内部的宣贯力度，增进全员对数字化转型路径和优势的认识。

　　同时，由于数字化涉及对产业链、价值链的全部流程的升级和优化，这种优化是基于最基础的业务之上的，因此在转型推进过程中，应当积极采纳来自一线员工的建议。

　　构建统一标准，打通信息壁垒。财务数字化的核心是共享，老师认为，当前企业内部信息沟通最大的壁垒，是数据的标准化问题。

　　企业在业务、财务、管理等方面都建立了不同的系统，如果没有形成统一的标准，各系统之间的数据就无法进行关联，手工对应不仅工作量极大，也无法实现信息共享的目标。如何制定标准、使标准更加合理化、标准如何应用，这些都是影响企业信息实现联通和共享的关键问题。

　　标准化能够保证企业的票据等信息在系统中建立关联，将票据与财务的关联扩大到包括业务在内的所有层面，提升在数据整合等方面的能力，为打通数据信息、内控审计、管理决策等工作提供支持。使得会计档案电子化的意义高于档案本身，真正成为企业数据中台的构成基础。

　　数字化转型要整体布局、逐步推进

　　数字化转型是企业战略层面的关键问题，老师结合中文传媒的财务数字化建设分享了宝贵经验。

　　企业的数字化转型要首先建立起总体规划，对于财务部门而言，以“整体布局、逐步推进”为指导原则，从以下几个层面推进财务数字化建设。

　　在电子会计档案的建设方面，以企业的需求为出发点，以实现合规为目标。票据作为会计的重要资料之一，电子票据的合规应得到相关部门和法规的认可。中文传媒以电子发票试点工作为契机，对整体过程做了一次检查和监督，从而实现了对合规的需求。

　　智慧税务平台助力防控税务风险。响应当下的政策要求，以增值税为切入点进行智慧税务建设，最终为企业的税务风控提供支持。

　　在费控平台建设方面，通过引入数字化工具，增强在业务端的数据采集能力，形成高效的数据入口。以电子发票为手段串联财务信息系统，最终整合到财务信息化的整体平台中，建成敏捷的报账平台。

　　在制度建设层面，对流程合规形成明确的制度规定并加强宣贯。通过上述几个着力点，多点齐发，在总体规划的统领下逐步实现财务的数字化建设。